Kostenmanagement ist neu für Sie? Beginnen Sie hier.

Die genaue Schätzung und Überwachung Ihres Projektbudgets ist eine der besten Möglichkeiten, Ihr Projekt von Anfang an erfolgreich zu gestalten. Dieser Prozess wird als Kostenmanagement bezeichnet – sechs Schritte, die Ihnen helfen, das Budget für die Dauer Ihres Projekts festzulegen und einzuhalten. In diesem Leitfaden gehen wir auf den Kostenmanagementprozess ein und zeigen Ihnen, wie Sie diesen bei Ihrem nächsten Projekt umsetzen können.

Was ist Kostenmanagement? 

Unter Kostenmanagement versteht man den Prozess der Schätzung, Budgetierung und Kontrolle von Projektkosten. In der Regel beginnt der Kostenmanagementprozess während der Initiierungs- und Planungsphase des Projekts. Im Laufe des Projektlebenszyklus überprüfen und überwachen die Projektmanager die Kosten des Projekts, um sicherzustellen, dass das genehmigte Budget nicht überschritten wird. 

Nach Abschluss des Projekts bewertet der Projektmanager die tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den geschätzten Kosten, um etwaige Erkenntnisse aus dem Projekt zu sammeln. Dies kann bei Prognosen und Benchmarking für künftige Projekte hilfreich sein.

Warum Kostenmanagement wichtig ist

Das Kostenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil der Projektplanung und des Projektmanagements. Mit einem effektiven Kostenmanagement können Sie genauere Projektpläne erstellen, ein besseres Verständnis für die Projektbeschränkungen entwickeln und eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs im weiteren Verlauf des Projekts verhindern.

Genaue Projektpläne erstellen

Das Kostenmanagement hilft bei zwei wichtigen Aspekten des Projektplanungsprozesses: Kostenschätzung und Kostenkontrolle. Die genaue Schätzung des Projektbudgets ist eine entscheidende Kompetenz des Projektmanagements. 

In der Regel wird das Projektbudget als eines der ersten Dinge festgelegt. Je nach Unternehmen kann dies sogar etwas sein, das Sie während der Projektcharta festlegen, um das Projekt zu starten. Denn ohne ein Projektbudget können Sie die Ressourcen nicht genau zuweisen, um Ihre Projektziele zu erreichen. 

Projektbeschränkungen verstehen

Die Kosten sind eines der drei Elemente des Projektmanagement-Dreiecks (manchmal auch als Dreifachbeschränkung oder eisernes Dreieck bezeichnet): Kosten, Umfang und Zeit. Nur weil die Kosten eine der drei Projektbeschränkungen sind, heißt das nicht, dass man die Kosten nicht erhöhen kann − aber man muss sich darüber im Klaren sein, dass eine Erhöhung der Kosten Auswirkungen auf Umfang und Zeit hat und umgekehrt.

Scope Creep vermeiden

Die Einhaltung des Budgets ist ein Schlüsselelement dafür, ob ein Projekt auf dem richtigen Weg ist oder nicht. Dadurch werden Kostenüberschreitungen verhindert, die ein Projekt entgleisen lassen und zu Scope Creep führen können. Sobald das Projekt beginnt, kann die Kostenkontrolle Ihnen dabei helfen, das Projektbudget im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass Sie das Budget nicht überschreiten – oder dass Sie schnell den Kurs korrigieren, falls dies doch der Fall ist.

Wie viele Elemente des Projektrisikomanagements ist auch das Kostenmanagement proaktiv und nicht reaktiv. Das Ziel besteht nicht darin, die Projektleistung im Nachhinein zu bewerten, sondern vielmehr die Kostenentwicklung während der Projektlaufzeit zu beurteilen. 

Die 6 Schritte des Kostenmanagements

Die Erstellung Ihres Kostenmanagementplans besteht aus sechs Schritten:

1. Ressourcenplanung

Bevor Sie die Projektkosten ermitteln können, brauchen Sie zunächst einen Überblick über die Ressourcen, die Sie für das Projekt benötigen werden. Wenn Sie wissen, welche Ressourcen Sie für Ihr Projekt benötigen, können Sie abschätzen, wie viel Zeit, Aufwand und Geld Sie für Ihr Projekt benötigen werden. 

Eine Ressource ist alles, was Ihnen hilft, ein Projekt abzuschließen – einschließlich Tools, Geld, Zeit, Ausrüstung und sogar Teammitglieder. Es ist in Ordnung, wenn Sie in dieser ersten Phase nicht jedes Detail genau kennen. Das Ziel der Ressourcenplanung im Rahmen des Kostenmanagements besteht darin, eine ungefähre Schätzung der Ressourcen – und damit auch der Kosten – zu erhalten, die Sie für Ihr Projekt benötigen werden. Wenn das Projekt dann tatsächlich anläuft, hilft Ihnen ein klarer Ressourcenmanagementplan bei der Ressourcenzuweisung. 

Sie benötigen:

• Klar definierte Projektziele

• Eine übergeordnete Projekt-Roadmap oder einen Projektstrukturplan (PSP), je nach Komplexität des Projekts

• Einen vorläufigen Plan fürs Ressourcenmanagement

• Eine Erklärung zum Projektumfang

2. Kostenschätzung

Im Rahmen der Kostenschätzung werden Sie die mit jeder Ressource verbundenen Kosten abschätzen, um zu Ihrem endgültigen Projektbudget zu gelangen. Sie können ein früheres Projekt als Maßstab nehmen, wenn Sie eines haben, oder Sie können versuchen, die Kosten auf der Grundlage Ihres Ressourcenmanagementplans zu schätzen. 

Bei der Kostenschätzung geht es um die Frage, wie viel es kosten wird, Ihre Projektziele zu erreichen. Denken Sie daran, dass unerwartete Kosten entstehen können. Rechnen Sie daher mit einem Puffer von 5-10 % für alle Schätzungen.

Sie benötigen alles aus dem vorherigen Schritt sowie:

• einen Projektzeitplan (oder ein PERT-Diagramm für komplexere Projekte)

• eine Liste Ihrer erwarteten Ergebnisse

• klar definierte Erfolgsmetriken

Wie in der ersten Phase des Kostenmanagements müssen Sie die Kosten schätzen, bevor Sie die Genehmigung für Ihr Projekt erhalten haben. Je nach Komplexität Ihres Projekts sollten Sie mehr als eine Kostenschätzung für das Projekt mit unterschiedlichen Ressourcenkosten oder erwarteten Endergebnissen erstellen, je nachdem, was Sie von Ihrem Projektsponsor und den wichtigsten Beteiligten erwarten. Denken Sie immer daran, dass sich diese Schätzungen ändern können.

Sobald Sie Ihre Kosten geschätzt haben, erstellen Sie eine Projektcharta oder einen Business Case, um Ihr Projekt vorzustellen und den Ball ins Rollen zu bringen. Beachten Sie, dass Sie mit dem Kostenmanagement noch nicht fertig sind, aber Sie wollen ja nicht alles umsonst machen.

3. Budgetierung

Nachdem Sie nun allgemeine Schätzungen für Ihren Projektbedarf und die benötigten Ressourcen haben, können Sie mit der Ausarbeitung Ihres Projektbudgets beginnen. Ihr Projektbudget ist ein detaillierter Plan, der angibt, wie viel Sie während des Projekts ausgeben wollen, wofür und bis wann. 

Je nach der Komplexität Ihres Projekts kann das „Wann“ Ihre Kostenmanagementstrategie erheblich beeinflussen. Bei mehrjährigen Projekten können Sie festlegen, dass im ersten Jahr nicht mehr als 30 % des Budgets ausgegeben werden sollen usw. Dies kann spätere Kostenüberschreitungen verhindern. 

Sie benötigen alles aus den vorherigen Schritten sowie:

• ein klares Projektbudget

• eine Analyse der Projektbeteiligten

4. Projektstart

Dies ist zwar nicht direkt Teil des Kostenmanagements, aber in dieser Phase starten Sie Ihr Projekt. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihr Projektbudget festgelegt haben, und gehen Sie so detailliert vor, wie es für den Erfolg des Projekts erforderlich ist. Teilen Sie all diese Informationen den Projektbeteiligten im Projekt-Kick-Off-Meeting mit.

Sie benötigen alles aus den vorherigen Schritten sowie:

• die Projektplanung

• den Projektzeitplan, zusammen mit allen Projekt-Meilensteinen

5. Kostenkontrolle

Der größte Teil des Kostenmanagements findet in Schritt fünf statt, der Kostenkontrolle. Sobald Ihr Projekt angelaufen ist, ist die Kostenrechnung von entscheidender Bedeutung, damit Sie Ihr Budget nicht überschreiten. Verfolgen Sie, wie Sie Ihr Projektbudget ausgeben, um sicherzustellen, dass Sie keine Korrekturmaßnahmen ergreifen müssen. Dies ist die Phase, in der Sie die Kosten kontrollieren, indem Sie das laufende Projekt bei Bedarf anpassen.

Wie oft Sie die Kosten überprüfen, hängt von Ihrem Projekt ab. Manchmal werden Sie die Kosten in Echtzeit überprüfen wollen. In anderen Fällen können Sie die Kosten monatlich oder sogar nur vierteljährlich überprüfen. Geben Sie bei Bedarf Updates zu den Kosten in Form von Projektstatusberichten weiter, damit das gesamte Projektteam auf dem gleichen Stand ist.

Denken Sie daran, dass sich jede Änderung des Projektumfangs auf das Projektbudget und die Kosten auswirkt. Behalten Sie Scope Creep daher stets im Auge. Weichen die Projektkosten zu stark von der Budgetierung ab, sollten Sie die Beteiligten informieren, damit Sie proaktiv einen Aktionsplan aufstellen können.

Sie benötigen alles aus den vorherigen Schritten sowie:

• ein Projektmanagement-Tool

• ein Tool für unternehmensweite Berichte

6. Identifizierung von Kostenabweichungen

Nach Abschluss des Projekts ist es an der Zeit zu bewerten, wie das Projekt verlaufen ist. Wie hoch waren die Gesamtkosten des Projekts? Wie waren die tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den geschätzten Kosten? 

Denken Sie daran, dass Sie nicht zu weit in die eine oder andere Richtung abweichen sollten. Ein erfolgreiches Projekt endet nahe am (aber unter) dem prognostizierten Projektbudget. Wenn Sie zu viel Geld ausgegeben haben, haben Sie entweder Ihr Projektbudget unterschätzt oder zu viele unvorhergesehene Ausgaben getätigt. In diesem Fall sollten Sie eine Projektnachbesprechung abhalten, um die Gründe dafür zu ermitteln und dies in Zukunft zu vermeiden.

Andererseits ist es auch nicht ideal, zu wenig von Ihrem Budget auszugeben. Sie haben diese Kosten aus einem bestimmten Grund geschätzt, und wenn Sie deutlich unter dem Budget geblieben sind, war Ihre Kostenplanung ungenau. Zeichnen Sie diese Informationen als historische Daten auf und behalten Sie sie für künftige Projekte im Hinterkopf, damit Sie Ihre Genauigkeit bei der Kostenschätzung erhöhen können.

Die Vor- und Nachteile des Kostenmanagements

Wenn es richtig gemacht wird, kann das Kostenmanagement Ihnen helfen, Ihre Projektplanung zu verbessern und Projektrisiken im weiteren Verlauf zu vermeiden. Es gibt einige wichtige Vorteile eines effektiven Kostenmanagements – aber auch einige wichtige Herausforderungen, auf die Sie achten sollten.

Vorteile des Kostenmanagements

Einige der Vorteile des Kostenmanagements sind:

• Vermeidung von Kostenüberschreitungen. Der offensichtlichste Vorteil des Kostenmanagements besteht darin, dass es Ihnen hilft, die Projektkosten zu kontrollieren. Nutzen Sie diesen Prozess, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel von Ihrem Budget ausgeben. Durch dieses Maß an Vorbereitung und Transparenz erhalten Sie einen klaren Überblick über das Ihnen zur Verfügung stehende Budget und die Art und Weise, wie Sie es ausgeben werden. 

• Festlegung der Erwartungen der Beteiligten. Wenn alle Beteiligten das Budget verstehen, kann dies dazu beitragen, dass der Projektumfang nicht zu groß wird. Die Beteiligten werden seltener um Projektänderungen bitten, weil sie genau wissen, wie sich diese Änderungen auf das Budget auswirken. Müssen Sie dennoch erhebliche Änderungen vornehmen, können Sie Ihren Kostenmanagementplan in das Änderungsverfahren einbeziehen, um negative Auswirkungen auf den Gesamtzeitplan des Projekts abzumildern.

• Vermeidung von Projektrisiken: Ein Teil des Kostenmanagements besteht darin, einen Risikozuschlag in Ihr Projektbudget einzuplanen. Dieser beträgt in der Regel 5-10 % des Projektbudgets, das Sie für unvorhergesehene oder unerwartete Kosten verwenden können. Wenn Sie neu im Kostenmanagement sind, sollten Sie einen Risikozuschlag von etwa 10 % anstreben. Wenn Sie Ihr Kostenmanagement verbessern, wird Ihre Ausgangsbasis genauer werden, so dass Sie den Risikozuschlag auf 5 % reduzieren können.

• Vereinfachung der zukünftigen Planung: Wenn Sie den Prozess des Kostenmanagements einige Male bei verschiedenen Projekten durchlaufen haben, werden Sie in Zukunft besser mit der Ressourcenplanung zurechtkommen. Durch die Erfahrung mit dem Kostenmanagement bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie sich Budgetierung und Ressourcenoptimierung gegenseitig beeinflussen, was den Prozess mit der Zeit einfacher (und genauer) macht. 

Häufige Herausforderungen beim Kostenmanagement (und wie man sie bewältigt)

Kostenmanagement hat auch seine Schattenseiten. Werfen Sie einen Blick auf die beiden größten Nachteile des Kostenmanagements – und wie Sie sie vermeiden können.

Problem: Das Projektbudget ist zu gering.

Wenn das Projektbudget nicht groß genug ist, kann es schwierig werden, das Projekt personell richtig zu besetzen und die erwarteten Ergebnisse zu liefern. 

Lösung: Stellen Sie sicher, dass Ihr Budget realistisch ist. Bauen Sie Ihren Budgetvorschlag gegebenenfalls in Ihre Projektcharta oder Ihren Business Case ein, und fordern Sie das benötigte Budget ein. Erläutern Sie klar, warum das Budget wichtig ist und welche Ressourcen für den Projekterfolg entscheidend sind. 

Problem: Ungenaue Kostenschätzungen.

Falsche Kostenschätzungen können Ihr Projekt aus der Bahn werfen, bevor es überhaupt begonnen hat. 

Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie den Umfang Ihres Projekts verstehen, bevor Sie mit der Kostenschätzung beginnen. Denken Sie daran, dass die drei Projektbeschränkungen miteinander verbunden sind: Zeit, Umfang und Kosten. Wenn Sie die Kosten senken wollen, müssen Sie möglicherweise den Zeitrahmen verlängern oder den Umfang verringern. Wenn Sie das nicht tun wollen, müssen Sie die Kosten erhöhen, um den vollen Projektumfang zu erreichen.

Einhaltung des Projektbudgets durch Kostenmanagement

Das Kostenmanagement besteht aus einer Vielzahl beweglicher Elemente. Daher braucht Ihr Team einen Überblick, um Kostenüberschreitungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie Ihr Projekt jedes Mal im Rahmen des Budgets abschließen. Um den Überblick über alle Projektinformationen zu behalten, können Sie eine Work-Management-Plattform wie Asana verwenden. Von der Projektkalkulation über den Projektstart bis hin zur Nachbereitung hilft Asana Ihnen, während des gesamten Projektverlaufs mit den Mitgliedern Ihres Projektteams und den Beteiligten auf dem gleichen Stand zu bleiben.