Vorlage für Projektabschlüsse

Abschlüsse sind wichtig, besonders im Projektmanagement. Selbst nachdem Sie Ihren letzten Meilenstein erreicht haben, sollten Sie dennoch sicherstellen, dass alle Aufgaben erledigt wurden, Ihre Ergebnisse geteilt werden und Sie die nächsten Schritte planen.

Diese entscheidenden Schritte können leicht übersehen werden, wenn man ein erfolgreiches Projekt zelebriert. Wenn Sie jedoch eine Vorlage für Projektabschlüsse nutzen, kann Ihr Team noch offene Fragen klären, ohne dass irgendetwas versäumt wird.

Was ist eine Vorlage für Projektabschlüsse?

Eine Vorlage für Projektabschlüsse ist ein vorgefertigter Leitfaden, der alle Schritte für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts darlegt. Sie bietet den Teammitgliedern einen Fahrplan, an dem sie sich bei dem jeweiligen Vorhaben orientieren können. So wird sichergestellt, dass alle wichtige Punkte, wie die Durchführung von abschließenden Tests, die Festlegung des Projektbudgets und der Versand des Abschlussberichts an alle Beteiligten, abhaken. 

Das Erstellen einer solchen Vorlage setzt ein wenig Vorarbeit voraus, aber letztendlich wird sie Ihrem Team dafür Zeit und Mühe sparen. Anstatt am Ende eines jeden Projekts bei Null anzufangen, können Sie die Vorlage ganz einfach kopieren, ausfüllen und das Projekt abhaken.

Die Vorteile einer digitalen Vorlage für Projektabschlüsse

Das Projektabschlussverfahren umfasst viele laufende Vorgänge – vom Einholen von Genehmigungen bis hin zum Ausführen abschließender Tests. Wenn man den Überblick über so viele Komponenten behalten muss, kann eine statische Vorlage für Projektabschlüsse schnell veralten, da sie kontinuierlicher Updates bedarf, um die Beteiligten über alle aktuellen Geschehnisse auf dem Laufenden zu halten. 

Wer eine digitale Vorlage für Projektabschlüsse erstellt, braucht weniger Zeit für Tracking-Updates in Excel und hat deshalb mehr Zeit für das wirklich Wichtige. Die Vorlage wird an demselben Ort aufbewahrt, an dem die Arbeit stattfindet. Anstatt also zwischen verschiedenen Tools hin- und herzuwechseln, kann Ihr Team sich auf eine einzige Informationsquelle berufen, um den Status von Aufgaben nachzuverfolgen.

Mit einer digitalen Vorlage für Projektabschlüsse können Sie Folgendes tun:

• Dafür sorgen, dass Ihr gesamtes Team bei jedem Vorhaben das gleiche Verfahren für Projektabschlüsse durchläuft

• Den Status von Projektabschlussaufgaben in Echtzeit verfolgen

• Genehmigungen, Meilensteine und Aufgaben an einem Ort im Blick behalten

• Das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Kommunikationstools vermeiden

• Den Fortschritt Ihres Projektabschlusses ganz einfach mit Beteiligten teilen

• Das Erstellen eines separaten Abschlussberichts oder einer separaten Checkliste für Projektabschlüsse vermeiden

• Ihr Projektabschlussverfahren als Zeitleiste, Kanban-Board, Liste oder Kalender visuell darstellen

• Wichtige Projektunterlagen direkt an Aufgaben anhängen – wie z. B. Ihre Projektcharta oder Projektübersicht

Was Ihre Vorlage für Projektabschlüsse enthalten sollte

Ihre Vorlage für Projektabschlüsse sollte alle für den erfolgreichen Abschluss eines Vorhabens notwendigen Schritte darlegen. Jedes Team ist anders, aber generell lassen sich Aufgaben für Projektabschlüsse in die folgenden vier Kategorien einordnen:

• Admin-Aufgaben: Logistische Schritte, wie die Überprüfung Ihres Projektplans, die Festlegung Ihres Projektbudgets und Ihrer Projektreferenzen, die Aktualisiering von Dokumenten und das Abhalten einer Projektnachbesprechung.

• Testplan: Die Schritte, die Sie unternehmen, um Ergebnisse nach dem Start Ihres Projekts zu messen und zu teilen. So sollten Sie vielleicht die Ergebnisse nach einer Woche oder einem Monat messen.

• Projektgenehmigungen: Die nötigen Genehmigungen, um zu bestätigen, dass Ihr Projekt abgeschlossen ist und die gestellten Anforderungen erfüllt wurden.

• Übergaben: Projektergebnisse, die nachbereitet werden müssen, und noch nicht erledigte Aktionspunkte, die Sie neu zuweisen müssen, nachdem das Projekt abgeschlossen wurde. 

Erstellen Sie in Ihrer Vorlage separate Abschnitte für die vier Kategorien. Um die Aufgaben in den jeweiligen Abschnitt einzutragen, sollten Sie sich vorstellen, wie das ideale Projektabschlussverfahren für Ihr Team aussehen würde. Welche logistischen Aufgaben müssen erledigt werden, damit alle offenen Fragen geklärt werden? Wie werden Sie Ergebnisse prüfen und teilen? Wer muss Ihre Projekte genehmigen und welche übrig gebliebenen Aufgaben müssen neu zugewiesen werden? 

Für zusätzliche Einzelheiten können Sie benutzerdefinierte Felder einrichten, die den Status jeder einzelnen Aufgabe verfolgen (z. B. „noch nicht begonnen“, „in Bearbeitung“ oder „erledigt“). Außerdem können Sie Meilensteine festlegen, um wichtige Projekterfolge nachzuverfolgen, und die Asana-Funktion für Genehmigungen nutzen, mit der Beteiligte einen Projektabschluss ganz einfach per Knopfdruck genehmigen können. 

Denken Sie beim Erstellen Ihrer Vorlage daran, dass Sie nicht jedes einzelne Detail festlegen müssen. Aufgaben können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch hinzufügen oder anpassen, sodass die Vorlage für jedes zukünftige Projekt geeignet ist.

Enthaltene Funktionen

• Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ablesen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, alle Ihre Ziele termingerecht umzusetzen.

• Genehmigungen. Manchmal müssen Sie eine Aufgabe nicht nur einfach erledigen, sondern auch herausfinden, ob ein Ergebnis genehmigt wurde oder nicht. Genehmigungen sind eine spezielle Art von Aufgaben in Asana, die Sie „Genehmigen“, „Überarbeiten“ oder „Ablehnen“ können. Auf diese Weise erhält die aufgabenverantwortliche Person klare Anweisungen, wie sie handeln soll und ob ihre Arbeit genehmigt wurde oder nicht.

• Meilensteine. Meilensteine stellen wichtige Etappenziele für das Projekt dar. Erreichte Meilensteine geben den Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit dem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Anlass, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern. 

• Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Salesforce. Beseitigen Sie Engpässe, indem Sie Ihren Vertriebs-, Customer-Success- und Serviceteams die Möglichkeit geben, direkt mit ihren Support-Teams in Asana zu kommunizieren. Fügen Sie Anhänge hinzu und erstellen Sie umsetzbare und nachverfolgbare Aufgaben für die Pre-Sales-Anforderungen Ihrer Kunden. Mithilfe der Service Cloud können Sie Ihre Implementierungs- und Serviceteams mit weiteren beteiligten Teams in Asana vernetzen und somit hervorragende Kundenerlebnisse ermöglichen.

• Hubspot. Erstellen Sie Asana-Aufgaben automatisch, indem Sie HubSpot-Workflows verwenden. Damit können Sie alle Kundendaten im CRM von HubSpot nutzen, um automatisierte Prozesse zu erstellen. Diese Integration sorgt für eine reibungslose Übergabe zwischen Teams, zum Beispiel, wenn Deals oder Tickets sich in HubSpot dem Ende nähern.

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verknüpfte Workflows zwischen technischen und Business-Teams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu erhöhen – und das alles, ohne Asana verlassen zu müssen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben in Ihren Projekten. Erstellen Sie innerhalb von Asana schnell Jira-Tickets, sodass die Zusammenarbeit zwischen Business- und technischen Teams stets reibungslos funktioniert.

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