Le secret d’une bonne dynamique d’équipe

Chefs de projet débutants ou chefs d’équipe expérimentés, nous avons tous un point commun : nous souhaitons pouvoir compter sur une équipe performante, avec des individus qui collaborent, communiquent et coordonnent leurs activités pour accomplir un travail de qualité, sans effort. Mais comment réussir à mieux travailler en équipe si vos subordonnés ne s’entendent pas ?

C’est là que la dynamique de groupe intervient. Si vous êtes conscient des facteurs qui favorisent une bonne dynamique, vous serez capable de donner à votre groupe les moyens de communiquer plus clairement, de collaborer plus efficacement et d’accomplir ensemble un travail à haute valeur ajoutée.

Qu’entend-on par dynamique de groupe ?

La dynamique de groupe désigne les interactions, attitudes et comportements au sein d’un groupe d’individus qui travaillent ensemble. Le terme a été utilisé pour la première fois par Kurt Lewin, spécialiste de la psychologie sociale, pour décrire la façon dont les groupes agissent et réagissent face à des circonstances en perpétuelle évolution.

Cette dynamique ne s’instaure pas du jour au lendemain. Elle se met en place progressivement selon la manière dont les individus se perçoivent parmi leurs pairs et les uns par rapport aux autres. Ainsi, si le groupe se sent à l’aise et collabore efficacement, vous avez toutes les chances de créer une dynamique positive. À l’inverse, si deux individus se disputent la direction d’un projet et n’écoutent pas l’avis de leurs collaborateurs, la dynamique sera négative.

Asana considère qu’une bonne dynamique de groupe commence par la mise en place d’une culture d’entreprise solide. Lorsque chacun se sent en confiance et libre d’être lui-même au travail, les individus sont capables de collaborer et de communiquer plus efficacement.

Pour que nos employés donnent le meilleur d’eux-mêmes et que nous puissions tous accomplir notre mission, chaque membre d’Asana doit se sentir respecté, apprécié à sa juste valeur et intégré à l’équipe.”

Comment définir un groupe ?

Un groupe est un ensemble de personnes qui travaillent conjointement. Il peut s’agir de groupes formels (des collègues qui travaillent sous la direction d’un même responsable, une équipe de projet interfonctionnelle ou les membres d’un même bureau) ou de groupes informels (des collègues avec des intérêts ou des symboles identitaires communs).

Par exemple, Asana a créé des groupes informels appelés groupes-ressources d’employés (ERG). Plus des deux tiers de nos employés appartiennent à un ou plusieurs de ces groupes, lesquels défendent diverses communautés et participent à la création d’environnements de travail sûrs, positifs et inclusifs. Chacun peut ainsi se réunir avec les employés dont il se sent le plus proche, en fonction de sa personnalité et de son identité.

Comment les groupes se forment-ils ?

Bruce Tuckman est le premier à avoir décrit la formation des groupes dans sa théorie intitulée « Tuckman’s stages of group development » (les étapes de la création d’un groupe) formulée en 1965. Selon B. Tuckman, la constitution d’un groupe s’effectue en 5 étapes :

• Formation : c’est le moment où le groupe se réunit pour la première fois. Si les individus travaillent sur un projet, ils peuvent se coordonner autour des objectifs de ce dernier ou élaborer un plan de projet. À ce stade, les membres du groupe agissent de manière assez indépendante et la plupart des conversations sont courtoises mais distantes.

• Tension : la deuxième étape débute généralement par un désaccord quelconque. Ce dernier constitue l’élément déclencheur qui pousse les membres du groupe à engager le débat et à présenter leurs opinions respectives en se montrant honnêtes les uns envers les autres. Cette franchise fait naître la confiance au sein du groupe.

• Normalisation : une fois le désaccord ou conflit initial résolu, les membres du groupe en devenir coopèrent davantage et leurs interactions deviennent conviviales. Pendant cette phase, les individus commencent à établir des normes de groupe, et ce, même s’ils n’en discutent pas ouvertement ou n’en prennent pas note. Les membres cessent peu à peu d’agir de manière individuelle ou indépendante (comme c’est le cas pendant l’étape de formation), pour s’orienter vers une prise de décision collective et donner la priorité à la cohésion du groupe. Le risque ? Des individus qui hésitent trop à partager leurs opinions, menant à la stagnation.

• Exécution : pour le groupe, c’est l’étape clé. Chacun est capable de travailler en toute autonomie, mais aussi de résoudre des problèmes collectivement. Les individus se concentrent sur les objectifs communs et non plus sur la façon dont ils sont perçus par leurs pairs.

• Achèvement ou dissolution : B. Tuckman a ajouté cette étape en 1977 pour décrire la séparation du groupe une fois le projet terminé. Si le collectif a accompli un travail efficace, il est possible que certains se sentent un peu perdus une fois cette structure (le groupe) dissoute.

Dynamique de groupe : pourquoi est-elle essentielle ?

Une bonne dynamique de groupe (ou d’équipe) encourage la collaboration et la communication, car elle limite les obstacles qui entravent le travail collectif. Si les discussions sont fluides, le travail en commun devient un jeu d’enfant. Mais pour y parvenir, il faut du temps, de la pratique et du soutien.

Créer une dynamique d’équipe peut vous aider à optimiser communication et collaboration. Si vous gérez un groupe qui n’avance pas comme vous le souhaiteriez, pourquoi ne pas chercher à instaurer une telle dynamique ? Vous réussirez certainement à booster la productivité de l’équipe, laquelle pourra alors atteindre aisément ses objectifs.

Bien communiquer, un atout essentiel pour insuffler une dynamique d’équipe

Trop souvent, une communication trop floue peut générer de la confusion ou faire naître des conflits, et donc instaurer une dynamique de groupe négative. Pensez à clarifier vos attentes et à indiquer sur quels canaux vous comptez échanger avec votre équipe pour donner toutes les chances à cette dernière de communiquer clairement et efficacement.

Commencez par élaborer un plan de communication pour préciser aux membres de l’équipe quel canal utiliser, quand (à quelle fréquence) communiquer les informations et qui est responsable de chacun des canaux. Par exemple, chez Asana, nous utilisons :

• Des e-mails pour communiquer avec nos clients ou partenaires externes.

• Slack pour communiquer en direct à propos des mises à jour quotidiennes ou poser des questions rapides aux collègues.

• Asana pour communiquer en différé à propos du travail, notamment grâce à la description des tâches, ou en partageant des mises à jour de statut et des documents clés.

• Zoom ou Google Meet pour les réunions d’équipe, comme les sessions de brainstorming.

Mettre un terme aux dynamiques négatives existantes

Lorsque les membres d’une équipe partent sur une dynamique négative, ils peuvent avoir du mal à avancer. Dans les cas les plus graves, cela peut nuire à la convivialité du groupe et demander la mise en place d’une stratégie de résolution des conflits. Si vous gérez une équipe qui connaît de telles difficultés, commencez par vous demander quelle est l’origine de cette dynamique négative. Vous pourrez alors identifier la cause de vos problèmes et mettre tout en œuvre pour les résoudre.

Mais avant de pouvoir rétablir une dynamique saine, vous devez d’abord être capable d’identifier les différents comportements et agissements qui laissent à penser que votre équipe est en difficulté. Voici quelques signes à surveiller :

• Frustration fréquente chez les collaborateurs

• Les membres du groupe ne sont pas à l’aise les uns avec les autres

• Ils se sentent perdus, sont en conflit ou ont une mauvaise estime d’eux-mêmes par rapport à leurs pairs.

• Collaboration et communication sont inexistantes

• Des petits groupes, sous-groupes ou « clans » excluent d’autres collègues.

• Certains regroupements amicaux contribuent à l’exclusion d’autres individus

Une fois que vous avez identifié les éléments qui nuisent à votre dynamique, vous pouvez travailler à la résolution de ces problèmes en vous interrogeant sur leur origine. Voici quelques causes courantes pouvant expliquer le développement d’une dynamique d’équipe négative, accompagnées de quelques conseils pour vous aider à inverser la tendance.

Paresse sociale

• Problème : les membres d’équipe ont l’impression qu’un ou plusieurs individus ne font pas leur part du travail.

• Solution : identifiez les causes de cette paresse sociale apparente et apportez votre soutien à ce groupe de collaborateurs. 

La paresse sociale fait référence à un phénomène psychologique selon lequel les membres d’une équipe travaillent moins lorsqu’ils sont en groupe. Lorsque certains pensent que d’autres ne s’impliquent pas suffisamment, un sentiment de frustration peut se développer et nuire au moral de l’équipe. Si vous êtes dans une situation similaire, consultez notre article intitulé « Paresse sociale : un problème de visibilité plutôt que de productivité » ; il vous donnera des pistes pour tenter d’améliorer la situation.

Styles de communication incompatibles

• Problème : certains individus utilisent des styles de communication passifs ou agressifs, ce qui entrave la bonne communication au sein du groupe.

• Solution : aidez vos collaborateurs à s’exprimer clairement et à se montrer assertifs.

Les styles de communication définissent la façon dont les membres d’une équipe interagissent et les caractéristiques de leurs échanges. Comme vous pouvez l’imaginer, certaines manières de communiquer peuvent provoquer des conflits au travail. Par exemple, un individu agressif peut couper l’envie à ses collègues d’exprimer leur opinion. Si un membre d’équipe semble avoir adopté un style de communication négatif, vous devez identifier la cause profonde de ce comportement et aider cette personne à se montrer plus assertive. Pour en savoir plus sur la façon de procéder, n’hésitez pas à consulter « Le petit guide du manager : les styles de communication ».

Manque de créativité et d’innovation

• Problème : les membres de l’équipe ont du mal à résoudre les problèmes de manière créative.

• Solution : encouragez la création collective et l’expression des désaccords pour favoriser un environnement collaboratif sain et éviter la « pensée de groupe ». 

Lors de la formation d’un groupe, la phase de normalisation comporte des risques, notamment celui de voir le groupe en question adopter une pensée si univoque et cohérente qu’il en oublie de se remettre en question. Pour être en mesure de parvenir ensemble à la meilleure solution possible, les membres du groupe doivent développer leurs idées collectivement : la confrontation des différents points de vue est une étape essentielle à toute collaboration. Si vous remarquez que les individus du groupe se laissent porter sans proposer de nouvelles idées, mettez-les au défi et proposez-leur d’imaginer une solution créative qui pourrait être encore mieux.

Trop ou pas assez d’autonomie

• Problème : votre groupe semble bloqué dans la phase de Tension. Il n’a pas réussi à définir des normes communes et à les respecter.

• Solution : songez à modifier votre style de management si besoin.

En tant que responsable du groupe, vous souhaitez accorder à ses membres une certaine liberté afin qu’ils trouvent leurs propres idées, fassent preuve de créativité et d’originalité. C’est une initiative louable, mais assurez-vous de gérer vos collaborateurs sans adopter une approche de « laissez-faire » total. Par ailleurs, veillez également à accorder suffisamment de liberté à votre groupe pour qu’il puisse définir des normes communes et créer des liens. Tout est question d’équilibre : guider votre groupe dans la bonne direction, mais aussi le laisser développer ses propres processus. Vos subordonnés doutent ? Encouragez-les à échanger leurs points de vue, mais n’oubliez pas que la décision finale vous revient, le cas échéant.

Transformer votre groupe en équipe

Lutter contre les dynamiques négatives et aider vos subordonnés à travailler ensemble plus efficacement peut faciliter l’atteinte de vos objectifs communs et booster le moral du groupe. Mieux encore, encouragez vos collègues à se considérer comme une véritable équipe et non comme un empilement d’individualités.

Groupe ou équipe : quelles différences ?

Un groupe est un ensemble d’individus qui travaillent ensemble sur des projets. Cela étant, ils ne se considèrent pas nécessairement comme partie d’un tout. En général, les membres d’un groupe sont plus ou moins liés par un objectif, mais n’ont probablement pas de but partagé ou de valeurs communes pour guider leur travail.

Autrement dit, une équipe est un groupe de personnes qui partagent un but et un objectif communs. Les membres visent à la fois leur réussite individuelle, mais aussi celle de l’équipe. Les équipes sont plus motivées et plus soudées que de simples groupes, car leurs membres se considèrent comme partie d’un tout aux enjeux plus larges. Les individus cherchent à atteindre ensemble un objectif préalablement défini.

Passer du groupe à l’équipe

Comment amener votre groupe à se considérer comme une équipe ? Cette métamorphose est parfois plus facile que vous ne pourriez le penser : par exemple, vous pouvez aisément transformer un groupe interfonctionnel en équipe ; il vous suffit de vous concentrer sur l’objectif du projet pluridisciplinaire en cours.

Dans certaines situations, il n’existe pas d’objectif commun. Par exemple, un groupe d’individus dirigé par le même manager peut travailler sur des projets complètement distincts avec des objectifs totalement différents. Le manager peut alors organiser des activités de cohésion d’équipe pour rapprocher ses subordonnés. Toutefois, le moyen le plus simple de constituer une équipe est d’établir des valeurs communes.

Des valeurs communes pour renforcer la cohésion d’équipe

Avec des valeurs communes partagées par tous, chacun a immédiatement l’impression d’appartenir à une même équipe : tous les individus sont sur la même longueur d’onde. La mise en place de valeurs communes épargne à votre équipe l’étape Formation (lorsqu’un groupe se réunit pour la première fois) et elle peut se concentrer sans délai sur les tâches à haute valeur ajoutée.

Nos valeurs constituent notre fil d’Ariane, nos employés représentent quant à eux des points de contact qui véhiculent ces valeurs dans le cadre des programmes et communications d’Asana, mais aussi par leur comportement au sein de l’entreprise elle-même. Nous nous efforçons d’entretenir une culture qui permette à tous les employés de se sentir connectés les uns aux autres et à notre mission, au sein d’un environnement où ils peuvent véritablement s’épanouir.”

Vous pouvez établir des valeurs communes à l’échelle d’une équipe, d’un service ou de l’entreprise dans son ensemble. La plupart des organisations sont déjà unies autour de valeurs communes, et, le cas échéant, il convient de mettre en application ces valeurs dans votre travail quotidien. Si les membres de votre groupe sont conscients de partager ces valeurs, ils disposent donc d’un système normatif pour les guider. Par conséquent, vous pourrez vous épargner l’étape de Normalisation. Les individus parviennent à collaborer, car ils sont tous réunis autour des mêmes valeurs, sans batailler pour apprendre à travailler ensemble.

Les valeurs d’Asana

L’équipe Asana est convaincue que ses valeurs l’aident à accomplir sa mission. Tous les employés Asana, partout dans le monde, sont unis autour de neuf valeurs clés :

• Poursuivre notre mission : nous sommes tous motivés par la poursuite d’un objectif commun, une mission qui fait partie intégrante de nos valeurs. Elle est notre fil d’Ariane et nous rappelle constamment ce pourquoi nous développons Asana.

• Aller plus loin, plus vite : nous nous engageons dans la voie de l’excellence et de la rapidité, sans jamais sacrifier l’une pour l’autre.

• Faire preuve de transparence : notre produit et notre culture visent à s’assurer que les équipes puissent identifier qui fait quoi, pour quand et pourquoi. Elles bénéficient ainsi d’une expérience optimale et obtiennent de meilleurs résultats. 

• Créer ensemble : bien souvent, les grandes réalisations ne sont pas le fait d’une seule, mais de nombreuses personnes. Nous donnons alors notre maximum, mettons de côté nos ego et travaillons avec empathie et confiance pour aller ensemble le plus loin possible.

• Donner et prendre des responsabilités : notre intégrité va de pair avec l’ensemble de nos engagements. Elle reste ancrée en nous aussi bien lorsque nous avons l’occasion de saisir de passionnantes opportunités que dans la prise de responsabilité lorsque quelque chose ne va pas. Nous acceptons l’entière responsabilité de nos engagements et donnons aux autres les moyens et la confiance dont ils ont besoin pour réaliser les leurs.

• Pratiquer la pleine conscience : nous nous concentrons sur le présent et prenons le temps nécessaire à la réflexion et à l’intégration des nouveaux savoirs. Ces pratiques permettent un apprentissage collectif partagé. Ainsi, nous nous améliorons ensemble et faisons évoluer continuellement notre culture.

• Dire non aux faux compromis : nous restons curieux, créatifs et ouverts à de nouveaux points de vue. Choisir entre deux extrêmes entraîne la perte des avantages de l’un ou de l’autre. Nous nous engageons à chercher une troisième solution qui intègre les deux.

• Être honnête (envers soi-même et les autres) : nous sommes conscients du fait que donner le meilleur de nous-mêmes ne peut se faire sans authenticité, source de croissance et de collaboration. Nous venons au travail comme nous sommes, entiers, et nous nous engageons à créer un environnement qui favorise l’intégration et dans lequel chacun se sent en confiance et libre d’être lui-même.

• Favoriser la convivialité : nous apprécions ce qui nous rend humains, par exemple prendre le temps de nous amuser ou lancer des expériences pertinentes dans le simple but de découvrir où elles vont nous mener. À la fameuse question « Pourquoi une licorne traverse-t-elle donc l’écran lorsqu’une tâche est terminée ? », nous répondons « Et pourquoi pas ? »

Les valeurs communes constituent un ensemble de principes fondamentaux qui ont obtenu l’adhésion de tous les membres d’équipe. Par exemple, les valeurs partagées par les employés d’Asana nous aident à définir le fonctionnement des groupes, lesquels doivent créer collectivement des solutions, sans oublier de donner et prendre des responsabilités. De même, lorsque les membres d’équipe abordent des projets plus ambitieux, ils disposent d’une base de référence commune sur laquelle s’appuyer : dire non aux faux compromis et aller plus loin, plus vite. Sur un plan plus informel, des valeurs telles que la convivialité et la pleine conscience nous aident à évoluer au quotidien auprès de nos équipes et au sein de notre environnement de travail.

Bien souvent, les grandes réalisations ne sont pas le fait d’une seule, mais de nombreuses personnes. Asana a choisi de dire non aux faux compromis, c’est une valeur qui joue un rôle fondamental dans le développement de notre culture d’entreprise. Elle guide encore aujourd’hui notre travail quotidien et m’évoque une autre de nos valeurs clés : créer ensemble. Chaque employé participe à la réussite d’Asana, et a la responsabilité de contribuer au maintien et au développement de notre culture commune.”

Créer une bonne dynamique d’équipe : tout commence par vous

Vous apprendrez à créer une bonne dynamique d’équipe au fil du temps. Efforcez-vous de mobiliser des compétences complémentaires clés en matière de collaboration et de communication pour donner à votre équipe les moyens de se dépasser. Si vous le pouvez, établissez des valeurs communes dès que possible : votre groupe se transformera ainsi rapidement en véritable équipe.

Pour en savoir plus, consultez notre article intitulé 12 astuces pour communiquer plus efficacement au travail.