¿Qué es un entregable en la gestión de proyectos?

Cada proyecto tiene un objetivo. Independientemente de que se trate de la simple actualización de un sitio web o de crear la próxima torre Eiffel, siempre querrás que tu equipo trabaje hacia un resultado claro. En definitiva, llevar adelante un proyecto exitoso significa tener algo que mostrar al final del camino, puede ser algo tangible —como un producto nuevo o un ebook— o algo intangible —como la disminución en la fuga de clientes o el aumento de la lealtad de los clientes—.

Ese “resultado” para el cual trabajas es un entregable. Saber cuáles son los entregables y comunicarlos con claridad al equipo y a los demás involucrados puede ser útil para cumplir con los objetivos del proyecto. En este artículo, incluiremos todo lo que necesitas saber para identificar, definir y concretar los entregables de los proyectos.

¿Qué son los entregables de los proyectos?

Los entregables de los proyectos son el resultado que esperas tener al finalizar tu proyecto. Los entregables pueden ser cualquier cosa: un producto nuevo, una campaña de marketing, la actualización de funciones, una presentación de diapositivas para ventas, la disminución en la fuga de clientes o el aumento de la lealtad de los clientes, solo por nombrar algunos. Un proyecto puede tener uno o varios entregables, pero identificar con claridad para qué trabajamos puede ser útil para que tu equipo se alinee y para priorizar las tareas a fin de concretar los trabajos más importantes.

Si es la primera vez que trabajas con la gestión de proyectos, es probable que hayas oído hablar de algo como los entregables de proyectos. A continuación, te mostramos algunas comparaciones:

Entregables vs. metas de proyectos

Los objetivos de los proyectos serán útiles para preparar los entregables de tus proyectos. Pero los objetivos son más amplios que los entregables. Cuando defines los objetivos, también capturas los beneficios y los resultados que esperas obtener con dichos entregables; especialmente, en lo que respecta al esquema más amplio de las metas del proyecto y los objetivos de la empresa.

Ejemplo de un objetivo de un proyecto: Aumentar la seguridad de la empresa con la incorporación del inicio de sesión único y la autenticación de dos factores.

Ejemplo de un entregable: Implementar el nuevo inicio de sesión único en toda la empresa.

Entregables vs. hitos de proyectos

Los hitos son puntos de verificación que pretendes alcanzar durante el desarrollo del proyecto. Representan el cumplimiento de un conjunto importante de trabajos, pero tienen lugar durante el desarrollo del proyecto, no al terminarlo. Piensa en los hitos de los proyectos como los ladrillos con los que construyes los entregables de esos proyectos.

Ejemplo de un entregable: Presentar una nueva campaña de marketing de marca en las redes sociales pagas, con avisos publicitarios en YouTube y con impresiones.

Ejemplo del hito de un proyecto: Contratar a una agencia para la producción creativa.

Los dos tipos de entregables

Para poder cumplir con los entregables, es importante saber para qué tipo de entregables trabajas. Afectará el modo en que des forma y efectivamente presentes el trabajo al finalizar el proyecto. Hay dos tipos de entregables, y el tipo de proyecto con el que trabajes determinará el tipo de entregable que realices.

Entregable externo

Es aquello en lo que probablemente piensas cuando oyes hablar de “entregable de un proyecto”. Los entregables externos son cualquier cosa que se produzca para un cliente, puede ser un producto o una función nueva, una campaña de marketing o para redes sociales, o una presentación de diapositivas para ventas. Los entregables externos serán útiles para ganar clientes o conservarlos.

Entregables internos

Un entregable interno, tal como lo sugiere el nombre, es algo que aporta un beneficio a la empresa pero que puede no tener un impacto directo en los clientes. Incluye cosas como un curso de capacitación para los empleados o un informe sobre el presupuesto trimestral. Si el usuario final del proyecto es tu empresa, es probable que estés trabajando para un entregable interno.

5 consejos para gestionar y dar seguimiento a los entregables de los proyectos

1. Define claramente los entregables

Antes de cumplir con los entregables de tu proyecto, primero, necesitarás saber cuáles son. Intenta crear los entregables mientras creas el plan y defines las metas del proyecto. De este modo, tu equipo tendrá una idea clara de para qué trabaja desde que se inicia el proyecto y, también, contará con una hoja de ruta bien definida para saber cómo lograrlo.

Para definir los entregables de los proyectos, empieza por hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Qué se intenta lograr con este proyecto?

• ¿Qué significaría tener éxito con este proyecto?

• ¿Los entregables son internos o externos?

• ¿Cuál es el resultado final que deseamos entregar al cliente externo o al equipo interno?

2. Comparte los entregables con los participantes clave

Saber cuáles son los entregables del proyecto no será útil si no logras la aceptación de los demás participantes clave. Asegúrate de mostrar bien y con frecuencia los detalles de los entregables a cualquier otro involucrado para que estén todos correctamente alineados. Si todavía no lo has hecho, comparte el plan del proyecto con ellos, para que tengan una forma de acceder a la información más importante del proyecto.

3. Coordina el trabajo con herramientas de gestión visual de proyectos

A fin de cumplir con los entregables del proyecto, necesitarás dar seguimiento correctamente al trabajo del equipo, para saber exactamente quién hace qué y para cuándo. Para lograrlo, necesitas contar con una fuente central de referencias. Con un software para gestión de proyectos, tu equipo entero ya contará con herramientas para trabajar y dar seguimiento al trabajo. Sabrán exactamente quién hace qué y para cuándo. De este modo, puedes compartir el objetivo del proyecto y también dar seguimiento al trabajo que lleva a cabo tu equipo, todo en tiempo real.

Existen tres tipos principales de gestión visual de proyectos:

• Los tableros Kanban te ayudan a visualizar el trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas. Con un tablero Kanban ves el trabajo del proyecto en un tablero organizado por columnas. Las tareas (representadas como tarjetas) avanzan por las diferentes columnas hasta que se finalizan. Con los tableros Kanban puedes acceder de un vistazo a los detalles de cómo se avanza para cumplir con los entregables, en función de dónde se encuentra cada tarea dentro del tablero.

• Para ver tu proyecto en un cronograma, usa los diagramas de Gantt. Los diagramas de Gantt son similares a los gráficos de barras, donde las barras horizontales representan a las tareas. Así, no solo puedes ver cuándo vence una tarea, sino cuánto tiempo debería llevar finalizarla. Da seguimiento con los diagramas de Gantt a procesos complejos, como los lanzamientos de productos o la planificación de eventos. Un software con diagramas de Gantt también ofrece una forma más eficiente de ver los hitos de los proyectos. Con un diagrama de Gantt, puedes ver exactamente dónde te encuentras dentro del cronograma de tu proyecto y también, cómo avanzas con respecto a los entregables.

• Usa un calendario de proyecto para ver el mes completo de trabajo desplegado en una vista central. Tal como lo sugiere el nombre, el calendario de un proyecto es similar a cualquier calendario tradicional. Puedes arrastrar y soltar tareas sin problemas en las fechas de entrega que correspondan. Los calendarios de los proyectos son excelentes para dar seguimiento a la producción mensual, como en los casos de un calendario editorial o un calendario de contenido para redes sociales. Este tipo de gestión visual de los proyectos puede ser útil para garantizar que se lleven a cabo todas las tareas diarias importantes a fin de cumplir como es debido con los entregables al final del cronograma.

4. Mantén a tu equipo al día con los informes de estado

El informe de estado de un proyecto es una actualización puntual con información clave acerca de cómo se está avanzando hacia los entregables del proyecto. Te permite alinear al equipo acerca de si el proyecto está o no en curso para cumplir con esos entregables. Si no lo está, puedes corregir el curso antes de que sea demasiado tarde, en vez de llegar al final del cronograma del proyecto y tener que dar batalla para lograr presentar los entregables.

En Asana, recomendamos enviar informes con frecuencia semanal o quincenal para mantener al equipo alineado con respecto a los objetivos y los entregables del proyecto. Los informes de estado del proyecto también son una excelente opción para compartir un panorama general con los demás participantes, quienes pueden no estar siguiendo el trabajo del proyecto a diario.

La mejor manera de compartir la actualización de estado de un proyecto es haciéndola en el mismo lugar en el que das seguimiento al trabajo. En vez de perder el tiempo reuniendo datos de diferentes fuentes, busca una herramienta de gestión del trabajo que ofrezca funciones para emitir informes y estados, así podrás acceder a detalles en tiempo real con solo hacer clic en un botón.

5. Mide el éxito cuando termines el proyecto

Si todo sale bien, habrás cumplido con todos los entregables del proyecto. Pero, incluso, aunque lo hayas hecho, sigue siendo importante reunir las métricas y evaluar el éxito del proyecto en general. ¿Cumpliste con los entregables pero te excediste en el tiempo programado para el proyecto? ¿Cumpliste con los entregables sin problemas y con tiempo y recursos de sobra? Si trabajaste con algún entregable externo, ¿cómo reaccionaron los participantes externos? Tómate el tiempo necesario para tener una charla posterior con el equipo que trabajó en el proyecto, para poder sumar lo aprendido la próxima vez que crees y gestiones los entregables de un proyecto.

Antes de escribir tus propios entregables del proyecto, mira estos ejemplos

Los entregables que crees dependerán de los objetivos y del plan del proyecto. Los entregables deben ser acordes al alcance del proyecto. En otras palabras, no pretendas entregar algo que no puedas hacer dentro del cronograma de un proyecto o con los recursos que tienes. Escribir bien los entregables puede ser útil para crear proyectos exitosos y cumplir con los objetivos. A continuación, te mostramos algunos proyectos comunes y entregables realistas.

Plan de campaña de marketing

• Tipo de entregable: Entregable externo

• Ejemplo de entregable externo: Un video de 60 segundos filmado en vivo y con formato para usarlo en YouTube.

Plan de ventas

• Tipo de entregable: Entregable interno

• Ejemplo de entregable interno: Plan de ventas y operaciones sólido en el que se detallan las estrategias de ventas por marketing entrante (inbound) y saliente (outbound), los ingresos esperados, los clientes objetivos y las herramientas de ventas para el año fiscal 2022.

Plan de pruebas sobre la facilidad de uso

• Tipo de entregable: Entregable externo

• Ejemplo de entregable externo: Completar la sesión de pruebas sobre facilidad de uso con al menos 20 participantes, el 4 de agosto.

Lanzamiento de marketing de productos

• Tipo de entregable: Entregable externo

• Ejemplo de entregable externo: Promoción de funciones nuevas del producto a través de las redes sociales, la web y RR. PP.

Planificación de eventos de la empresa

• Tipo de entregable: Entregable interno

• Ejemplo de entregable interno: Fiesta virtual de fin de año de la empresa el 18 de diciembre.

Cómo Deputy mejora la alineación en toda la empresa con Asana

Deputy simplifica la planificación de los recursos humanos. Los empleados pueden crear fácilmente listas de trabajos asignados y dar seguimiento a las horas trabajadas. También se benefician al contar con una aplicación que les permite registrar las horas de trabajo y cambiar de turnos. Organizaciones de todos los tamaños, desde pymes hasta grandes empresas, usan Deputy, incluidas Amazon, Aesop, Nike, Messina y Reliant Healthcare.

La gestión de tecnología a gran escala, incluso en escenarios ideales, puede resultar complicada. Ahora, si además falta estandarización, las cosas se pueden volver caóticas. En Deputy, los equipos usaban diferentes herramientas para gestionar el trabajo, lo que generaba que la información quedara aislada, que se produjeran malentendidos y que se perdieran datos. Estas deficiencias opacaban la transparencia de los proyectos y de los entregables en toda la empresa.

La solución de Deputy para este problema fue consolidar las herramientas de gestión de la fuerza de trabajo. Se utilizaría una sola herramienta en toda la empresa que facilitase la colaboración y aumentase la transparencia en todo el negocio. Deputy eligió Asana porque cumplía con las necesidades de la empresa y ofrecía una mejor experiencia para los usuarios.

Ha sido un gran alivio tener todo en un mismo lugar. Con Asana nos aseguramos de que todos rememos en la misma dirección.”

Ahora Deputy usa Asana en toda la empresa, en todos los distintos departamentos:

• Marketing usa los formularios de Asana para incorporar solicitudes y gestionar todas las campañas de la plataforma. La colaboración dentro del equipo se ha simplificado.

• Atención al Cliente da seguimiento al desarrollo de artículos para el centro de ayuda de Deputy para garantizar que se cubran todos los temas de manera exhaustiva.

• Éxito del Cliente gestiona las implementaciones de los clientes con Asana para que las responsabilidades y los cronogramas queden claros.

• Finanzas y otros equipos corporativos confían en la plataforma para gestionar el trabajo recurrente, como los cierres de mes y los proyectos grandes.

• Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) da seguimiento a grandes proyectos como los relacionados con el cumplimiento de las normas o la reubicación de las oficinas. Con las tareas de Asana se aseguran de que nada se pase por alto.

• Ingeniería Corporativa planifica sus sprints mensuales y trimestrales en Asana, y gestiona proyectos, como los de implementación de Zendesk para el equipo de Atención al Cliente, en la herramienta.

En general, Asana ha generado una fuente única de referencias que aporta transparencia al trabajo que se realiza en toda la empresa y es útil para garantizar que todos los departamentos avancen en la misma dirección. El aumento de la visibilidad de los proyectos y de los entregables también mejoró la confianza, que es particularmente importante en el trabajo remoto donde el 59 % de los empleados trabajan de forma asincrónica.

Con Asana, los miembros de los equipos pueden ver fácilmente en qué trabaja cada uno, en tiempo real, y pueden saber cuándo esperar que los entregables se hayan finalizado. Cuando un trabajo se termina, todo lo que tiene que hacer el empleado es marcar el entregable como finalizado y se notificará a las personas indicadas; sin necesidad de enviar emails. Esta posibilidad ha favorecido la eficiencia en la organización porque las responsabilidades, los entregables y las fechas de entrega quedan claros.

Para más información sobre cómo el equipo de Deputy usa Asana, lee el estudio de caso completo.

Cumple siempre con los entregables de tus proyectos

Uno se siente muy bien cuando logra lo que desea. Lo mismo sucede cuando cumples con los entregables de un proyecto. En definitiva, para cumplir con los entregables de un proyecto lo esencial es establecer y comunicar objetivos claros, y después, dar seguimiento a esos objetivos con el correr del proyecto. Para brindarle claridad al equipo y visibilidad del trabajo, prueba una herramienta de gestión del trabajo.

Asana es una herramienta de gestión del trabajo que ayuda a los equipos a mantenerse sincronizados, cumplir con los vencimientos y alcanzar los objetivos. Obtén más información sobre Asana.