3 Möglichkeiten für visuelles Projektmanagement: Zeitleisten, Kalender, Boards

Unabhängig davon, welches Projekt Sie gerade verwalten: Sie brauchen eine Möglichkeit, Ihre Arbeit zu planen und nachzuverfolgen. Es ist nicht nur wichtig zu wissen, wer was bis wann erledigt, sondern Sie müssen auch alle Vorgänge und Informationen über Ihre Projekte visualisieren können.

Mal ehrlich: Wer arbeitet im Projektmanagement schon gerne mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel? Listen werden zu mehrseitigen Dokumenten und Tabellen zu unzähligen Spalten mit Projektdetails. Dadurch lässt sich der Stand eines Projektes für Projektmanager irgendwann nur noch schwer nachvollziehen. 

Was ist visuelles Projektmanagement?

Visuelles Projektmanagement mit einem Projektmanagement-Tool bietet Ihnen eine Möglichkeit, herkömmliche To-do-Listen links liegen zu lassen und Ihre Arbeit effektiver durch visuelle Methoden zu organisieren und zu verwalten. Dadurch können Sie Projektinformationen in verschiedenen Ansichten wie Zeitleisten, Kanban-Boards und Kalendern für Ihre Projekte visualisieren. Diese Art des Projektmanagements bietet einen kompakten Überblick über anstehende Aufgaben, gewünschte Projektergebnisse, Meilensteine Ihres Teams und vieles mehr.

Wie kann man den Fortschritt für Projekte visualisieren?

In der Praxis haben sich für die Visualisierung der Projektfortschritte diese drei Projektmanagement-Tools bewährt:

• Zeitleisten (oder Gantt-Diagramme)

• Kanban-Boards

• Kalender

Jede dieser Möglichkeiten für visuelles Projektmanagement bietet ihre eigenen Vor- und Nachteile. Wofür Sie sich entscheiden, hängt von der Art Ihres Projekts ab. Ihre Projektmanagement-Software muss also zwangsläufig zwischen verschiedenen Ansichten wechseln können. Nur so können alle Beteiligten – vom einzelnen Mitarbeiter bis hin zu Führungskräften und Projektmanagern – von der Projektmanagement-Software profitieren.

Sollten Sie sich für Zeitleisten, Kanban-Boards oder Kalender entscheiden? Im Folgenden erklären wir Ihnen, welche Visualisierungstools für welche Arten von Projekten am besten geeignet sind.

1. Projekte visualisieren – mit Projekt-Zeitleisten und Diagrammen

Wann es sich lohnt, Projektzeitleisten und Gantt-Diagramme für visuelles Projektmanagement zu nutzen

Zeitleisten sind hilfreich bei Projekten, bei denen Sie nicht nur wissen müssen, wann es abgeschlossen sein muss, sondern auch, wann Sie damit beginnen müssen und wie lange die Bearbeitung dauern wird. Indem Sie alles in einer Projektzeitleiste oder einem Gantt-Diagramm abbilden, können Sie Ressourcen besser zuweisen, Mitarbeiter für verschiedene Phasen einteilen und Abhängigkeiten Ihrer Projekte visualisieren.

Mit einer Zeitleiste eines Projektmanagement-Tools können Sie einen Projektplan erstellen, der anzeigt, wie alle Vorgänge Ihres Projektes zusammenpassen. Bei Bedarf lassen sich Änderungen vornehmen, um Probleme zu beheben, bevor sie auftreten. Visuelles Projektmanagement mit Zeitleisten und Gantt-Charts eignet sich durch seine Visualisierungen besonders gut für:

• Kampagnenmanagement

• Produkteinführungen

• Eventplanung

Wann es sich nicht lohnt, Projektzeitleisten und Gantt-Diagramme für visuelles Projektmanagement zu nutzen

Zeitleisten eignen sich am besten für Aufgaben, die ein klares Start- und Fälligkeitsdatum haben. Stellen Sie sich Ihre Zeitleiste als Balkendiagramm vor: Ohne Anfang und Ende gibt es nichts, das man visualisieren könnte. Wenn Sie ein Projekt mit vielen täglichen Aufgaben planen, könnte sich dafür ein Kalender oder Kanban-Board besser eignen.

Beispiel einer Projektzeitleiste, um Projekte zu visualisieren

Nehmen wir an, Sie planen eine Produkteinführung. Da für einen erfolgreichen Start Teammitglieder aus multifunktionalen Teams benötigt werden (Produktmanagement, Entwicklung, Marketing, Vertrieb, Kundensupport), ist die Handhabung des Projekts vermutlich kompliziert.

Mit einer Zeitleiste in einem Projektmanagement-Tool lassen sich sowohl der Zeitplan präziser vorhersagen als auch die Ressourcen so koordinieren, dass Ihre Ziele mit weniger Zwischenfällen erreicht werden. Ihre Projektzeitleiste würde jeden Schritt oder jedes angestrebte Ergebnis auflisten und das Start- und Fälligkeitsdatum aller Vorgänge sowie alle Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben anzeigen. Auf diese Weise hat jeder in Ihrem Projektteam von Anfang an einen klaren Überblick über Ihren Einführungsplan.

Tipp: Die Zeitleiste mit allen Teamkollegen teilen und gemeinsam verwalten

Sobald Sie eine Zeitleiste für Ihren Projektplan erstellt haben, vergessen Sie nicht, alle Teammitglieder und Projektbeteiligten einzubeziehen und die Details zu aktualisieren, sobald das Projekt beginnt. Indem Sie eine zentrale Informationsquelle in Ihrem Projektmanagement-Tool nutzen, erhält jedes Teammitglied Informationen über den Arbeitsfortschritt des Teams.

Mit Asana können Sie Ihr Projekt einfach mit Beteiligten und Teamkollegen teilen. Wenn Sie Ihre Arbeit in der Zeitleistenansicht visualisieren, können Sie andere von Ihrem Plan überzeugen und Zeiträume anpassen und optimieren, wenn die Umstände es erfordern. Visualisieren Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und identifizieren Sie Abhängigkeitskonflikte, bevor sie entstehen.

2.  Projekte visualisieren – mit Kanban-Boards

Kanban-Boards sind ein visuelles Projektmanagement-System zur Organisation eines Projekts, bei dem jede Aufgabe oder jeder Arbeitsschritt durch eine Karte dargestellt wird. Diese Karten werden dann in einer von mehreren Spalten angeordnet, welche die Phasen eines Projektes oder Prozesses, die Verantwortlichen für die Aufgabe, die Priorität des Arbeitsvorgangs oder ein weiteres System darstellen, das für die Arbeit Ihres Teams am nützlichsten ist. Sobald eine Aufgabe bearbeitet wird, bewegen Sie die Karte für diese Aufgabe von Spalte zu Spalte, so dass Sie leicht erkennen können, in welchem Stadium des Prozesses sich die Aufgabe befindet.

Wann es sich lohnt, Kanban-Boards zu nutzen

Projektmanagement im Kanban-Stil eignet sich am besten für Workflows und Projekte, in denen jede Aufgabe unterschiedliche Phasen durchläuft, bevor sie abgeschlossen wird. Kanban-Boards sind daher ein tolles Projektmanagement-Tool für Agile-Teams, die agil in Sprints arbeiten und ihre Projekte visualisieren wollen: Sie zeigen Ihnen anschaulich, wie die Arbeit vorangeht. Kanban-Boards für visuelles Projektmanagement eignen sich besonders gut für:

• Bug-Tracking

• Sprint-Planung

• Sprint-Retrospektiven

• Tägliche Agile-Standup-Meetings

• Produktionsmanagement für Web-Inhalte

• Arbeitsanfragen

Beispiel für ein Board-Projekt

Ein Workflow zur Fehlerverfolgung ist ein Beispiel für ein Projekt, das über Kanban-Boards verwaltet werden kann. Ihr Kanban-Board zur Identifizierung und Behebung von Fehlern könnte z. B. Spalten enthalten, die die folgenden Phasen darstellen:

• Neue Fehler (z. B. Ihr Backlog)

• Bereit zur Bearbeitung

• In Bearbeitung

• Qualitätssicherung

• Abgeschlossen

Für jeden gemeldeten Fehler kann Ihr Team eine neue Karte erstellen und diese dann im Laufe der Bearbeitung durch diese Spalten bewegen.

Tipp: Boards online erstellen und teilen

Kanban-Boards werden häufig auf physischen Tafeln mit Haftnotizen dargestellt, aber wussten Sie, dass Sie diese auch online mit einem Projektmanagement-Tool für visuelles Projektmanagement wie Asana erstellen können?

Beim Erstellen Ihrer Kanban-Boards in Asana stehen Ihnen zusätzliche Funktionen zur Verfügung, wie z. B. das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern, Beschreibungen, Dateien und Beteiligte zu jeder Karte. So können Sie problemlos zusätzliche Projektinformationen erfassen, damit alle Mitarbeiter in Ihrem Team erfolgreich zusammenarbeiten und ihre Projekte visualisieren können.

3.  Projekte visualisieren – mit Projektkalendern

Kanban-Boards und Zeitleisten eignen sich hervorragend für eine Vielzahl von Projekten, aber manchmal braucht man einen Kalender. Die Vorgehensweise ist einfach und unkompliziert, bietet sich aber auch für die Projektplanung bestimmter Projekte an.

Wann es sich lohnt, Projektkalender für visuelles Projektmanagement zu nutzen

Ein Kalender empfiehlt sich besonders für Projekte, in denen viele Aufgaben mit unterschiedlichen Fälligkeitsdaten verwaltet werden müssen. Wenn Sie wissen, wann Sie ein Projekt abschließen oder ein Ergebnis in einer bestimmten Woche, einem bestimmten Monat oder einem bestimmten Jahr abliefern müssen, können Sie besser vorausplanen und die Aufgaben rechtzeitig und erfolgreich ausführen. Projektkalender für visuelles Projektmanagement eignen sich besonders gut für:

• Redaktionelle Kalender

• Content-Kalender für Social Media

Wann es sich nicht lohnt, Projektkalender für visuelles Projektmanagement zu nutzen

Projektkalender hauchen Ihren Aufgaben Leben ein. Mit ihnen können Sie Wochen, Monate oder ganze Quartale im Voraus planen. Weniger nützlich kann ein Projektkalender jedoch sein, wenn Sie eine Menge Aufgaben haben, die täglich fällig sind. Wenn Sie jeden Tag Details zu den Aufgaben Ihres Projektteams haben möchten, eignen sich Kanban-Boards oder eine Ansicht im To-do-Stil womöglich besser für Sie und Ihr Team, um Projekte zu visualisieren.

Beispiel für ein Kalenderprojekt

Wenn Sie beispielsweise ein Projekt planen, bei dem tägliche Arbeitsschritte erforderlich sind, können Sie mit einem Projektkalender erkennen, was über die nächsten Tage und Wochen erledigt werden muss. Anschließend können Sie sich das Projekt als Ganzes im Kalender anzeigen lassen und mit einem Blick erkennen, welche Schritte als Nächstes zu erledigen sind und wer daran arbeitet.

Tipp: Aufgaben zuerst auflisten, danach Termine festlegen

Wenn Sie Ihren Projektkalender mit Asana verwalten, können Sie eine Aufgabenliste in einem Projekt erstellen, die Fälligkeitsdaten festlegen und dann zur Kalenderansicht wechseln. Ihre Aufgaben werden automatisch im Kalender angezeigt. Bei Bedarf können Sie die Aufgaben in Ihrem Kalender einfach verschieben, um das Fälligkeitsdatum im Handumdrehen zu ändern.

Welches Projektmanagement-Tool für visuelles Projektmanagement ist das richtige für Ihr Projekt?

Mit einer Zeitleiste, einem Kanban-Board oder einem Kalender lassen sich alle Schritte Ihrer Projekte visualisieren, so dass Sie den Überblick behalten, ohne wichtige Details zu übersehen. In Asana stehen Ihnen für die Erstellung Ihrer Projekte alle diese Tools zur Verfügung. Unabhängig davon, mit welchem Tool Sie arbeiten, können Sie Ihren Plan ganz einfach mit Teamkollegen teilen und Ihr gesamtes Projekt an einem Ort durchführen.