Créer des normes de groupe pour une équipe performante : conseils et exemples de 7 managers d’Asana

Imaginez un peu : selon vous, que se passerait-il si vous entriez en salle de réunion en portant un costume de clown ? Ou si un miaulement de chat se faisait entendre dès réception d’une nouvelle notification sur votre ordinateur ?

Même si ces situations étonnantes ne vont pas forcément à l’encontre de la politique de l’entreprise, vos collègues risquent d’être pour le moins interloqués. L’explication ? L’existence de normes de groupe : un ensemble de règles fondamentales suivies par votre équipe, parfois implicites car elles ne sont pas toujours regroupées sur un document officiel. Les normes de groupe déterminent la façon dont les individus se comportent collectivement, y compris certains détails comme le code vestimentaire à respecter.

Les normes de groupe restent généralement implicites, de sorte que vous n’avez peut-être jamais pris le temps d’y réfléchir auparavant. Établir des normes de groupe de manière intentionnelle encourage la collaboration d’équipe, décuple l’efficience de cette dernière et optimise sa productivité.

Qu’entend-on par norme de groupe ?

Les normes de groupe sont les règles, exprimées de manière tacite ou non, qui guident les membres de l’équipe dans la gestion de leurs interactions, leur collaboration et leur travail. En général, les normes de groupe ne sont pas rédigées. Il s’agit plutôt de règles et normes de comportement objets d’un accord implicite, inspirées des règles fondamentales établies à l’échelle de l’entreprise, lesquelles définissent la culture commune de cette dernière. Ces valeurs implicites ont pour objectif d’informer et de guider la prise de décision des membres d’équipe, leur manière de communiquer au travail, voire de résoudre les conflits.

Même si vous n’avez jamais établi consciemment de normes de groupe, vous en respectez très certainement au quotidien. Chaque type de groupe, y compris les groupes d’amis, informels et de travail, respecte un ensemble de normes qu’il crée et affine au fil du temps, même s’il ne s’en rend pas compte.

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les normes des groupes de travail pour vous aider à en établir pour votre équipe et la guider. Sauf si votre groupe est fraîchement constitué et n’a jamais travaillé ensemble auparavant, vous avez certainement déjà mis en place quelques normes de groupe, notamment :

• Les canaux de communication ou les outils de gestion de projet utilisés par le groupe

• Sa stratégie pour résoudre les conflits ou gérer les imprévus

• La façon dont les membres du groupe interagissent, que ce soit de manière formelle ou informelle

• La tolérance du groupe face aux arrivées tardives lors de réunions

Établir clairement et de façon proactive des normes de groupe vous aide à constituer une équipe performante, à la responsabiliser et à la faire passer à la vitesse supérieure.

En quoi les normes de groupe sont-elles importantes ?

Les normes de groupe positives donnent aux membres de l’équipe un sentiment de familiarité et de stabilité au quotidien. Ces normes créent un système de valeurs communes implicites (ou parfois clairement définis) qui encourage les membres d’équipe à donner le meilleur d’eux-mêmes. Éliminer les incertitudes et le stress généré par ces dernières permet aux membres du groupe de collaborer plus efficacement et de faire la différence.

Lorsque les membres d’une équipe ont établi des normes de groupe et les comprennent, ils savent ce que l’on attend d’eux et peuvent agir en conséquence. S’il est essentiel d’identifier les priorités de votre projet pour réussir à mieux vous concentrer sur le travail à forte valeur ajoutée, il est également crucial de bien comprendre les attentes de votre équipe pour collaborer plus efficacement.

Les normes de groupe aident également les membres d’équipe à organiser leur temps et à se concentrer. Trop souvent, nous consacrons un temps fou au « work about work » (des tâches d’organisation) et oublions de nous occuper des tâches qui comptent vraiment. Les normes de groupe permettent d’allier attention et intention : elles simplifient les pratiques de réunion, définissent les préférences de communication et précisent clairement comment les membres d’équipe sont tenus d’interagir. Pour réduire toute incertitude, transformez ces règles implicites en politiques explicites, applicables à l’ensemble de l’équipe : vos collègues savent quoi faire et comment se comporter, d’où une efficacité collective décuplée.

Ces normes présentent d’autres avantages :

• Elles créent un sentiment d’appartenance parmi les membres de l’équipe, lesquels sont associés à la prise de décision.

• Elles augmentent le sentiment de confiance, car tout le monde est sur la même longueur d’onde et chacun sait quel est le travail à accomplir et son rôle au sein de l’équipe.

• Elles stimulent le travail d’équipe en remplaçant les incertitudes par une plus grande transparence.

• Elles permettent d’établir des politiques sur les styles de communication à l’échelle de l’équipe pour mettre un terme à la paresse sociale.

Définir des normes pertinentes permet d’instaurer une bonne dynamique de groupe

Les normes de groupe constituent les fondations nécessaires pour assurer une bonne cohésion d’équipe et instaurer une dynamique positive.

Bruce Tuckman est le premier à avoir décrit la formation des groupes dans sa théorie intitulée « Tuckman’s stages of group development » (les étapes de la création d’un groupe) formulée en 1965. Selon B. Tuckman, la constitution d’un groupe s’effectue en 5 étapes : Formation, Tension, Normalisation, Exécution et Achèvement ou dissolution.

Chaque groupe établit inconsciemment ses normes lors du processus de formation de ce dernier, pendant l’étape de Normalisation. Mais sans orientations et directives claires, chaque individu risque d’adopter ses propres règles. Instaurer des normes de groupe dès le départ vous permet de garantir la bonne cohésion du groupe.

Quelques exemples de normes de groupe pour les équipes performantes

Chaque équipe a ses propres normes et, en général, ces dernières restent implicites. Cela étant, si votre groupe était amené à rédiger une liste de normes, en voici quelques exemples :

1. Chaque réunion est associée à un ordre du jour, ce qui permet aux membres de l’équipe de se présenter aux réunions à l’heure et bien préparés. 

2. Les membres d’équipe suivent les tâches individuelles sur un outil de gestion du travail commun : chacun sait qui fait quoi et pour quand.

3. Les membres d’équipe communiquent à propos du travail sur des outils partagés comme Asana et Slack pour que chacun ait accès aux informations dont il a besoin. L’équipe privilégie la transparence, la visibilité et les discussions de groupe dans la mesure du possible.

4. Les membres d’équipe discutent des priorités chaque lundi matin. Pour toute nouvelle tâche, ils peuvent ajuster les échéances de façon à accomplir les activités les plus importantes (tout en gardant en tête les autres délais à respecter, notamment pour le lancement ou l’achèvement des projets). Le travail et les projets peuvent être liés aux indicateurs clés de performance (ICP ou KPI) individuels, mais aussi aux objectifs et résultats clés (OKR) de l’équipe et de l’entreprise. Le but ? Veiller à ce que chaque membre d’équipe sache quoi faire et accomplisse ses tâches clés en priorité.

5. Les membres du groupe se montrent volontaires et prennent des décisions de manière réfléchie. Si un désaccord survient, ils l’abordent de manière proactive en s’appuyant sur des stratégies de résolution des conflits préalablement définies.

6. L’équipe privilégie une prise de décision claire et rapide. Si nécessaire, les membres utilisent une matrice de décision ou des stratégies de résolution de problèmes.

7. Les membres du groupe font de leur mieux pour impliquer les parties prenantes dès le début du projet. À l’aide de matrices RACI, ils identifient les principales parties prenantes de leur projet et veillent à ce que chacun soit sur la même longueur d’onde.

8. Les chefs de groupe et d’équipe allouent les ressources de manière proactive pour réduire le surmenage et favoriser l’équilibre.

9. Les membres du groupe restent à jour grâce aux mises à jour de statut de projet, regroupées et accessibles au sein d’une source unique de référence comme Asana.

10. Les membres programment des plages de travail intensif sur leur calendrier grâce au « time blocking » (ou gestion par blocage de temps) pour favoriser au maximum l’atteinte d’un état d’hyper-concentration et la productivité individuelle.

Comment créer des normes d’équipe ? Les exemples de 7 managers d’Asana

Les normes de groupe sont aux équipes ce que la culture organisationnelle est aux entreprises. Si vous ne créez pas volontairement de normes de groupe, celles-ci se développeront naturellement au fil du temps (et pas forcément comme vous le souhaitez ou l’espérez).

Tout comme les activités de cohésion d’équipe, les normes de groupe établies volontairement ne peuvent être efficaces sans un véritable leader capable de guider le groupe. Pour vous aider à instaurer des normes efficaces, nous avons demandé à sept chefs d’équipe Asana de nous en dire un peu plus sur les normes qu’ils ont choisi d’instaurer au fil du temps.

Tony Chang, chef de produit, Asana

Nous commençons notre réunion d’équipe habituelle en demandant à chacun de nos collègues comment ils se sentent. Pour ce faire, nous utilisons un code couleur (rouge, jaune ou vert), que cette sensation de bien-être ou d’inconfort soit liée ou non au travail. Cela nous permet de commencer la réunion en toute transparence et avec plus de contexte. L’équipe est ainsi en mesure de communiquer plus efficacement et de mieux se comprendre.

Sinéad (Nade) Nic Eoin, responsable des opérations utilisateur, Asana

1. Diriger avec empathie et être honnête. Les managers de l’équipe montrent l’exemple, et participent aux entretiens individuels et aux discussions avec empathie. Durant chaque échange, les managers s’intéressent à leurs subordonnés et s’efforcent de tenir compte des problématiques personnelles de chacun.

2. Mener des discussions ouvertes lors de réunions d’équipe informelles et quotidiennes. Notre équipe se réunit quotidiennement pour faire le point sur les bugs ou les problématiques rencontrés par les clients. Ces réunions constituent une étape essentielle de notre journée : elles permettent de rapprocher l’équipe, de partager nos connaissances et de créer un espace d’échange.

3. Faire preuve de bienveillance. Au sein de l’équipe des opérations utilisateurs, nous abordons chaque échange avec bienveillance et nous montrons volontaires. Cela nous permet d’accomplir correctement notre travail et de songer aux mesures à prendre pour résoudre les problématiques des utilisateurs.

4. Être capable d’accueillir le silence lors des réunions. Nous essayons de ne pas avoir peur du silence. Parfois, certains ont simplement besoin de quelques minutes supplémentaires pour mettre en ordre leurs idées et réflexions ou pour trouver le courage de s’exprimer.

5. Une écoute active et respectueuse. Interrompre ses collègues étouffe la conversation et nous en sommes parfaitement conscients. Notre groupe a instauré une norme claire : écouter chacun des membres avec attention lorsqu’il prend la parole, avant de réagir à ses propos et de proposer ses commentaires ou idées.

Greg Dodds, designer de marque, Asana

Nous avons développé une culture de feedback ouvert et proactif, notamment lors de nos réunions de retours conception. Les membres de l’équipe peuvent apporter leur pierre à l’édifice à n’importe quel stade du processus créatif et obtenir le soutien de leur équipe. Difficile de faire preuve de créativité dans une bulle ; nous avons pris l’habitude d’organiser régulièrement des réunions de retours conception afin de créer un espace sûr où chacun peut apporter sa contribution, sous une forme aboutie ou non, et quitter la réunion avec de nouvelles idées plein la tête grâce aux commentaires de ses collègues.

Ariel Tavares Grilo, responsable de la localisation, Dublin

1. Je planifie des réunions d’équipe hebdomadaires au cours desquelles nous pouvons nous concentrer sur les tâches prioritaires, communiquer les dernières infos et résoudre les problèmes collectivement. Si nécessaire, j’encourage également les membres de l’équipe à utiliser ce temps pour apporter un feedback constructif à leurs collègues.

2. Je réattribue aussi fréquemment les responsabilités et les tâches en fonction de l’intérêt de chacun pour l’activité en question. Chacun d’entre nous peut donc travailler sur ce qui lui plaît le plus et rester motivé.

3. Veiller à se respecter les uns les autres fait partie des valeurs clés de l’équipe. Nous avons donc développé une relation solide en tant qu’équipe et interagissons avec les autres groupes avec la plus grande bienveillance. Cette attitude est essentielle pour créer un environnement de travail sain.

Erin Cheng, responsable des relations publiques et communications auprès des analystes, Asana

Dans notre équipe, nous adhérons aux valeurs d’Asana et notamment celle qui consiste à être honnête avec soi-même et les autres. Nous avons formé notre équipe pendant la pandémie et alors que nous travaillions à distance. Nous ne nous sommes jamais rencontrés en personne et il est donc d’autant plus important d’entretenir des relations authentiques, à titre professionnel, mais aussi entre collègues.

Pour chaque réunion d’équipe hebdomadaire ou entretien individuel, je commence toujours par demander « Comment allez-vous ? » ou « Comment vous sentez-vous ? ». Cela me permet de créer un espace commun pour que les membres de notre équipe puissent partager ce qu’ils doivent gérer à titres professionnel et personnel. Ces questions introductives sont également un bon moyen de créer un environnement sûr et de maintenir un dialogue constant qui ne se limite pas à des discussions sur les tâches en cours.

S’agissant de nos disponibilités et absences, nous nous efforçons également de faire preuve de la plus grande transparence. J’ai un enfant en bas âge à la maison et il m’arrive souvent de travailler plus tard le soir après l’avoir couché ou même le week-end pendant qu’il fait la sieste. J’ai clairement fait comprendre à mes collègues que, si ces heures sont les plus adaptées en ce qui me concerne, je ne m’attends pas à ce qu’ils soient en ligne ou me répondent immédiatement. Le droit à la déconnexion est essentiel pour chacun de nous.

S’agissant de la façon de communiquer et de répondre aux messages en dehors des heures de travail, il est essentiel d’établir des attentes et normes de groupe claires. Chacun peut ainsi bénéficier du temps nécessaire pour se reposer et recharger ses batteries, sans se sentir obligé de rester connecté simplement parce que son manager travaille encore.

Sonya Chu, chef du marketing analytique, Asana

Mise en place de normes sur Slack après le passage au télétravail

Lorsque l’équipe est passée au télétravail pour la première fois, il a fallu mettre en place une toute nouvelle façon de travailler ensemble. Sans compter que nous avions de nouvelles recrues dans l’équipe qui n’avaient pas eu le temps de faire connaissance avec leurs collègues et d’établir des relations durables. Plutôt que de nous cantonner à l’application des règles déjà en place, nous avons abordé cette problématique comme un exercice : une réflexion collective afin d’échanger sur nos inquiétudes et sur les normes que nous voulions instaurer au sein de l’équipe.

Par exemple, nous trouvions important de rester en contact, de pouvoir poser une question ou demander rapidement un coup de main à un collègue. De même, nous souhaitions nous préserver des plages de temps pour nous concentrer et garder le rythme. L’équipe est aussi tombée d’accord pour privilégier la sur-communication plutôt que le cloisonnement des informations et les non-dits. Nous avons donc convenu que chacun pouvait envoyer un message à ses collègues sur Slack, dès qu’il en ressentait le besoin. Bien entendu (et c’était clair dès le départ), chacun reste maître de ses notifications Slack et libre de répondre au moment qui lui convient le mieux.

Poser des questions stupides

J’ai remarqué que les analystes accomplissent un travail de plus grande qualité, plus rapidement lorsqu’ils sentent qu’ils peuvent demander et obtenir régulièrement l’avis des autres analystes sur leur travail. Les membres de l’équipe de marketing analytique sont très à l’écoute et toujours prêts à rendre service. Le souci, c’est que nous travaillons tous à distance et que beaucoup de nouvelles têtes ont rejoint l’équipe récemment. Certains ne se sentaient pas toujours très à l’aise et hésitaient à poser des questions, d’autant plus qu’ils ne savaient pas toujours à qui s’adresser. Utiliser le canal de l’équipe semblait inapproprié et générait des inquiétudes, car c’est celui dont nous nous servons pour transmettre des informations officielles.

L’un des analystes a eu une idée géniale : créer un espace réservé aux questions sur un canal Slack appelé, ni plus ni moins, « Questions stupides ». À vrai dire, la plupart de nos questions sont loin d’être stupides, mais le fait de consacrer un espace à ce type de questionnements a vraiment aidé les membres de l’équipe à surmonter la peur d’être jugés. Les analystes les plus expérimentés et moi-même donnions l’exemple en posant nos propres questions « stupides ». Tout cela a vraiment aidé à évacuer les appréhensions et a permis à chacun de comprendre que poser des questions est toujours une initiative louable et encouragée.

Akira Uchino, responsable marketing (Japon), Asana

La clarté est la première étape. Cela consiste en partie à aider les membres de l’équipe à se fixer des objectifs personnels plus ambitieux. Mon travail consiste à encourager mes collaborateurs à prendre conscience de ce dont ils sont capables. Ils ont alors une vision claire de leur objectif de développement à l’échelle professionnelle et de la manière dont ils peuvent y parvenir. À partir de là, nous pouvons réfléchir ensemble à des solutions pour franchir les étapes à venir, avec toujours les mêmes objectifs en tête, et déterminer comment l’équipe marketing basée au Japon peut accompagner leur évolution.

Consacrer du temps à son équipe

Élaborer des normes de groupe prend du temps. Mais s’attacher à en instaurer, c’est consacrer du temps pour le développement de votre équipe. Instaurer des normes de groupe claires met fin aux incertitudes et donnent aux membres de l’équipe une idée précise de ce que l’on attend d’eux. Tout le monde a les moyens de réussir et les nouvelles recrues sont opérationnelles dès leur arrivée.

Pour obtenir d’autres conseils sur la manière de responsabiliser votre équipe et l’encourager à bien travailler ensemble, consultez notre article intitulé « Améliorer la collaboration d’équipe en 10 étapes simples ».