7 Funktionen im operativen Management – und wie Sie diese meistern

Das operative Management sorgt dafür, dass Prozesse innerhalb von Unternehmen reibungslos ablaufen. Stellen Sie sich Ihr Unternehmen wie einen Flughafen vor. Jedes Team ist ein Flugzeug, das mit seinen Projekten und Ideen in unterschiedliche Richtungen abhebt. Als Fluglotse, in diesem Fall also der operative Manager, ist es Ihre Aufgabe, den Luftverkehr im Auge zu behalten, damit alles funktioniert.

Fluglotsen überwachen Dinge wie das Wetter, die Flugrichtung und die Kommunikation der Piloten. Die sieben Funktionen im operativen Management sind ähnlich.

• Operative Planung

• Finanzplanung 

• Produktdesign

• Qualitätskontrolle

• Forecasting

• Strategieplanung

• Lieferkettenmanagement

Das operative Management ist in fast jeden Aspekt eines Unternehmens eingebunden. Wenn ein Projektmanager beispielsweise ein neues Teammitglied einstellen möchte, führt das operative Team zuerst eine Kosten-Nutzen-Analyse durch. Wenn das Produktionsteam ein neues Produkt herausbringen möchte, führt das operative Team eine Schätzung der Kundennachfrage durch.

Sie verwenden möglicherweise mehr Zeit fürs Management als andere. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise kein physisches Produkt produziert, werden Sie sich wohl kaum viel mit dem Lieferkettenmanagement befassen. Aber ein Verständnis für alle operativen Funktionen im Unternehmen ist der beste Weg, Arbeit branchenunabhängig zu planen und zu bewältigen.

1. Operative Planung

Operative Planung ist die fundamentale Funktion im operativen Management. Ihre Pflichten in dieser Funktion könnten folgende sein:

• Überwachung der täglichen Produktion

• Verwaltung und Kontrolle des Inventars

• Kontrolle von Leistung und Wohlbefinden der Teammitglieder

• Produktionsplanung

Im operativen Management geht es darum, die operative Effizienz aufrechtzuerhalten. Achten Sie stets auf neue Entwicklungen, um Engpässe zu vermeiden und Ihre operative Strategie zu verbessern.

Wichtige Eigenschaft: Eine gute Auffassungsgabe

Wenn Sie eine gute Auffassungsgabe besitzen, ist es für Sie leichter, Unternehmensprozesse erfolgreich aufrechtzuerhalten. Als Betriebsmanager sind Sie für Ihr Team verantwortlich und müssen gleichzeitig stets das Wohlergehen des Unternehmens im Hinterkopf behalten. Um mit den damit verbundenen Veränderungen fertigzuwerden, müssen Sie schnelles Denken beweisen. In Situationen, in denen Sie nicht über die Tools verfügen, die Sie benötigen, gilt es, gutes Denkvermögen zu beweisen und mit nur begrenzten Ressourcen eine gute Lösung zu finden.

2. Finanzplanung

Finanzen sind eine essenzielle – und unausweichliche – Funktion im operativen Management, denn jedes Unternehmen strebt danach, Kosten zu reduzieren und den Profit zu steigern. Als operativer Manager stellen Sie sicher, dass Führungskräfte im Unternehmen das Budget im Blick behalten, wenn sie wichtige Entscheidungen treffen. Zu Ihren Aufgaben könnten folgende gehören:

• Budgeterstellung zur Erreichung von Produktionszielen

• Identifizierung neuer Investitionsmöglichkeiten

• Zuteilung von Budgets und Ressourcenverwaltung

Vielleicht fragen Sie sich jetzt, inwiefern sich die Aufgaben im operativen Team von denen der Finanzabteilung unterscheiden. Die Finanzabteilung kümmert sich um alles von den Umsätzen bis hin zu den Gehältern. Die Aufgaben des operativen Teams hingegen beschränken sich auf Dinge, die relevant für den Produktionsprozess sind.

Wichtige Eigenschaft: Finanzielles Planungsgeschick

Finanzielle Planung geschieht, wenn Sie festlegen, ob Ihr Unternehmen das Budget hat, um strategische Ziele zu erreichen, oder nicht. Damit die Führungskräfte in Ihrem Unternehmen finanziell erfolgreich sein können, müssen Sie im Voraus planen.

Halten Sie die Produktionskosten niedrig, indem Sie verlässliche Verkäufer finden, der gute Preise anbietet. Das Ziel ist es, ein erstklassiges Produkt herzustellen, das das Budget Ihres Kunden nicht übersteigt.

3. Produktdesign

Die Produktdesigner sind vielleicht die kreativen Köpfe, aber die Mitglieder des operativen Teams sind die Augen und Ohren, die Informationen aus dem Markt sammeln. Sobald Sie die Bedürfnisse der Kunden und die Marketingtrends erkannt haben, sollten Sie Ihre Erkenntnisse an die Designer weitergeben, damit sie ein kompetitives Produkt entwerfen können.

Zu den Aufgaben, die Ihr Team bewältigen muss, könnten folgende gehören:

• Konsolidierung von Marktforschung in verwertbare Ergebnisse

• Kommunikation der Ergebnisse an ein Produktdesignteam

• Unterstützung der Designer bei der Produktentwicklung

Ohne das operative Team wüsste das Produktdesignteam nicht, was es entwerfen soll. Der Markt ist im stetigen Wandel, und es erfordert umfangreiche Recherche, ein erfolgreiches Produkt zu entwickeln.

Wichtige Eigenschaft: Fähigkeit zur Dateninterpretation

Die Fähigkeit, Daten zu interpretieren, ist im operativen Management eine unerlässliche Eigenschaft. Als Manager ist es Ihre Aufgabe, Daten verständlich zu machen. Ihr Ziel sollte es sein, klar zu kommunizieren, wie Ihr Produkt den Standard anderer Produkte auf dem Markt erreichen oder übertreffen soll.

Sobald Sie einen Plan haben, optimieren Sie die teamübergreifende Kommunikation mit einer Plattform oder einem Tool. Erstellen Sie einen zentralen Projektplan, um Aktionspunkte, Informationen und Feedback nachzuverfolgen. Teilen Sie Ihre Informationen dann in einem Projektmanagement-Tool, sodass jeder Zugriff darauf hat und über Änderungen in Echtzeit informiert wird.

4. Qualitätskontrolle

Qualitätskontrolle geht Hand in Hand mit dem Produktdesign. Nachdem das Produktionsteam ein Produkt erstellt hat, stellt das operative Team sicher, dass es den Qualitätsanforderungen entspricht. Sie testen das Produkt und garantieren, dass kein Defekt vorliegt, bevor es herausgebracht wird. Zu Ihren Aufgaben könnten folgende gehören:

• Durchführung einer Risikoanalyse, um potenzielle Probleme zu erkennen

• Untersuchung der Produkte zur Sicherung des Qualitätsstandards

• Erstellung von Tests zur Qualitätskontrolle

• Dokumentation von Produktdefekten und -mängeln

Die Standards bei der Qualitätskontrolle variieren von Branche zu Branche. Zu den ersten Dingen, die Ihr Team während dieses Prozesses tun sollte, gehört Marktforschung. Damit finden Sie heraus, welche Qualitätsstandards in Ihrer Branche vorherrschen. Nutzen Sie diese Informationen dann als Maßstab für Ihr eigenes Qualitätsmanagement.

Wichtige Eigenschaft: Konfliktlösungsfähigkeit

Nach der ersten Produktionsrunde erreicht noch nicht jedes Produkt die gewünschte Top-Qualität. Möglicherweise sind sogar viele Iterationen notwendig, in denen das Produkt immer wieder neu überarbeitet werden muss, bis es schließlich die Standards erfüllt.

Diese Art von Feedback führt zu einer kontinuierlichen Optimierung ihres Produktes, kann aber auf Empfängerseite für Unmut sorgen. Ein wirklich guter Operations-Manager verfügt auch über gute Konfliktlösungsstrategien, mit denen er sein Team durch unsichere Zeiten navigiert und ein Produkt hervorbringt, das Kunden begeistert.

5. Forecasting

Vorhersagen werden nicht nur beim Wetter gemacht. Operative Teams müssen auch die Nachfrage nach einem Produkt vorhersagen. Hierfür sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Wie sieht die voraussichtliche Nachfrage für dieses Produkt in der Zukunft aus?

• Wie sollten Marketing und Werbung für dieses Produkt aussehen?

• Welche Verkaufsinitiativen sollten wir für dieses Produkt planen?

• Können wir die Lagerkosten für das Inventar schätzen?

• Können wir die Kosten für Beschaffung und Rohstoffe bestimmen?

Wichtige Eigenschaft: Fähigkeit zur datenbasierten Entscheidungsfindung

Datenbasierte Entscheidungsfindung ist in vielen Funktionen des operativen Managements nützlich. Sie können nur dann akkurate Vorhersagen machen, wenn diese Vorhersagen auf Fakten basieren. Für eine zuverlässige Vorhersage der Produktnachfrage sollten Sie zunächst die Trends aus der Vergangenheit analysieren. Kommunizieren Sie Ihre Ergebnisse dann den Abteilungsleitern Ihres Unternehmens, damit sie künftige Pläne entsprechend anpassen können.

6. Strategie

Dies ist im operativen Management ein breites Feld, zu dem operative Planung, Überwachung und Analyse gehören können. Ziel des strategischen Managements ist es, sicherzustellen, dass Produktionsentscheidungen im Einklang mit den Unternehmenszielen sind. Zu Ihren Unternehmenszielen könnten folgende Optionen gehören:

• Priorisierung der Kundenzufriedenheit

• Verbesserung des Produktionssystems 

• Kostenkontrolle bei gleichzeitiger Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit

Als Betriebsmanager ist es Ihre Aufgabe, Wege zu finden, die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen. Hierfür könnten zum Beispiel die folgenden Strategien nützlich für Sie sein:

• Analyse Ihres Inventars: Wenn Kundenzufriedenheit in Ihrem Unternehmen oberste Priorität hat, sollten Sie erst einmal Ihr Inventar analysieren, denn es steigert die Kundenzufriedenheit, wenn Sie immer und zu jeder Zeit in der Lage sind, die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu erfüllen. 

• Zusammenarbeit unter den Teams: Eine bessere Zusammenarbeit unter den Teams verbessert auch das Produktionssystem, denn mehr Kommunikation sorgt für weniger Fehler.

• Priorisierung umweltfreundlicher Abläufe: Mit einem Wechsel zu umweltfreundlicheren Abläufen können Sie langfristig Geld sparen und die Kundenbindung erhöhen.

Wichtige Eigenschaft: Fähigkeit zum kritischen Denken

Kritisches Denken ist wichtig für die strategische Funktion im operativen Management, weil Sie damit gut durchdachte Pläne schmieden und auf das Wesentliche zusammenfassen können. Wenn Sie Konzepte logisch durchdenken, sind Sie auch in der Lage, gute Strategien zu entwickeln. Sie können Marktforschung und Daten nutzen, um Ihre Ideen zu stützen, und dann nutzen Sie das, was Sie gelernt haben, um die richtigen Entscheidungen für Ihr Team zu treffen.

7. Lieferkettenmanagement

Wenn Ihr Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen herstellt, ist das Management von Lieferketten wichtig für die Beschaffung, Produktion und Lieferung. Sie verfügen vielleicht über eine spezielle Abteilung für die Lieferkette, aber die Auseinandersetzung mit Lieferkettenproblemen bei internationalen Produkten ist weiterhin Ihre Verantwortung. Die Lieferkette könnte die Form eines zyklischen Ablaufs haben, wie hier dargestellt:

1. Rohmaterialien

2. Zulieferer

3. Produktion/Hersteller

4. Lieferant

5. Händler

6. Kunde

Die Lieferkette ist deshalb zyklisch, weil Sie, wenn Sie erst einmal die Kundennachfrage analysieren, weitere Rohmaterialien beschaffen und den Ablauf der Kette dann nach unten weiterverfolgen.

Es muss nicht zwangsläufig jeder dieser Schritte in Ihrer Lieferkette vorkommen. Wenn Sie beispielsweise in einem kleinen Unternehmen arbeiten, übermitteln Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen möglicherweise direkt selbst an Ihre Kunden. So entstehen keine Liefer- und Händlerkosten, aber Sie müssen trotzdem dafür sorgen, dass Ihre Lieferkette intakt bleibt. Wenn es an einer Stelle zu Engpässen kommt, kann dies Auswirkungen auf die gesamte Lieferkette haben.

Wichtige Eigenschaft: Problemlösungsfähigkeit

Als Betriebsmanager müssen Sie organisieren, planen und delegieren. Aber wenn Sie wirklich weiterkommen möchten, brauchen Sie auch gute Problemlösungsfähigkeiten. Es gibt zahlreiche Problemlösungsstrategien, die Sie lernen und anwenden können – und Ihre Teammitglieder freuen sich in schwierigen Zeiten über Ihre schnellen Lösungen.

So wichtig ist operatives Management

Die Funktionen des operativen Managements sind für jedes Unternehmen wichtig, egal ob im Bereich Produktion oder Technologie. Für Technologieunternehmen sind Finanzen und Strategien natürlich wichtiger und Produktionsunternehmen konzentrieren sich mehr auf die Lieferkette, aber zusammen zeichnen diese sieben Funktionen ein vollständiges Bild darüber, wie man jedes interne Team leiten sollte.

Unternehmen treffen während des Produktionsprozesses viele Entscheidungen, bei denen das operative Team als Stimme der Vernunft zwischen den Abteilungen vermittelt. Ohne das operative Management hätten die einzelnen Abteilungen Schwierigkeiten, ihre Entscheidungen anhand von Unternehmenszielen auszurichten, Konflikte zu vermeiden und Prozesse reibungslos am Laufen zu halten. Insbesondere wird das operative Management:

• Teammitglieder motivieren: Das operative Team motiviert Teammitglieder, indem es dafür sorgt, dass der Arbeitsplatz organisiert bleibt, und indem es die Arbeitsbedingungen verbessert. Teammitglieder arbeiten natürlich motivierter, wenn die Umgebung und die Arbeitsbedingungen angenehm sind.

• Ressourcen nutzen: Darüber hinaus planen Sie die Ressourcen Ihres Unternehmens im Rahmen eines Budgets ein. Versuchen Sie hier, Kosten zu reduzieren, wann immer das möglich ist, und Ressourcen zu strecken, um den Anforderungen der einzelnen Projekte gerecht zu werden. Auf keinen Fall dürfen Ressourcen verschwendet werden.

• Zusammenarbeit verbessern: Sie können die Zusammenarbeit im Team stärken, indem Sie Ihre Entscheidungsfindung verbessern. Wenn Sie gute Entscheidungen treffen, bauen Sie Vertrauen unter den Teams auf, was wiederum zu erstklassigen Produkten und zufriedenen Kunden führt. 

• Zielerreichung unterstützen: Sie unterstützen die Entscheidungsträger bei der Erreichung der Unternehmensziele, denn Sie sind der Kontrollpunkt für wichtige Entscheidungen. Wenn Abteilungsleiter über Änderungen oder Initiativen nachdenken, führen Sie eine Einschätzung durch, ob ihre Ideen im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen.

• Produktivität optimieren: Steigern Sie die Produktivität, indem Sie den Lieferprozess des Produktes effizienter gestalten. Ihre Teammitglieder können schneller arbeiten, wenn Sie Verbesserungen an den Produktionsvorgängen ausführen.

Das operative Team und andere Abteilungen

Abhängig von der Größe des Unternehmens und vom Produkt kann die operative Abteilung verschiedene Rollen übernehmen. Wenn Ihr Unternehmen klein ist, teilt die Personalabteilung vielleicht ein paar Aufgaben mit dem operativen Team (z. B. finanzielle Planung). Aber in größeren Unternehmen werden oft klare Grenzen gesetzt zwischen dem operativen Team und der Personalabteilung. In solch einem Setting werden Sie wahrscheinlich eher Hand in Hand mit dem Lieferkettenmanagementteam arbeiten.

Sie fragen sich vielleicht, warum das Management von Lieferketten zu den wichtigsten Funktionen im operativen Management gehört, wenn es sich dabei doch um eine separate Abteilung handelt. Selbst wenn diese beiden Prozesse typischerweise eng miteinander verbunden sind, konzentrieren sich beide Teams auf unterschiedliche Prioritäten. Traditionellerweise beschäftigt sich operatives Management mit dem internen Part der Produktion, während das Lieferkettenmanagement sich mit dem externen Part befasst.

Führen Sie Ihre Teams zur Effizienz

Ziel des operativen Managements ist es, Ihre Entscheidungen klüger und Ihre Produktion schlanker zu machen. Ob Sie nun tägliche Projekte erfolgreich am Laufen halten, die Qualität von Produkten überwachen oder Unternehmensstrategien entwickeln – Asana bietet Ihnen die nötige Übersicht und Transparenz, um genau das zu erledigen.