Diagrama de Gantt: qué es y cómo crear uno con ejemplos

Es probable que hayas escuchado el término diagrama de Gantt u hoja de ruta antes. Tal vez lo mencionaron en una reunión de lanzamiento de un proyecto nuevo o cuando un compañero de equipo te pidió, con total naturalidad, que crearas un diagrama de Gantt para organizar las entregas para un cliente. El problema es que no estás del todo seguro acerca de qué es un diagrama de Gantt, cómo crear un diagrama de Gantt o, incluso, por qué deberías usarlo.

Si bien los diagramas de Gantt pueden volverse bastante complejos, especialmente cuando tratas de gestionarlos a través de excel, los conceptos básicos son fáciles de entender. Este artículo brinda un resumen rápido y sencillo sobre qué es un diagrama de Gantt, para qué sirve, y cómo crear un diagrama de Gantt con ejemplos y plantillas así como algunas alternativas simples que puedes empezar a usar de inmediato para visualizar mejor la progresión de tu proyecto

¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt, muy usado en la gestión de proyectos, es un gráfico de barras horizontales que se usa para ilustrar el cronograma de un proyecto, programa o trabajo. Es una forma de visualizar la programación de tu proyecto, de dar seguimiento a los logros y de estar siempre familiarizado con el cronograma de tu trabajo. Cada barra de un diagrama de Gantt representa una etapa del proceso (o una tarea del proyecto) y su longitud, la duración de la tarea. Cuando los miras en perspectiva, los diagramas de Gantt ofrecen a los miembros del equipo un panorama general acerca de cuál es el trabajo que hay que hacer, quién lo hace y cuándo. Gracias a los programas de gestión de proyectos en la nube los diagramas de Gantt pueden actualizarse y sincronizarse de forma rápida y para todos los miembros del equipo a la vez.

Breve historia del diagrama de Gantt

La primera versión de un diagrama de Gantt fue desarrollada por Karol Adamiecki, quien inventó lo que llamamos armonograma en 1896. Adamiecki publicó sus hallazgos en ruso y polaco, lo que dificultó su acceso en los países de habla inglesa. En 1910, Henry Laurence Gantt popularizó, por su parte, un gráfico similar en los Estados Unidos, que elaboró con el objetivo de representar cuánto tiempo dedicaban los obreros de una fábrica a trabajar en una tarea específica. Desde entonces, estos dos sistemas se han combinado para crear lo que hoy conocemos en la era moderna como el diagrama de Gantt.

Todo comenzó con el seguimiento de las tareas de los obreros en las fábricas, pero más adelante, los diagramas de Gantt se transformaron en una forma muy difundida de dar seguimiento a los cronogramas de los proyectos. Originalmente, los diagramas de Gantt se hacían en papel, entonces, si las fechas cambiaban había que volver a dibujarlos. Más adelante, los responsables de proyectos empezaron a usar hojas de papel o bloques para representar las barras del diagrama de Gantt y así poder moverlas de acuerdo a sus necesidades. En la actualidad, al diagrama de Gantt se le denomina también hoja de ruta ya que muestra de forma visual la ruta del proyecto.

Diagrama de Gantt vs Diagrama de Pert

El diagrama de Pert permite a los gerentes de proyectos visualizar los flujos de trabajo y dependencias de las tareas. Una de las diferencias más relevantes entre el Diagrama de Gantt y el gráfico de Pert es la forma de visualización. Mientras que el primero se representa con un gráfico de barras el segundo es un diagrama de forma libre.

Por otra parte, el tipo de diagrama de Pert no requiere fechas de inicio y finalización de tareas, aunque sí deben establecerse las dependencias entre tareas. Mientras, en el Diagrama de Gantt es imprescindible definir las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Por este motivo, el diagrama de Pert es útil en la fase de planificación del proyecto mientras que el Diagrama de Gantt lo es más en proyectos en curso.

¿Para qué se utiliza y cómo funciona un diagrama de Gantt?

En la actualidad, el diagrama de Gantt se usa en un software inteligente y en línea, que permite detectar dependencias, programar el trabajo y mantener los proyectos al día. A continuación se presentan algunas funciones clave del diagrama de Gantt moderno u hoja de ruta de proyectos:

La mayoría de los diagramas de Gantt actuales son herramientas de software utilizados en project management o gestión de proyectos en la nube que sirven para que los equipos planifiquen proyectos de todo tipo de tamaño. A diferencia del diagrama de Gantt original que se dibujaba en papel, el diagrama de Gantt en línea permite que los equipos tengan el control de la planificación de sus proyectos y que puedan hacer ajustes fácilmente cuando sea necesario. Cuando cambias una fecha o trasladas un logro, el diagrama de Gantt debería reflejar automáticamente esas modificaciones, para que puedas estar al día con respecto a las novedades del proyecto. Así, se facilita la colaboración entre los equipos y se lleva a cabo un excelente trabajo.

Fechas de inicio y finalización de las tareas

Los diagramas de Gantt son ideales para observar proyectos complejos con muchas tareas. Cada “barra” horizontal del diagrama de Gantt representa una tarea en particular. De este modo, los equipos y partes interesadas pueden contar con una idea clara de qué tareas se llevan a cabo, cuándo y cuánto tiempo demandará realizarlas.

Dependencias de las tareas

Además de la posibilidad de ver las fechas de inicio y finalización de cada tarea en un diagrama de Gantt, estos gráficos visuales facilitan la trazabilidad entre las dependencias de las tareas. Con el software que uses para los diagramas de Gantt, deberías poder trazar las dependencias de las tareas. Gracias a estas dependencias, los miembros del equipo pueden identificar fácilmente quién está esperando que un trabajo termine para luego poder empezar. Y, si por algún motivo necesitas posponer un trabajo, puedes identificar los posibles problemas y hacer las modificaciones pertinentes para evitar conflictos de dependencias antes de empezar.

Hitos en el Diagrama de Gantt

Los hitos son una función clave de los proyectos con diagramas de Gantt o también llamados hojas de ruta. Las tareas en un gráfico de Gantt aparecerán como barras horizontales que se extienden a lo largo de un período y los hitos serán puntos destacados en el tiempo. En un gráfico de Gantt, los hitos representan puntos de verificación y momentos importantes en el cronograma del proyecto. También permiten apreciar de un solo vistazo todas las fechas clave del proyecto.

Beneficios de un diagrama de Gantt

Normalmente, el diagrama de Gantt se usan para visualizar el plan de un proyecto. Y a pesar de que no es la única forma de crear una representación visual de tu trabajo, pueden ser particularmente útiles para ciertos tipos de actividades. Por ejemplo, los diagramas de Gantt son una buena opción para tener en cuenta si necesitas:

• Representar de forma visual el plan y cronograma de un proyecto. El diagrama de Gantt actuará como una hoja de ruta que te mostrará cuál es el trabajo que se hará, cuándo se hará y en qué orden. Además, te puede ayudar a aportar claridad con respecto al plan y al cronograma de tu proyecto.

• Organizar proyectos complejos. Ya sea que se trate de una iniciativa entre distintos equipos o un nuevo proyecto grande y ambicioso, un gráfico de Gantt te servirá de guía. Al igual que en un mapa, puedes ver cada paso con anticipación y qué debe hacer tu equipo a continuación.

• Coordinar a múltiples colaboradores. Con frecuencia, varios miembros del equipo trabajan de manera simultánea en distintas partes de un proyecto. Los diagramas de Gantt te permiten ver en todo momento todas las piezas en movimiento, y cuándo pasar el testigo a la persona siguiente.

• Estimar los cronogramas y la carga de trabajo. Ya sea que trabajes en la oficina o en una agencia, el diagrama de Gantt te permite saber con anticipación cuánto tiempo y cuánta mano de obra necesitas, de modo que puedas realizar una adecuada asignación de recursos y programar las fechas de entrega según sea necesario.

¿Quién debería usar diagramas de Gantt?

El diagrama de Gantt es una herramienta excelente para los equipos que necesitan ver sus proyectos en un cronograma. Lo ideal sería usar los diagramas de Gantt con tareas que contengan fechas de inicio y finalización, para que aparezcan como barras en el diagrama, en vez de como momentos específicos. Por ejemplo, los diagramas de Gantt serían muy útiles si tu equipo planificara:

• Una campaña de marketing

• Un lanzamiento de un producto

• La renovación de un proceso técnico

• Una conferencia de prensa de la empresa

Sin embargo, dar seguimiento con un diagrama de Gantt no siempre es la mejor opción para todos los proyectos. Existen otras formas de gestionar proyectos visualmente, como con los tableros Kanban y los calendarios, que pueden ser mejores formas de ver los datos. Ese es el motivo por el cual es muy importante que la herramienta de gestión de proyectos que uses ofrezca varias vistas para cada proyecto. Así podrás cambiar entre los distintos estilos de vistas según el tipo de proyecto con el que trabajes: el diagrama de Gantt, el tablero Kanban, el calendario o la lista de tareas pendientes.

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?

Los mejores diagramas de Gantt permiten dar seguimiento al programa de tu proyecto con un gráfico de barras, para que puedas visualizar con precisión el cronograma y el progreso. Asegúrate de que el software con el que usas tus diagramas de Gantt te permita establecer dependencias claras entre las tareas e identificar los logros de los proyectos.

Si es la primera vez que creas un diagrama de Gantt, aquí te mostramos cómo crear un diagrama de Gantt en cinco sencillos pasos con ejemplos:

1. Define el período

Tu diagrama de Gantt debe basarse en un proyecto con fechas de inicio y fechas de finalización. Piensa en el diagrama de Gantt como una forma de representar tu proyecto en una línea de tiempo, en tal caso necesitarías un punto de inicio y uno de finalización.

Por ejemplo, supongamos que planificamos el lanzamiento de un producto. El equipo de Productos empezó a trabajar con el producto nuevo el 1.º de agosto y esperamos que se termine de producir y se lance al mercado el 30 de septiembre. En este caso, el gráfico de Gantt comenzaría el 1.º de agosto y seguiría hasta, al menos, el 30 de septiembre.

¿Por qué decimos “al menos”? Porque probablemente tengas que dar seguimiento a algunas tareas después del 30 de septiembre; como por ejemplo, enviar emails de recordatorio a los clientes para comunicarles que el producto ya está activo, continuar con la producción para redes sociales o seguir de cerca las entrevistas para la prensa. Así que, a pesar de que tu logro de “Lanzar el producto” se haya cumplido el 30 de septiembre, el proyecto probablemente siga hasta mediados de octubre.

2. Agrega tareas con fechas de inicio y finalización

Los diagramas de Gantt funcionan mejor cuando tienes tareas con fechas de inicio y finalización para poder visualizarlos como barras en un gráfico. Si no agregas fechas de inicio, tus tareas se verán como momentos en el tiempo y probablemente sea más difícil identificarlas.

Siguiendo el ejemplo del lanzamiento del producto, a continuación te mostramos algunas de las tareas que podrías agregar al diagrama de Gantt:

• 3 de agosto – 14 de agosto: El equipo de Productos realiza su primer sprint con metodología ágil de dos semanas para desarrollar la 1.ª versión del producto.

• 17 de agosto – 21 de agosto: El equipo de Productos revisa la 1.ª versión del producto.

• 24 de agosto – 4 de septiembre: El equipo de Productos realiza su segundo sprint ágil de dos semanas para desarrollar el producto final.

• 31 de agosto – 4 de septiembre: Ahora que el producto está casi listo, el equipo de Marketing de Productos empieza a preparar el plan de marketing para el lanzamiento.

• 7 de septiembre – 11 de septiembre: El equipo de Marketing de Productos trabaja con el equipo de Diseño para preparar las imágenes, los gifs y los videos para el lanzamiento.

• 10 de septiembre – 16 de septiembre: El equipo de Contenido trabaja en los blogs y páginas web para el lanzamiento.

• 14 de septiembre – 18 de septiembre: El equipo de Redes Sociales prepara las publicaciones.

Más adelante, tal vez queramos dividir estas tareas un poco más. Por ejemplo, podríamos crear subtareas para los videos, las imágenes y los gifs que crea el equipo de Diseño. Pero, por ahora, nuestro diagrama se vería así:

En esta vista, también puedes apreciar que las barras responden a un código de colores según en qué trabaje el equipo: el azul es para Productos; el verde, Marketing de Productos; el violeta, Diseño; el rosado, Contenido; y el amarillo, Redes Sociales. Contar con una función con códigos por color en tu diagrama de Gantt es realmente importante, ya que a medida que los proyectos se vuelvan más complejos podrás controlar qué equipo es el que se ocupa de cada tarea.

3. Aclara las dependencias

En un proyecto de esta magnitud, seguramente tengas algunas tareas en las que no se puede empezar a trabajar hasta que otras estén finalizadas. Para mantener al proyecto en funcionamiento y sin interrupciones, todos los equipos deben estar en la misma sintonía. Con un diagrama de Gantt, podrás tener una representación visual de las dependencias entre las tareas.

En nuestro ejemplo, la tarea de Revisión de la 1.ª versión del producto depende de la tarea Sprint de la 1.ª versión del producto, y la tarea Sprint de la 2.ª versión del producto depende de Revisión de la 1.ª versión del producto. Al establecer las dependencias entre estas tareas, todo el equipo de Productos puede saber en qué tareas pueden empezar a trabajar. Además, los equipos de Diseño, Contenido y Redes Sociales no pueden empezar a trabajar hasta que el equipo de Marketing de Productos termine el plan de marketing. Ejemplo de cómo se vería en un diagrama de Gantt:

4. Identifica los hitos

A diferencia de cómo se visualizan muchas de las tareas en un diagrama de Gantt, los logros se representan como puntos fijos en el tiempo. Piensa en ellos como puntos de verificación para representar la finalización de trabajos grandes. Ayudan a que el equipo sepa qué priorizar y pueden promover grandes momentos de celebración cuando se haya finalizado un trabajo.

Si trabajamos en el lanzamiento de un producto, probablemente queramos definir logros a alcanzar; como cuando el producto esté terminado, el plan de marketing se haya finalizado y cuando el producto se haya lanzado al mercado. Asegúrate de que el software para diagramas de Gantt permita diferenciar los logros de las demás tareas. Ejemplo de cómo se ve todo junto:

5. Modifica el trabajo, a medida que cambian los planes

Notarás que en nuestro cronograma planificamos, con optimismo, terminar el 18 de septiembre, a pesar de que el lanzamiento recién se hará el 30 de septiembre. En la realidad, las cosas no siempre resultan como se las planifica. Es probable que el equipo de Productos necesite un tercer sprint un poco más corto para finalizar el producto. O tal vez, los equipos de Diseño y Contenido necesiten más de una semana para crear sus activos, lo que puede postergar el plan para las redes sociales.

Los planes cambian inevitablemente. Es por eso que el software para diagramas de Gantt debe poder adaptarse a tus necesidades. Busca una herramienta que te permita arrastrar y soltar tareas, y que las dependencias se actualicen automáticamente cuando cambies las fechas. De este modo, siempre podrás mantener tus proyectos bien encaminados, incluso cuando los planes cambien.

Cómo usar el diagrama de Gantt: ejemplos

A pesar de que puedes usar un diagrama de Gantt para una gran variedad de proyectos y programas, te será útil conocer a fondo los diagramas de Gantt con algunos ejemplos concretos. Ejemplos de diagramas de Gantt:

Ejemplo de diagrama de Gantt para una gran campaña de marketing

Las campañas de marketing que son más grandes requieren de mucha colaboración y coordinación. Es fácil perder el rumbo de todas las piezas en movimiento. Con los diagramas de Gantt los flujos de trabajo se simplifican porque se define una secuencia y duración de las tareas. De este modo, los equipos no solo saben quién es responsable de qué, sino que además conocen cuál es el impacto de su trabajo en los demás o con respecto al objetivo mayor.

Ejemplo de cronograma para definir las entregas para un cliente

Si trabajas en una agencia, un diagrama de Gantt se puede usar, por ejemplo, para mostrar a los clientes un cronograma de todas las entregas y definir las expectativas en función de la duración de cada una. Al definir los planes de esta manera, puedes ofrecer a tus clientes una idea clara del alcance de tus entregas y de cuánto tiempo tomará cumplir con cada una de ellas. No sabrán solamente cuándo entregarás un activo, sino cuándo trabajarás en ello.

Ejemplo de diagrama de Gantt para planificar el lanzamiento de un producto

Este es un ejemplo de diagrama de Gantt perfecto. En el caso de los lanzamientos de productos, puedes usar un diagrama de Gantt para trazar el plan entero desde la idea hasta el lanzamiento y mucho más. Al visualizarlos en un diagrama de Gantt, puedes detectar conflictos con mayor facilidad antes de comenzar, puedes ver las dependencias entre los pasos y acceder a un panorama general claro de todo lo que sucede en relación con el lanzamiento y cuándo se producirá.

Ventajas y desventajas del diagrama de Gantt

A pesar de que los diagramas de Gantt pueden ser útiles, no siempre son la mejor forma de ver un proyecto. Para entender mejor si la más indicada es la vista de Cronograma tanto para ti como para tu proyecto, a continuación te mostramos algunas ventajas y desventajas para que consideres antes de lanzarte a hacer un diagrama de Gantt.

Ventajas de usar un diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt u hoja de ruta puede ser una herramienta potente para la gestión de los proyectos desde lo visual. Algunas de las ventajas de usar un diagrama de Gantt son las siguientes:

Obtienes una vista general del cronograma de actividades de tu proyecto

Al inicio de un proyecto, el diagrama de Gantt te permiten ver la dirección en que se dirigen tus planes y cuándo esperas cumplir cada logro. De este modo, puedes compartir el cronograma de actividades de tu proyecto con los demás colaboradores y planificar mejor la asignación de recursos. También te permiten saber lo que tienes que hacer, cuándo y así mantener todo encaminado.

Observas cómo las tareas se relacionan entre sí

Al agregar fechas de inicio y finalización a cada tarea y crear dependencias, puedes visualizar cómo cada pieza del trabajo afecta a las demás. Te ayuda a identificar problemas y a resolver conflictos de dependencia antes de empezar.

Mejoras la gestión de los recursos del equipo

Agregar un responsable a cada trabajo puede ayudarte a ver la duración de la tarea y quién la hará; y de este modo, podrás gestionar mejor el volumen de trabajo individual. Como todo está trazado de forma secuencial en una escala de tiempo, podrás ver si un compañero de equipo en particular o un equipo entero tiene demasiado trabajo en un momento determinado y así, reasignar o reprogramar las tareas según sea necesario.

Riesgos de usar un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt tienen sus imperfecciones. A continuación, se encuentran algunas dificultades que las personas enfrentan con frecuencia:

Prepararlos puede demandar mucho tiempo

Hacer un diagrama de Gantt no es instantáneo. En particular, si usas una hoja de cálculo (excel), te podría llevar bastante tiempo plasmar tu trabajo en la vista de un diagrama de Gantt. Incluso si usas una plantilla de diagrama de Gantt, probablemente aún tengas que hacerle ajustes para personalizarla según las necesidades específicas de tu equipo.

No es fácil gestionar un proyecto en el mismo lugar en el que lo planificaste

Los diagramas de Gantt tradicionales pueden utilizarse para la fase de planificación de un proyecto. Una vez que hayas trazado el esquema de tu trabajo, con frecuencia cambiarás a una herramienta o plataforma diferente para gestionar las actividades diarias y será difícil saber cuál es el verdadero punto de referencia de tu equipo.

Al agregar más detalles se vuelve más complicado

Independientemente de que hablemos de micropasos de un logro, archivos o una explicación de lo que quisiste decir con “Activar la campaña de recaptación”, agregar esos detalles útiles al plan de tu proyecto en un diagrama de Gantt puede convertir un plan ordenado en un desorden abrumador.

Diagrama de Gantt en excel vs programa de gestión de proyectos

Afortunadamente, existen alternativas a los diagramas de Gantt que ofrecen una vista general de cómo encaja todo el trabajo, sin las limitaciones típicas que implica crear un diagrama de Gantt en una hoja de cálculo. La elaboración de diagramas de Gantt en excel puede convertirse en un trabajo muy engorroso, muy especialmente cuando debes añadir entregables o modificar fechas. Comienzas añadiendo celdas, y mantenerlo actualizado resulta complejo. Vas añadiendo colores a los cuadraditos hasta que llega un momento en el que no te resulta de utilidad. Existen alternativas para elaborar cronogramas que incluyan dependencias, duración de las tareas y quién es el responsable de cada una de ellas.

Mejores herramientas para crear tu plan

Una herramienta para gestión de proyectos o trabajos como Asana, que también ofrece integraciones con tus herramientas favoritas, te puede ayudar a gestionar, coordinar y aportar detalles a tu proyecto en el mismo lugar en el que lo planificas. A la vez, pierdes menos tiempo que con los diagramas de gantt en excel, en tener que preparar todo.

Por ejemplo, puedes configurar el plan de tu proyecto con el Cronograma de Asana, una vista similar a la de un diagrama de Gantt que te permite establecer claramente cómo encajan todas las piezas de tu proyecto. Al igual que en un diagrama de Gantt, en el Cronograma se muestra cuándo se realizará cada paso, la duración de la tarea y quién es el responsable. Sin embargo, a diferencia del diagrama de Gantt, el Cronograma es fácil de preparar y mantener, y les brinda a los miembros de tu equipo la posibilidad de colaborar con el trabajo en el mismo lugar en el que se planificó el proyecto.

Ejemplos de otros tipos de gestión visual de proyectos

Dependiendo del tipo de trabajo que gestiones, un calendario o un tablero Kanban podría funcionar como una alternativa más ágil y rápida para preparar la representación visual del plan de tu proyecto en un Cronograma. Con Asana, también puedes cambiar entre distintas vistas del proyecto. Puedes ver cualquier proyecto con las vistas de Cronograma, Lista, Tablero o Calendario. Así tu equipo puede ver su trabajo de la forma en que lo prefiera. Puedes probar todas estas vistas con una versión de prueba gratis del plan Premium.

Planifica los proyectos como un profesional y agiliza tus tareas con plantillas

Independientemente de que uses un diagrama de Gantt o una alternativa similar, visualizar el plan de tu proyecto es el paso clave para cualquier equipo independientemente de que seas o no quien gestiona el proyecto. Te permite mostrar cómo encajan todas las piezas de tu proyecto, compartirlo con los miembros de tu equipo y adaptar tu plan a medida que el trabajo progresa para mantener todo encaminado.

Seguramente antes de llegar a este artículo ya hayas buscado muchas plantillas de diagramas de gantt que te ayuden con tu proyecto. Sin embargo, es probable que ninguna se haya ajustado del todo a las necesidades de tu proyecto. Con las plantillas para gestión de proyectos de Asana la elaboración de cronogramas para gestionar y planificar tus proyectos es mucho más fácil.

Elabora tu propio diagrama de Gantt y observa cómo todas las piezas encajan en Asana.