¿Por qué fracasan los proyectos? 7 causas comunes y sus soluciones

La mayoría de los gerentes de proyectos han sentido en carne propia lo que es que un proyecto fracase. De hecho, los participantes de una encuesta del Project Management Institute de 2021 informaron que, durante el año pasado, el 12 % de los proyectos de sus empresas estuvieron destinados al fracaso. Pero, en tu caso (si bien no eres la única persona que quiere evitar fracasar con los proyectos) ya estás dando un gran paso al leer este artículo. Entonces, celebremos la planificación anticipada y evitemos que surjan estos errores comunes durante la evolución del trabajo.

¿Cuándo se considera que un proyecto ha fracasado?

Se podría decir que un proyecto ha fracasado por los siguientes motivos:

• El proyecto no cumplió con las expectativas.

• No obtuviste lo que esperabas.

• El trabajo no se terminó a tiempo.

Sin embargo, el fracaso es algo subjetivo. Muchas veces, con los proyectos con los que se “fracasa” aún se obtienen resultados favorables importantes; incluso cuando no hayas cumplido con un plazo previsto o no hayas presentado un entregable como se esperaba. Y, a pesar de que uno siempre se siente mal cuando fracasa, muchas veces viene de la mano con el planteo de otros objetivos desafiantes.

Por ejemplo, aquí, en Asana, creemos que si todo te resulta bien el 100 % del tiempo, es porque probablemente no has sido lo suficientemente ambicioso durante la planificación. Dicho esto, es importante que nos aseguremos de que cuando los proyectos fracasen sea por los motivos correctos, como establecer un objetivo ambicioso para inspirar al equipo, y no por algún error que se podría haber evitado.

7 causas comunes por las que fracasan los proyectos (y sus soluciones)

Afortunadamente, estos problemas comunes se pueden resolver. Entonces, con un poco de planificación anticipada, puedes evitar el fracaso sobre la marcha.

1. Objetivos poco claros

El problema: El equipo no está alineado con los objetivos del proyecto y no hay manera de medir el éxito. 

Los objetivos de los proyectos son lo que planeas lograr al terminar el proyecto. Los objetivos deben ser específicos y tener una duración limitada. Debes poder medirlos cuando hayan finalizado. Si los objetivos no están claros, es muy difícil mantener al equipo alineado o, incluso, saber si el proyecto resultó ser un éxito o un fracaso.

Por ejemplo, imagina que el equipo diseña una página de pagos para la aplicación móvil. Si no tienen un objetivo claro como “Reducir en un 30 % el tiempo promedio que los usuarios dedican a pagar (durante el 2.º trimestre)”, es muy difícil saber qué funciones nuevas favorecerán el funcionamiento de la página. Y, una vez que el proyecto haya terminado, te verás presionado a medir el rendimiento sin un objetivo concreto contra el cual compararlo.

Los objetivos poco claros son un problema común. Según el Índice de la anatomía del trabajo de 2021, para el que se entrevistaron más de 10 000 empleados del conocimiento, menos de la mitad de todos los empleados entendían de qué manera contribuían con su trabajo diario a los objetivos más amplios de la empresa.

La solución: Establece objetivos claros como parte del proceso de planificación.

Cuando los objetivos de los proyectos son efectivos, el equipo se alinea y, además, tienes un parámetro para medir el éxito. Establece los objetivos antes de empezar y serán la guía del proyecto. O lo que sería mejor, incluye al equipo en el proceso de definición de objetivos, así podrás asegurarte de que todos estén alineados desde el principio.

Una buena idea es establecer los objetivos como parte del plan general del proyecto, en el que además se definen los integrantes, los entregables, los cronogramas y mucho más.

2. La corrupción del alcance

El problema: Los entregables del proyecto cambian a medida que se avanza con el trabajo.

Es muy difícil detectar la corrupción del alcance, porque a menudo se produce de forma lenta y gradual. Es lo que sucede cuando los entregables de los proyectos exceden el alcance y terminas con más trabajo del que habías previsto.

Por ejemplo, imagina que planificaste publicar 10 artículos de un blog durante el mes como parte del lanzamiento de un producto nuevo. Sin embargo, recibes una solicitud de otro integrante para agregar dos publicaciones con el fin de promover un producto diferente. Con esa tarea nueva, hay que estirar los recursos y debes postergar las fechas de publicación en el tablero.

La corrupción del alcance es uno de los factores principales por los que no se cumple con los objetivos o por los que los proyectos fracasan. De hecho, los participantes de una encuesta del Project Management Institute de 2021 manifestaron que, durante el año pasado, el 34 % de los proyectos de sus empresas se vieron afectados por corrupción del alcance.

La solución: Define (y divulga) el alcance del proyecto antes de empezar.

Cuando defines el alcance con anticipación, es más fácil presentar resultados a tiempo y dentro del presupuesto. Puedes planificar la asignación de recursos con anticipación y asegurarte de que el equipo no se verá abrumado con preguntas de último momento. También resulta muy útil documentar el alcance del proyecto para posponer las solicitudes extra que puedan surgir. Si tomáramos el ejemplo anterior, nos referiríamos a cumplir con las 10 publicaciones del blog y entregar el proyecto a tiempo.

Puedes documentar el alcance del proyecto en una “declaración del alcance”. Esta declaración puede formar parte del plan del proyecto o, incluso, ser un documento aparte. Una vez que hayas creado la declaración del alcance, no olvides compartirla con los demás integrantes. Cuando todos entiendan con claridad qué incluye y qué no incluye el proyecto, es muy probable que ya no vengan con una avalancha de preguntas nuevas. Y cuando recibas una solicitud extra, podrás poner en práctica un proceso de control de cambios para determinar si es lo suficientemente importante como para agregarla al alcance del proyecto.

3. Expectativas poco realistas

El problema: El éxito no es viable.

Los objetivos que inspiran ayudan a motivar al equipo, pero deberían ser viables. Si los objetivos del proyecto son demasiado ambiciosos, pueden surgir rápidamente el estrés entre los compañeros de equipo o la falta de cumplimiento de los plazos previstos.

Por ejemplo, imagina que el equipo de Ventas tiene un amplio objetivo de lograr 100 encargos durante el mes. Pero dos miembros del equipo están de licencia, entonces, el resto de los integrantes deberán trabajar horas extra para lograr el objetivo. Significa que no hay suficientes recursos para lograr el objetivo y que, por lo tanto, es inalcanzable.

Los objetivos demasiado ambiciosos pueden ser la criptonita de los cronogramas. Según el Índice de la anatomía del trabajo de 2021, la causa más común por la que no se cumplieron los plazos previstos fueron las expectativas poco realistas.

La solución: Establece objetivos SMART.

Con algo de planificación anticipada, todavía puedes establecer objetivos que inspiren y para los que no se requieran horas extra. Para generar objetivos ambiciosos (pero viables), asegúrate de que sean SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada. Con la aplicación de la metodología de objetivos SMART se deja en claro cuál sería un resultado positivo. A la vez, ofrece una hoja de ruta y una línea de llegada claras para el proyecto. Si te aseguras de que los objetivos sean viables y se encuentren dentro del alcance del proyecto, puedes mitigar los riesgos del proyecto y preparar al equipo para el éxito.

4. Recursos limitados

El problema: No tienes los recursos que necesitas para hacer el trabajo.

Los recursos son todo lo que necesitas para completar un proyecto; como el presupuesto, el personal, el tiempo, el espacio o las herramientas. La falta de recursos puede retrasar un proyecto o incluso frenarlo por completo.

Por ejemplo, imagina que trabajas en una campaña publicitaria para un producto nuevo. El vencimiento se acerca, pero el presupuesto para la edición de video freelance se ha agotado. Como solamente hay un editor propio en la empresa, debes demorar el lanzamiento de la campaña. En este caso, te has quedado sin el presupuesto y sin el personal que necesitabas para presentar el trabajo a tiempo.

La solución: Genera un plan para la gestión de recursos por anticipado. 

A veces los imprevistos, como los recortes presupuestarios son muy difíciles de predecir. Pero muchas veces, con un poco de planificación, puedes garantizar que el equipo tendrá lo que necesite para abordar los objetivos del proyecto. Con el plan de gestión de recursos dispones la cantidad y el tipo de recursos que se necesitarán para el proyecto; para saber exactamente qué se hace falta antes de empezar. Después, aplica las mejores prácticas para asignación de recursos e identifica exactamente en qué momento habría que asignar cada recurso a cada proyecto. Por ejemplo, puedes incluir la cantidad de horas de trabajo de los empleados, el presupuesto, equipos tecnológicos o incluso un espacio de trabajo.

5. Mala comunicación

El problema: Los miembros del equipo no entienden cómo ni cuándo comunicar las novedades.

Hoy en día, las comunicaciones son mucho más complejas que nunca antes. Según el Índice de la anatomía del trabajo de 2021, en promedio, las personas cambian entre 10 aplicaciones 25 veces por día para trabajar, y el 27 % de los trabajadores dicen que hay acciones y mensajes que se pierden al cambiar entre aplicaciones.

Con la gran cantidad de aplicaciones que hay hoy en día, es difícil saber cuándo y dónde deberían mostrarse las diferentes actualizaciones del proyecto. Significa que el trabajo puede estar en riesgo si los miembros del equipo no están alineados acerca de qué canales de comunicación usar, cuándo usarlos o a quién se le debería comunicar qué.

Por ejemplo, imagina que lideras un equipo de trabajo remoto que está disperso en distintos lugares de Norteamérica y de Europa. Dependes de una mezcla de distintas herramientas de comunicación para trabajar, que incluye los emails, los mensajes, las videoconferencias y los documentos compartidos. Pero el equipo no tiene documentación sobre cuándo usar cada canal. Entonces, los miembros de los equipos, con frecuencia, comparten las actualizaciones importantes en canales que solamente ven algunas pocas personas. En consecuencia, se pierden detalles clave y el trabajo, con frecuencia, se duplica.

La solución: Crea y comparte un plan de comunicaciones.

En un plan de comunicaciones claro se detalla cómo se transmitirá la información importante y continua del proyecto. Le brinda a tu equipo claridad sobre cuáles son las herramientas que hay que usar para qué temas. En el plan se define con qué frecuencia se compartirán las actualizaciones (y quién debería compartirlas). También se identifica cuándo incluir a otros integrantes. Con un plan sólido de comunicaciones puedes dedicar menos tiempo a perseguir información y más a ocuparte de los objetivos del proyecto.

Un plan de comunicaciones típico incluye la frecuencia, el canal, la audiencia y el responsable de cada tipo de comunicación que se usará. Por ejemplo, puedes incluir esos detalles en las actualizaciones de estado semanales de los proyectos.

• Tipo de comunicación: actualizaciones de estado de los proyectos

• Frecuencia: semanal

• Canal: emails

• Audiencia: el equipo que trabaja con el proyecto

• Responsable: el gerente del proyecto

6. Retrasos en el cronograma

El problema: Se incumplen los plazos previstos, entonces se producen demoras significativas en el proyecto y además, el trabajo se debe hacer rápido.

Un vencimiento que se pasa por alto por aquí, una reunión se posterga por allá; en el momento, parecen no tener consecuencias, pero a la larga se transforman en una bola de nieve y hay que trabajar rápido, los compañeros de equipo se estresan y se producen grandes demoras en el proyecto.

Por ejemplo, imagínate lo siguiente: estás planificando una muestra para un museo y la reunión de logística con los responsables del lugar de la exposición se ha pospuesto un par de veces. Ahora faltan dos semanas para el gran día de la inauguración y tu equipo debe atravesar el proceso planificado mucho más rápido para lograr estar listos a tiempo —o, incluso, podrías necesitar posponer el evento—. Las demoras en las programaciones como estas son cada vez más comunes. Por semana, se incumplen hasta un 26 % de los plazos previstos, según el Índice de la anatomía del trabajo.

La solución: Incluye un cronograma dentro del plan del proyecto.

¿Recuerdas el tan útil plan del proyecto que mencionamos antes? Normalmente, incluye un cronograma detallado del proyecto. En el cronograma del proyecto se exhiben todos los pasos que se necesitan para finalizar el proyecto, quién es el responsable de cada trabajo y cuándo vence cada tarea.

Un cronograma efectivo de un proyecto aporta claridad al equipo acerca de cómo se conectan todas las piezas. De ese modo, identificas fácilmente qué hitos clave dependen de otros. Entonces, puedes trabajar en retrospectiva a partir de las fechas de entrega para garantizar que habrá tiempo suficiente para finalizar cada etapa. También puedes incluir al equipo en el proceso de programación para considerar los cronogramas y responsabilidades de cada uno.

7. Falta de transparencia

El problema: Los miembros del equipo no encuentran la documentación importante del proyecto.

Entonces, has elaborado un plan de proyecto infalible y completo, con el cronograma, el plan de comunicaciones, el plan de gestión de recursos y los objetivos SMART. ¿Y ahora qué?

Si estos documentos son estáticos y tu equipo no accede a ellos fácilmente, puede resultar muy complicado comunicar las actualizaciones sin las reuniones de estado que demandan tanto tiempo. Y aun así, la información se puede perder entre tantos datos mezclados.

La solución: Usa una herramienta de gestión del trabajo para alojar toda la información del proyecto en un solo lugar.

La gestión del trabajo te ayuda a organizar los flujos de trabajo y a preparar los procesos para que el equipo pueda colaborar a largo plazo. La herramienta correcta de gestión del trabajo puede servir como fuente única de referencias para la información, la documentación y el estado del proyecto. Por supuesto, recomendamos Asana (obviamente, no somos imparciales), pero es porque Asana ofrece a los equipos un sistema activo de vistas con las que cualquiera puede ver y gestionar el trabajo y las prioridades del equipo de la manera en que mejor se adapte a sus necesidades. Pero independientemente de la herramienta que uses, ya con un software para gestión de proyectos, tu equipo podrá acceder a la información que necesita y estar al día con las últimas novedades sobre el proyecto. Significa que puedes deshacerte de las planillas de Excel para seguimiento que se vuelven rápidamente obsoletas y sentir la tranquilidad de que tu equipo cuenta con la información en tiempo real siempre que la necesita.

Haz proyectos infalibles

Ahora que conoces estos motivos comunes por los que fracasan los proyectos; a continuación, te mostramos algunas herramientas para que prepares los proyectos para el éxito:

Una carta del proyecto para presentar el proyecto a los demás involucrados.

Un plan del proyecto para mantener los trabajos bajo control, que incluya lo siguiente:

• Metas y objetivos del proyecto

• Métricas de éxito

• Participantes y sus roles

• Alcance y presupuesto

• Hitos y entregables

• Cronograma y programa

• Plan de comunicaciones

Un plan de gestión de recursos para gestionar la disponibilidad laboral del equipo.

Un registro de riesgos para identificar posibles contratiempos.

Una reunión inicial del proyecto para alinearse con respecto a los detalles clave y obtener la aceptación de las partes involucradas.

Una herramienta de gestión de proyectos para coordinar todo.

El camino al éxito de los proyectos

Probablemente, a esta altura del artículo ya hayas entendido bien que la planificación anticipada es la clave para gestionar los riesgos y evitar el fracaso con los proyectos. Si empoderas al equipo con la planificación estratégica y teniendo en cuenta todos los aspectos, puedes marcar el camino hacia el éxito y dar en el blanco con los objetivos clave. Entonces, empieza a planificar con antelación para garantizar el éxito de los próximos proyectos que están por llegar.