Crea una hoja de ruta de un proyecto efectiva paso a paso (¡con ejemplos!)

Entonces, ¿cómo hacerlo? Podrías empezar por crear una carta del proyecto o un caso de negocio para obtener la aprobación de tu proyecto. Luego, puedes crear un plan del proyecto para proporcionar los elementos de trabajo más importantes. Después, puedes programar una sesión de inicio del proyecto con una lluvia de ideas, en la que participen todos las partes interesadas. Dependiendo del proyecto, incluso podrías redactar un brief creativo. Aunque estos métodos pueden resultar críticos para el lanzamiento de un proyecto, un roadmap —conocido en español como hoja de ruta— es la mejor opción para visualizar el cronograma del proyecto y alinearse con los objetivos de la empresa, y así poder aumentar la productividad de los equipos en tiempo real, así como las expectativas de las partes interesadas.

¿Qué es una hoja de ruta de un proyecto y para qué sirve?

El roadmap project (hoja de ruta de un proyecto) es una vista en perspectiva de alto nivel de todas las entregas, los logros clave y los objetivos en general del proyecto. Debería ser lo primero que debes crear a la hora de comenzar un proyecto. Con el roadmap como punto de partida, puedes crear otros documentos para la planificación del proyecto, como un plan común o el cronograma del proyecto.

Si nunca antes usaste una hoja de ruta de un proyecto, puede resultar algo confuso diferenciarlo de otros elementos de la planificación de proyectos. A continuación, te mostramos las diferencias:

Roadmap de un proyecto vs. plan de un proyecto

Los roadmaps y los planes de proyectos tienen mucho en común. Ambos se deben crear al inicio del proyecto y son documentos clave para los gestores de proyectos, que se van modificando con el tiempo en vez de ser estáticos, inamovibles. Pero a diferencia de lo que sucede con un plan de proyecto común, la hoja de ruta de un proyecto solamente debe centrarse en la perspectiva de alto nivel. Al crear el roadmap de tu proyecto, asegúrate de no abrumar con demasiadas especificaciones sobre el progreso del proyecto, ya que el foco del documento se diluiría. Recuerda: brinda una visión general sobre los flujos de trabajo, no instrucciones paso a paso.

Para crear un buen plan de un proyecto, te será conveniente incluir algunos detalles específicos, como el cronograma del proyecto, cuál es el presupuesto con el que cuentas, cuáles son los roles de los participantes, posibles riesgos y cualquier otra métrica de éxito que uses para calificar al proyecto.

Roadmap de proyectos vs. roadmap de productos

La hoja de ruta del producto (product roadmap) es la visión del equipo de Productos sobre las funciones que planean lanzar en un período determinado. Las hojas de ruta de productos son la fuente única de referencias del equipo para esos lanzamientos en lo que respecta al project management (gestión del proyecto). Normalmente incluye detalles característicos como la prioridad o el alcance del lanzamiento, cualquier colaborador responsable de la ingeniería o del desarrollo del producto, y la lista de materiales de marketing que se necesitan, solo por nombrar algunos.

A pesar de las similitudes de los nombres, la hoja de ruta de un proyecto (project roadmap) es algo completamente diferente. Cualquier proyecto, no solo el del lanzamiento de un producto, puede tener una hoja de ruta o, es más, debería tenerla. Por ejemplo, te convendría crear una hoja de ruta para cualquier evento virtual que organice tu equipo o, por ejemplo, para un proyecto que tu equipo de TI esté por implementar. En ambos casos, la hoja de ruta de un proyecto es un resumen de los objetivos del proyecto complejo y de los pasos planteados para poder alcanzarlos.

Roadmap de proyectos vs. diagramas de Gantt

Un diagrama de Gantt (conocido también como Gantt chart) es una representación visual de un proyecto. Es similar a un cronograma en el que se usan barras horizontales para representar las tareas y entregas en una línea de tiempo. Con frecuencia, los equipos eligen crear hojas de ruta de sus proyectos en vistas de cronogramas como diagramas de Gantt y usan las barras horizontales del diagrama para representar las iniciativas más generales a lo largo del tiempo.

Sin embargo, los diagramas de Gantt tienen muchas funcionalidades más que las aplicadas a los roadmaps de los proyectos. Con los diagramas de Gantt es más fácil observar las relaciones y las dependencias entre las tareas. También ofrecen un panorama que permite observar de un vistazo cómo encajan las piezas del proyecto entre sí, además de cualquier logro importante que se esté por alcanzar.

Aunque tengas previsto crear el roadmap u hoja de ruta de un proyecto con un diagrama de Gantt, asegúrate de elegir una herramienta que ofrezca varias formas de visualizar el backlog y la posibilidad de cambiar fácilmente entre las vistas. Que no solo te permita verlo simplemente como cronograma, sino también como tablero Kanban, lista de tareas pendientes o calendario. De este modo, podrás crear una hoja de ruta de un proyecto efectiva y así también, los demás colaboradores en el proyecto podrán ver el trabajo en cualquiera de las vistas que les resulte más conveniente.

¿Por qué es importante crear una hoja de ruta de un proyecto?

Si nunca antes has creado un roadmap para un proyecto, probablemente te preguntes, ¿es realmente necesario? Y, a pesar de que no todos los proyectos necesariamente deben contar con uno (quizás cuando avanzan en el tiempo), si el trabajo está vinculado a un espacio temporal específico, la hoja de ruta de un proyecto será la mejor opción para comunicar los objetivos generales a los demás colaboradores. A continuación, te contamos cuáles son los beneficios de elaborarlo antes de la reunión inicial con el equipo.

1. Plantea los objetivos del proyecto

El motivo fundamental de contar con un roadmap es establecer los objetivos del proyecto antes de organizar la reunión inicial (project kickoff) y crear el plan del proyecto. Tu roadmap debería mostrar una aproximación de dónde te encuentras y, básicamente, hacia dónde te diriges. A pesar de que no tendrá demasiados detalles acerca de cómo se procederá para llegar a la meta, tener los objetivos del proyecto preparados con tal anticipación te servirá para adquirir mayor claridad y cumplir con los objetivos.

Por ejemplo, imagina que estás creando la hoja de ruta de un proyecto para un calendario de contenido para redes sociales. Sabes dónde estás parado; es decir, cuántos seguidores tienes, la participación que captas de tu público. El roadmap del proyecto te es útil para definir a dónde quieres llegar y cuándo. Probablemente te interese duplicar la cantidad de seguidores en Instagram durante los próximos 6 meses. O tal vez quieras duplicar la tasa de participación durante el próximo año. Independientemente de cuál sea tu propósito, la hoja de ruta de un proyecto puede ayudar a que tanto tú como los demás colaboradores obtengan una visión general.

2. Obtén el apoyo para tu proyecto

Como parte de la creación del roadmap u hoja de ruta de un proyecto, también deberás establecer qué entregas son importantes a lo largo de su desarrollo. Tener esas entregas definidas antes de la reunión inicial puede ser útil para saber a quién debes invitar, para brindar un mejor resumen general del proyecto a los demás colaboradores clave y, en definitiva, para obtener la aceptación de tu proyecto.

Por ejemplo, supongamos que creas el roadmap para un proyecto de seguimiento de comentarios de clientes. Tu roadmap brinda un panorama general en el que se explica cómo funciona actualmente el proceso de seguimiento de comentarios de clientes y cómo lo mejorará este proyecto a medida que se desarrolle el roadmap. Pero tu hoja de ruta del proyecto también te sirve para aclarar qué entregas deberías obtener cuando lo termines. Tal vez trabajes para crear un sitio en el cual se reúnan todos los comentarios para así poder ordenarlos y encontrarlos fácilmente. O bien, podrías querer contar con al menos 100 comentarios de clientes para fin del año fiscal. La clave está en tener esas entregas bien definidas.

3. Controla las expectativas de los demás colaboradores clave

Resumen: listo. Entregas: listo. En definitiva, lo que estás haciendo es crear la hoja de ruta de tu proyecto para compartir la información importante que los demás colaboradores necesitan conocer con respecto a las entregas, los logros y el cronograma de tu proyecto. Al contar con toda esta información en la reunión inicial, los demás colaboradores pueden obtener una vista general de alto nivel con la que se aprecien el alcance del proyecto y el período que abarca.

Por ejemplo, imagina que has creado la hoja de ruta de un proyecto para una nueva campaña de marketing. Durante la reunión inicial, los participantes que trabajan en otros departamentos probablemente tengan sus propias ideas acerca de hacia dónde quieren que se orienten el proyecto y las entregas. Pero en vez de llevar a cabo una reunión inicial del estilo de lluvia de ideas, proporcionas un plan claro de cuáles son los logros y el objetivo principal para este proyecto. De este modo, controlas las expectativas de los demás directamente desde el principio y te aseguras de que el proyecto tenga el mayor éxito posible.

Ejemplos de hojas de ruta para proyectos

No existe una única forma de crear la hoja de ruta de un proyecto. Deberías estructurar tu propio roadmap de modo que te permita visualizar mejor el proyecto. A continuación, te mostramos dos ejemplos de hojas de ruta que pueden ser útiles para empezar.

Ejemplo de roadmap de un proyecto para eventos virtuales

Ejemplo de hoja de ruta de un proyecto informático

En el roadmap de este proyecto se capturan varios “andariveles”. En este caso, el departamento de TI tiene la intención de llevar a cabo tres iniciativas importantes durante el cuarto trimestre, cada una de ellas con un panorama general y objetivos distintivos. Pero, dado que los miembros del equipo de TI trabajarán en las tres iniciativas a la vez, puede ser muy útil ver el roadmap en un lugar central. De este modo, todo el equipo de TI contará con una fuente única de referencias para las tres iniciativas a concretar.

Cómo crear una hoja de ruta de un proyecto

Para crear un buen roadmap, debes contar con una manera de observar el cronograma, las entregas y el programa del proyecto. Al reunir estos elementos, se crea el plan estratégico de tu proyecto; una perspectiva general de alto nivel que permite ver qué está sucediendo, cuándo y, a grandes rasgos, con qué iniciativas trabajarán quienes colaboran o participan en el proyecto. Crear una hoja de ruta implica un proceso continuo en el ciclo de vida de un proyecto; y para ello, debemos considerar estos cuatro pasos a la hora de crear una plantilla de hoja de ruta efectiva de un proyecto:

1. Estructurar el programa del proyecto. ¿Cuándo empieza tu proyecto? ¿Cuándo termina? Comenzar con un programa del proyecto puede ser útil para garantizar que habrá un cronograma razonable para las entregas y los logros.

2. Definir la gestión de entregas y los logros. ¿Qué entregas se habrán finalizado al terminar el proyecto? ¿Hay fechas o logros específicos que haya que tener en cuenta?

3. Crea dependencias de tareas. Las dependencias de tareas son tareas que el equipo debe completar antes de que pueda comenzar otra tarea. Identifica y documéntalas.

4. Ser claro sobre cualquier riesgo potencial. ¿Hay riesgos que tu equipo debería considerar? ¿Qué cuellos de botella potenciales podrían interferir en una finalización exitosa del proyecto?

5. Incluir a los colaboradores en el proyecto. Comparte el roadmap con los colaboradores relevantes y obtén el apoyo necesario para tu proyecto.

La mejor forma de crear y compartir la hoja de ruta de tu proyecto es con una herramienta de gestión de proyectos como Asana. Con Asana todos los colaboradores clave tienen una fuente central de referencias. Pueden adquirir una vista en perspectiva, y no solo del roadmap. Además, podrás crear integraciones con otras herramientas digitales de tu empresa. Al compartir una fuente única de referencias, tu equipo estará mejor preparado para planificar, gestionar y ejecutar las tareas.

¿Todos los proyectos deben tener una hoja de ruta?

No todos los proyectos necesariamente deben contar con un roadmap. Por ejemplo, existen tipos de proyecto de corto alcance, como un calendario para dar seguimiento a un blog. En este caso, si solo es para la gestión de los contenidos del mes próximo, sería una exageración crear un roadmap en este caso. Sin embargo, aún es conveniente controlar a los colaboradores en el proyecto con regularidad, y probablemente todavía consideres usar la información en una fuente única de referencias. Pero no hay que forzar la creación de una hoja de ruta de un proyecto si no es necesario.

Un GPS para tu equipo

Con una hoja de ruta efectiva para el proyecto, puedes darle a tu equipo una idea de hacia dónde se dirigen, cómo van a llegar y quién los acompañará en el recorrido. El roadmap es el comienzo del resto de la planificación del proyecto. Crear un roadmap sólido es el puntapié inicial para guiar un proyecto hacia el éxito.

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