39 términos de gestión de proyectos que debes conocer

Independientemente de si te estás iniciando en el mundo de la gestión de proyectos o si te gustaría repasar los términos más importantes, hemos elaborado un glosario de términos comunes de gestión de proyectos con los que podrías encontrarte durante la gestión de un proyecto.

A medida que te familiarices con estos términos, comprenderás que tener un lenguaje común con los miembros de tu equipo puede ayudarte a gestionar tus proyectos sin problemas. Tu equipo estará más organizado, tendrá una idea más clara de lo que se debe hacer y una hoja de ruta sólida que los guiará hacia el logro de los objetivos.

Conceptos básicos de la gestión de proyectos

Si bien la gestión de proyectos puede abordar una gran variedad de temas, los términos que describiremos a continuación son comunes en la gestión de cualquier proyecto, independientemente del sector al que pertenezcas:

Caso de negocios

Un caso de negocios es un documento que destaca los beneficios que obtendrá tu empresa si llevas a cabo una iniciativa de negocios específica. Por ejemplo, puedes crear un caso de negocios para incorporar nuevos miembros al equipo o para elegir un software de gestión del trabajo nuevo.

Plan de contingencia

En la gestión de proyectos, un plan de contingencia es un conjunto de procedimientos previamente establecidos (un plan B) para implementar en caso de que el plan original no funcione. Se usa a menudo para proyectos e iniciativas más grandes y complejos para garantizar que todo salga bien, incluso si surge un pequeño contratiempo durante la ejecución.

Entregables

Los entregables son el producto o productos que esperas haber generado al finalizar el proyecto. Los entregables pueden ser tanto internos para los miembros del equipo, como externos para los clientes, y pueden incluir una gran variedad de activos, como por ejemplo, un producto completamente nuevo, una presentación para ventas, un aumento en el tráfico web, una actualización de funciones, entre otros. 

Dependencias

Las dependencias son tareas que no se pueden realizar hasta que se finalicen otras tareas. Un claro ejemplo de esto sería una revisión por parte del equipo de Asuntos Legales. Algunas tareas, como por ejemplo, la creación de una presentación de ventas, solo pueden avanzar una vez obtenida la aprobación del equipo de Asuntos Legales, lo que significa que la tarea de presentación de diapositivas de ventas depende de la aprobación de dicho equipo.

Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es un tipo de gestión visual de proyectos que muestra el desarrollo de un proyecto en formato de cronograma. Es una forma sencilla de dar seguimiento al ciclo de vida de un proyecto y estimar las fechas de finalización de las iniciativas específicas del proyecto.

Los diagramas de Gantt permiten a los gerentes de proyectos visualizar fácilmente qué trabajo debe realizarse, quién lo hace y cuándo. Las tareas se representan como barras horizontales cuya longitud representa la cantidad de tiempo que demandará esa iniciativa.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Un indicador clave de rendimiento (KPI) es una métrica que muestra cómo tu equipo progresa hacia un objetivo específico o hacia los objetivos del proyecto. 

Los KPI son una forma sencilla de hacer seguimiento del desempeño del proyecto. Por ejemplo, un especialista en marketing por email tiene un objetivo establecido para aumentar las tasas de clics en los emails. El KPI que da seguimiento a ese objetivo puede ser el porcentaje de tasa de apertura promedio de todos los emails de marketing enviados en ese trimestre.

Reunión inicial

Una reunión inicial o de lanzamiento es una oportunidad para reunirte con todos los participantes de un proyecto específico para asegurarse de que todos estén alineados y en sintonía con el plan del proyecto. Brinda a los miembros del equipo la oportunidad de hacer preguntas y garantiza que todos los involucrados en el proyecto tengan la oportunidad de expresar su opinión.

Gestión de portafolios de proyectos (PPM)

La gestión de portafolios de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés) es el proceso de creación de un portafolio central con muchos proyectos. Esto te permite obtener una panorama general de varios proyectos diferentes para poder visualizar cómo el trabajo diario del equipo se conecta con los objetivos del negocio.

Presupuesto

El presupuesto de un proyecto es la cantidad establecida de recursos que puedes usar para un proyecto específico. Se puede establecer en horas, como en el caso de las agencias, o en dinero.

Carta del proyecto 

Una carta del proyecto es un documento que describe los objetivos, el alcance y las responsabilidades principales de tu proyecto. Brinda a los participantes clave una descripción general del trabajo a realizar antes de aprobar el proyecto. La carta del proyecto se usa a menudo para convencer a los participantes clave de que aprueben un proyecto.

Software de gestión de proyectos 

El software de gestión de proyectos es un tipo de software específico para la gestión de proyectos. Algunos gerentes de proyectos usan un software de gestión de proyectos específico como Asana, mientras que otros optan por un software más general para su planificación, como Excel. Si bien un software de gestión de proyectos no es esencial para gestionar un proyecto, puede ayudarte a alinear a tu equipo para que trabaje de manera más eficiente, ya que les permite ahorrar tiempo, organizar los recursos y hacer un seguimiento de los hitos a medida que avanza el proyecto.

Objetivos del proyecto 

El objetivo de un proyecto es la meta que te propones lograr al final de un proyecto dado. Es el propósito principal por el que se lleva adelante un proyecto. El objetivo de un proyecto podría ser un activo tangible, como un producto nuevo, o podría ser un objetivo específico que deseas lograr, como por ejemplo, aumentar el número de seguidores en las redes sociales en un 300 %.

Plan del proyecto

Un plan de proyecto (también llamado plan de gestión de proyectos) es un esquema en el que se detallan todos los elementos clave que tu equipo necesita lograr para alcanzar los objetivos del proyecto con éxito. Los planes de proyecto son importantes porque allí se sientan las bases de todo el proyecto. Es la fuente central de referencias para todos los miembros del equipo involucrados en el proyecto ya que brinda orientación a cada participante y ayuda a que asuman sus responsabilidades. Si surge alguna pregunta, el plan del proyecto es la fuente de información a la que debes acudir.

Alcance del proyecto 

El alcance de un proyecto define claramente los objetivos, los plazos y los entregables que un proyecto debe lograr en un período determinado. Definir el alcance del proyecto con anticipación permite que los miembros del equipo puedan gestionar su tiempo individualmente. Además, los participantes clave podrán identificar cuándo surgirá algún cambio a medida que el proyecto avanza.

Cronograma del proyecto 

El cronograma de un proyecto es una herramienta de gestión de proyectos que te permite visualizar cómo encajan juntas todas las piezas de un proyecto. El cronograma de un proyecto puede ayudarte a establecer dependencias específicas durante el proceso de planificación del proyecto.

Gerente de proyectos

El gerente de proyectos es la persona responsable de garantizar que un proyecto se desarrolle sin problemas de principio a fin. Un proyecto puede tener un gerente de proyectos exclusivo, aunque en algunos casos la persona que desempeña la función de gerente de proyectos puede tener un título completamente diferente. El gerente de proyectos es responsable de cada etapa del proyecto, desde la idea hasta la finalización, así como de los flujos de trabajo clave a lo largo de todo el proceso.

Asignación de recursos

La asignación de recursos se refiere al proceso en el que identificas exactamente cuántos recursos puedes usar para un proyecto determinado. Un recurso puede ser:

• El plazo

• El presupuesto

• Los miembros del equipo

• Equipamiento

• Software

Gestión de recursos

La gestión de recursos es el proceso de planificación y programación de los recursos que necesitas usar para un proyecto determinado. La diferencia con la asignación de recursos radica en que aquí se planifica activamente dónde y cuándo usar los recursos que se han presupuestado para un proyecto dado.

Corrupción en el alcance

La corrupción en el alcance es lo que sucede cuando las tareas y los entregables de un proyecto exceden el alcance del proyecto determinado por un gerente de proyectos. Si bien una corrupción en el alcance no siempre es algo malo, puede aumentar considerablemente el tiempo que llevará finalizar un proyecto si no se supervisa y gestiona con cuidado.

Participantes

Los participantes del proyecto son las personas que pueden influir o verse afectadas por el proyecto en el que estás trabajando. Puede ser el equipo que trabaja directamente en el proyecto, otros equipos que necesitan aprender un proceso nuevo o incluso el director general de la empresa, quien debe asegurarse de que el negocio siga funcionando sin problemas.

Declaración de trabajo

Una declaración de trabajo es un documento formal que describe los requisitos específicos del proyecto. Describe claramente las actividades, los entregables y el cronograma del proyecto. Se usa con frecuencia cuando una agencia o contratista le brinda servicios a un cliente para asegurarse de que todos los involucrados estén alineados y bien informados sobre el trabajo que debe realizarse.

Metodología de gestión de proyectos

El proceso de gestión de proyectos puede variar según el sector en el que te encuentres o el tamaño de tu equipo. Todos los proyectos son únicos y, por lo tanto, existen diferentes tipos de procesos de gestión de proyectos. Las metodologías de gestión de proyectos más comunes son:

Ágil

La metodología ágil es un enfoque iterativo para gestionar los proyectos. Los equipos de desarrollo de software suelen implementar esta metodología debido a que las prioridades y necesidades de sus proyectos pueden cambiar muy rápidamente. En lugar de trabajar en una gran parte del proyecto, el método ágil se centra en partes más pequeñas para que puedas modificar rápidamente tu estrategia de trabajo en caso de ser necesario. Esto garantiza que los cambios realizados en el producto se centren en entregar el mejor resultado al usuario final.

Gestión del valor ganado

La gestión del valor ganado es una técnica que permite que los gerentes de proyectos puedan comprender el valor ganado del proyecto al comparar el trabajo finalizado en un momento dado con el plan del proyecto establecido. Puedes calcular el valor ganado multiplicando el porcentaje del trabajo finalizado hasta la fecha por el costo total del presupuesto del proyecto. Esta técnica de gestión de proyectos puede ayudarte a hacer un seguimiento del presupuesto y el cronograma de tu proyecto.

Proceso iterativo

En la gestión de proyectos, un proceso iterativo describe un proceso que se perfecciona continuamente a medida que avanza el proyecto. Los procesos iterativos a menudo se organizan por períodos específicos o sprints, e incluyen períodos de análisis y reflexión para revisar el trabajo realizado y ver qué se puede mejorar para la próxima iteración.

Kanban 

Kanban es una forma de gestión visual de proyectos, a menudo representada por tableros Kanban. En un tablero Kanban, el trabajo se muestra en un tablero del proyecto organizado por columnas, y cada tarea está representada por una “tarjeta” ubicada en la columna correspondiente. Las columnas a menudo representan una etapa específica del trabajo, y las tarjetas se mueven a las columnas correspondientes a medida que avanzan a la siguiente etapa del proceso.

Proyectos en ambientes controlados (PRINCE2)

PRINCE2 es una metodología de gestión de proyectos basada en procesos que se centra en la estructura del equipo de gestión de proyectos y en la justificación comercial del proyecto.

En la metodología PRINCE2, los proyectos se dividen en siete procesos:

1. Puesta en marcha del proyecto

2. Inicio del proyecto

3. Dirección del proyecto

4. Control de cada fase

5. Gestión de la entrega de productos

6. Gestión de los límites de cada fase

7. Cierre del proyecto

Scrum

Scrum es una técnica de la metodología ágil en la que los equipos aprenden de las experiencias pasadas para incidir en los próximos pasos de su proyecto. Los equipos Scrum, suelen tener un Scrum Master asignado, una persona encargada de guiar a los equipos a través de las distintas etapas de Scrum.

La metodología Scrum se basa en cuatro etapas principales:

• Planificación

• Ejecución

• Revisión

• Análisis retrospectivo

Modelo de cascada

El modelo en cascada es una forma lineal de gestión de proyectos en donde cada paso del proyecto depende del paso anterior. El modelo de cascada generalmente requiere de mucha planificación previo a su ejecución para garantizar que se tengan en cuenta todas las dependencias del proyecto. Este modelo a menudo se visualiza en un diagrama de Gantt.

Los acrónimos más usados en la gestión de proyectos

A medida que vayas profundizando en la gestión de proyectos, encontrarás una gran variedad de acrónimos, como por ejemplo: 

Gestión de procesos de negocios (BPM)

La gestión de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés) se refiere a la aplicación de métodos para optimizar y automatizar los procesos de negocios. Este término cubre una amplia gama de estrategias diferentes, pero se usa con mayor frecuencia cuando se trata de optimizar o automatizar los flujos de trabajo.

Certificación CAPM (Certified Associate in Project Management)

La CAPM (Certified Associate in Project Management) es una certificación inicial ofrecida por el Project Management Institute (PMI), diseñada para las personas con poca experiencia laboral.

Método de la ruta crítica (CPM)

El método de la ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés) es una herramienta de modelado para la gestión de proyectos. El gerente de proyectos identifica y establece una lista de todas las tareas del proyecto que deben realizarse, las dependencias entre dichas tareas y el tiempo estimado de cada una. Luego, el proyecto se mide de principio a fin para visualizar todo el proceso en un cronograma general.

Técnica de revisión y evaluación de programas (PERT)

La técnica de revisión y evaluación de programas se usa para identificar y calcular el tiempo que se tarda en finalizar una tarea o actividad específica. Un diagrama de PERT es un diagrama de flujo que muestra los pasos que deben completarse en un orden determinado, en combinación con los requisitos de tiempo. Si no tienes disponible un diagrama de PERT, puedes usar un diagrama de Gantt.

Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (PMBOK®)

La Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos es un conjunto de terminología estándar y directrices establecidas por el Project Management Institute. La Guía PMBOK® abarca metodologías de gestión de proyectos como el método de la ruta crítica (CPM) y la estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés).

Project Management Institute (PMI)

El Project Management Institute es una organización profesional dedicada exclusivamente a la gestión de proyectos. El Project Management Institute ofrece certificaciones y clases para aquellos interesados ​​en seguir una carrera en la gestión de proyectos.

Project management professional (PMP)

Un profesional de la gestión de proyectos (PMP, por sus siglas en inglés) es cualquier persona que se dedique a la gestión de proyectos. No es necesario tener el título de gerente de proyectos para ser considerado un profesional de la gestión de proyectos.

Gráfico RACI

Los gráficos RACI (también denominados Matriz de asignación de responsabilidades) se usan para identificar los roles y responsabilidades de los equipos para cualquier tarea, hito o entregable del proyecto. RACI es el acrónimo de:

• Responsable

• Aprobador

• Consultado

• Informado

Objetivos SMART

SMART es un acrónimo que te ayuda a establecer objetivos definidos, realistas y alcanzables. SMART es un acrónimo en inglés que significa:

• Específicos

• Medibles

• Alcanzables

• Realista

• De duración limitada

Análisis FODA

Un análisis FODA es una herramienta diseñada para la toma de decisiones que te ayuda a identificar los aspectos más importantes de tu proyecto. FODA es un acrónimo que significa:

• Fortalezas

• Debilidades

• Oportunidades

• Amenazas

Estructura de desglose del trabajo (WBS)

Una estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés) es un plan condensado de un proyecto organizado visualmente de forma jerárquica Esto significa que contiene los elementos clave de un plan de proyecto, como los objetivos, los entregables, los cronogramas y los participantes clave. Los gerentes de proyectos usan estructuras de desglose del trabajo para poder visualizar los proyectos y los entregables relacionados con las dependencias.

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