Unsere Tipps für effiziente Meetings und damit bessere Besprechungen

Wenn Sie jetzt einen Blick in Ihren Kalender werfen: Wie viele Meetings sind für die nächste Woche geplant? Die meisten Kalender sind mit Einladungen zu Meetings überfüllt und meistens verlassen die Mitarbeiter diese Meetings in der Hoffnung, dass sie sich eines Tages nicht mehr wie ein Zeitfresser anfühlen werden. Aber das Warten hat sich gelohnt, denn wir helfen Ihnen, Ihre Vorgehensweise zu optimieren und Ihre Meetings effizient zu gestalten.

50 % der Angestellten mögen keine Meetings. In einer Umfrage unter den Mitarbeitern von Igloo Software fanden 47 % der Befragten Meetings im Allgemeinen unproduktiv. Aber der bloße Wunsch, dass Meetings keine Zeitfresser wären, macht sie nicht besser. Also, wie kann der Teufelskreis unproduktiver Meetings durchbrochen und wie kann der Zeitverschwendung in Meetings ein Ende gesetzt werden?

Nehmen Sie sich zuerst eine Minute Zeit und denken Sie an ein effizientes Meeting. Wenn bessere Besprechungen durchgeführt werden, wird die Zusammenarbeit und die Kommunikation gefördert und die Motivation der Mitarbeiter erhöht. Eine Mitarbeiterversammlung kann beispielsweise entscheidende Themen behandeln, die die gesamte Abteilung oder das Unternehmen betreffen. Aber wenn ein Meeting nicht gut organisiert ist und es keine angemessene Meeting-Kultur gibt, werden die Zusammenarbeit und die Kommunikation geschwächt, wodurch das Meeting unproduktiv wird. Die Teilnehmer fragen sich dann am Ende des Meetings, ob dieses wirklich nötig war.

Überlegen Sie also im Hinblick auf die Steigerung der Produktivität und der allgemeinen Motivation, warum sich einige Meetings als Zeitverschwendung erweisen und wie Sie Meetings optimieren können. Liegt es am Zuviel (Häufigkeit, Länge) oder am Zuwenig (Fokussierung, umsetzbare Ziele)? Wir haben herausgefunden, welche vier Arten von Meetings die größten Zeitfresser sind. Außerdem schlagen wir Ihnen konkrete Lösungen und Vorschläge für effiziente Meetings vor.

Lassen Sie uns also direkt die Schwachstellen Ihrer Meetings angehen.

„Ich habe zu viele Team-Meetings in meinem Kalender und mein Zeitmanagement leidet“

Wenn Ihr Kalender Sie stündlich an ein neues Team-Meeting erinnert, ist es nicht leicht, sich auf ein neues Projekt zu konzentrieren. Zwar möchten Sie dieser wichtigen Arbeit Ihre gesamte Aufmerksamkeit und Zeit widmen, aber die vielen Team-Meetings halten Sie davon ab. Laut Asanas Bericht über den ROI von Work Management zählt die Zeit, die durch ineffiziente Meetings verschwendet wird, zu den größten Hindernissen für die Produktivität. Hier einige Tipps, mit denen Sie unproduktive Meetings vermeiden und eine bessere Meeting-Kultur aufbauen können, wodurch Ihnen mehr Zeit für die wirklich wichtige Arbeit zur Verfügung steht:

Unnötige Besprechungen absagen und nur effiziente Meetings einberufen

An jedem Arbeitstag finden Millionen von Meetings statt (Schätzungen zufolge bis zu 56 Millionen pro Tag in den USA), aber wie viele sind tatsächlich notwendig? Während sich für komplexe Themen und Brainstorming-Sitzungen persönliche oder Video-Meetings am besten eignen, empfiehlt sich für den reinen Informationsaustausch eine andere (effizientere) Methode. Statusberichte, ein 15-minütiges Stand-up-Meeting oder eine kurze Abstimmung online funktionieren in vielen Fällen einwandfrei und ermöglichen es Ihnen, bei Ihrem nächsten Meeting öfter auf „Absagen“ zu klicken.

Einen Tag ohne Meetings festlegen

Wenn der Tagesablauf durch Meetings unterbrochen wird, lässt die Konzentration nach und man kann sich nicht mehr voll und ganz der Bewältigung komplexer Probleme und wichtiger Projekte widmen. Selbst wenn es Ihnen immer öfter gelingt, unnötige und ineffiziente Meetings zu vermeiden, können sich regelmäßige Unterbrechungen konzentrierter Arbeit negativ auf Ihre Gesamtleistung auswirken. Die Möglichkeit, selbst über seine Zeit bestimmen zu können, ist entscheidend für die Steigerung Ihrer Produktivität. Schlagen Sie also in Ihrem Unternehmen vor, einen Wochentag ohne Meetings einzuführen, z. B. am Donnerstag (oder einem anderen Tag). Machen Sie es zu einem Teil der Unternehmens- und Meeting-Kultur und ermutigen Sie andere, den meetingfreien Tag einzuhalten. Wenn nötig, können Sie bestimmte Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten freihalten, damit andere wissen, dass Sie Einladungen während dieser Zeit ablehnen werden.

Lernen Sie, „nein“ zu sagen

Jede Einladung zu einem Meeting bietet die Möglichkeit, die Teilnahme abzulehnen, aber wie oft klicken Sie auf diesen Button? Schauen Sie sich die Tagesordnung, die Teilnehmer und die Dauer vor Beginn des Meetings an. Achten Sie darauf, wo und wie Sie und Ihr Team Arbeitszeit investieren und klicken Sie auf „Ablehnen“, wenn Sie keinen Nutzen in dem Meeting sehen. Schließlich können Sie am Ende des Meetings ein Protokoll anfordern, damit Sie auf dem neuesten Stand sind, falls nötig. Gut möglich, dass es jedoch nie so weit kommen wird.

„Wie kann ich Zeitverschwendung in Meetings reduzieren?“

Sie fragen sich ständig, ob die Dauer Ihrer Meetings halbiert werden kann, damit sie nicht zu einem Zeitfresser mutieren? Wahrscheinlich schon, aber es liegt an Ihnen zu entscheiden, wie Sie Ihre Zeit einteilen und ob Sie Ihre Meetings im Hinblick auf das Zeitmanagement mit etwas Kreativität optimieren. Beachten Sie dafür diese Tipps:

Betrachten Sie Ihre Zeit als wertvolles Gut

Zeit ist wertvoll. Ein durchschnittliches Meeting dauert 31-60 Minuten. Der sehr praktische Zufall, dass die Zeitblöcke in Kalendern genau 30 oder 60 Minuten umfassen, bedeutet jedoch nicht, dass jedes Meeting genau so lang sein muss.

Wenn Sie Ihre Tagesordnung für das Meeting planen (weiter unten mehr dazu), schätzen Sie, wie viel Zeit Sie für jedes Thema benötigen, addieren Sie die Zeiten und bestimmen Sie dementsprechend die Gesamtdauer des Meetings. Vielleicht brauchen Sie nur 15 Minuten, vielleicht aber auch 45. In jedem Fall: Wenn alle Beteiligten wissen, dass jedes Thema nur 10 Minuten lang behandelt wird, steigt die allgemeine Konzentration. Durch das Gefühl der Unmittelbarkeit bleibt die Diskussion sachlich und beim Thema; alle Punkte der Tagesordnung werden abgehandelt und es muss kein neues Meeting für übriggebliebene Themen angesetzt werden, was letztendlich der Schlüssel zu besseren Besprechungen ist.

Versuchen Sie es mit einem Stand-up-Meeting, um für effiziente Besprechungen zu sorgen

Was ist das? In der IT-Welt ist ein Stand-up-Meeting ein schnelles tägliches Statusmeeting, bei dem die Teammitglieder buchstäblich stehen. In dieser Art Meeting berichten die Personen darüber, was sie gerade getan haben, was sie als nächstes tun und welche Probleme sie sehen.

Wenn Sie ein wiederkehrendes Statusmeeting haben, versuchen Sie es mit einem 15-minütigen Stand-up-Meeting mit Ihrem Team, anstatt einen Besprechungsraum für volle 30-60 Minuten zu buchen. Sie müssen sich nicht an Standard-Meetingkonventionen halten, sondern können sich morgens bei einem Kaffee treffen, an einem schönen Tag draußen oder in der Lobby. Entscheidend ist, etwas anderes zu machen, damit es abwechslungsreich bleibt – und sich selbst eine Frist zu setzen. Verwenden Sie einen Timer, um sich an den kürzeren Zeitrahmen zu gewöhnen und unter Ihren Teamkollegen ein Bewusstsein dafür zu schaffen. Je nach Größe der Gruppe können Sie zum Beispiel jedem Teilnehmer 30 Sekunden Sprechzeit geben und diese auch einfordern.

„Wie kann ich in meinen Meetings für mehr Konzentration sorgen?“

Es kann schwierig sein, während eines Meetings konzentriert zu bleiben, während alle lieber über ihre Wochenendpläne sprechen möchten. Besonders wenn Ihr Team auf der ganzen Welt verteilt ist oder ortsunabhängig arbeitet, kann es durchaus Spaß machen, ein wenig zu plaudern. Aber wenn Sie vorausplanen und klare Erwartungen für Ihr Meeting formulieren, könnte Ihre Crew ihr Wochenende tatsächlich früher genießen, anstatt nur darüber zu reden. Hier einige Ideen zur Umsetzung:

Den Anlass und das Ziel des Meetings ermitteln und es somit optimieren

Beginnen Sie den Prozess frühzeitig und schreiben Sie auf, was erreicht werden muss, anstatt spontan eine Tagesordnung zu erstellen. Eine konkrete Tagesordnung vor dem Meeting bietet den Teilnehmern Klarheit, Übersicht und erleichtert das Zeitmanagement. Speichern Sie die Tagesordnung an einem zentralen Ort ab, z. B. in einem Work Management Tool. Auf diese Weise können Sie die Tagesordnungspunkte bequem mit Aufgaben und Projektzeitplänen verknüpfen, um Ihre Meetings zu optimieren. Außerdem sollten Sie Ihrer Tagesordnung Zeitblöcke hinzufügen, damit Sie sich nicht zu lange an einem Thema aufhalten. Wenn Sie etwas Zeit für den Teamzusammenhalt investieren möchten, können Sie ein Meeting planen, bei dem sich alle Teilnehmer fünf Minuten lang ungestört über Gott und die Welt unterhalten können. Achten Sie dabei jedoch auf das Zeitlimit, damit Sie sich danach wieder wichtigen Themen widmen können.

Die Tagesordnung und andere hilfreiche Zusammenhänge im Vorfeld der Sitzung mit anderen teilen

Wenn möglich, hängen Sie die Tagesordnung direkt an die Einladung zum Meeting an. Wer weiß, vielleicht merken Sie beim Erstellen der Tagesordnung bereits, dass ein Meeting gar nicht notwendig ist! Ganz unabhängig davon: Eine Tagesordnung mit der Einladung zu schicken bedeutet, dass potenzielle Teilnehmer entscheiden können, ob das Meeting für sie einen Mehrwert bringen kann oder nicht.

Wenn Sie zum Erstellen der Tagesordnung ein Work Management Tool verwenden, können die Teilnehmer schon vor dem Meeting daran mitarbeiten und Tagesordnungspunkte hinzufügen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben hinzuzufügen und die Chance, sich auf die richtigen Themen vorzubereiten. Diese Vorlagen eignen sich hervorragend zum Erstellen einer Tagesordnung für alle Arten von Meetings:

• Vorlage für die Tagesordnung allgemeiner Meetings

• Vorlage für die Tagesordnung einer Firmenversammlung

• Vorlage für die Tagesordnung von Vorstandssitzungen

„Wie kann ich meine Meetings produktiver gestalten?“

Auch wenn Sie zu Ihren Meetings am liebsten alle einladen würden, die Sie kennen – die Produktivität Ihrer Meetings wird höchstwahrscheinlich darunter leiden. Dabei möchten Sie in Ihrem Meeting doch ganze Berge versetzen... oder zumindest den Zeitplan Ihres Projekts einhalten. Mit diesen Tipps steigern Sie die Produktivität Ihrer Strategiesitzungen enorm:

Die richtigen Teilnehmer auswählen und ihre Rollen definieren

Befinden sich in allen Ihren Meetings genau die richtigen Personen? Kennt jeder seine Rolle und weiß, warum er eingeladen wurde? Wenn die Hälfte der Tagesordnungspunkte nur für drei von fünfzehn Teilnehmern relevant ist, sollten Sie entweder Ihre Tagesordnung und/oder Ihre Teilnehmerliste überdenken. Dies spricht ebenfalls dafür, eine Tagesordnung vor dem Meeting zu erstellen. Wenn ein wichtiger Teilnehmer es nicht zum Meeting schafft, nachdem Sie eine Tagesordnung erstellt und die Einladung verschickt haben, sollten Sie den Termin eher verschieben, anstatt zu versuchen, das Meeting ohne ihn abzuhalten. Sie müssen wahrscheinlich sowieso ein weiteres Meeting ansetzen.

Einen Schriftführer bestimmen

Bestimmen Sie vor dem Meeting jemanden, der Notizen macht. Wenn eine Person für die Notizen verantwortlich ist, kann sich der Rest der Gruppe auf die Teilnahme konzentrieren, anstatt eigene Notizen zu machen. Auch für alle, die das Meeting verpasst haben oder nicht daran teilgenommen haben, sind Notizen für die Nachbereitung hilfreich. Stellen Sie sicher, dass Notizen unmittelbar am Ende des Meetings mit allen Teilnehmern geteilt werden und dass alle wissen, wo diese zu finden sind. Ein Arbeitsmanagement-Tool eignet sich hervorragend zur Aufbewahrung von Sitzungsnotizen und Tagesordnungen an einem zentralen Ort.

Aufgaben direkt während des Meetings zuweisen

Sie können Entscheidungen über die Verantwortlichkeit für Aufgaben treffen, während Sie durch die Tagesordnung gehen, und jemand kann die Notizen direkt festhalten. Wenn Sie ein Work Management Tool verwenden, erstellen Sie die Aufgabe und weisen Sie diese direkt und in Echtzeit zu. Achten Sie darauf, dass Sie bei jeder Aufgabe Fristen, den Verantwortlichen und andere wichtige Termine angeben. Wenn Sie keine klare Entscheidung zu einem Tagesordnungspunkt treffen können, weisen Sie jemandem die Aufgabe zu, die Sachlage zu überprüfen und eigenmächtig zu entscheiden. Dieses Vertrauen bestärkt Ihre Teamkollegen, großartige Arbeit zu leisten.

Die „Meeting-Kultur“ verbessern und für bessere Besprechungen sorgen

Jeder hat mal schlechte Team-Meetings. Mit den oben genannten Tipps können Sie Ihre Meetings optimieren und so gewinnbringend wie möglich gestalten, damit die Zeitverschwendung in Meetings reduziert wird und bessere Besprechungen ermöglicht werden. Seien Sie ein Vorbild für bessere Meetingstrukturen und etablieren Sie vielleicht selbst eine Art „Meeting-Knigge“. Ihre Kollegen werden Ihre Änderungen zur Kenntnis nehmen und sie vielleicht bald selbst anwenden, um ihre eigenen Meetings zu verbessern. Asana bietet Ihnen eine Orientierungshilfe für weniger und kürzere, zeiteffiziente Meetings. Sollten Sie doch feststellen, dass ein weiteres Meeting für Ihre Zielsetzungen notwendig ist, dann unterstützt es Sie dabei, weiterhin zielgerichtet und effizient vorzugehen.