Tipps zur Projektkoordination für optimale Teamleistungen

Als Apollo 11 im Jahr 1969 startete, waren die Astronauten Neil Armstrong und Edwin „Buzz“ Aldrin die ersten Menschen, die den Mond betraten. Diese Heldentat war jedoch mehr als nur ein kleiner Schritt für die Menschheit – sie war der Höhepunkt von fast acht Jahren tagtäglicher Arbeit von Hunderten von Wissenschaftlern, Ingenieuren und Projektmanagern der NASA. Und bei all den Dingen, die für den Start einer Weltraummission erforderlich sind, können Sie sicher sein, dass es hinter den Kulissen eine Person gab, die das Ganze koordinierte. 

Projektkoordination ist zwar nicht so spannend wie die Raumfahrt, aber absolut notwendig, um ein Projekt über die Ziellinie zu führen. Mit einer effektiven Projektkoordination können Sie den Zeitplan einhalten, Arbeitsabläufe optimieren und so das Projekt schneller abschließen.

Was beinhaltet die Projektkoordination? 

Bei der Projektkoordination sorgt ein Projektmanager tagtäglich dafür, dass ein Vorhaben auf Kurs bleibt. Dazu gehören die Organisation und Kommunikation von Projekt- und Auftragsdetails an die Beteiligten, die Überwachung des Arbeitsfortschritts und des Projektbudgets, die Dokumentation der wichtigen Projektabläufe und die Beseitigung von Hindernissen, auf die das Projektteam stößt. 

Projektkoordination vs. Projektmanagement 

Wenn Sie noch nie als Projektkoordinator tätig waren, mögen diese beiden Begriffe ähnlich klingen, sie unterscheiden sich jedoch voneinander. Bei der Projektkoordination geht es um die alltäglichen Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf eines Projekts erforderlich sind, während das Projektmanagement eher die Planung auf höherer Ebene umfasst, wie etwa die Festlegung der Projektziele und -ergebnisse.

Projektleiter sind häufig sowohl für das Projektmanagement als auch für die Projektkoordination zuständig. Manche Teams verfügen jedoch auch über einen separaten Projektkoordinator, der die wesentlichen alltäglichen Verwaltungsaufgaben übernimmt. Erstellt ein Projektleiter beispielsweise einen vollständigen Projektplan, kümmert sich ein Projektkoordinator um die tägliche Umsetzung dieses Plans. 

Warum Projektkoordination wichtig ist

Jeder Projektplan ist nur so gut wie seine Umsetzung. Unabhängig davon, wie sorgfältig ein Vorhaben geplant ist, ist es die tägliche Koordinationsarbeit, die das Projekt am Laufen hält. Vor diesem Hintergrund kann Ihnen eine effektive Projektkoordination helfen:  

• die Kommunikation mit den Beteiligten und Teammitgliedern zu optimieren

• Hindernisse für Projektmitarbeiter schnell zu lösen und die Arbeitsabläufe in Gang zu halten

• die Projektzeitleiste zu überwachen und sicherzustellen, dass die Projektarbeiten fristgerecht abgeschlossen werden

• das Projektbudget und die Kosten zu überwachen und zu verwalten

• Projektinformationen leicht zugänglich zu machen 

6  entscheidende Fähigkeiten zur Projektkoordination und praktische Tipps

Der Großteil der täglichen Projektkoordination erfordert sechs Kernkompetenzen. Wer sie beherrscht, kann Projekte von der Planung über die Durchführung bis zur Übergabe reibungslos abwickeln. 

1. Den Zeitplan einhalten

Terminverzögerungen sind einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021 versäumen Wissensarbeiter jede Woche 26 % der Termine. Daher ist die Fähigkeit, den Zeitplan einzuhalten, eine entscheidende Komponente für eine erfolgreiche Projektkoordinierung. 

Und so funktioniert’s:

Erstellen Sie einen Projektzeitplan mit klaren Fristen für die jeweiligen Projektleistungen und Teilleistungen (die kleineren Schritte, die zur Erfüllung einer Aufgabe erforderlich sind). Arbeiten Sie bei der Vergabe von Fälligkeitsterminen von der endgültigen Deadline aus rückwärts, um sicherzustellen, dass Sie für die jeweiligen Schritte genügend Zeit einplanen. Wenn Sie die einzelnen Leistungen und Teilleistungen abhaken, können Sie leicht erkennen, wie die Arbeit im Laufe der Zeit voranschreitet – und es ist viel unwahrscheinlicher, dass Sie einen Schritt verpassen.  

2. Ergebnisse organisieren und nachverfolgen

Projekte bestehen häufig aus vielen verschiedenen Schritten. Jede einzelne Aufgabe hat ein eigenes Fälligkeitsdatum, einen eigenen Verantwortlichen und eine eigene Priorität – und im Laufe eines Projekts durchlaufen die Aufgaben verschiedene Stadien der Fertigstellung. Ein wesentlicher Bestandteil der Projektkoordination ist es, Struktur ins Chaos zu bringen und alle Vorgänge nachzuverfolgen. 

Und so funktioniert’s:

Setzen Sie visuelle Hilfsmittel ein, um den Überblick über  Projektergebnisse zu behalten. Sie können beispielsweise ein Kanban-Board verwenden, um die verschiedenen Phasen der Arbeitsabläufe darzustellen, ein Gantt-Diagramm, das den Projektfortschritt horizontal abbildet, oder einen Projektkalender, der die Projektarbeit eines ganzen Monats auf einen Blick sichtbar macht. Als wenig hilfreich hat sich der Versuch erwiesen, statische Tools zur Projektverfolgung oder Tabellenkalkulationen auf dem neuesten Stand zu halten. Wir empfehlen stattdessen die Verwendung eines Projektmanagement-Tools zur Darstellung und Verwaltung der zu erbringenden Leistungen. So können Sie und Ihr Team problemlos auf Projektaufgaben zugreifen, daran arbeiten und sie in Echtzeit aktualisieren. 

3. Projektkosten überwachen

Mit Geld kann man sich vielleicht keine Liebe kaufen, doch es hilft, Projekte über die Ziellinie zu bringen. Häufig ist das Budget eines Projekts sogar der begrenzende Faktor, der darüber entscheidet, ob ein Projekt abgeschlossen werden kann. Das bedeutet, dass die Erfassung und Steuerung der Projektkosten zu den wichtigsten Aufgaben eines Projektkoordinators zählen. 

Und so funktioniert’s:

Erstellen Sie ein detailliertes Projektbudget. Damit lassen sich die Kosten am besten planen und während des gesamten Projektverlaufs überwachen und steuern. Ähnlich wie der Projektzeitplan ist auch das Projektbudget in der Regel in Teilleistungen untergliedert, damit Sie die erforderlichen Ressourcen und die Kosten für die einzelnen Teilleistungen effektiv abschätzen können. Die Budgetplanung sollte die Kosten für die jeweilige Ressource und Leistung enthalten, einen Zeitplan, wann Sie die Mittel voraussichtlich ausgeben werden, die Aufgabenverantwortlichkeiten, und einen Ort angeben, an dem Sie die budgetierten und die tatsächlichen Kosten erfassen. 

4. Führungskräften von Fortschritten berichten

Sie sollten Ihr Team über den Projektfortschritt informieren und es über unerwartete Änderungen auf dem Laufenden halten. Daher ist die regelmäßige Berichterstattung über den Projektstatus ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Projektkoordination. So können Sie am besten sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, Risiken proaktiv erkennen und die Umsetzung des Projekts im Zeit- und Kostenrahmen halten. 

Und so funktioniert’s:

Beherrschen Sie die Kunst der Projektstatusberichte . Ein Projektstatusbericht gibt den Beteiligten Überblick über den Projektfortschritt sowie Aufschluss über den Projektstatus (auf Kurs, gefährdet, vom richtigen Kurs abgekommen), er umfasst eine Übersicht über den jeweiligen Projektbereich und fasst alle wichtigen Highlights, Hindernisse oder unerwarteten Risiken zusammen. Je nach Dauer des Projekts können Sie wöchentlich (bei kürzeren Projekten) oder monatlich (bei längeren Projekten) einen Projektstatusbericht herausgeben.

Anstatt jeden Projektstatusbericht von Grund auf neu zu erstellen, sollten Sie eine wiederverwendbare Vorlage anlegen. So vermeiden Sie Arbeit rund um die Arbeit und stellen sicher, dass Sie jedes Mal die wichtigsten Informationen erfassen. Projektmanagement- Software macht diesen Prozess noch einfacher. Wenn Sie die zu erbringenden Leistungen in einem zentralen Tool nachverfolgen, können Sie einen Bericht erstellen, in dem Ihre Arbeit festgehalten wird, anstatt sich manuell durch Projektdaten in verschiedenen Tools zu wühlen. Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool lässt sich eine Aufgabe, die Stunden dauern könnte, auf wenige Klicks reduzieren. 

5. Projektinformationen dokumentieren

Wir alle kennen das: Sie haben ein neues Projekt begonnen, das Ihnen seltsam vertraut vorkommt, und Sie stellen fest, dass Sie vor einem Jahr etwas Ähnliches gemacht haben. Wenn Sie jedoch versuchen, sich genau an den Ablauf des alten Projekts zu erinnern, ist Ihr Gedächtnis wie leer gefegt. 

Gerade deshalb ist die Dokumentation von Projektinformationen ein so wichtiger Bestandteil der Projektkoordination. Prozesse und Notizen lassen sich viel leichter (und schneller) festhalten, wenn man mitten in der Arbeit steckt, als wenn man versucht, sich später an wichtige Details zu erinnern. 

Und so funktioniert’s:

Erstellen Sie eine Prozessdokumentation – ein internes Dokument, das die Aufgaben und Schritte beschreibt, die zur Einführung eines neuen Projekts oder Prozesses erforderlich sind. So könnten Sie beispielsweise eine Prozessdokumentation erstellen, in der alle erforderlichen Schritte für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Anforderungen für den Test einer neuen Webfunktion oder der Arbeitsablauf für die Aktualisierung und Veröffentlichung von Blogartikeln aufgeführt sind. Berücksichtigen Sie, dass die Prozessdokumentation ein lebendiges Dokument sein soll, das Sie bei Bedarf aktualisieren. 

6. Meetings planen und terminieren

Projektkoordination umfasst häufig die Planung und Organisation von Besprechungen mit Ihrem Team und externen Beteiligten. Um die Zeit aller Beteiligten optimal zu nutzen, sollte jede Besprechung einen strategischen Zweck und einen konkreten Besprechungsplan haben. Je effizienter Ihre Besprechungen sind, desto mehr Zeit und geistige Kraft hat Ihr Team, um die Projektziele zu erreichen. 

Und so funktioniert’s:

Besprechungen bewusst durchführen. Anstatt Besprechungen einfach automatisch zu terminieren, überlegen Sie doch einmal, ob Sie sie überhaupt brauchen. Könnten Sie stattdessen zum Beispiel einen Statusbericht oder ein asynchrones Update senden? 

Wenn Sie ein Meeting für notwendig erachten, sollten Sie auf jeden Fall sicherstellen, dass es für alle Beteiligten effizient und nützlich ist. Hierzu können Sie eine Tagesordnung erstellen und Lesematerial zur Vorbereitung auf das Meeting bereitstellen, Besprechungsnotizen anfertigen und diese nach der Besprechung verteilen, und klare Aktionspunkte festlegen, die anschließend umgesetzt werden sollen. 

Erfolgreiche Projektkoordination beruht auf 4 Eigenschaften

Ganz gleich, ob Sie Ihre eigene Koordinationskompetenz verbessern oder einen Projektkoordinator für Ihr Team einstellen möchten, hier finden Sie vier wichtige Eigenschaften, auf die Sie achten sollten. 

• Kommunikationsfähigkeit. Als Koordinator müssen Sie tagtäglich mit Beteiligten und Teammitgliedern sprechen. Dazu gehören die Zuweisung von Aufgaben, die Bereitstellung von Updates zum Projekt, die Koordination von Meetings und die Rolle als Ansprechpartner für Genehmigungen und zur Anforderung von Ressourcen.  

• Zeitmanagement. Gutes Zeitmanagement ist besonders dann wichtig, wenn man alle Vorgänge eines Projekts unter einen Hut bringen muss. Dies gilt sowohl für das persönliche Zeitmanagement als auch für die Fähigkeit, den Projektzeitplan zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Ergebnisse rechtzeitig vorliegen. 

• Problemlösungsfähigkeit. Bei unvorhergesehenen Entwicklungen gilt es, Probleme in den Griff zu bekommen und sie strategisch zu lösen. Daher sind effektive Problemlösungsfähigkeiten für einen Projektkoordinator von großem Nutzen. 

• Liebe zum Detail. Details sind für einen Projektkoordinator wichtig, vor allem bei der Festlegung von Fälligkeitsterminen für Aufgaben, der Terminierung von Besprechungen und der Erstellung detaillierter Prozessunterlagen. Wenn Sie sich um die Details kümmern, kann sich Ihr Team beruhigt auf die zugewiesenen Aufgaben konzentrieren, da es Ihre Arbeit nicht gegenprüfen muss. 

Koordination ist Trumpf

Der Erfolg eines jeden Projekts hängt während seines gesamten Lebenszyklus entscheidend von der Projektkoordination ab. Ein Projektmanagement auf höchster Ebene und ein sorgfältig ausgearbeiteter Projektplan, Ziele, Meilensteine und Projektumfang können Sie nur bedingt weiterbringen – es ist die tägliche Koordination, die dazu beiträgt, diese Planungsmethoden zu nutzen und Ihr Vorhaben von der Planung zum Abschluss zu bringen.