Coupa s’adapte pour soutenir ses clients avec Asana

Éléments clés

Défi

• Avant Asana, il n’existait pas d’espace de travail centralisé pour le suivi et la gestion des initiatives au sein de l’organisation Value Services.

• Les équipes utilisaient différents outils et feuilles de calcul. Le résultat ? Un travail dispersé et des difficultés pour les dirigeants à avoir une vision globale de l’avancée des progrès.

• Le PMO avait besoin d’un processus de réception officiel pour pouvoir organiser et hiérarchiser les demandes de manière cordonnée et objective.

Solution

• La direction a mis en place un PMO pour mettre au point des solutions et a choisi Asana pour fournir une base solide à son développement.

• Il lui fallait sélectionner une plateforme efficace pour effectuer des rapports sur la progression de projets entre différentes équipes, bénéficier d’une plus grande transparence sur le travail de chacun et les échéances, et s’assurer qu’aucune tâche ne se perde.

• Le PMO a activement promu la plateforme et a progressivement étendu Asana à d’autres équipes. 

• Asana offrait la possibilité de gérer les demandes, d’obtenir une vue d’ensemble du travail en cours et de repérer et regrouper le travail en double en un seul lieu.

Résultats

•  + 658 % de gain de temps sur 3 ans : Coupa a créé un PMO en 2020 sur Asana. En 2023, 135 jours de travail par an sont récupérés en éliminant les silos et en unifiant le travail au sein des équipes.

• Meilleure visibilité du leadership : à l’aide d’Asana, le PMO de Coupa a créé une feuille de route organisationnelle pour les projets à venir et consolidé les projets actifs dans un portefeuille afin d’afficher facilement la progression par rapport aux objectifs.

• Hiérarchisation objective des projets : la mise en place d’un système de classement numérique via un formulaire de réception Asana a aidé l’organisation PMO à hiérarchiser les nouveaux projets et à prendre de bonnes décisions pour l’entreprise.

Comment Asana aide Coupa à travailler plus intelligemment

Montrer à l’organisation les possibilités d’un PMO sur Asana

Aujourd’hui, Value Services suit ses initiatives à venir et en cours sur Asana, ce qui aide les clients à atteindre leurs objectifs commerciaux, de la mise en œuvre de Coupa à son adoption et au-delà. Les projets comprennent la mise en œuvre de nouveaux outils tels qu’un CMS, un système de gestion d’apprentissage et une plateforme de communication client pour les gestionnaires de compte.           

Désormais, les équipes de Value Services peuvent demander une assistance pour la gestion de projet et de programme sur le PMO via un système de bout en bout sur Asana. Celui-ci prend en charge les projets, de la demande à la livraison, en passant par la feuille de route.

Demandes normalisées pour mieux établir les priorités

La rationalisation de la réception du travail aide les équipes à gagner en rapidité

Avant Asana, il n’existait pas de processus standardisé pour le suivi et la gestion des initiatives au sein de l’organisation Value Services. L’organisation avait besoin d’un processus de réception officiel pour pouvoir organiser et hiérarchiser les demandes de manière cordonnée et objective.

Désormais, pour que le PMO puisse prendre en compte une demande d’assistance, l’équipe de Value Services doit soumettre son initiative via un formulaire Asana qui évalue la priorité des projets. Ce système permet de prendre des décisions plus rapidement et objectivement pour allouer des ressources. Le formulaire Asana aide également l’équipe du PMO à collecter des informations importantes sur le projet dès le départ pour commencer le travail plus rapidement. 

Hiérarchisation fluide des projets

• L’équipe collecte toutes les informations dont elle a besoin pour lancer les demandes via un formulaire de réception Asana, sur lequel sont saisies des informations comme le cas d’utilisation commerciale, les sponsors exécutifs, les équipes impliquées, le calendrier et la nécessité ou non d’un support technique. 

• Le formulaire demande également aux personnes l’ayant envoyé de relier l’initiative à au moins l’un des trois objectifs organisationnels, en veillant à ce que le nouveau travail s’aligne sur les priorités commerciales.

• L’équipe du PMO utilise des réponses sous forme de formulaire pour créer un numéro de priorité général qui l’aide à classer l’initiative par rapport à d’autres.

• Lorsqu’un formulaire est envoyé, une tâche correspondante est créée et apparaît dans le tableau de réception de projet sur Asana, où l’équipe du PMO étudie la demande et son classement par ordre de priorité.

Amélioration de l’alignement et de l’exécution de la feuille de route

Une meilleure visibilité aide les leaders à planifier le travail à venir

La feuille de route Value Services identifie et suit tous les travaux à venir et en cours, offrant à la direction une vue d’ensemble sur les projets au sein de l’organisation. Au cours de cette étape préalable au lancement, l’équipe peut coordonner toutes les parties prenantes, recueillir les exigences du projet et convenir des jalons.

Conception d’une feuille de route de projet efficace

Les leaders peuvent voir chaque initiative à venir, représentée par une tâche dans le projet de feuille de route Value Services.

• Les champs personnalisés facilitent le tri, le filtrage et la création de rapports sur le travail. Ces champs sont automatiquement remplis par le formulaire d’origine et comprennent le niveau de priorité, le statut d’approbation, le trimestre de livraison et l’objectif stratégique auquel il correspond.

• Les initiatives nécessitant le soutien de l’équipe technique du PMO entraînent la création automatique d’une sous-tâche Asana, attribuée à l’équipe technique pour approbation. Ceci garantit l’alignement interfonctionnel concernant les priorités de la feuille de route et la visibilité au sein des deux organisations du PMO.

• Une fois le travail lancé, le PMO convertit automatiquement la tâche Asana en projet Asana. Cela permet de maintenir la continuité en préservant les données du formulaire de demande d’origine.

Planification de projet simplifiée et suivi de la progression en temps réel

Les rapports en temps réel permettent de mener à bien les projets

Le PMO de Coupa avait besoin d’une plateforme efficace pour effectuer des rapports sur la progression de projets entre différentes équipes, bénéficier d’une plus grande transparence sur le travail de chacun et les échéances, et s’assurer qu’aucune tâche ne se perde.

Suivi dynamique du projet et de la progression

• Les nouveaux projets sont automatiquement ajoutés au portefeuille « En cours » de l’équipe du PMO sur Asana. Celui-ci offre une vue d’ensemble de tous les projets actifs. Il est facile de voir leurs échéances, leur statut, les équipes de Value Services concernées et plus encore.

• Les équipes peuvent collaborer et suivre l’avancée du travail dans le projet Asana. Des mises à jour de statut détaillées de chaque projet sont publiées toutes les deux semaines.

• L’équipe du PMO a créé un modèle cohérent pour ces mises à jour. Celui-ci comprend l’objectif, le travail accompli au cours des deux dernières semaines, les obstacles qui nécessitent une attention particulière et les prochaines étapes.

• Pour la création de rapports cohérents sur les indicateurs de performance clés de l’organisation, l’équipe a créé un tableau de bord qui suit l’ensemble du travail du portefeuille « En cours ». Il regroupe notamment le nombre de projets actifs par équipe, le nombre de projets par catégorie de statut et le pourcentage de projets livrés dans les temps.

• Les projets terminés sont déplacés vers un portefeuille intitulé « Projets terminés » sur Asana.

Depuis la création du PMO sur Asana, le gain de temps total de l’organisation Value Services de Coupa a été estimé à +658 % entre 2020 et 2023. Le PMO aide ses équipes à évoluer et donne aux dirigeants une visibilité sur les initiatives au sein de l’organisation, grâce à une feuille de route hiérarchisée et des rapports de progression standardisés. Le transfert des processus sur Asana a permis de rationaliser la collaboration entre le PMO et les équipes avec lesquelles il travaille, ce qui permet de récupérer environ 135 jours de travail par an, auparavant consacrés au travail, pour se concentrer sur des tâches plus importantes.

Le PMO continuera de présenter la valeur d’Asana et de la gestion de projet aux équipes de Coupa, pour les aider à optimiser leurs performances dans un contexte où l’entreprise cherche à ce que les dépenses soient plus efficaces, équitables et durables.