Cronograma de actividades: qué es y cómo crearlo en 7 pasos

Ya no te preocupes más. Te presentamos un ejemplo paso a paso para crear un cronograma de actividades de un proyecto; independiente del cargo que ocupes, del sector o del departamento del que se trate. Sigue estos pasos para aprender a crear cronogramas de proyectos que te posicionen al mando y crea tu propia plantilla para cronogramas de actividades de proyectos.

¿Qué es un cronograma de actividades?

El cronograma de actividades de un proyecto es una herramienta de gestión de proyectos que muestra el listado de tareas necesarias para realizar un proyecto en orden cronológico. Con un cronograma de actividades todos los integrantes de un proyecto pueden visualizar de forma rápida la hoja de ruta del proyecto, los hitos, asignación de tareas individuales e interdependencia entre tareas.

De esta forma, gracias al cronograma de actividades el gestor de proyectos y sus integrantes podrán comprobar qué tareas faltan por hacer, el orden en que deben realizarse e, incluso, quién debe hacerlas.

¿Para qué sirve un cronograma de actividades?

Los beneficios de gestionar proyectos con cronogramas de actividades son múltiples. Por una parte, podrás ver una hoja de ruta del proyecto completa. Además, como todos los miembros del equipo tendrán acceso al cronograma de actividades, tendrán claro el objetivo que se quiere alcanzar y las tareas que hay que terminar. Asimismo, con un cronograma de actividades podrás detectar rápidamente los problemas que surjan como retrasos en las entregas, cuellos de botella o si, por ejemplo, los recursos necesarios planteados al inicio resultan a mitad de camino insuficientes.

Por último, un cronograma de actividades es una representación gráfica dinámica. Al contrario de los hojas de excel, en las que modificar entregas de tareas interdependientes resulta muy complejo, un cronograma de actividades permite cambiar cualquier aspecto de la hoja de ruta de forma rápida. Además, cualquier cambio se actualiza automáticamente para todos los miembros del equipo en tiempo real.

Tipos de cronogramas de actividades

Existen diversos tipos de cronogramas de actividades en función de las distintas formas de visualizar las tareas y del objetivo y uso que se quiere dar al cronograma de actividades. Piensa primero en qué tipo de proyecto vas a trabajar para poder elegir el cronograma de actividades que mejor se adecúa a tu proyecto.

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt o cronograma de Gantt es uno de los más conocidos y utilizados por los gestores de proyectos. Un diagrama de Gantt es un tipo de cronograma de actividades que se representa como gráfico de barras horizontal. Cada barra del diagrama de Gantt es una etapa del proceso o tarea, y la longitud de la barra representa la duración de la tarea.

Diagram de Pert

El acrónimo PERT significa Program Evaluation and Review Technique, que traducido es Técnica de revisión y evaluación de programas. Un diagrama de Pert es un tipo de cronograma de actividades muy útil para visualizar de forma rápida proyectos complejos con tareas interdependientes, es decir, tareas que dependen de que otra anterior se finalice para poderse llevar a cabo.

Un diagrama de Pert es útil para determinar la ruta crítica o camino crítico de un proyecto, evaluar los recursos y calcular el tiempo estimado de manera sencilla.

Cronograma de actividades de trabajo

Los cronogramas de trabajo son especialmente útiles en project management para organizar el tiempo de trabajo del equipo. Al utilizar un cronograma de trabajo podrás conocer mejor la disponibilidad de tiempo de los miembros del equipo. En función del tipo de horario que realice el equipo, puede haber cronogramas de trabajo de horario completo y cronogramas de actividades de trabajo de horario flexible o incluso rotatorio.

Cronograma de hitos

Un diagrama de hitos es un gráfico horizontal que representa las etapas más importantes del proyecto. Cada hito representa un punto de control, es decir, el momento en el que se da por finalizada una fase o una actividad relevante para el proyecto.

A los pasos habituales para la creación de un cronograma de actividades solo tendrás que añadir la creación del listado de hitos.

Cómo hacer un cronograma de actividades de un proyecto con un ejemplo

Hacer un cronograma de actividades con un programa de gestión de proyectos facilitará el trabajo del project manager ya que es muy fácil de configurar, se pueden añadir fases o hitos de forma sencilla, se puede compartir fácilmente con el equipo de trabajo y podrás vincular otras tareas de forma ágil. Te explicamos paso a paso cómo crear un cronograma de actividades:

1. Crea un brief del proyecto

El primer paso para la creación de un cronograma de actividades es la realización de un brief. Para mantener alineados a todos los participantes con respecto al plan, todo proyecto debe comenzar con un brief del proyecto. Sirve como hoja de ruta y es una forma de explicar el propósito, los objetivos, los hitos y la visión del proyecto en general. A continuación, te mostramos algunas de las preguntas que debe responder tu brief de proyecto:

• ¿Cuáles son los objetivos de tu proyecto, tanto internos como externos?

• ¿Qué participantes internos y externos forman parte del proyecto? ¿Cuáles son sus roles?

• ¿Cuál es el marco de tiempo establecido para el proyecto?

• ¿Cuáles son los hitos clave del proyecto?

Pongamos este paso en práctica. Eres el responsable de la planificación de la cena de agradecimiento para clientes de este año. Tu objetivo personal para el evento es ser lo más organizado, productivo y eficiente posible. Te sientes confiado de que puedes hacerlo y entiendes que todo comienza con la elaboración de un brief cohesivo para tu evento. En este ejemplo de cronograma, tus respuestas a las cuatro preguntas mencionadas arriba son:

¿Cuáles son los objetivos del proyecto, tanto internos como externos?

El objetivo interno es planificar un evento para clientes de alto impacto con menos de 15 000 €. El objetivo externo es lograr una tasa de confirmación de asistencias del 50 % y una tasa de asistencias concretas del 80 %.

¿Qué participantes internos y externos forman parte del proyecto?

Los participantes internos son los que conforman el comité de planificación del evento (John, Sam, Tara y Linda), el vicepresidente de Éxito del Cliente y el equipo de Marketing. En cuanto a los externos, entre los participantes deben estar incluidos todos los clientes actuales y algunos proveedores (la empresa de catering, el proveedor del sitio del evento, etc.).

¿Cuál es el marco de tiempo establecido para el proyecto?

La planificación del proyecto se inicia el 15 de enero y el evento tendrá lugar el 30 de agosto.

¿Qué tareas de un proyecto deberían considerarse hitos?

Publicar la página para las inscripciones, confirmar el lugar y contratar algunos proveedores específicos.

Una vez que tengas el brief de tu proyecto y los objetivos planteados, estarás listo para trabajar en retrospectiva, determinar todos los pasos necesarios para lograrlo y podrás empezar a crear un cronograma del proyecto.

2. Haz una lista de tus tareas pendientes

Para que el cronograma de actividades de tu proyecto sea perfecto, deberás crear una lista de todo lo que necesitas que suceda durante el proceso de planificación del proyecto, ya sea un informe o un evento. Piensa a lo grande, pero también en los detalles. En esta lista deben estar todas las tareas que te sirvan de ayuda para finalizar el proyecto a tiempo y según lo presupuestado.

En este momento, no te preocupes demasiado por el orden de los pasos ni para cuándo necesites que estén listos. Nos ocuparemos de eso más adelante.

Por ejemplo, el desglose de nuestra cena de agradecimiento para clientes puede parecerse a lo siguiente:

• Escribir un plan del evento

• Finalizar el presupuesto

• Confirmar el sitio del evento

• Elegir el catering

• Elegir la temática del evento

• Diseñar conceptos creativos para el evento

• Preparar una página para confirmar las asistencias

• Enviar invitaciones

• Publicitar el evento

• Hacer el pedido del material promocional

• Probar audio y video

• Terminar las presentaciones

• Preparar todo el material publicitario y promocional para el evento

• Día dedicado a la lista de verificación

Separa los pasos que lleven más tiempo o que sean más complejos en subtareas más pequeñas y fáciles de procesar. No solo te ayudará a entender el verdadero alcance de un paso, sino que además te ayudará a asegurarte de no olvidar ningún mínimo detalle y a que ocuparte de ellos sea aun más simple.

En nuestro evento de ejemplo de cronograma de actividades, para que el paso “Elegir el catering” sea menos abrumador, lo dividiríamos en tareas más concretas:

• Crear una lista de los posibles proveedores de catering

• Obtener los presupuestos de todos los proveedores de catering

• Comparar los presupuestos y los menús

• Reunirse con los principales seleccionados

• Elegir el proveedor del catering

• Cerrar el contrato

3. Calcula el tiempo que tomará cada paso

Una vez que cuentes con una lista completa de todos las tareas de tu proyecto, entonces asignarás la cantidad de tiempo que llevará finalizarlos. Es un paso importante para la elaboración posterior del cronograma de actividades. Cuando lo hagas, busca el equilibrio entre darle a tu equipo el tiempo suficiente para que pueda finalizar las tareas y mantenerte dentro del marco global de tiempo. En cuanto sepas cuánto tiempo tomará cada tarea, podrás planificar y ordenar la secuencia de todas las tareas como es debido para crear una hoja de ruta del proyecto, que es lo que finalmente verás en tu cronograma de actividades.

Para seguir con nuestro ejemplo del evento de agradecimiento para clientes, tomemos el paso “Elegir el catering” junto con sus subtareas y estimemos el tiempo que tomará cada tarea en particular.

Elegir el catering (9 semanas)

• Crear una lista de los posibles proveedores de catering (1 semana)

• Obtener los presupuestos de todos los proveedores de catering (3 semanas)

• Comparar los presupuestos y los menús (1 semana)

• Reunirse con los principales seleccionados (2 semanas)

• Elegir el proveedor del catering (1 semana)

• Cerrar el contrato (1 semana)

Según nuestras proyecciones de tiempo, el proceso de seleccionar un catering para la empresa llevará un total de nueve semanas. Al trabajar en retrospectiva puedes determinar cuándo debes empezar a trabajar en este paso en particular y puedes completar tu cronograma con las fechas reales.

4. Establece las dependencias

A medida que ejecutas un proyecto, algunos pasos se pueden trabajar en simultáneo, especialmente si los responsables de cada una de las tareas que se superponen son compañeros de equipos diferentes. Sin embargo, otros no se pueden comenzar ni finalizar hasta que no se haya concluido algún paso anterior. En otras palabras, algunos pasos dependen de que otros se finalicen antes. Por ejemplo, no puedes hacer el pedido de la comida antes de haber elegido al proveedor del catering. Este es uno de los tantos motivos por los cuales es tan importante contar con un cronograma de actividades. Apreciar de forma visual todos los pasos, cómo se superponen y la cantidad de tiempo que demanda cada uno te mantendrá bien encaminado.

También es el momento de determinar quién es el responsable de cada paso. Asignar quién es responsable de cada una de las partes del proyecto cuanto antes te ayudará a detectar y a solucionar los conflictos con los plazos o los recursos. Además, será útil para evitar futuras sorpresas y demoras. Tu cronograma de actividades será así más útil. En el paso seis aprenderás cómo compartir el cronograma de tu proyecto con los demás involucrados y así dejar perfectamente claro a quién corresponden las responsabilidades.

Una de las tareas de nuestro evento para ejemplo de un cronograma de actividades es enviar las invitaciones. A pesar de que este paso en particular parece ser fácil, hay muchas cosas más que deben suceder antes de que podamos siquiera pensar en enviar las invitaciones. Las invitaciones deben estar diseñadas y no podemos diseñarlas hasta que no se haya elegido la temática del evento. Una tarea se debe producir antes de que comience la otra. Por ejemplo:

Temática del evento (equipo de Planificación de eventos) → Conceptos de diseño (Linda) → Elegir diseño (equipo de Planificación de eventos) → Crear invitación (Linda) → Enviar invitaciones (Tara)

Vale la pena dedicar tiempo a establecer cada dependencia y la secuencia (u orden) de las tareas de tu cronograma de actividades. Comenzarás a ver rápidamente cómo se arma el rompecabezas de tu proyecto. Decidir quién hará el trabajo es igual de crítico. ¿Quién se ocupará de definir la temática del evento? ¿Quién diseñará las invitaciones? No esperes hasta que sea hora de empezar una tarea para recién entonces asignársela a alguien. Ten todo resuelto de antemano para evitar conflictos o contratiempos.

La buena noticia es que procesar las invitaciones y elegir el catering se pueden producir al mismo tiempo (lo cual se apreciará en nuestro cronograma del proyecto).

5. Elabora tu cronograma

¿Empiezas a visualizar cómo se podría ver el cronograma de actividades de tu proyecto? Si bien no es práctico tener esa imagen (y todas esas tareas y fechas de entrega) en tu cabeza, sí es realista tener todo escrito en un papel (o en una pantalla). Tu primer impulso puede ser abrir una hoja de cálculo de Excel o un archivo PowerPoint, pero ¡espera! Dado que ninguno de ellos fue diseñado para planificar o gestionar proyectos, te enfrentarás a algunos desafíos que podrías evitar si eliges una herramienta mejor.

En cambio, opta por una herramienta de gestión de proyectos que haya sido diseñada para crear y gestionar cronogramas de actividades de proyectos, como lo es Asana. No solo te ahorrará tiempo al trazar tu cronograma de actividades (ya que no tendrás que lidiar con celdas combinadas y agregar fórmulas para convertir tu hoja de cálculo en un cronograma de proyecto), también te dará la posibilidad de seguir con la gestión de tu cronograma de actividades después de que tu proyecto haya comenzado. Las herramientas dedicadas a la gestión de proyectos te permiten adaptar fácilmente tu cronograma a medida que trabajas y mantener actualizados a los demás participantes acerca de los cambios y del progreso.

Con la herramienta correcta, el cronograma estará vinculado a tu trabajo y siempre estará al día. Puede marcar la diferencia entre un proyecto que funcione según lo planeado y uno que vaya directo al fracaso.

Cómo crear un cronograma de actividades en Asana

Usa la función de Cronograma de Asana para crear tus propios programas del proyecto:

1. Incluye todos los pasos de tu proyecto en forma de tareas en una lista

2. Agrega fechas de inicio y fin a cada tarea

3. Agrega un responsable de tarea a cada una

4. Establece las dependencias entre las tareas

5. Haz clic en la vista de “Cronograma” para ver tu lista convertida en un cronograma visual

Consejo: Si ya has creado tu plan en una hoja de cálculo, puedes importarla a Asana gracias a la integración con el importador de CSV y saltar al paso cuatro.

Plantillas para comenzar con los cronogramas de proyectos

La forma más fácil de configurar el cronograma de actividades de un proyecto rápidamente es empezar con una plantilla para proyectos. A continuación, se encuentran algunas de las plantillas para proyectos de Asana que ya puedes usar. Todos los proyectos comienzan con una vista de Lista, pero puedes hacer clic en la pestaña “Cronograma” para convertirla en un cronograma:

• Plantilla para lanzamiento de marketing de productos

• Plantilla para planificación de eventos

• Plantilla para hoja de ruta del producto

• Plantilla para planificación general de proyectos

6. Compártelo con los participantes

¿Recuerdas que al principio de este proceso agregaste a tu brief una lista con todos los participantes del proyecto? Ahora que has creado tu cronograma de actividades es importante que lo compartas con todos los involucrados. Te aseguramos que se asombrarán de lo claro que es tu plan. Cuanto más sencillo les sea cumplir con su parte del proyecto, más reconocimientos recibirás a lo largo del proceso.

Cuando usas una herramienta de gestión de proyectos para crear tu cronograma de actividades, compartirlo resulta rápido y sencillo. Olvídate de los emails y de cantidades de documentos. De inmediato, los demás participantes sabrán quién hace qué y para cuándo.

Para el evento de agradecimiento para clientes, vamos a querer compartir el cronograma de actividades con todos los involucrados en el proyecto, no solamente con quienes tengan responsabilidades inmediatas. Cualquiera puede dar seguimiento a su parte del proyecto y a sus dependencias sin importar el momento en que lo haga y sin tener que contactarte para pedir información.

7. Gestiona y haz adaptaciones sobre la marcha

Si alguna vez trabajaste en algún proyecto, sabrás que las cosas no siempre suceden como se planifican. Sin embargo, cuando estás preparado para adaptarte, los cambios no parecen ser tan difíciles de procesar. Un cronograma de actividades no solo son excelentes para planificar, también son útiles para ajustarlos a medida que se producen demoras o cambios inevitables.

Mover las tareas de un lado a otro no tiene por qué ser complicado ni debe alterar el proyecto entero. Si una parte del proyecto se retrasa, como encargado del proyecto, tendrás claro qué impacto tendrá esto en el resto del proyecto. Entonces, te sentirás con la capacidad suficiente como para mover las piezas de un lado a otro para que el proyecto global aún pueda avanzar de forma productiva.

Tal como lo señala The Balance Careers, los cambios en los proyectos se pueden gestionar dentro de sus propios pasos específicos, pero una vez que el cambio es definitivo, es hora de actualizar tu cronograma de actividades. Dado que los cronogramas quedan obsoletos rápidamente a medida que los planes cambian, confiar en una herramienta de gestión de proyectos (no en emails ni hojas de cálculo), ofrece grandes beneficios. Como encargado del proyecto es tu responsabilidad comunicar a los demás participantes cuál es el verdadero punto de referencia (tu cronograma) y asegurarte de que esté siempre actualizado.

• Actúa de inmediato. Apenas se confirma el cambio, actualiza tu cronograma para reflejarlo.

• Notifica a los participantes. Cualquiera de los afectados por el cambio en tu cronograma de proyecto debe entender cómo lo impacta y debe poder ver el cambio en el cronograma de actividades del proyecto.

• Determina el impacto. Una vez que tu cronograma esté actualizado podrás ver si hay períodos sobrecargados en los que los participantes tengan demasiadas tareas. ¿Puedes mover una tarea para asegurarte de contar con más tiempo? ¿Alguien más se puede hacer cargo o te puede ayudar?

Para concluir con nuestro evento de ejemplo para un cronograma de actividades, digamos que lograste elegir un proveedor de catering para la cena de agradecimiento para clientes. Estás por cerrar el contrato cuando recibes una llamada y te informan que la empresa de catering cometió un error y ya tiene ese día reservado para otro evento. Lamentablemente, debes buscar otra empresa de catering.

Con el cronograma es fácil modificar las fechas de entrega de cualquier tarea o a los miembros del equipo que se verán afectados por este cambio. El lado positivo de este desafío es que ya hemos pasado por muchas de las tareas iniciales y podemos verlas reflejadas en el cronograma. Más allá de que es un problema frustrante, parece que no será tan difícil gestionarlo porque nuestro cronograma nos ha ayudado a mantenernos organizados y encaminados.

Preguntas frecuentes acerca de los cronogramas de los proyectos

Saber cuándo es necesario crear un cronograma de actividades de proyecto bien organizado es un excelente primer paso para entender cómo usar esta herramienta tan poderosa. Pero es probable que aún tengas algunas dudas más. No estás solo. A continuación se encuentran las respuestas a algunas de las preguntas más comunes que se hacen acerca de los cronogramas de proyectos:

¿Cuál es la diferencia entre un cronograma de actividades y un diagrama de Gantt?

Los diagramas de Gantt se centran más en los flujos de trabajo y las dependencias de las tareas. Son más lineales y no representan los cambios ni los distintos sucesos que se producen al mismo tiempo. Los cronogramas son flexibles y se adaptan fácilmente a los cambios en los planes de proyectos. Permiten actualizar el flujo de trabajo sin esfuerzo alguno. Ambos sirven como herramientas visuales.

¿Cómo puedes dar seguimiento al progreso de un proyecto, especialmente si gestionas varios a la vez?

Es algo difícil de llevar a cabo en hojas de cálculo, pero mucho más sencillo en una herramienta de gestión de proyectos. Puedes alternar entre varias vistas para ver un mismo proyecto, o también puedes usar una vista de estilo de portafolios para gestionar varios proyectos juntos.

En otras palabras, puedes ver cuándo tendrás más tiempo para trabajar en tareas específicas y cuándo la capacidad productiva está toda ocupada. De este modo, podrás hacer los ajustes necesarios para equilibrar la carga de trabajo de tu equipo.

Crea tu próximo cronograma de actividades sin dudarlo

No es suficiente con elaborar un plan de proyecto. Determinar cómo ejecutarlo es igual de importante. El desarrollo de un cronograma acerca de cómo evolucionará el plan es crítico para la fase de planificación y también hace que la gestión de los proyectos sea más eficiente.

Con este proceso paso a paso para los cronogramas de gestión de proyectos te mantendrás encaminado y menos estresado. ¡Pruébalo, personalízalo y compártelo!

Para que los cronogramas de tus proyectos aporten mucho más, crea el próximo con Asana.