Project charter: qué es y cómo crearlo con una plantilla

Empezar a trabajar en un nuevo proyecto o iniciativa puede ser una sensación emocionante. Pero, ¿qué sucede con el paso inmediatamente anterior, cuando necesitas que tu proyecto sea aprobado?

El proceso de presentación y aprobación del proyecto puede parecer una caja negra si nunca antes lo has hecho. Desde recopilar la información correcta hasta presentarla de una manera que tenga sentido para las partes interesadas de tu proyecto, debes asegurarte de reunir los elementos necesarios para tener éxito. Una forma de hacerlo es mediante un project charter, acta de constitución o carta del proyecto. Descubre en este artículo todo lo que necesitas saber sobre el project charter: qué es, cómo se hace, elementos, una plantilla y ejemplo para que puedas comenzar.

¿Qué es un project charter o acta de constitución del proyecto?

El project charter o acta de constitución del proyecto es una presentación de alto nivel de los objetivos, el alcance y las responsabilidades del proyecto para obtener la aprobación de las partes interesadas clave al inicio del proyecto. En el project charter debes proporcionar una justificación del proyecto que incluya una descripción del proyecto breve y concisa de sus elementos principales como punto de partida. Al elaborar el project charter o acta de constitución del proyecto antes de comenzar con otros documentos de planificación más detallados, podrás obtener la aprobación por parte de los principales stakeholders, como así también corregir el curso si fuera necesario.

El project charter o acta de constitución de un proyecto es uno de los diferentes documentos de planificación de proyectos que puedes elaborar. A continuación, lo compararemos con otros documentos del mismo tipo:

Diferencias entre project charter, plan de proyecto, brief y caso de negocio

Sabemos que en project management hay multitud de documentos que pueden elaborarse para que tu proyecto tenga éxito. A veces puede ser complicado entender las diferencias entre cada uno de ellos y sus usos. Te aclaramos las diferencias más importantes entre project charter, brief del proyecto y caso de negocio:

Project charter vs. plan del proyecto

El project charter solo debe incluir tres elementos: los objetivos, el alcance y las responsabilidades de tu proyecto. Una vez que tu project charter obtenga la aprobación, debes crear un plan del proyecto. El plan de tu proyecto se basa en el project charter y proporciona un plano más detallado de los elementos clave del proyecto.

El plan del proyecto consta de siete elementos clave:

• Objetivos

• Métricas de éxito

• Partes interesadas y sus roles

• Alcance y presupuesto

• Hitos y entregables

• Cronogramas y programas

• Plan de comunicaciones

Project charter vs. brief del proyecto

Un brief del proyecto es un documento breve que debes elaborar después de que tu proyecto haya sido aprobado de manera oficial. El brief es una versión resumida del plan del proyecto que el equipo del proyecto y los participantes pueden consultar con frecuencia. Al igual que el charter del proyecto, el brief proporciona un contexto sobre por qué este proyecto es una buena idea y además establece las actividades del proyecto.

El brief del proyecto consta de cuatro partes:

• Información de contexto

• Objetivos y criterios de éxito del proyecto

• Cronograma del proyecto

• Público objetivo

Project charter vs. caso de negocios

El project charter y el caso de negocios comparten los mismos fundamentos: ambos son herramientas para presentar un proyecto a los stakeholders correspondientes. La principal diferencia entre el charter del proyecto y el caso de negocios es el alcance.

El caso de negocios es un documento formal que explica los beneficios y riesgos de una inversión comercial significativa. Por ejemplo, si estás presentando una inversión a gran escala con una agencia externa, un aumento significativo en las prácticas comerciales actuales o una nueva línea de productos o servicio, lo mejor será elaborar un caso de negocios. Por otro lado, si tu proyecto necesita aprobación, pero su alcance es más acotado, por ejemplo, una campaña similar a otras campañas anteriores o el lanzamiento de un producto que se ajusta a tu actual estrategia de lanzamiento al mercado, entonces elabora un project charter o acta de constitución.

¿Deberías elaborar un project charter?

Existen diferentes herramientas de planificación de proyectos, y el project charter no siempre es la más adecuada. A continuación, indicamos cuándo es conveniente elaborar un project charter y cuándo es mejor elegir otra opción.

• Elabora un project charter para presentar un proyecto y obtener su aprobación. El charter del proyecto proporciona a las partes interesadas una idea clara de los objetivos, el alcance y las responsabilidades de tu proyecto. Estos participantes clave pueden usar el project charter para aprobar el proyecto o sugerir cambios.

• Elabora un caso de negocios (o business case) si tu proyecto representa una inversión comercial significativa. Un caso de negocios incluye información y documentación adicional, incluido el retorno de la inversión del proyecto y todo riesgo relevante del proyecto.

• Elabora un plan del proyecto si tu proyecto ya fue aprobado. El plan del proyecto se basará en el project charter y proporcionará información adicional, como el cronograma del proyecto o los hitos clave del proyecto.

• Elabora un brief del proyecto si deseas crear un documento que resuma los detalles clave generales de tu plan del proyecto.

• Elabora un resumen ejecutivo si deseas proporcionar un resumen de tu documento a los ejecutivos involucrados.

• Elabora una hoja de ruta del proyecto si deseas ver un cronograma general de tu proyecto en un diagrama de Gantt.

¿Para qué sirve el project charter?

Como acta de constitución del proyecto, el project charter es una herramienta de project management que te servirá para:

• Presentar el proyecto. El project charter se realiza al comienzo del proyecto, es un documento que te servirá para presentar tu proyecto a nuevos miembros que puedan ir incorporándose al mismo, a superiores o a compañeros de otros departamentos.

• Empoderar a los participantes. Este documento incluye los objetivos del proyecto, por lo que es un documento clave para lograr que todos los miembros del equipo estén en sintonía y pongan el foco en el mismo objetivo.

• Para lograr la aprobación del projecto. El project charter es el documento que harás para presentar a aquellos responsables de aprobarlo.

Cómo se hace un project charter: elementos

En el project charter, compartirás los detalles del proyecto con las partes interesadas clave para obtener la aprobación necesaria para iniciar tu proyecto. Existen tres elementos principales en el project charter:

El “por qué”

Para comenzar el project charter, comparte tus objetivos del proyecto y el propósito del proyecto. En esta sección, debes describir por qué este proyecto es importante y cuáles son los objetivos clave a alcanzar para el final del proyecto. Asegúrate de que el propósito de tu proyecto explique de forma clara por qué es importante trabajar en este proyecto y de qué manera este proyecto contribuirá a la consecución de los objetivos de tu empresa.

Además de establecer el propósito de tu proyecto, también debes aclarar cuáles son los objetivos de tu proyecto. Aquí presentarás lo que planeas haber logrado para el final del proyecto, como los entregables o los activos. Para definir buenos objetivos del proyecto, sigue el método SMART. Asegúrate de que tus objetivos sean:

• Específicos

• Medibles

• Alcanzables

• Realistas

• De duración limitada

El “qué”

El segundo elemento clave que tu project charter debe incluir es el alcance del proyecto. La declaración del alcance de tu proyecto define exactamente qué elementos son parte del proyecto y cuáles no. Cuando redactes el alcance de un proyecto, establece límites y, lo que es más importante, describe lo que no se hará durante el cronograma del proyecto.

En la elaboración del project charter, la parte más importante de la explicación del alcance es delinear el presupuesto ideal del proyecto. Recuerda, usarás el project charter para presentar este proyecto a las partes interesadas, por lo que debes mostrar con claridad cuál es el presupuesto y a qué se destinará ese dinero.

El “quién”

En la sección final de la carta del proyecto, debes explicar quién trabajará en el proyecto. Esto incluye a las partes interesadas clave del proyecto, los ejecutivos involucrados, los patrocinadores del proyecto y el equipo general del proyecto. Si aún no lo has hecho, elabora un plan de gestión de los recursos necesarios para ilustrar cómo se asignarán los diferentes recursos de la organización durante el proyecto.

Ejemplo de project charter

Project charter: plantilla para tu propio acta de constitución del proyecto

Cuando estés listo para comenzar, sigue esta plantilla fácil de usar para crear tu próximo project charter o acta de constitución.

Nombre del proyecto

Asígnale un nombre a tu proyecto. Asegúrate de que sea lo suficientemente descriptivo como para que la mayoría de las personas comprendan en qué estás trabajando.

Director del proyecto o project manager

¿Quién es el punto de contacto de este proyecto?

Última fecha de revisión

El project charter es un documento dinámico. Incluir la última fecha de revisión puede ser útil para los miembros del equipo que revisan el documento con frecuencia.

Propósito del proyecto

¿Por qué trabajas en este proyecto?

Objetivos del proyecto

¿Qué entregables y activos planeas haber logrado para el final del proyecto?

Alcance del proyecto

¿Cuáles son los límites de los entregables de tu proyecto? ¿Qué iniciativas no están incluidas en el proyecto?

Equipo y recursos del proyecto

¿Quién está trabajando en este proyecto? Qué recursos (p. ej. personas, herramientas y presupuesto) están disponibles para este trabajo.

Partes interesadas y aprobadores

¿Quiénes son los participantes del proyecto y su nivel de autoridad? ¿Quién debe aprobar el project charter o los entregables del proyecto?

Charter de proyecto como punto de partida para alcanzar el éxito

Una vez que el project charter o acta de constitución obtenga la aprobación, puedes seguir adelante con la planificación del proyecto. A medida que creas documentos de planificación del proyecto adicionales y comienzas con la gestión del proyecto, asegúrate de almacenar todos los detalles de tu proyecto en una herramienta centralizada a la que todos puedan acceder.

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