Cómo hacer un onboarding de empleados y plantilla gratuita

Tu madre tenía razón: la primera impresión es la que cuenta. Esto es particularmente cierto cuando un empleado nuevo se une a tu equipo. Ya invertiste tiempo y recursos para encontrar a un gran candidato; ahora es momento de hacer que se sienta bienvenido, empoderado para el éxito y feliz de formar parte de tu equipo.

La incorporación de un trabajador es más que simplemente un período de capacitación para un empleo nuevo. Cuando se realiza correctamente, es una oportunidad de desarrollar tu cultura corporativa y proporcionar tiempo al staff nuevo para que aprendan las habilidades que necesitan. Y con un proceso de incorporación estructurado, puedes preparar a cada nuevo miembro del equipo para el éxito.

Qué es el onboarding y cómo beneficia a la empresa

Onboarding es el término en inglés utilizado para describir el proceso de incorporación de personal; se trata de un onboarding plan estructurado para darles la bienvenida a los trabajadores nuevos y ponerles al día. Durante el onboarding, los empleados aprenden sobre la organización y su cultura, conocen a sus compañeros de equipo, se reúnen con colaboradores de otros departamentos y aprenden las herramientas y la información que necesitan para su puesto.

Un proceso de onboarding estructurado detalla los pasos necesarios para cada nueva contratación. De este modo, puedes garantizar que todos los trabajadores nuevos obtengan la información adecuada en el momento correcto. Brinda una experiencia estandarizada para ellos, un repositorio de información para su incorporación y un cronograma para las presentaciones y las capacitaciones a fin de que sepan qué esperar durante sus primeras semanas y meses. A menudo, el onboarding de nuevo staff es diseñado por el departamento de recursos humanos junto al responsable de proyecto o director del departamento. Se trata de planificar los primeros días o semanas de trabajo de los nuevos trabajadores. Ahora que ya sabes qué es el onboarding vamos a detenernos en los beneficios que aporta un correcto proceso de incorporación de nuevos colaboradores.

Onboarding digital

Con el mayor número de personal teletrabajando y dado que muchos procesos de selección de candidatos se realizan ya de forma completamente digital, cada vez se habla más del onboarding digital. Se trata de un proceso de incorporación que se realiza de forma totalmente online. Para esto es necesario poner a disposición de los trabajadores un panel en el que encuentren toda la información necesaria sobre sus tareas durante el onboarding, las herramientas que necesitarán, los accesos a estas herramientas y el material relacionado con su puesto de trabajo y la cultura de la empresa.

Un buen programa de onboarding digital te ayudará a estandarizar el proceso de incorporación y es, además, una herramienta muy útil de employer branding. Además, puede ser un buen comienzo para programas de mentoring.

Beneficios de un proceso de onboarding eficaz

Un buen plan de onboarding eficaz ayuda a las nuevas incorporaciones a sentirse bienvenidos y empoderados para aprender. Además, aumenta la productividad y anima a los grandes talentos a permanecer más tiempo en tu empresa. De hecho, una investigación realizada por Glassdoor demostró que las organizaciones con un sólido proceso de incorporación pueden mejorar la tasa de retención de empleados en un 82 % y la productividad en más del 70 %.

A continuación, te contamos algunas maneras en las que una incorporación eficaz puede ayudar a tu equipo:

Crear una cultura positiva

La cultura corporativa está conformada por todas las normas, las mejores prácticas, los ideales y los valores compartidos dentro de tu empresa. Invertir en una cultura empresarial sólida beneficia a todos: no solo ayuda a los miembros del equipo a sentirse respaldados, sino que también los anima a comprometerse, crecer y realizar su mejor trabajo.

De qué manera el onboarding de los empleados ayuda a desarrollar la cultura:

Una cultura sólida comienza con una buena primera impresión. Aquí te explicamos cómo usar tu plan de onboarding para crear un ambiente laboral positivo:

• Tómate el tiempo para comunicar tus valores corporativos esenciales. Los valores describen cómo los miembros del equipo deberían esperar que se los trate y brindan pautas para que el personal colabore con respeto mutuo. Por ejemplo, algunos de los valores de Asana incluyen la autenticidad, asignar y asumir responsabilidades y practicar la atención plena.  

• Define el estándar de diversidad, inclusión y pertenencia. Lo que buscas es que los miembros del equipo se sientan incluidos. Por ejemplo, podrías incluir una sesión de aprendizaje de diversidad, inclusión y pertenencia en el proceso de incorporación para que todos los trabajadores nuevos aprendan sobres los estándares de tu empresa y los grupos de recursos. Además, informa al personal nuevo sobre los eventos especiales donde pueden conversar sobre sus experiencias relacionadas con la identidad y los desafíos en el lugar de trabajo. Esto mejorará el clima laboral y hará el proceso de integración mucho más fácil y amable.

• Genera confianza con comentarios. Brindar comentarios de manera efectiva es esencial para la comunicación en el lugar de trabajo y el compromiso del staff porque ayuda a las personas a crecer y mejorar. Cuando solicitas comentarios a los trabajadores nuevos, los animas a pedir lo que necesitan y demuestras que valoras su opinión. Por otro lado, brindar comentarios ayuda a los nuevos miembros del equipo a aprender y a sentirse seguros en su puesto porque pueden confiar en que les dirás sí están haciendo algo mal.

Combatir el síndrome del impostor

El síndrome del impostor es una sensación de inseguridad acerca de tus capacidades, como pensar que no mereces tu empleo o que no eres tan experto como los demás creen. Es muy difícil lidiar con esto y puede provocar agotamiento, baja autoestima y desconexión con los compañeros de trabajo. También es sorprendentemente común entre el personal nuevo; según nuestra investigación, aproximadamente ocho de cada diez trabajadores nuevos padecieron el síndrome del impostor en 2020.

De qué manera un onboarding exitoso previene el síndrome del impostor:

Como líder, puedes ayudar a prevenir el síndrome del impostor desde el principio al incluir estos componentes en tu plan de onboarding:

• Usa objetivos para establecer expectativas claras. Con el síndrome del impostor, es importante concentrarse en los hechos reales. Establecer objetivos les da a los integrantes del equipo una definición clara del éxito y las métricas para medir su progreso. Por ejemplo, podrías establecer objetivos para lo que el empleado nuevo debería realizar en los primeros 30, 60 y 90 días. Pueden ser objetivos a corto plazo para comenzar, como capacitaciones que debe finalizar en las primeras semanas. Más adelante, puedes trabajar con él para establecer objetivos a largo plazo medibles. Asegúrate de que todos los objetivos que definan sean SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada. 

• Asigna un mentor para el empleado nuevo. Un mentor se reúne regularmente con el empleado nuevo y suele ser un compañero de su equipo. En otras palabras, un mentor es alguien con quien el recién contratado puede hablar además de su gerente; y esto le brinda un espacio en el que puede plantear sus problemas en un entorno de baja presión. Asignar un mentor durante la incorporación también puede fomentar que las personas permanezcan más tiempo en el equipo. Según un estudio realizado por Deloitte, los empleados que tienen la intención de permanecer en la organización durante más de cinco años tienen el doble de probabilidades de tener un mentor que los que planean marcharse antes. 

• Sé específico acerca de cómo se comunica tu equipo. Esto es especialmente importante para los equipos virtuales porque es más difícil para los empleados nuevos hacer preguntas cuando no se encuentran físicamente en la oficina. Crea y comparte un plan de comunicaciones que detalle a quién recurrir en caso de problemas específicos, qué herramientas de comunicación usar en cada caso, con qué frecuencia los miembros del equipo deben comunicar las actualizaciones de estado y los detalles del proyecto, y en qué casos es necesario realizar una reunión presencial (o virtual) en lugar de recurrir a la comunicación asincrónica. También es muy útil definir las expectativas en torno a las aplicaciones de mensajería instantánea, como Slack; por ejemplo, puedes enfatizar que no es necesario que los miembros del equipo respondan los mensajes inmediatamente.

Proporcionar tiempo para aprender

Hay mucho que asimilar al comenzar en un nuevo empleo. Los recién contratados deben aprender nuevas habilidades, explorar los procesos de la empresa, comprender las responsabilidades de sus empleos y descubrir cómo colaborar con colegas que cumplen otras funciones. Una experiencia de incorporación estructurada ofrece tiempo para absorber esta información nueva para que los colaboradores estén preparados para el éxito cuando el trabajo aumente.

De qué manera el onboarding ofrece oportunidades de aprendizaje:

A continuación, te contamos cómo puedes priorizar el aprendizaje durante la incorporación:

• Asegúrate de que el proceso de onboarding dure al menos tres meses. Los gerentes de contratación y los profesionales de RR. HH. por lo general dedican menos de un mes a la incorporación de los trabajadores nuevos; pero eso deja poco tiempo para que adquieran confianza en sus funciones. Lo ideal sería que el proceso de onboarding dure de tres a seis meses para permitir que los nuevos contratados expandan sus tareas de forma gradual. Y quizás quieras extender el proceso incluso un poco más: la investigación sugiere que la tasa de retención de empleados mejora cuando la incorporación se extiende a lo largo del primer año, especialmente debido a que la mayoría de los trabajadores nuevos, por lo general, deciden si quieren permanecer en la empresa o marcharse dentro de los primeros seis meses. Esto no quiere decir que no contribuyen al equipo durante todo ese tiempo; simplemente significa que debes seguir buscando y ofreciendo oportunidades de aprendizaje, para que el empleado nuevo pueda comprender aún más tu empresa y equipo. 

• Dales a tus empleados nuevos tiempo. En lugar de organizar una sesión de capacitación tras otra, deja espacio para que los integrantes nuevos del equipo lean toda la información y exploren por sí mismos. Esto es particularmente importante en las primeras semanas, cuando los trabajadores no están familiarizados con los procesos de la empresa. Para ello, es útil calcular el tiempo que puede llevarle a la persona recién contratada leer todo el material que le entregues, y luego agregar un tiempo adicional para que pueda tomar descansos y absorber la información.

• Asegúrate de que sea fácil acceder a la información. Dado que los nuevos contratados tienen tiempo extra durante la incorporación para leer todo el material y la documentación del proyecto, debes asegurarte de que puedan encontrar la información fácilmente. Pero compartir archivos individuales demanda mucho tiempo y elaborar una lista completa de recursos es casi imposible. Ahí es donde un programa de gestión de proyectos como Asana puede ayudar. Cuando compartes un proyecto en Asana, los miembros del equipo pueden ver todas las tareas relevantes, la documentación y los colaboradores, como así también, explorar otros proyectos relacionados que podrían interesarles. Así que en lugar de intentar elaborar una lista completa, simplemente puedes agregarlos a los proyectos relevantes y dejar que exploren a su propio ritmo.

4 pasos para crear un onboarding eficaz

Crear un buen proceso de onboarding puede parecer abrumador al principio. Afortunadamente, no tienes que reinventar la rueda. Ya sea que te bases en los procesos existentes de la empresa o uses una plantilla para incorporación de empleados para comenzar de inmediato con los procesos, consulta estos cuatro pasos para incorporar a los miembros del equipo de manera eficaz. Esto es lo que tienes que hacer:

1. Determina qué tienen que saber los nuevos integrantes

En esencia, en la incorporación se trata de aprender. Eso significa que, para asegurarte de que los colaboradores nuevos tengan la información y la capacitación que necesitan, es importante que determines qué es lo que deben saber para desempeñar las funciones de su puesto. Piensa más allá de las habilidades duras; incluye detalles como la cultura y los valores de tu empresa, la estructura del equipo y cómo los empleados dan y reciben comentarios.  

Intenta separar la información clave en dos grupos: los detalles que todos deben saber, y las cosas que son específicas del puesto de un recién contratado. Por ejemplo, todo el staff nuevo debe conocer la cultura de la empresa, pero solo los ingenieros deben aprender sobre los recursos técnicos.

¿No estás seguro por dónde empezar? A continuación te mostramos algunos ejemplos:

Para todos los empleados nuevos

• La cultura y los valores de la empresa. Por ejemplo, cómo deberían esperar que se los trate y qué es lo que hace tu organización para crear una buena experiencia del empleado donde todos se sientan bienvenidos. 

• Las políticas y los procesos de la empresa. Por ejemplo, cómo se realizan los ciclos de revisión anual y cómo se deben solicitar las licencias o vacaciones. 

• Los procesos del equipo. Por ejemplo, cómo se comunican los miembros del equipo entre sí y el propósito de las diferentes reuniones. 

• La estructura del equipo y las responsabilidades, para que los recién contratados sepan a quién contactar en caso de preguntas o problemas específicos.

Para puestos específicos

• Habilidades necesarias para el empleo. Por ejemplo, un diseñador necesita conocer la apariencia y el estilo del sitio web de tu empresa. 

• Herramientas. Por ejemplo, un gerente de cuenta quizás necesite aprender cómo gestionar clientes potenciales en Salesforce. 

• Procesos específicos para el puesto. Por ejemplo, un gerente de TI debe aprender cómo realizar un pedido para el reemplazo de computadoras. 

• Responsabilidades y expectativas individuales. Por ejemplo, las responsabilidades y las expectativas de un líder de equipo difieren de las de un colaborador individual novato.

2. Describe los requisitos de logística

A continuación, debes definir las tareas logísticas que se deben llevar a cabo cuando empiece el recién contratado. Generalmente, es una combinación de tareas para ti, el empleado nuevo, RR. HH. y TI. Por ejemplo, entre estas tareas se podrían incluir las siguientes:

• Configuración técnica. Por ejemplo, solicitar y configurar una computadora para el empleado nuevo. 

• Acceso a la oficina, como crear una credencial de acceso para el empleado nuevo. 

• Preparación de un espacio físico de trabajo. Esto puede significar reservar una oficina, espacio de trabajo o brindar un beneficio para que el empleado pueda comprar equipamiento para la oficina en casa. 

• Tareas de RR. HH., como establecer los beneficios y configurar el depósito directo. 

• Acceso a las herramientas. Por ejemplo, quizás necesites crear cuentas para que los nuevos empleados puedan acceder a las herramientas en línea y al software del equipo. 

• Capacitaciones obligatorias sobre seguridad y privacidad. 

Ten en cuenta que probablemente tu empresa ya disponga de procesos establecidos para algunos de todos estos requisitos. Como primer paso, consulta con los departamentos de TI y RR. HH. cuáles son los procesos que ya se llevan a cabo automáticamente para las nuevas contrataciones y de cuáles deberías encargarte.

3. Determina a quién deberían conocer los empleados nuevos

Parte del proceso de onboarding consiste en conocer a los miembros del equipo y a los colaboradores de otros departamentos con los que trabajarán de forma regular. Como gerente, puedes ayudarles a hacer las conexiones correctas durante la incorporación para que tengan en claro con quiénes deberían trabajar en cada tipo de proyecto. Haz una lista de todas las personas a las que el empleado nuevo debería conocer durante sus primeras semanas en el empleo; más adelante, puedes usar esta información para programar reuniones de presentación.

Si decidiste asignar un mentor para el empleado nuevo, este es el momento de especificar quién será. El mentor debe ser una de las primeras personas con las que el empleado se encontrará habitualmente. Probablemente el mentor también tenga sugerencias acerca de otras personas a las que el empleado debería conocer durante las primeras semanas.

Y lo más importante, asegúrate de que el empleado nuevo pueda dedicar tiempo a reunirse con sus compañeros de equipo. Esto puede incluir eventos grupales, como un almuerzo del equipo el primer día, además de charlas individuales con cada uno de sus compañeros.

4. Crea un cronograma para el onboarding

Ahora es momento de unir todo lo anterior y crear un cronograma de incorporación. En este tipo de cronograma se detalla cuándo debería llevarse a cabo cada paso del onboarding del empleado nuevo para que este tenga un camino claro a seguir desde el primer día de trabajo. El cronograma debe abordar las siguientes preguntas:  

• ¿Cuándo empezará el onboarding? Es recomendable empezar con los aspectos logísticos de la incorporación antes del primer día del empleado; como obtener la información impositiva o para el depósito directo, configurar el equipo y enviar un mensaje de bienvenida personal de tu equipo. 

• ¿Cuánto durará el onboarding? Dado que ya detallaste toda la información y las habilidades que necesita saber el nuevo empleado, deberías tener una idea general de cuánto tiempo le llevará ponerse al día. Recuerda dejar mucho tiempo extra para que pueda tomarse descansos y procesar toda la información. También es importante comunicarle la duración del proceso de incorporación para que sepa cuánto tiempo debería dedicarle a cada tarea. Ten en cuenta que no es algo definitivo; siempre puedes ajustar el ritmo de la incorporación según la velocidad a la que aprenda el empleado. 

• ¿Cuándo deberías programar sesiones de capacitación para transmitir información clave? Por ejemplo, podrías programar sesiones de información clave sobre los procesos de la empresa la primera semana y sesiones de capacitación sobre habilidades durante la segunda y la tercera semana. 

• ¿Cuándo necesita aprender y empezar a usar habilidades específicas el empleado nuevo? Intenta programar las sesiones de capacitación sobre habilidades cerca de la fecha en la que el empleado nuevo realmente pondrá en práctica esas habilidades. De ese modo, tendrá la oportunidad de consolidar su comprensión y hacer preguntas que no se abordaron durante la capacitación. 

• ¿A quién debería conocer el empleado nuevo y cuándo? Por ejemplo, podría conversar con su mentor todos los días durante la primera semana y conocer a colaboradores de diferentes departamentos durante la segunda y la tercera semana. 

• ¿Qué objetivos debería alcanzar el empleado nuevo en el primer día, semana, mes, etc.? Debe haber expectativas claras de lo que debería lograr y cuándo. Por ejemplo, un nuevo responsable de selección de personal de tu equipo puede tener el objetivo de seguir un proceso de contratación con uno de sus colegas durante el primer mes. Ten en cuenta que esos objetivos son un punto de partida; puedes seguir trabajando con el empleado nuevo para ajustar los objetivos cuando sea necesario. 

• ¿Cuándo te reunirás con el nuevo empleado para dar y recibir comentarios? Esto puede incluir una charla informal sobre cómo marchan las cosas y qué se puede mejorar, además de sesiones de comentarios más estructuradas al final del primer mes del empleado o a los 100 días.

Employee onboarding checklist, tu lista de tareas para el onboarding

Una lista de verificación de incorporación o employee onboarding checklist es una herramienta útil para garantizar que el onboarding incluya todos los pasos necesarios para preparar a los nuevos contratados para el éxito. Puede ser una versión de tu cronograma de onboarding con tareas individuales agrupadas en secciones para el primer día, semana, mes, etc. del empleado nuevo.

El uso de un software de gestión de proyectos como Asana puede ayudarte a convertir tu employee onboarding checklist en acciones concretas. Por ejemplo, puedes crear tareas con enlaces a la información relevante y con fechas de entrega específicas, luego asignártelas a ti mismo, al equipo de TI y de RR. HH., o al recién contratado para que las complete. De ese modo, tu lista de verificación no es simplemente un documento estático; es un recurso activo con el que el empleado nuevo y tú pueden trabajar y realizar juntos. 

Tu employee onboarding checklist puede incluir, entre otros, los siguientes puntos:

• Compartir la guía o documento con las políticas de compañía

• Establecer una primera reunión para darle la bienvenida

• Configurar cuentas y accesos a herramientas

• Definir objetivos y expectativas de trabajo para las siguientes semanas

• Asignar un mentor

Haz que tu primera impresión cuente

Con estos pasos, puedes incorporar a los nuevos miembros del equipo con confianza. Tomarte el tiempo para crear un onboarding estructurado no solo ayuda a los empleados a tener éxito en su nuevo puesto, sino que también refleja los valores de excelencia de tu empresa desde adentro hacia afuera con una cultura positiva que anima a los empleados talentosos a quedarse.

Trabajar con aplicaciones en la nube como Asana hará que los procesos de onboarding de empleados se agilicen, sin importar si éstos trabajan en la oficina o de forma remota.