Avec Asana, la transformation est en marche chez Quadient

Les valeurs d’entreprise EPIC de Quadient ? Pouvoir d’agir, passion, inspiration et communauté (« empowerment », « passion », « inspiration » et « community » en anglais). Cette entreprise a pour objectif de permettre à ses clients d’offrir de meilleures expériences à leurs propres clients, et ce, parce que les liens sont essentiels. Aujourd’hui, l’entreprise est fière de son riche passé de leadership d’envergure internationale, qu’elle entend maintenir grâce à sa stratégie de « retour à la croissance ».

Au fil du temps, la croissance peut entraîner de nombreux problèmes organisationnels et une obsolescence des technologies, lesquels ralentissent les délais de livraison, créent des frictions opérationnelles et conduisent à une qualité inégale des résultats. Plutôt que de risquer d’être victime de son succès, Quadient a choisi de créer un environnement de travail stable et a misé sur une transformation interne pour conserver son agilité.

Jayati Shah-Thiel était responsable de la transition marketing de Quadient vers la méthodologie Agile, et de la mise en œuvre des outils nécessaires pour permettre cette transformation. « La structure de Quadient est complexe », a expliqué Jayati. « C’est une organisation matricielle avec des groupes de solutions, ainsi que des équipes mondiales et régionales. Cela pouvait par moments provoquer des frictions puisque nous travaillions de différentes manières et évoluions au sein d’une structure disparate. » Comme le souligne le rapport sur l’Anatomie du travail, les individus qui travaillent au sein de structures complexes consacrent jusqu’à 58 % de leur temps à des tâches d’organisation.

Commentant le projet de transformation, Jayati déclare : « Nous souhaitions créer des liens entre les régions et les solutions pour gagner en performance et ainsi rester pertinents sur le marché. Nous devions maintenir nos équipes d’envergure internationale concentrées sur des livrables spécifiques, afin qu’elles soient à l’aise avec le rythme de l’entreprise et les exigences imposées. »

La technologie, moteur de la transformation

La transformation Agile de Quadient a demandé un effort de collaboration. « Nous avons commencé par créer une équipe de projet composée de représentants des différentes fonctions, ainsi que de personnes ayant suffisamment d’ancienneté pour comprendre réellement nos activités et notre fonctionnement », expliquait Jayati. « Ensemble, nous devions trouver comment mettre en œuvre efficacement la méthodologie Agile au sein de notre entreprise. »

La transformation a commencé par l’élaboration d’un cahier des charges, définissant les besoins fonctionnels et techniques de l’entreprise. L’équipe a finalement présélectionné trois solutions de gestion du travail. « Notre équipe de développement logiciel utilisait déjà Jira, nous voulions donc évaluer sa capacité à répondre aux exigences d’une entreprise Agile », explique Jayati. « Nous avions également de l’expérience avec un autre outil de gestion du travail, et nous voulions observer Asana à l’œuvre. »

« Entité inconnue au départ, ce qui a fait la différence avec Asana est son interface utilisateur. Très simple à utiliser et à comprendre, cet outil est à la portée de tous. »

« Asana et la méthode Agile vont de pair »

Du contenu à la création, de la génération de demande aux portails e-commerce, campagnes et plus encore, presque toutes les équipes marketing de Quadient dans le monde utilisent Asana. « Nous avions décidé de coordonner nos méthodes de travail et Asana a guidé notre transformation Agile », a déclaré Jayati.

Des performances et une efficacité accrues

Les opérations marketing de Quadient sont allégées, les équipes travaillent en sprints et les résultats suivent. Selon le rapport sur l’Anatomie du travail, l’amélioration des processus peut permettre d’économiser 257 heures par an.

« Dans le cadre de notre méthodologie Agile, nous estimons l’ampleur d’une tâche à l’aide des tailles de t-shirts (S, M et L). Sur Asana, nous avons configuré des règles permettant de refléter automatiquement cette taille lors de la définition de l’importance des tâches », déclare Jayati. « Les formulaires sont également très utiles à toute l’équipe, car ils permettent de regrouper les demandes au même endroit, facilitant ainsi leur traitement. Nous utilisons même des iFrames pour permettre aux personnes n’ayant pas accès à Asana d’envoyer des demandes. »

Cap sur la flexibilité et la collaboration

Toutes les équipes marketing ont une meilleure visibilité sur l’ensemble des activités en cours et la communication est ainsi naturellement favorisée à l’échelle mondiale. Plus besoin d’envoyer des mises à jour séparées, lesquelles avaient tendance à distraire et importuner un tiers des travailleurs d’après le rapport sur l’Anatomie du travail.

« L’intégration Asana pour Jira nous a permis d’initier l’équipe de développement logiciel et celles travaillant en étroite collaboration avec elle, notamment les équipes Web et portails. Ces dernières peuvent en effet continuer à collaborer de la même manière qu’auparavant », précise Jayati. « L’interface d’Asana comprend également des tableaux de bord clairs qui permettent de créer facilement des rapports. Au fil du temps, nous avons encouragé les équipes à modifier les rapports types que nous avions créés en fonction de leur processus. »

Plus de temps consacré à la stratégie

À l’heure où le rapport sur l’Anatomie du travail montre une tendance à la diminution du temps consacré à la stratégie (9 % en 2022 contre 14 % en 2021), Quadient a utilisé la méthode Agile pour réduire les tâches d’organisation. Les réunions sont désormais réservées à la prise de décisions spécifiques ou à l’obtention de résultats bien précis.

« À l’exception de notre conférence annuelle des utilisateurs, nos projets reflètent nos tâches quotidiennes et sont donc configurés comme des tableaux Kanban. Cela nous aide à gérer les charges de travail et à partager des idées visant à améliorer les processus entre les différentes équipes et régions », a déclaré Jayati. « La méthode Agile prône la visibilité et Asana nous a rassurés en nous aidant à comprendre l’importance de cette transparence.  En effet, sans cette dernière, il serait impossible pour nos équipes de profiter pleinement des fonctionnalités de l’outil, comme du multihoming (hébergement multiple) permettant de relier les tâches entre plusieurs tableaux de projet. »

Unité, Stabilité Efficacité.

Asana a permis de souder davantage le service marketing de Quadient et l’a aidé à adopter sereinement une méthodologie Agile. Sa plateforme a créé un environnement de travail stable permettant à tous de respecter les valeurs de l’entreprise au quotidien. Certaines fonctions connectées, telles que les équipes Web et portails, sont d’ores et déjà en mesure de profiter des avantages résultant de l’adoption de nouvelles méthodes de travail modernes.

Combinaison gagnante, Asana et la méthode Agile transforment les entreprises et leur permettent d’atteindre leurs objectifs.