Cómo aplicar un estudio de viabilidad en la gestión de proyectos

Tener la responsabilidad de llevar adelante un proyecto complejo que tenga un impacto potencialmente significativo en la organización puede ser muy emocionante. Por una parte, eres quien conduce a un gran cambio. Pero por otra, el fracaso resulta intimidante.

Aquí es donde el estudio de viabilidad entra en juego. Si nunca antes usaste un estudio de viabilidad para la gestión de proyectos en este artículo encontrarás, paso a paso, todo lo que necesitas saber para empezar a aplicarlo.

¿Qué es un estudio de viabilidad?

Los estudios de viabilidad, a veces llamados análisis o informes de viabilidad, sirven para evaluar si el plan de un proyecto podría salir bien o no. Con los estudios de viabilidad se evalúa la practicidad del plan de un proyecto a fin de determinar si existe la posibilidad de avanzar o no con ese proyecto.

Para llevarlo a cabo hay que responder a dos preguntas:

1. ¿Nuestro equipo tiene las herramientas o los recursos necesarios para finalizar este proyecto? 

2. ¿El retorno de la inversión será suficiente como para que valga la pena trabajar en esto? 

Los estudios de viabilidad son importantes para los proyectos que representan inversiones significativas para el negocio. También pueden ser necesarios para los proyectos que tengan el potencial de generar un gran impacto en la presencia en el mercado.

Si eres el gerente del proyecto, tal vez no seas el responsable directo de realizar el estudio de viabilidad, pero sí es importante que sepas qué son estos estudios. Al entender los diferentes elementos que se incluyen en un estudio de viabilidad, puedes brindar un mejor apoyo al equipo, conducir el estudio de viabilidad y garantizar que el proyecto sea un éxito.

Cuándo se lleva a cabo un estudio de viabilidad

El estudio de viabilidad se debería realizar después de haber armado el proyecto, pero antes de haber empezado a trabajar. El estudio es parte del proceso de planificación del proyecto. De hecho, con frecuencia, se hace junto con el análisis FODA o con la evaluación de riesgos del proyecto, dependiendo de cada caso en particular. 

Los estudios de viabilidad son útiles para lo siguiente: 

• Confirmar las oportunidades del mercado antes de comprometerte con un proyecto.

• Reducir la cantidad de alternativas comerciales.

• Crear documentación acerca de los beneficios y detrimentos de la iniciativa propuesta.

• Aportar más información para tomar la decisión de si conviene avanzar o no con el proyecto.

Probablemente no necesites un estudio de viabilidad si se da alguna de las siguientes condiciones:

• Ya sabes que el proyecto es viable.

• Ya trabajaste en un proyecto similar.

• Tu competencia está teniendo éxito en el mercado con una iniciativa similar.

• El proyecto no es grande, es sencillo y tiene un impacto mínimo en el negocio a largo plazo.

• En tu equipo ya se hizo un estudio de viabilidad similar dentro de los últimos tres años.

Algo para tener en cuenta es que un estudio de viabilidad no es la presentación de un proyecto. Durante la presentación de un proyecto, se evalúa si el proyecto es una buena idea o no para la empresa y si los objetivos del proyecto están alineados con el plan estratégico general. Normalmente, una vez que se ha definido que el proyecto es una buena idea; entonces, se hace el estudio de viabilidad para confirmar si el proyecto se puede llevar a cabo con las herramientas y recursos que hay a disposición.

Estudio de viabilidad vs. carta del proyecto

La carta de un proyecto es un documento relativamente informal con el que se presenta el proyecto a las partes interesadas. Piensa en la carta como si fuera un mensaje de presentación de los objetivos, el alcance y las responsabilidades del proyecto. Por lo general, el patrocinador o los ejecutivos que participan en el proyecto revisan la carta antes de ratificar ese proyecto. 

El estudio de viabilidad se debería implementar después de haberse ratificado la carta del proyecto. No se trata de un documento en el que se presenta si el proyecto está o no alineado con los objetivos del equipo, más bien es una forma de garantizar que el proyecto es algo que puedes cumplir junto con el equipo.

Estudio de viabilidad vs. caso de negocios

Un caso de negocios es una versión más formal de la carta de un proyecto. Mientras que, normalmente, para las iniciativas más pequeñas y simples crearías una carta del proyecto, para las iniciativas más amplias y complejas que generarán un mayor impacto comercial creas casos de negocios. Este documento más extenso y formal también incluirá información financiera y, por lo general, incluirá a participantes de niveles jerárquicos más altos.

Recién después de que el caso de negocios tenga la aprobación de los participantes relevantes, podrás conducir el estudio de viabilidad para garantizar que el trabajo se pueda llevar a cabo efectivamente. Si hallas que no lo es, puedes comunicarte con los ejecutivos y solicitarles más recursos, herramientas o tiempo para asegurar que el caso de negocios sea viable.

Estudio de viabilidad vs. plan de negocios

Un plan de negocios es un documento formal que contiene los objetivos de la organización. Normalmente, el plan de negocios se redacta al momento de la fundación de la empresa o cuando el negocio atraviesa un cambio significativo. En el plan de negocios se comunican muchas otras decisiones comerciales, incluido el plan estratégico a tres o cinco años.

A medida que implementes el plan estratégico y de negocios, te irás ocupando de los proyectos individuales. Los estudios de viabilidad ofrecen la posibilidad de evaluar la practicidad de los proyectos o iniciativas individuales.

Los 4 elementos de un análisis de viabilidad

Hay cuatro elementos principales en un estudio de viabilidad: la viabilidad técnica, la financiera, la del mercado (o de compatibilidad con el mercado) y la operativa. También puedes encontrarte con que algunos los entienden como cuatro tipos de estudios de viabilidad diferentes, a pesar de que la mayoría de los estudios de viabilidad, en realidad, incluyen una revisión de los cuatro elementos.

Viabilidad técnica

Con el estudio de viabilidad técnica se revisan los recursos técnicos disponibles para el proyecto. Con este estudio determinas si cuentas con el equipamiento correcto y suficiente, y con los conocimientos técnicos necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto. Por ejemplo, si en el plan del proyecto se propone crear 50 000 productos por mes, pero solamente puedes producir 30 000 en tus fábricas, este proyecto no será viable a nivel técnico.

Viabilidad financiera

La viabilidad financiera describe si el proyecto es o no viable a nivel de finanzas. En el informe de viabilidad financiera se incluye el análisis de costo/beneficio del proyecto. También se proyecta el retorno de la inversión (ROI) esperado y se prevé cualquier riesgo financiero posible. El objetivo al final del estudio de viabilidad es entender los beneficios económicos a los que conducirá el proyecto.

Viabilidad del mercado

El estudio de viabilidad del mercado es una evaluación de cómo el equipo espera que se comporten los entregables del proyecto en el mercado. Esta parte del informe incluye un análisis del mercado, el desglose de la competencia y proyecciones de ventas.

Viabilidad operativa

Con el estudio de viabilidad operativa se evalúa si la organización es capaz o no de finalizar el proyecto. Incluye la necesidad de contar con el personal adecuado, la debida estructura organizativa y cualquier otro requisito legal vigente. Al terminar el estudio de viabilidad operativa, el equipo tendrá una idea de si cuentan con los recursos, las habilidades y las competencias necesarias para realizar el trabajo.

Lista de verificación para un estudio de viabilidad

La mayoría de los estudios de viabilidad tienen la misma estructura. Estos documentos sirven para evaluar la practicidad de una idea de negocios propuesta. Un estudio de viabilidad claro puede resultar de mucha ayuda para los participantes del proyecto durante el proceso en que deben tomar decisiones.

En un estudio de viabilidad encuentras lo siguiente:

• Un resumen ejecutivo en el que se describe la viabilidad general del proyecto.

• Una descripción del producto o servicio que se desarrolla con ese proyecto.

• Cualquier otro aspecto técnico, incluidos los relacionados con la tecnología, el equipamiento o el personal.

• La encuesta de mercado, que incluye un estudio del mercado actual y de la estrategia de Marketing. 

• El estudio de viabilidad operativa, con la evaluación de si la estructura organizativa actual del equipo puede llevar adelante esta iniciativa o no.

• El cronograma del proyecto.

• Las proyecciones financieras basadas en el informe de viabilidad financiera.

6 pasos para llevar a cabo un estudio de viabilidad

Probablemente no vayas a conducir el estudio de viabilidad tú mismo, pero tal vez sí te pidan que brindes detalles e información al respecto. Para llevar a cabo un estudio de viabilidad, contrata a algún consultor capacitado o pídelo a la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) interna. Pregunta si se ocupan de este tipo de trabajos. En general, los pasos que toman para realizar el estudio son los siguientes: 

1. Hacer un análisis preliminar.

Al proceso para generar un estudio de viabilidad hay que dedicarle mucho tiempo. Antes de profundizar en el estudio de viabilidad, es importante que evaluemos el proyecto para descartar cualquier impedimento obvio o insalvable que pueda haber. Por ejemplo, si para el proyecto se requiere contar con un presupuesto mucho más alto que el que tiene tu organización, es probable que no puedas finalizarlo. Algo similar sucedería si fuera necesario que los entregables del proyecto estuvieran listas y en el mercado para una fecha específica y, en realidad, supieras que no estarían disponibles sino hasta varios meses después de ese día. Tampoco en este caso sería viable el proyecto. Estos tipos de obstáculos de gran escala hacen que el estudio de viabilidad se vuelva absolutamente innecesario, porque queda claro que el proyecto no es viable.

2. Evaluar la viabilidad financiera.

Piensa en el estudio de viabilidad financiera como si fuera el estado de resultados proyectado para este proyecto. Con esta parte del estudio de viabilidad se aclaran los ingresos esperados a partir del proyecto y se perfila lo que deberá invertir la organización, en términos de tiempo y dinero, para cumplir con los objetivos del proyecto.

Durante el estudio de viabilidad financiera, ten en cuenta si el proyecto afectará o no al flujo de caja del negocio. Dependiendo de la complejidad de la iniciativa, tal vez les convenga a la Oficina de Gestión de Proyectos interna o al consultor externo trabajar con el equipo de Finanzas para realizar un análisis de los costos y beneficios del proyecto.

3. Hacer una evaluación del mercado.

La evaluación del mercado, o estudio de viabilidad del mercado, es una excelente opción para identificar la demanda en el mercado. Este estudio ofrece una idea de los ingresos esperados para el proyecto y de cualquier riesgo potencial del mercado que se pueda presentar.

La evaluación del mercado, más que cualquier otro estudio de viabilidad, ofrece la posibilidad de evaluar si hay una oportunidad en el mercado o no. Durante este estudio, es crítico que evalúes las posiciones de la competencia y que analices la información demográfica para tener una idea más clara de cómo se comportará el proyecto.

4. Considerar las viabilidades técnica y operativa.

A pesar de que las finanzas se vean bien y de que el mercado esté listo, es posible que la organización no pueda trabajar con la iniciativa. Para evaluar la viabilidad operativa, considera el personal o el equipamiento que se necesita para el proyecto. ¿Qué recursos de la organización, como el tiempo, el dinero y las habilidades del personal, son necesarios para que el proyecto se finalice con éxito?

Dependiendo del proyecto, también puede ser necesario tener en cuenta el impacto legal de la iniciativa. Por ejemplo, si el proyecto incluye el desarrollo de una patente nueva del producto, deberás involucrar al equipo de Asuntos Legales e incorporar este requisito en el plan del proyecto.

5. Revisar los puntos vulnerables del proyecto.

En esta etapa, el equipo de la Oficina de Gestión de Proyectos interna o el consultor externo ya habrán analizado los cuatro elementos del estudio de viabilidad; las finanzas, el análisis de mercado, la viabilidad técnica y la operativa. Antes de hacer sus recomendaciones, revisarán y analizarán los datos para detectar inconsistencias en caso de que las hubiera. Incluso, se asegurarán de que el estado de resultados sea acorde al análisis del mercado. Asimismo, ahora que han realizado el estudio de viabilidad técnica, pregúntate si quedan inconvenientes demasiado grandes que sean motivo de alerta. (De ser así, genera cuanto antes un plan de contingencia).

Dependiendo de la complejidad del proyecto, no siempre habrá una respuesta clara. El análisis de viabilidad no brinda opciones que sean blanco o negro para un problema complejo. Más bien, te ayuda a plantear las preguntas correctas —y las respuestas— para que puedas tomar las mejores decisiones tanto para el proyecto como para el equipo.

6. Proponer una decisión.

El paso final del estudio de viabilidad es redactar el resumen ejecutivo con los puntos principales y una solución propuesta.

Dependiendo de la complejidad y del alcance del proyecto, la Oficina de Gestión de Proyectos interna o el consultor externo pueden compartir el estudio de viabilidad con quienes participan en el proyecto o presentarlo directamente al grupo para evacuar dudas en el momento. De cualquier manera, con el estudio en mano, el equipo ahora tiene la información necesaria para tomar decisiones.

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