Inicio del proyecto: el primer paso para una gestión exitosa del proyecto

“Comencemos desde el principio, un buen lugar para empezar”.

No estaremos cantando Do, Re, Mi con los Alpes austríacos como escenario de fondo, pero el sabio consejo de Julie Andrews de que “el principio es un buen lugar para empezar”, se aplica tanto a la música como a la gestión de proyectos. Un buen comienzo establece las bases necesarias para una gestión de proyectos exitosa. Y con el inicio del proyecto, puedes asegurarte de tener todo lo que necesitas antes de empezar el proyecto.

¿Qué es el inicio de un proyecto?

El inicio de un proyecto es el primer paso para comenzar un nuevo proyecto. Durante esta fase, se explica por qué estás realizando el proyecto y qué valor aportará a la empresa. Luego, puedes usar esta información para obtener la aceptación de los participantes clave.

El término “inicio del proyecto” proviene del modelo de cinco fases creado por el Project Management Institute (PMI). El PMI describe este modelo en su Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, también conocida como la Guía PMBOK®. Este modelo divide el ciclo de vida de un proyecto en las siguientes fases:

• Inicio del proyecto: Define el proyecto en líneas generales para obtener su aceptación.

• Planificación del proyecto: Crea objetivos detallados y una hoja de ruta del proyecto.

• Ejecución del proyecto: Usa la información recopilada en los dos primeros pasos para lanzar tu proyecto. 

• Desempeño del proyecto: Mide la efectividad del proyecto mediante indicadores clave de rendimiento (KPI). 

• Cierre del proyecto: Organiza una reunión de análisis con las partes interesadas del proyecto. 

Inicio del proyecto vs. planificación del proyecto

Durante la fase de inicio, debes definir el proyecto en líneas generales para demostrar el valor que aportará al negocio. Una vez que hayas obtenido la aceptación de los participantes clave y hayas probado que tu proyecto es factible, pasarás a la fase de planificación. Aquí es cuando defines en detalle los objetivos específicos, los entregables y la hoja de ruta del proyecto. Piénsalo de la siguiente manera: durante la fase de inicio, debes brindar suficiente información para garantizar la aprobación del proyecto. Una vez que tengas luz verde, te dedicarás a brindar los detalles de planificación del proyecto.

¿Por qué es importante la fase de inicio del proyecto?

Empezar un proyecto nuevo es muy emocionante. Sin embargo, es importante asegurarse de que la iniciativa realmente agregue valor antes de pasar a la fase de planificación. Ahí es donde entra en juego el inicio del proyecto. En esta etapa se ofrece un enfoque estructurado para demostrar el caso de negocios del proyecto y probar que el trabajo en cuestión es viable. Durante el inicio del proyecto también se garantiza que se incluya a todos los participantes desde el principio, para obtener visibilidad, asegurar los recursos necesarios y evitar obstáculos costosos.

Los 4 pasos para empezar el proceso de inicio del proyecto

Tienes una idea muy interesante para un proyecto nuevo. ¿Y ahora qué? A continuación, te mostramos cómo abordar esta primera fase en la gestión de proyectos y cómo puedes establecer una base sólida para tu proyecto nuevo.

1. Crea una carta del proyecto o un caso de negocios

En este primer paso, debes demostrar por qué tu proyecto es necesario y qué valor agregado aportará al negocio. Puedes hacer esto con una carta del proyecto o con un caso de negocios. Estos documentos siguen la misma idea fundamental, ya que ambos se usan para detallar la información clave del proyecto y presentar la iniciativa a las partes interesadas. La diferencia principal entre estos documentos es el alcance. La carta del proyecto se usa para iniciativas más pequeñas mientras que el caso de negocios se crea para proyectos más grandes que requieren recursos significativos. Por ejemplo, puedes crear una carta del proyecto para el rediseño de la página de inicio de la empresa y un caso de negocios para la renovación de la marca de la empresa.

Independientemente de si usas una carta de proyecto o un caso de negocios, esta es tu oportunidad para demostrar el valor agregado que tu proyecto aportará al negocio y por qué necesitas ciertos recursos, como, por ejemplo, un presupuesto, equipamiento o miembros del equipo. Incluimos a continuación una plantilla modelo donde se muestran los elementos que se suelen incluir en este tipo de documentos:

Carta del proyecto

En una carta del proyecto se muestra por qué tu proyecto es importante, cuál es su propósito y quienes trabajarán en dicha iniciativa, todo mediante los siguientes elementos:

• Por qué: los objetivos y el propósito del proyecto

• Qué: el alcance del proyecto, incluido un esquema del presupuesto

• Quién: los participantes clave, los patrocinadores y los miembros del equipo del proyecto

Caso de negocios

Un caso de negocios incluye los mismos elementos que una carta de proyecto, más los componentes que se detallan a continuación:

• Un análisis financiero completo, que incluye una estimación del retorno sobre la inversión (ROI) que aportará el proyecto  

• Un análisis de los riesgos del proyecto y un plan de gestión de riesgos

• Un plan de acción que incluya cómo se tomarán las decisiones, como, por ejemplo, un gráfico RACI, un plan de comunicaciones y cuáles serán los próximos pasos si se aprueba el caso de negocios.  

2. Identifica a los participantes clave y preséntales tu proyecto

A continuación, identifica quién debe aprobar la carta del proyecto o el caso de negocios. Estos serán los participantes clave que inciden directamente en el resultado de tu proyecto, por ejemplo, los directores ejecutivos, los patrocinadores del proyecto o los equipos interdisciplinarios a los que les has solicitado presupuesto o recursos. Si no estás seguro de quiénes son los participantes clave, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Quién debe aprobar mi proyecto? 

• ¿Quién proporcionará los recursos para mi proyecto? 

• ¿Quién puede influir en mi proyecto? 

También puedes realizar un análisis de los participantes del proyecto para asegurarte de no pasar por alto a ningún miembro importante. Con esta metodología se divide a los participantes en cuatro grupos principales: aquellos con alta influencia y alto interés, los de alta influencia y bajo interés, los de baja influencia y alto interés y los de baja influencia y bajo interés. Todos los que se encuentren en el primer grupo (alta influencia y alto interés) probablemente sean los participantes clave que deberían aprobar tu proyecto durante la fase inicial.

También es un buen momento para identificar a otras personas que puedan estar interesadas o verse afectadas por tu proyecto. Aunque no necesitan aprobar oficialmente la iniciativa, podría ser útil informarles con anticipación, especialmente si este proyecto afectará su trabajo. También podrían brindar apoyo adicional aportando recursos o información adicional.

La aceptación de los participantes clave durante la fase de inicio es muy importante, ya que no solo te permite a asegurar la aprobación, el apoyo y los recursos, sino que también ayuda a aumentar la visibilidad del proyecto y a evitar obstáculos costosos durante el ciclo de vida del proyecto.

3. Realiza un estudio de viabilidad

A esta altura ya has presentado tu proyecto, demostrando el valor que aportará y cómo se ajusta al plan estratégicogeneral de la empresa. Ahora es el momento de conducir un estudio de viabilidad para confirmar que es posible llevar adelante el proyecto con los recursos que tienes disponibles.

En pocas palabras, un estudio de viabilidad evalúa si tu proyecto podría tener éxito. El estudio responde las siguientes preguntas:

1. ¿Mi equipo tiene los recursos necesarios para completar este proyecto?

2. ¿El retorno sobre la inversión (ROI) será suficiente como para seguir adelante con este proyecto? 

Si puedes responder ambas preguntas de manera afirmativa, entonces tienes un fundamento sólido para avanzar con tu proyecto. Si el estudio de viabilidad concluye que no tienes suficiente presupuesto o recursos, tienes un caso sólido para contactar a los participantes clave y solicitar más recursos. Y si el ROI de tu proyecto no es suficiente, puedes usar estos datos para modificar tu plan de proyecto o buscar una oportunidad completamente diferente.

¿Todos los proyectos necesitan un estudio de viabilidad?

Los estudios de viabilidad se suelen usar para proyectos más grandes que requieren una cantidad importante de recursos de la empresa. Es posible que no necesites realizar un estudio de viabilidad para proyectos más pequeños con un impacto mínimo a largo plazo. También puedes omitir este paso si has gestionado un proyecto similar en el pasado, si tus competidores ya tienen éxito con una iniciativa similar o si ya has realizado un estudio de viabilidad similar en los últimos tres años. Ten en cuenta que conducir un estudio de viabilidad requiere tiempo y recursos, así que asegúrate de que realmente lo necesites antes de ponerte a trabajar en ello.

4. Reúne el equipo y las herramientas

Ahora que tienes el proyecto aprobado y que has probado su viabilidad, finalmente puedes empezar a armar el equipo, el lugar de trabajo y las herramientas que necesitarás para avanzar con esta iniciativa. A continuación, compartimos algunos consejos para que puedas comenzar:

• Un buen equipo puede ser de gran ayuda para que tu proyecto sea un éxito, y puede llevar tiempo encontrar personas con las habilidades y la experiencia adecuadas. Te recomendamos empezar este proceso lo antes posible, tan pronto se apruebe el proyecto, especialmente si necesitas contratar empleados nuevos o colaboradores externos. Y, dependiendo de los procedimientos de tu empresa, posiblemente debas presentar una solicitud con anticipación para poder reasignar empleados de otras áreas a tu proyecto. 

• Piensa cómo quieres organizar la estructura de tu equipo. Por ejemplo, ¿quieres una estructura simple donde los miembros del equipo estén bajo la dirección de un sólo líder de equipo, o prefieres dividir el equipo por ubicación geográfica?

• El lugar de trabajo puede incidir directamente en tu forma de trabajar. Si estás planificando gestionar tu proyecto de forma remota, asegúrate de que cuentas con la infraestructura adecuada para gestionar un equipo virtual. Y si tu equipo trabajará en una oficina, ten en cuenta que tal vez debas solicitar dicho espacio con antelación, especialmente antes de realizar lareunión inicial del proyecto. 

• Elige las herramientas adecuadas. Piensa cómo trabajará el equipo en las tareas diarias. Por ejemplo, ¿usará el email, Google Docs o un software de gestión de proyectos más robusto? Considera usar una herramienta como Asana, que te permite centralizar las comunicaciones del equipo, asignar tareas con responsables y fechas de entrega claros y organizar proyectos de manera sencilla y adaptada a tu equipo, todo en un solo lugar.

A continuación: planificación de proyectos

La fase de inicio del proyecto te permite establecer una base sólida para tu proyecto. Garantiza que puedas demostrar la necesidad comercial de tu proyecto, obtener las aprobaciones necesarias, confirmar la viabilidad de tu trabajo y empezar a formar tu equipo.

Una vez hecho esto, podrás finalizar tu plan de proyecto y establecer los objetivos, los entregables, los hitos y la hoja de ruta del proyecto. ¡Que tengas una excelente planificación! ¡Y que puedas iniciar muchos proyectos exitosos!