Entrevista para el puesto de PM: 15 preguntas, respuestas y consejos

¡Felicitaciones! Tendrás una entrevista para un puesto de gerente de proyectos, pero, justo después de agendar la fecha en tu calendario, empiezas a sentir ansiedad. Tu mente se acelera. ¿Qué tipo de preguntas te harán? ¿Cómo puedes prepararte y asegurarte de demostrar confianza? ¿Tienes las habilidades de gestión de proyectos necesarias para tener éxito?

Respira hondo, estamos aquí para ayudarte. Si tienes una entrevista para un puesto de gerente de proyectos y quieres prepararte con respuestas inteligentes a las típicas preguntas, esta publicación es para ti.

Y eso no es todo. Agregamos también otros consejos y recursos que te ayudarán a sentirte verdaderamente preparado para tu próxima entrevista.

¿Qué hace un gerente de proyectos?

Antes de sumergirnos en las preguntas de la entrevista, echemos un vistazo a qué hace realmente un gerente de proyectos.

La función del gerente de proyectos ha cambiado significativamente a lo largo de los años. Inicialmente, estos roles eran puestos técnicos altamente especializados, y los gerentes de proyectos estaban certificados en herramientas de gestión avanzadas y complejas. Afortunadamente, las herramientas modernas permiten que una mayor cantidad de personas en diferentes puestos accedan a la gestión de proyectos. Ahora, en la mayoría de los casos, el gerente está menos centrado en los aspectos técnicos y más en alinear a las partes interesadas, mejorar la claridad y alcanzar los objetivos del proyecto.

El concepto de “gestión de proyectos” varía entre empresas, departamentos y puestos. Por ejemplo, en Asana, creemos que, si administras proyectos, eres un gerente de proyectos, independientemente de tu cargo.

Para saber qué espera el entrevistador de ti como gerente de proyectos, analiza detenidamente la descripción del puesto a fin de comprender la responsabilidad principal. ¿Se trata de gestión de personas, gestión de costos, gestión de riesgos, gestión de programas o algo completamente diferente?

Si sabes exactamente qué implicará tu puesto, puedes usar esa información para prepararte mejor para la entrevista. Esto también te ayudará a determinar cuáles de las siguientes preguntas y respuestas serán las más relevantes en tu caso.

1. Cuéntame sobre ti

Si bien técnicamente no es una pregunta, muchas veces, será lo primero que diga el entrevistador. La respuesta debe ser como un discurso de presentación. Esta es tu oportunidad de resumir brevemente quién eres, por qué estás allí y qué te convierte en el mejor candidato.

Qué significa la pregunta: Para el entrevistador, es una excelente manera de iniciar la conversación, darle al candidato la oportunidad de sentirse cómodo y dar una primera impresión. El entrevistador quiere saber quién eres como persona y por qué quieres el puesto.

Cómo responder: Explica brevemente cuál fue tu último cargo o cuál es el actual. Luego, nombra algunas habilidades que aprendiste en tu trabajo anterior y cómo te ayudarán en este puesto. Mantente positivo, sé sincero y deja que tu pasión brille.

Qué no decir: No te limites a repetir tu currículum, ya que el entrevistador seguro lo leyó antes. Dile algo que no sepa y que no pueda averiguar solo con tu currículum. Además, recuerda mantener el profesionalismo y trata de percibir cómo es la otra persona. Lamentablemente, no a todos los entrevistadores les interesa saber que tienes una nueva mascota.

2. ¿Tienes experiencia trabajando desde casa y gestionando un equipo remoto?

Dado que trabajar desde casa ahora es habitual para muchas empresas, es posible que debas administrar un equipo totalmente remoto ahora o en el futuro. Los gerentes de proyectos suelen ser líderes de equipos o de proyectos, por lo que es posible que el entrevistador desee obtener más información sobre tu experiencia en esta área.

Qué significa la pregunta: Los gerentes virtuales enfrentan más desafíos que los gerentes que comparten la oficina con sus compañeros de equipo. El entrevistador quiere saber si tienes experiencia previa en la gestión de equipos virtuales.

Cómo responder: Si tienes experiencia en la gestión de un equipo remoto, ¡genial! Habla sobre algunos de los desafíos que has enfrentado por no estar en persona y cómo los superaste. Si no tienes mucha experiencia relevante, explica que puedes usar herramientas de gestión de proyectos y realizar actividades para fortalecer los vínculos del equipo a fin de mejorar la interacción, la comunicación y la colaboración en equipos remotos.

Qué no decir: No minimices el desafío que implica mantener motivados y comprometidos a los miembros de un equipo virtual. El entrevistador necesita saber que tomas en serio la moral del equipo y entiendes lo que se necesita para conectarte con tu equipo en un mundo remoto.

3. ¿Cómo mantienes motivado a tu equipo?

Si tu equipo de proyecto no se siente motivado, tendrá dificultades para realizar el trabajo de alto impacto. Esto puede generar retrasos en los proyectos y falta de calidad en los entregables. Como gerente, una de tus responsabilidades es saber cómo mantener a tu equipo motivado y avanzando hacia el objetivo del proyecto.

Qué significa la pregunta: El entrevistador quiere saber cuáles son tus tácticas para mantener a un equipo comprometido y motivado.

Cómo responder: Para comenzar, puedes describir el entorno de trabajo que esperas ofrecer a tu equipo. Además de crear un ambiente laboral donde tus compañeros de equipo se sientan valorados, reconocidos y comprendidos, también es importante establecer metas y expectativas transparentes. Explica que establecer hitos realistas no solo mantiene el proyecto en marcha, sino que también fomenta el trabajo eficaz del equipo.

Qué no decir: No hables de recompensas monetarias como aumentos o promociones. Los equipos que hacen su trabajo solo por motivación extrínseca no se sienten tan satisfechos como los equipos que sienten una motivación intrínseca para desempeñarse bien.

4. ¿Cuál es tu estilo de liderazgo preferido?

Existen varios estilos de liderazgo diferentes y, aunque algunos pueden ser más populares que otros, no existe uno correcto o incorrecto. De hecho, los miembros de tu equipo pueden beneficiarse de diferentes estilos según sus personalidades únicas, los proyectos en los que están trabajando actualmente y los desafíos que enfrentan.

Qué significa la pregunta: Si bien los términos liderazgo y gestión a menudo se usan indistintamente, no todos los gerentes son líderes y no todos los líderes son gerentes. Si el entrevistador hace esta pregunta, probablemente esté buscando a alguien que pueda ser ambos, por lo que es importante que sepas cuál es tu estilo.

Cómo responder: Asegúrate de saber qué implican los diferentes estilos de liderazgo. Conoce los riesgos y beneficios de tu estilo para responder con confianza preguntas de seguimiento sobre tus habilidades de liderazgo específicas como:

• Como líder democrático, ¿cómo te aseguras de que tu equipo aún confíe en ti cuando tomas una decisión sin su opinión?

• ¿Cómo abordas la resolución de conflictos como líder afiliativo?

• Como líder transformacional, ¿cómo abordas la presión que tu equipo puede sentir debido a tu participación constante?

• ¿Cuál es tu estilo de comunicación como líder transaccional?

• Como líder laissez-faire o delegativo, ¿cómo mantienes a tu equipo encaminado?

Qué no decir: No evadas la pregunta simplemente diciendo que tu estilo de liderazgo depende de la situación. Si eso es cierto y tu estilo de liderazgo es de hecho situacional, habla más sobre cómo lo adaptas y ofrece ejemplos de cuándo usarías un estilo de respaldo, capacitación, delegación o dirección.

5. ¿Cómo comunicas las malas noticias a tu equipo?

Tus responsabilidades como gerente de proyectos incluyen dar noticias al equipo, buenas y malas. Ya sea que gestiones personas o proyectos, en algún momento, es probable que tengas que transmitir malas noticias a otros.

Cómo abordas las situaciones difíciles, como comunicar que no están alcanzando los objetivos de un proyecto o que están perdiendo fondos para una iniciativa clave, indicará cuán calificado estás para ser gerente.

Qué significa la pregunta: Es probable que el entrevistador quiera saber si tienes la integridad y las habilidades de comunicación necesarias para dar malas noticias al equipo sin causar malentendidos o problemas.

Cómo responder: Comenta que el desafío de comunicar malas noticias implica lograr un equilibrio en representar y comprender tanto la respuesta emocional del equipo como la decisión de los ejecutivos de alto nivel. Explica que la mejor técnica para comunicar malas noticias de manera eficaz supone una buena preparación.

Indica que una vez que hayas preparado el mensaje y practicado cómo decirlo, harás todo lo posible para usar un lenguaje directo al comunicar las noticias para evitar malentendidos. También es importante dedicar tiempo a las preguntas del equipo y definir los siguientes pasos para que se sientan preparados para lo que está por venir.

Qué no decir: No intentes responder a esta pregunta con un giro positivo. Las malas noticias son malas noticias y no hay razón para venderlas como algo que no son. En cambio, sé realista y asegúrate de demostrarle al entrevistador que comprendes los riesgos potenciales y la gravedad de una situación como esta.

6. ¿Cómo priorizas las tareas?

Como gerente de proyectos, tu jornada laboral puede cambiar en un instante. Las nuevas tareas, las solicitudes de cambios o una parte interesada confundida que necesita una aclaración de inmediato pueden alterar todos tus planes. Es importante que sepas priorizar el trabajo si quieres sobresalir en este puesto.

Qué significa la pregunta: El entrevistador está buscando una respuesta muy directa y detallada sobre cómo priorizas las tareas.

Cómo responder: Explica el método de gestión del tiempo que usas. Tal vez uses la matriz de Eisenhower para saber qué tareas deben realizarse de inmediato y cuáles pueden programarse para más adelante, delegarse a otra persona o eliminarse por completo.

Quizá prefieras la estrategia “No lo dejes para mañana” y abordar las tareas más grandes y complejas a primera hora de la mañana. Independientemente de cuál sea tu método preferido para priorizar tareas, explica rápidamente cuál es y proporciona un ejemplo específico de cómo lo aplicarías, o mejor aún, de cómo lo has aplicado en el pasado.

Qué no decir: No te limites a decir que vas con la corriente. Un gerente hábil utiliza herramientas y técnicas para priorizar las tareas por importancia y urgencia, así que asegúrate de compartir tu enfoque con el entrevistador.

7. ¿Cómo es para ti un proyecto ideal?

La respuesta no es “uno que sale de acuerdo con el plan”. El objetivo de esta pregunta es obtener más información sobre en qué tipo de proyectos prefieres trabajar.

Qué significa la pregunta: El entrevistador quiere saber con qué tipo de proyectos sientes más seguridad y confianza. Esto no será una garantía de que trabajarás con el tipo de proyecto que describas, pero le dará al entrevistador una mejor idea de tus habilidades.

Cómo responder: La mejor manera de responder a esta pregunta es con honestidad. Dile al entrevistador qué tipo de proyectos te interesan más. Quizá prefieras trabajar en proyectos altamente colaborativos e innovadores. Tal vez trabajes mejor cuando un proyecto está optimizado y no hay demasiadas partes móviles al mismo tiempo. O quizá eres excepcional al administrar múltiples proyectos pequeños que se ejecutan simultáneamente. Cualquiera sea tu pasión, compártela con el entrevistador. Y, si puedes, da un ejemplo de un proyecto específico que hayas realizado en el pasado que haya sido realmente gratificante para ti.

Qué no decir: No mientas ni digas que puedes manejar cualquier tipo de proyecto. Incluso si esto es cierto, debes profundizar en el tipo de proyecto que más te emociona para que tu respuesta resulte más genuina.

8. ¿Cómo abordas los cambios en un proyecto?

Los proyectos rara vez salen según lo planeado, por lo que tu posición es tan importante. Como gerente de proyectos, estarás a cargo de adaptar el cronograma, comunicar los cambios e implementarlos adecuadamente.

Qué significa la pregunta: El entrevistador quiere saber cuáles estrategias de solución de problemas conoces. Según el nivel del puesto, es posible que también quiera saber cuán familiarizado estás con los procesos de gestión de cambios.

Cómo responder: Al responder esta pregunta, demuestra tu capacidad para adaptarte a situaciones inesperadas o incómodas. Convence al entrevistador de que eres rápido y de que has manejado con éxito cambios en proyectos anteriormente.

Qué no decir: No omitas los detalles. Si no sabes bien cómo explicar cómo manejas los cambios en un proyecto, proporciona un ejemplo de la vida real. Esto también le demostrará al entrevistador que has abordado con éxito una situación como esta antes.

9. ¿Qué métodos de gestión de proyectos has utilizado en el pasado?

Hay muchas metodologías diferentes y es probable que hayas usado o implementado más de una en el pasado. Ya sea que estés familiarizado con los entornos de trabajo ágiles, el modelo en cascada o la gestión de equipos con Scrum, este es el momento de demostrar tus conocimientos.

Qué significa la pregunta: El entrevistador quiere saber si los métodos de gestión de proyectos que utilizas se adaptan al estilo de la organización.

Cómo responder: Habla sobre la metodología de gestión de proyectos que más conoces y ofrece un ejemplo de cómo la has utilizado. Por ejemplo, podrías hablar sobre tu experiencia con equipos Scrum o sobre proyectos que administraste con tableros Kanban. Explica por qué utilizaste esa metodología específica y si funcionó para el equipo y el proyecto.

Qué no decir: No te limites a decir palabras de moda. Asegúrate de saber qué significa “Agile” si vas a hablar sobre la implementación de esta metodología. Los entrevistadores notan si sabes de qué estás hablando o no, por lo que es mejor prepararte para las preguntas de seguimiento.

10. ¿Con qué herramientas de gestión de proyectos tienes experiencia?

Hay una gran variedad de herramientas de gestión de proyectos disponibles y es probable que hayas utilizado muchas. Realmente no hay una respuesta correcta o incorrecta a esta pregunta, pero puedes obtener algunos puntos adicionales si personalizas tu respuesta.

Qué significa la pregunta: El entrevistador quiere tener una idea de cuántas herramientas de gestión de proyectos conoces y de qué tipos.

Cómo responder: Responde con sinceridad qué herramientas y software de gestión de proyectos has utilizado en el pasado. Si es posible, averigua cuáles utiliza la empresa que te está entrevistando. Puedes encontrar información en su sitio web o en un sitio de reseñas o preguntarle a un empleado a través de LinkedIn. Con esta información, puedes adaptar tu respuesta a la herramienta que utiliza la empresa y hacerle saber al entrevistador que la has utilizado en el pasado o que sabes cómo funciona.

Qué no decir: No juzgues ninguna herramienta de gestión de proyectos. Es posible que tengas una plataforma preferida (Asana, ¿verdad?) o incluso que exista una herramienta que no quieres ni nombrar, pero ahora no es el momento de compartir tu opinión personal. Simplemente enumera las herramientas con las que tienes experiencia y explica tu nivel de habilidad, si corresponde.

11. ¿Tienes experiencia en la gestión de costos o presupuestos?

Si bien no todos los puestos de gestión de proyectos requieren conocimientos de gestión de costos, esta es una pregunta muy común para los puestos de gestión de recursos humanos, contabilidad o finanzas. Así que echemos un vistazo a la mejor manera de responderla.

Qué significa la pregunta: El entrevistador quiere saber si has tenido que administrar costos antes y, probablemente, espere escuchar un ejemplo.

Cómo responder: Si no tienes experiencia en la gestión de presupuestos, responde con honestidad y dile al entrevistador cómo planeas desarrollar esta habilidad. Si tienes experiencia en la gestión de presupuestos o costos, habla sobre algún presupuesto que administraste, de qué estabas a cargo y cómo asignaste recursos adicionales cuando fue necesario.

Qué no decir: No inventes presupuestos ni hables de cómo manejas tu presupuesto personal si no tienes experiencia profesional. Ser fiscalmente responsable no es lo mismo que saber gestionar el presupuesto de un proyecto. Así que sé honesto acerca de tu experiencia y nivel de habilidad.

12. ¿Qué te motiva a dar lo mejor en un proyecto?

Esta es una excelente oportunidad para hablar sobre un proyecto que salió muy bien y explicar por qué fue uno de tus mejores trabajos hasta la fecha. Probablemente, te impulsó tu pasión, fuiste capaz de inspirar al equipo y llevaste adelante el proyecto porque te sentías muy motivado.

Qué significa la pregunta: La motivación es diferente para todos. El entrevistador quiere averiguar qué te mantiene motivado para comprender mejor tu personalidad.

Cómo responder: Piensa en qué te motiva cuando estás trabajando. ¿Un gran equipo al que le encanta colaborar? ¿Te encanta ir a trabajar para resolver problemas? ¿Te emociona aprender cosas nuevas y expandir tus habilidades? Lo que sea que te genere satisfacción y te motive a dar lo mejor de ti en un proyecto, compártelo con el entrevistador y proporciona un ejemplo, si puedes.

Qué no decir: No menciones el dinero. Es obvio que el dinero es un factor importante en el momento de levantarte para ir a trabajar todos los días, pero el entrevistador te hace esta pregunta para averiguar qué otros factores te motivan.

13. Cuéntame sobre un desafío que hayas enfrentado y cómo lo abordaste

Como gerente, encuentras muchos proyectos desafiantes. Comparte un desafío que se haya convertido en un proyecto exitoso o una gran experiencia de aprendizaje para demostrar que puedes superar obstáculos o contratiempos.

Qué significa la pregunta: El entrevistador quiere saber más sobre tus habilidades para solucionar problemas y cómo abordas los desafíos. Quiere escuchar un ejemplo específico.

Cómo responder: La mejor manera de responder a esta pregunta es aplicar el método STAR. Este te permite dividir una situación en cuatro categorías:

• Situación: Comienza por la situación en la que te encontrabas. Por ejemplo, explica que tu equipo se redujo repentinamente porque dos personas estuvieron enfermas durante un período prolongado.

• Tarea: Explica cómo querías resolver la situación. Por ejemplo, tu objetivo era asegurarte de poder entregar el proyecto a tiempo.

• Acción: Describe los pasos que seguiste para alcanzar la meta. Por ejemplo, primero intentaste obtener ayuda de otro equipo. Cuando eso no funcionó, tuviste que subcontratar a un profesional independiente para que realice algunas de las tareas más simples, así el equipo tenía más tiempo libre para las demás tareas.

• Resultado: Para terminar, comparte el resultado de la situación. Por ejemplo, contratar a un profesional independiente permitió que el equipo se centrara en las tareas importantes y finalizara el proyecto a tiempo. Además, decidiste contratar al profesional independiente para el próximo proyecto porque hizo un trabajo increíble al respaldar al equipo.

Qué no decir: No hables sobre un desafío personal. El entrevistador quiere saber cómo abordas problemas como la falta de recursos, comentarios negativos o retrasos en los proyectos. Ya sea que tengas experiencia previa como gerente de proyectos o no, todos hemos enfrentado momentos difíciles en el trabajo, así que comparte una situación en la que hayas abordado un problema con éxito.

14. ¿Por qué quieres dejar tu trabajo actual?

Obviamente, estás en la entrevista por una razón, y el entrevistador siente curiosidad por lo que esperas encontrar aquí que te falta en tu trabajo actual.

Qué significa la pregunta: El entrevistador quiere averiguar una de estas dos cosas (o ambas): ¿Cómo hablas de tu empleador anterior o actual y qué te motivó a postularte para este puesto?

Cómo responder: En lugar de mirar hacia atrás y hablar sobre tu empleador anterior o actual, menciona qué es lo que más te atrae de esta nueva oportunidad. ¿Te emociona la posibilidad de mudarte? ¿Quieres adquirir nuevas habilidades o asumir más responsabilidades? Tal vez estés buscando mejorar el equilibrio entre tu vida personal y profesional y sientes que esta nueva empresa es el lugar ideal para hacerlo. Deja que brille tu entusiasmo por el nuevo puesto. Esto te diferenciará de otros candidatos.

Qué no decir: No critiques a tu antiguo empleador. No importa cuán terrible sea o haya sido tu trabajo anterior o actual, es importante mirar hacia adelante y mantenerte positivo en la entrevista.

15. Menciona tres tácticas que hayas utilizado para desarrollar y mantener excelentes relaciones con los clientes

En función de la industria en la que trabajes, es posible que tengas que tratar con clientes de forma regular. Si tienes la habilidad de crear y mantener relaciones sólidas, serás un gran activo para la empresa.

Qué significa la pregunta: Es importante mantener felices a los clientes. El entrevistador quiere saber si tienes más de una carta bajo la manga cuando se trata de generar relaciones profesionales significativas.

Cómo responder: Piensa en tus relaciones anteriores con los clientes y qué valoraron más. ¿Apreciaron tu comunicación rápida y positiva? ¿Los hiciste sentir como si fueran tu único cliente? ¿Superabas constantemente sus expectativas? ¿Pudiste entender sus objetivos y “hablar su idioma”? Todas estas son tácticas probadas para construir y mantener relaciones comerciales sólidas.

Qué no decir: No presumas lo bueno que eres con los clientes. La humildad es una de las muchas técnicas para mantener relaciones profesionales positivas, así que asegúrate de mantenerte humilde durante la entrevista para demostrar que eres capaz de hacerlo.

Consejos para la entrevista

Saber qué decir es importante, pero una entrevista de trabajo es mucho más que eso. Debes dar una buena impresión y asegurarte de que tu personalidad se destaque del resto del grupo de candidatos (especialmente en persona o por Zoom). Estos son nuestros mejores consejos para deslumbrar a todos en la entrevista.

Además de practicar tu lenguaje corporal y las respuestas a las preguntas que compartimos en este artículo, debes familiarizarte con algunos conceptos comunes de la gestión de proyectos. De esta manera, cuando surjan durante la entrevista, no tendrás que preguntar qué significan y poner en riesgo tus posibilidades de obtener el trabajo.

Sin embargo, si alguna vez no entiendes una pregunta del entrevistador, no tengas miedo de preguntar. Esto puede ahorrarles tiempo y evitar malentendidos.

¡Obtén el puesto!

Ahora que sabes qué decir (y qué no decir) durante una entrevista de trabajo, no tenemos dudas de que lo lograrás.

Y si consigues el puesto, asegúrate de utilizar herramientas que faciliten tu trabajo, como el software de gestión de proyectos de Asana, que está diseñado para minimizar el cambio entre diferentes aplicaciones. De esa manera, tú y tu nuevo equipo podrán mantener todo, desde mensajes hasta cronogramas, en un solo lugar y centrarse en lo que realmente importa.