Vorlage für eine Mängelliste

Die Mängelliste ist ein gängiges Projektmanagement-Tool, das ursprünglich aus dem Baugewerbe stammt. In früheren Zeiten begingen Generalunternehmer fertige Bauten und prüften anhand dieser Liste, ob vor Projektabschluss noch letzte Handgriffe erforderlich waren. Jeder dieser letzten Handgriffe wurde als Punkt auf die Mängelliste gesetzt und der Generalunternehmer stanzte (vom Englischen „to punch“ = stanzen) ein Loch in ein Stück Papier, um diesen Punkt als erledigt zu kennzeichnen.  

Wie Sie sich vorstellen können, braucht man hierfür heutzutage weder ausgedruckte Listen noch muss man etwas stanzen. Die Erstellung einer digitalen Vorlage für eine Mängelliste ist der beste Weg, um in der Endphase des Projekts im Team für Ordnung und Übersicht zu sorgen. Mit einer digitalen Vorlage für eine Mängelliste kann das Team in Echtzeit auf ein- und dieselben Informationen zugreifen, was den Projektabschluss zu einem Kinderspiel macht.

Was ist eine Vorlage für eine Mängelliste?

Eine Vorlage für eine Mängelliste ist ein wiederverwendbares Gerüst, in das Sie ganz einfach alle Aufgaben einfügen können, die für den Abschluss der letzten Projektphase erforderlich sind. Eine solche Vorlage wird zwar häufig im Rahmen des Bauprojektmanagements eingesetzt, eignet sich jedoch wunderbar für Projektabläufe aller Art. 

Eine Vorlage für eine Mängelliste sorgt für Ordnung im Team und stellt sicher, dass die abschließenden Arbeiten an Ihrem Projekt in der Qualität ausgeführt werden, die das Projektteam erwartet. Mit einem digitalen Projektmanagement-Tool – und nicht auf Papier – erstellen Sie eine zeitgemäße Mängelliste, mit der die Teammitglieder Aufgaben zur selben Zeit aktualisieren können. Dank Mängellisten weiß jeder, wer für welchen Punkt verantwortlich ist, und diese Informationen werden in Echtzeit aktualisiert. Dadurch werden die Verantwortlichkeiten eindeutig dargestellt, was für zusätzliche Übersicht sorgt. Zudem wird verhindert, dass Beteiligte und andere Mitwirkende versehentlich auf veraltete oder nicht mehr aktuelle Informationen zurückgreifen.

Der richtige Moment für den Einsatz einer Vorlage für eine Mängelliste

Vorlagen für Mängellisten sind ein hervorragendes Hilfsmittel für jedes Team – nicht nur im Baugewerbe. Hier einige Beispiele für Situationen, in denen es sinnvoll ist, eine solche Vorlage zu verwenden:

• Als abschließende Checkliste: Anhand einer Mängelliste können Sie zum Ende eines Projekts die Qualität kontrollieren. Verwenden Sie eine Vorlage, um sicherzustellen, dass Ihr Team alle relevanten Details prüft, unabhängig davon, an welchem Projekt es gerade arbeitet. 

• Einheitlichkeit des Endprodukts sicherstellen: Angenommen, Ihr Team stellt eine hohe Menge desselben Produkts her. In diesem Fall kann eine Mängellistenvorlage für eine einheitliche Vorgehensweise sorgen. Da für jedes Produkt derselbe Arbeitsablauf gilt, wird sichergestellt, dass alle Endprodukte gleich ausfallen und es kaum Abweichungen gibt. 

• Testen neuer Prozesse oder Arbeitsabläufe: Bautrupps verwenden häufig Mängellisten, da der abschließende Kontrollgang damit immer einheitlich abläuft. Sollte das Team Änderungen am Qualitätssicherungsprozess vornehmen, ist der Einsatz einer Mängelliste ein guter Ausgangspunkt für die Umgestaltung des Workflows. Wenn sich herausstellt, dass der neue Prozess nicht gut läuft, kehren Sie einfach zu Ihrem standardmäßigen Workflow zurück.

Welche Punkte sollten in einer Vorlage für Mängellisten enthalten sein?

Mithilfe von Vorlagen für Mängellisten lässt sich sicherstellen, dass die richtigen Informationen an die richtigen Personen weitergegeben werden. Hier die gängigsten Angaben, die in einer solchen Vorlage zu finden sind:

• Erfüllungsort der Aufgabe: Im Baugewerbe bezeichnet diese Angabe oft einen bestimmten Raum oder Bereich des Gebäudes, in dem die Aufgabe zu erledigen ist. Bei anderen Arten von Projekten kann damit gemeint sein, an welchem Teil des Projekts Sie arbeiten oder in welcher Projektphase die Aufgabe angesiedelt ist.

• Details oder Beschreibung der Aufgabe: Hier wird kurz beschrieben, was zur Vervollständigung der Aufgabe erforderlich ist. Es empfiehlt sich, den Aufgabennamen mit einem umsetzbaren Verb zu formulieren, damit das Team genau weiß, was zu tun ist.

• Priorität der Aufgabe: Sie gibt an, wie wichtig die betreffende Aufgabe im Vergleich zu anderen Aufgaben ist. Besonders nützlich ist diese Angabe, wenn es Aufgabenabhängigkeiten gibt. So wird die dringendere Aufgabe zuerst erledigt. 

• Das verantwortliche Teammitglied: Hier steht das für diese Aufgabe vorgesehene Teammitglied. Wenn ein Projektbeteiligter Fragen zu dieser Aufgabe hat, ist diese Person der richtige Ansprechpartner.

• Fälligkeitsdatum der Aufgabe: Hier steht das genaue Datum (oder die Frist), bis zu dem/der die Aufgabe erledigt sein muss. 

• Status der Aufgabe: Hier wird angegeben, ob die Aufgabe gerade in Bearbeitung ist oder nicht. Die gebräuchlichsten Statusangaben sind „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Neben diesen gängigen Statusangaben kann Ihr Team jedoch auch detailliertere Bezeichnungen verwenden, um die Rolle einer Aufgabe im Arbeitsablauf zu klären.

Integrierte Features

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Abhängigkeiten. Mit Aufgabenabhängigkeiten können Sie eine bestimmte Aufgabe als auf eine andere Aufgabe wartend kennzeichnen. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows können leicht erkennen, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Anteil an der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können. 

• Genehmigungen. Manchmal müssen Sie nicht nur eine Aufgabe erledigen, sondern auch wissen, ob deren Ergebnis genehmigt wurde oder nicht. In Asana verkörpern Genehmigungen einen speziellen Aufgabentyp mit den Optionen „Genehmigen“, „Überarbeiten“ oder „Verwerfen“. So erhalten die Aufgabenverantwortlichen klare Anweisungen, welche Maßnahmen sie ergreifen sollten und ob ihre Arbeit genehmigt wurde oder nicht. 

• Projekt-Statusaktualisierungen. Endlich müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln, um Informationen zum Projektstatus aufzuspüren, oder eine weitere Besprechung über sich ergehen lassen, die man eigentlich auch per E-Mail hätte abwickeln können. In Asana sind Projekt-Statusaktualisierungen jetzt nicht nur einfacher zu handhaben, sondern auch direkt mit der Arbeit des Teams verknüpft. So können die Teammitglieder ganz einfach auf zusätzliche Projektinformationen zugreifen, z. B. auf den Projektplan, den Kommunikationsplan, die Projektziele, Meilensteine, Ergebnisse und vieles mehr. Im Endeffekt reduzieren Projektstatusberichte den manuellen Aufwand, bündeln Informationen und halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Zendesk. Mit der Zendesk-Integration von Asana können Nutzer Asana-Aufgaben direkt in ihren Zendesk-Tickets schnell und einfach erstellen. Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, hängen Sie Dateien an und verlinken Sie bestehende Aufgaben, um die für das Abschließen eines Tickets notwendige Arbeit zu erfassen. Die Integration bietet zudem einen aktuellen Überblick über beide Systeme, wodurch alle Beteiligten stets auf dem Laufenden bleiben – unabhängig davon, welches Tool sie verwenden.

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verknüpfte Workflows zwischen technischen und Business-Teams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu erhöhen – und das alles, ohne Asana verlassen zu müssen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben in Ihren Projekten. Erstellen Sie innerhalb von Asana schnell Jira-Tickets, sodass die Zusammenarbeit zwischen Business- und technischen Teams stets reibungslos funktioniert.

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