Lista de materiales (BOM): una plantilla gratuita para optimizar la producción

¿Alguna vez te apresuraste a hacer una receta, quizás omitiste algunos pasos o ingredientes, y luego te preguntaste por qué no te salió como la de la foto?

La lista de materiales (BOM, por sus siglas en inglés) es esencialmente la “receta” del proyecto: reúne los ingredientes, sigue los pasos al pie de la letra y tendrás un resultado final deliciosamente exitoso. Al igual que con tu receta favorita de galletas, usa una BOM para ayudarte a organizar y preparar los requisitos necesarios para finalizar un proyecto.

¿Qué es una lista de materiales?

Una lista de materiales (BOM) es precisamente una lista detallada de los materiales, componentes, instrucciones y requisitos necesarios para crear un producto final o entregable. Si bien suele usarse en el desarrollo y la fabricación de productos, puedes crear una BOM para casi cualquier proyecto, desde desarrollo de software hasta campañas de marketing.

Por lo general, crearás tu BOM durante la fase de planificación de un proyecto. Pero no es algo que deberías hacer solo. En su lugar, trabaja con los departamentos y las partes interesadas clave y los proveedores externos para asegurarte de que no se te escape ningún detalle.

Presenta tu BOM en un formato jerárquico, con el producto terminado en el nivel principal y los subconjuntos, componentes y otros requisitos enumerados en niveles inferiores. Este documento centralizado ayuda a que todos estén alineados con respecto a los requisitos y plazos exactos que se necesitan para el proyecto, independientemente del tipo de lanzamiento.

Beneficios de usar una lista de materiales

Una BOM precisa es una fuente única de referencias para producir un entregable o producto terminado. Sin ella, corres el riesgo de sufrir una serie de problemas: retrasos por falta de inventario, materiales desperdiciados y resultados inconsistentes.

Mayor transparencia

En una lista de materiales se detalla el marco de los requisitos de un proyecto para que todos lo sigan, de modo que los equipos y los proveedores que participan en el proyecto estén en sintonía. Este marco ayuda a garantizar la uniformidad y simplifica los procesos complejos a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.

Cálculo exacto del costo de los entregables terminados

Las listas de materiales son esenciales para calcular el costo exacto de los entregables. Si mantienes los materiales y los costos actualizados en tu BOM, será sencillo calcular el costo final del producto terminado, y si estás bien encaminado o no.

El costo final determina los márgenes, las ganancias e incluso los niveles impositivos, por lo que es fundamental que no te excedas del presupuesto. El control de los costos te ayudará a garantizar que los márgenes sigan siendo rentables y a evitar la corrupción del alcance.

Mejores flujos de trabajo

Una lista de materiales le da a tu equipo un marco para planificar mejor los flujos de trabajo. Al exponer detalladamente las funciones más importantes en tu BOM, puedes descubrir mejoras en los procesos que aumenten la eficiencia y la rentabilidad; como el mejor momento para hacer el pedido del inventario o reponerlo a fin de evitar tiempo de inactividad, o decidir qué equipos son los más adecuados para cada tarea.

Menor desperdicio de recursos

Con una BOM precisa, sabrás con anticipación exactamente lo que necesitas, cuánto de eso necesitas y cuándo lo necesitas para terminar tu proyecto. Esto es fundamental, porque la falta de elementos o entregables podría forzarte a detener el proyecto hasta que tengas todos los requisitos listos, lo que supondría una extensión de los plazos y un aumento de los costos operativos.

En fabricación, una BOM precisa también mejora la gestión del inventario ya que los equipos podrán prever y pedir las cantidades correctas de cada parte del producto final.

¿Cuáles son los tipos de BOM?

Puedes implementar una lista de materiales para prácticamente cualquier proyecto. Como resultado, existe una variedad de BOM específicas para cada proyecto. Si estás organizando un proyecto interdisciplinario o complejo, quizá necesites varias listas de materiales. En este caso, cada una enumerará los materiales y requisitos para cada componente del proyecto, desde diseño, operaciones, fabricación y más.

• BOM de varios niveles: incluye varios niveles de jerarquía, con el producto terminado en el nivel superior, y los materiales y componentes individuales debajo. De este modo, el equipo puede visualizar las relaciones entre sus partes y componentes. Desglosar tu BOM en jerarquías ayudará a tus equipos a comprender qué piezas se necesitan para cada parte del proyecto a medida que avanzan hasta el entregable final. 

• BOM modular: aquí se enumeran los materiales, documentos, partes y dibujos y diagramas de ingeniería que necesitas para completar un subconjunto. Usa las BOM modulares cuando tus entregables tengan muchas combinaciones posibles de módulos; como una campaña publicitaria con varios anuncios que muestran los diferentes beneficios de tu producto o servicio. 

• BOM configurable (CBOM): si trabajas en un sector que desarrolla productos altamente configurables, usa una CBOM para detallar todos los componentes necesarios para diseñar y fabricar un producto según los requisitos específicos de un cliente. Puedes organizar y dar forma fácilmente a estos documentos para reducir el esfuerzo necesario para mantener las estructuras de los productos. Para usar una CBOM, en primer lugar, debes contar con una estructura modular de la BOM.

• BOM de ingeniería (EBOM): contiene la lista de los elementos, partes, subconjuntos y conjuntos necesarios para crear el producto terminado. Ten en cuenta que un solo proyecto puede tener varias BOM de ingeniería, como una para la ingeniería eléctrica y otra para la ingeniería mecánica.

• BOM de software (SBOM): en este tipo de listas se enumeran todos los componentes de código abierto y de terceros presentes en un código base. Esto incluye las licencias de los componentes, las versiones y el estado de los parches para ayudar a los equipos de seguridad a identificar rápidamente cualquier riesgo asociado. Para crear un código de alta calidad, seguro y que cumpla con las normas, asegúrate de que tu SBOM sea precisa y esté actualizada.

• BOM de fabricación (MBOM): como el nombre lo indica, se utiliza para los proyectos de fabricación. En una MBOM se detallan todas las piezas y conjuntos necesarios para construir un producto completo y listo para enviar. Las MBOM deben detallar cada entregable e hito, incluidos los elementos utilizados en el proceso de ensamblaje así como los materiales de empaque, las instrucciones y las guías que se envían con el producto terminado. 

• BOM para equipos: en este tipo de BOM se enumeran todas las piezas de repuesto que se necesitan para finalizar el proyecto. Esto ayuda a los ingenieros de mantenimiento a identificar, ubicar y reemplazar rápidamente una pieza. Una BOM para equipos precisa permite a las organizaciones mejorar la confiabilidad al garantizar que la pieza correcta esté disponible en el momento apropiado.

Qué debes incluir en tu BOM

Ya sea que vayas a fabricar un producto o planificar tu próxima campaña de ventas, una BOM puede ayudarte a adquirir exactamente lo que necesitas para comenzar.

Los datos y la información presentes en una BOM variarán de un proyecto a otro, pero en general, la mayoría de las BOM incluyen estos elementos:

• Información del punto de contacto (POC): incluye información de contacto para que, en caso de que un proveedor o miembro del equipo tenga alguna pregunta con respecto a la BOM, pueda encontrar fácilmente a alguien que pueda ayudarlo. 

• Niveles de la BOM: en las BOM de varios niveles, es el número que identifica dónde encaja cada pieza o requisito dentro de la jerarquía de la BOM. Un producto terminado se consideraría el nivel 1.

• Elementos requeridos: enumera todos los materiales, piezas o componentes necesarios para finalizar tu proyecto, y asegúrate de incluir la mayor cantidad de detalles posibles, como por ejemplo: nombres de productos, números de pieza, descripciones, cantidad, proveedor, costo por unidad y costo total para cada uno. 

• Tipo de adquisición: esto define si el componente se adquirirá internamente o a través de un socio de la cadena de suministro o una agencia. Para las BOM que no son de fabricación, es el equipo responsable de la creación de cada entregable.

• Imágenes y URL: incluye diagramas, imágenes o enlaces, si corresponde.

• Prioridad: en todos los proyectos, existen entregables obligatorios y opcionales. Controla cuál es cuál para proteger tu proyecto de la corrupción del alcance. Por ejemplo, es recomendable tomar nota de qué componentes tienen los tiempos de entrega más largos o el valor monetario más alto para que tu equipo sepa que debe prestarles especial atención. 

• Posibles alternativas: si hay flexibilidad con respecto a algún componente o pieza, incluye las alternativas posibles en caso de que la opción original no esté disponible. 

• Nivel de revisión: indicar el nivel de revisión de tu BOM, o una manera de identificar cuántas veces se revisó y corrigió la BOM, ayudará a las partes interesadas a comprender rápidamente los cambios que han sufrido estos requisitos. Por lo general, simplemente se coloca R1, R2, R3, etc. en la parte superior de la BOM. 

Plantilla para listas de materiales

Descarga nuestra plantilla para listas de materiales a fin de gestionar de manera efectiva los pequeños detalles y componentes de tu próximo proyecto. Este es un documento dinámico que puedes usar para asegurarte de que todo tu equipo esté al tanto de lo que se requiere para lograr un producto terminado preciso y de alta calidad.

Cómo optimizar tu BOM

Una lista de materiales es un documento exhaustivo que requerirá mucho tiempo y atención. Una BOM efectiva puede mejorar la comunicación del equipo, la colaboración, los flujos de trabajo y la gestión de inventarios. Estas son algunas de las mejores prácticas generales que puedes seguir para garantizar que tu BOM sea precisa y efectiva. 

Personaliza tu BOM según las necesidades del proyecto

Antes de crear una BOM, identifica qué deberías incluir y personalízala según los requisitos únicos del proyecto. Piensa en cómo se puede utilizar una BOM en los distintos sectores.

Si estás construyendo una bicicleta, probablemente incluirás los números de pieza, las cantidades y las unidades de medida. Sin embargo, estos detalles no se aplicarán a una BOM de experiencia del usuario (UX) para el rediseño de una página de inicio.

Sé lo más preciso posible

Quizás te preguntes si un detalle pequeño, como pegamento o sujetadores, es lo suficientemente importante como para incluirlo en tu BOM. Piénsalo de este modo: si no incluyes el requisito en tu BOM, no estará en el producto final.

Las pequeñas cosas pueden marcar una gran diferencia en la precisión de tu BOM. Tómate el tiempo para enumerar tanta información útil como sea posible para garantizar que el documento sea minucioso y conciso. Mientras más detalles incluyas, mejor.

Limita el acceso a la edición

No todas las personas que participan en un proyecto necesitan editar el documento. Formaliza el proceso de quién tiene qué permiso para reducir la confusión y los errores humanos. Otorga los privilegios de edición solo cuando sea necesario; de todos modos, verás que la mayoría de las personas dentro de tu organización solo necesitan el acceso de solo lectura.

Da seguimiento a los cambios

Una BOM es un documento dinámico, lo que significa que necesitarás realizarle cambios y actualizaciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Sin embargo, demasiados cambios y una falta de supervisión puede llevar a imprecisiones y a un resultado final de baja calidad.

Desarrolla un sistema para supervisar cualquier cambio que se realice en la BOM. De este modo, podrás identificar y corregir los errores antes de que tengan un impacto en el producto terminado.

Usa una plantilla

Es probable que haya varios departamentos y personas que creen listas de materiales para cada fase del proyecto, por lo que recomendamos utilizar una plantilla que sea compatible con el grupo.

De esta manera, podrás implementar un proceso de pedidos uniforme, estandarizar la comunicación y aún tener la flexibilidad de personalizar la plantilla para que se adapte a tus necesidades.

Mejora tu planificación de la producción con una lista de materiales

Independientemente de cuáles sean tus objetivos, una BOM debidamente organizada sienta las bases para el éxito de tu proyecto. Para comenzar, descarga nuestra plantilla y personalízala para que se adapte mejor a las necesidades de tu proyecto.

Incluye todas las piezas, componentes, requisitos y cualquier otro recurso que consideres que podría ser de utilidad para tu equipo; y recuerda: siempre es mejor tener demasiados detalles que no tener los suficientes.