3 conceptos clave para gestionar con éxito un equipo remoto

Ocupar el puesto de gerente es difícil y, si tu equipo trabaja de forma remota, aún más. Quizá empezaron a trabajar de esta manera hace poco o tal vez hace muchos años que lideras equipos remotos e híbridos. Independientemente de tu experiencia, existen herramientas y técnicas específicas que puedes implementar para fomentar la colaboración remota.

El trabajo remoto no es mejor ni peor; es diferente. Por eso, encontrar de manera proactiva formas de interactuar y colaborar con tus compañeros de equipo es muy importante, al igual que dedicar tiempo a reevaluar tu estilo de gestión y determinar cuáles son las necesidades del equipo.

3 pasos para gestionar un equipo remoto

Para empezar a gestionar un equipo remoto, sigue estos tres principios desarrollados por Joshua Zerkel, director de la Comunidad Global de Asana. Como organizador profesional certificado y gerente de un equipo híbrido y distribuido, su experiencia personal lo ayudó a dar forma a estos conceptos para ser un gerente remoto.

A continuación, te mostramos los tres consejos de Joshua para gestionar un equipo remoto colaborativo:

1. Comparte las prioridades semanales con los miembros del equipo remoto

Tener claridad consiste en asegurarse de que todos sepan cuáles son las prioridades del equipo y cómo trabajar para lograrlas, juntos.

Incluso en un ambiente de oficina tradicional, puede ser difícil asegurarse de que todos los integrantes del equipo tengan claro cuáles son los objetivos más amplios y las prioridades individuales. Así que cuando lideras un equipo distribuido o híbrido, es particularmente importante que se defina, articule y mantenga la claridad.

Solución: Haz que todas las semanas las personas de tu equipo documenten sus prioridades en un archivo compartido o en una tarea de Asana. Programa una reunión corta semanal en la que todos puedan repasar brevemente sus prioridades y oír las de los demás. Como gerente de un equipo remoto, lidera con el ejemplo y comparte tus prioridades.

Esta nueva estructura que incluye compartir planes entre los integrantes del equipo puede despertar ideas nuevas y conectarlos con colaboraciones potenciales, y como resultado, plantear las expectativas para la semana. Como gerente remoto, es un momento en el que puedes ofrecer orientación y analizar la carga laboral del equipo, qué no les permite avanzar y cuáles son sus logros.

2. Define claramente las convenciones para las comunicaciones remotas

En una oficina, tienes infinidad de oportunidades para conectarte en persona con los colegas de los escritorios que están junto al tuyo o por los pasillos.

Al trabajar de forma remota, puede ser complicado saber dónde y cómo definir las normas y convenciones para las comunicaciones. ¿Cuándo deberías llamar en vez de enviar un mensaje? ¿Qué comunicaciones deberían mantenerse por email, por Slack o en Asana? Las comunicaciones y las prácticas incongruentes pueden causar confusión y frustración en tu equipo.

Solución: Define para qué se usará cada canal de comunicaciones y documenta esas pautas en un lugar al que sea fácil acceder o que sea fácil de encontrar para poder consultarlo o presentárselo a los nuevos miembros del equipo que se incorporen.

¿Cómo deberían ser esas pautas? Dependerá de qué herramientas prefiera usar tu equipo. Por ejemplo, en Asana, Slack se usa para conversaciones informales o preguntas aisladas, mientras que Asana se usa para conversaciones y colaboración más extensa y orientada a las acciones. El email solamente se usa para comunicaciones con los proveedores o colaboradores externos. Una vez que hayas definido las pautas, inclínate por comunicar de más hasta que tu equipo empiece a tomar ritmo.

Además, no olvides dejar tiempo libre para solamente pasar el rato. Organiza almuerzos o charlas de café remotos sin una agenda definida para que se pueda charlar y para incentivar el compañerismo. Agrega algunos emojis o GIF para transmitir emociones que no son fáciles de expresar con texto. Al trabajar de forma remota te puedes sentir aislado; encontrar el tiempo para pasar un rato con el equipo es muy importante para fortalecer los vínculos.

3. Organiza un horario claro con un ritmo razonable

Cuando trabajan juntos, los colegas suelen tomarse un descanso al mismo tiempo y compartir el almuerzo o un café. También saben cuándo ya es hora de terminar la jornada laboral e irse.

Pero al trabajar desde la casa los límites entre la vida personal y la laboral pueden volverse inciertos. De repente, esa pila de ropa lavada pide a gritos que la doblen, o tienes que abandonar una reunión para ayudar a los niños con la clase de inglés.

Solución: Determina cuál será el horario laboral de cada miembro. Marca esas horas en un calendario o agrégalas como parte del estado donde todos puedan verlas. Dependiendo de la naturaleza de tu trabajo, las zonas horarias y la cultura sobre las reuniones, podrás decidir qué es razonable y cuándo los cronogramas deben superponerse o no.

Es posible que los miembros de tu equipo remoto trabajen en diferentes zonas horarias, por lo tanto, es importante hacer que todos, independientemente de dónde se encuentren, se sientan parte del equipo, sin que resulte agotador.

Además de administrar tu propio tiempo, alienta a quienes trabajan contigo a tomar descansos durante el día. A veces, lo más fácil es sentarse por la mañana y levantarse solamente una o dos veces en todo el día. Cuando no nos distrae, como es natural, algún compañero de trabajo, algún perro que necesite dar un paseo o un niño que necesite atención, es muy fácil perdernos en el mundo del trabajo.

Finalmente, crea un proyecto de Asana o un documento compartido donde tu equipo pueda compartir y recopilar consejos para trabajar desde casa. Cada equipo tendrá su propia manera de trabajar, pero puede resultar muy útil contar con una biblioteca con todos los consejos de quienes están en el mismo barco.

Cómo gestionar un equipo en 3 simples pasos

Tal como lo recuerda el viejo dicho: la práctica hace al maestro. La buena noticia es que, si aportas claridad, determinas las convenciones para las comunicaciones y defines un horario claro con un ritmo razonable, es muy probable que tu equipo remoto se adapte bien a esas políticas y que se transformen en maestros de la colaboración remota.

En definitiva, estos tres conceptos para lograr el éxito en la colaboración remota también se pueden trasladar sin problemas a un ambiente de oficina. Independientemente de que tu equipo trabaje de forma remota hace poco, permanezca híbrido o algún día vuelva a la oficina, esta etapa de trabajo remoto puede ser un buen momento para pensar en cómo gestionas el equipo y para crear nuevos hábitos.