Workforce Management: So optimieren Sie die Teamproduktivität!

Brauchen Sie Hilfe bei der Steigerung der Produktivität und der Gesamtleistung Ihres Teams? Das ist zwar keine leichte Aufgabe, aber Workforce Management kann dazu beitragen, die Arbeitsabläufe und Betriebskosten Ihres Teams zu optimieren. Das bedeutet mehr Effizienz, ein höheres Engagement der Mitarbeiter und eine bessere Arbeitsmoral im Team. 

Von den Elementen eines Workforce Management-Prozesses bis hin zu den Vorteilen, die der Einsatz von Workforce Management-Software mit sich bringt, erfahren Sie hier, wie Sie Ihre ganz eigene Strategie effektiv umsetzen können.

Was versteht man unter Workforce Management?

Beginnen wir mit der Definition von Workforce Management. Workforce Management (WFM) ist eine Technik zur Steigerung der Produktivität und Effizienz im Team. Obwohl sie am häufigsten in Callcentern eingesetzt wird, haben viele Abteilungen diese Methode übernommen, um ihre aktuellen Prozesse zu verbessern. Besonders wichtig ist dieser Aspekt, wenn man bedenkt, dass fast 70 % der Arbeitnehmer der Meinung sind, sie könnten ihre Zielvorgaben besser erreichen, wenn sie über klare Prozesse für die Arbeitsorganisation verfügen würden.

Workforce Management umfasst alle Maßnahmen, die erforderlich sind, damit die Belegschaft produktiv bleibt. Dazu zählen die unterschiedlichsten Personalführungstechniken, darunter Personalmanagement, Humankapitalmanagement, Leistungsmanagement, Datenerfassung, Budgetierung, Prognosen und vieles mehr. Ein Projektmanager kann zwar nicht unbedingt all diese Aufgaben bewältigen, doch es ist hilfreich, dafür zu sorgen, dass wichtige Maßnahmen reibungslos ablaufen, indem er mit den Abteilungsleitern zusammenarbeitet und Feedback vom Team einholt.

Da es gewisse Überschneidungen zwischen den Aufgaben des Workforce Management und des HR-Managements gibt, sollten wir uns die Unterschiede zwischen beiden genauer ansehen.

Wo wird Workforce Management am meisten eingesetzt?

Grundsätzlich ist Workforce Management für jedes Unternehmen zu empfehlen. Egal ob dies nun ein Startup oder ein Großkonzern ist, eine Workforce Management Software ist immer vorteilhaft für die ideale Personaleinsatzplanung. Dennoch gibt es einige Branchen, die mehr vom Prinzip Workforce Management profitieren, als andere.

Dazu zählt etwa die Logistik. Hier wird das Personal so eingeplant, dass genug Mitarbeiter eingesetzt werden, wenn neue Aufträge kommen und viele Pakete verladen werden müssen. Auch im Gesundheitswesen ist Workforce Management wichtig und sollte an die Bettenauslastung angepasst werden. Oder in einem Call Center, wo genau zu den Stoßzeiten genug Mitarbeiter anwesend sein sollten.

Was steckt in einem Workforce Management-System?

Wie Sie sehen, besteht ein Personalmanagementprozess aus vielen Teilen. Von der Einstellung von Mitarbeitern über die Schulung von Teams bis hin zur Personalplanung sind zahlreiche Komponenten erforderlich, um einen ganzheitlichen Prozess zu schaffen.

Wichtig ist auch, dass die Aufgaben des Workforce Managements oft denen des Human Capital Managements (HCM) ähneln, bei dem es um die Einstellung, Verwaltung und Förderung des Mitarbeiterwerts geht. Der Hauptunterschied besteht darin, dass HCM eine Maximierung des ROI anstrebt, während WFM auf eine Maximierung der Mitarbeiterleistung und -produktivität abzielt.

Werfen Sie im Folgenden einen Blick auf die einzelnen Aufgaben und deren Bedeutung bei der Erstellung einer Workforce Management-Lösung, die Sie für Ihr Team einsetzen können.

Zeiterfassung

Die Zeiterfassung mag einfach erscheinen, es steckt jedoch mehr dahinter, als Sie vielleicht denken. Die Zeiterfassung dient nicht nur dazu, die Effizienz zu analysieren, sondern ist auch hilfreich, um Muster zu erkennen.

Die Einführung eines Zeiterfassungsprozesses gewährleistet, dass Sie:

• Die künftige Auslastung der Mitarbeiter nachverfolgen können

• Eine angemessene Anzahl von Teammitgliedern einstellen

• Aufgaben richtig delegieren

Zudem kann Ihnen eine effektive Zeitwirtschaft helfen, Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern und einen insgesamt produktiven Tagesablauf zu schaffen. Hierzu eignet sich am besten eine Work-Management-Software wie Asana. Mit effektiven Tools und bewährten Verfahren für das Zeitmanagement hat jedes Teammitglied die Autonomie und Flexibilität, die eigene Zeit selbst zu verwalten und beste Leistungen zu erbringen. 

Prognosen und Zeitplanung

Neben der Zeiterfassung ist es auch wichtig, den Personalbedarf richtig zu antizipieren und zu planen, um einen erfolgreichen Personalmanagementprozess zu schaffen, der die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ermöglicht. Unabhängig davon, ob Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Personalebenen haben, wie etwa Führungskräfte und Manager der mittleren Führungsebene, oder ob Sie ein Team auf ein und derselben Ebene leiten, kann die Planung des Personaleinsatzes durchaus komplex sein. Es ist wichtig, dass das Personal am richtigen Ort zur richtigen Zeit eingesetzt wird.

Deshalb setzen viele Teams auf künstliche Intelligenz (KI), um die Terminplanung und Personalbedarfsermittlung zu automatisieren. Außerdem kann die Analyse historischer Daten helfen, künftige Ergebnisse zu prognostizieren.

Zu den Aufgaben für die Terminplanung gehört:

• Verwaltung der Personaleinsatzplanung

• Lösung von Problemen im Zusammenhang mit Personalüber- oder -unterbesetzung

• Prognose für das Wachstum des Teams

Mit der richtigen Anzahl von Teammitgliedern und einem Plan für den Personalzuwachs können Sie das Arbeitspensum Ihres Teams erfolgreich steuern und Burnout verhindern.

Erfassung der Teamleistung

Leistungsbeurteilungen können zwar zeitaufwändig sein, sind jedoch wichtig für die Messung der Teamleistung, der Produktivität und der allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit. Zudem können sie hilfreich sein, um die Kundenzufriedenheit anhand der Leistung der Teammitglieder zu messen.

Die Messung der Teamleistung beinhaltet:

• Nachverfolgung des Mitarbeitererlebnisses

• Ermittlung der Mitarbeiterproduktivität

• Beurteilung der Kundenzufriedenheit

Jedes Team handhabt die Verwaltung der Teamleistung auf andere Weise, wobei vierteljährliche Leistungsbeurteilungen eine beliebte Methode dafür sind.  

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen über ein eigenes Team für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt oder nicht, ist dies ein weiterer wichtiger Teil eines umfassenden Personalmanagementplans. Dazu gehören die laufenden Lohn- und Sozialleistungen, aber auch alle zusätzlichen Leistungen, die Sie Ihren Mitarbeitern gewähren. 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, darunter:

• Analyse der Arbeitskosten

• Nachverfolgung des bezahlten Urlaubs

• Erstellung und Pflege von Zeiterfassungsbögen

• Schaffung von Anreizen für Mitarbeiter

Über die bloße Notwendigkeit, Gehaltsabrechnungen zu erstellen hinaus, können Verbesserungen bei der Gehaltsabrechnung und den Sozialleistungen eine gute Möglichkeit sein, die Leistung und Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu verbessern. 

Schulungsmanagement

Die Ausarbeitung eines Schulungsprogramms für neue und bestehende Mitarbeiter ist entscheidend für den Aufbau einer erfolgreichen Belegschaft. Dabei sollte nicht nur Schulungsmaterial für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erstellt werden, sondern auch Unterlagen für die Fort- und Weiterbildung bereitgestellt werden. 

Zu den Schulungsunterlagen könnte Folgendes gehören:

• Unterlagen für die Einarbeitung

• Technischer Support für Tools

• Nachrichten aus der Branche

• Außerbetriebliches Schulungsmaterial 

Beim Aufbau eines Schulungsprogramms sollten die Dokumente und Unterlagen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich aufbewahrt werden, in dem alle Teammitglieder die Informationen leicht finden können. Hierfür kann ein digitales Tool oder auch ein gemeinsamer Ordner verwendet werden. 

Warum Workforce Management?

Die Einführung eines effizienten Workforce Management-Prozesses kann Ihrem Team das Gefühl geben, mehr bewirken zu können als zuvor – von höherer Produktivität bis hin zu einer gesteigerten Arbeitsmoral.

Wenn alle Komponenten eines Workforce Management-Prozesses vorhanden sind und reibungslos ablaufen, schafft dies enorme Vorteile bei der Abwicklung von Aufgaben und steigert die Effizienz aller Abteilungen. Hier einige der wichtigsten Vorteile des Workforce Managements. 

1. Erhöhte Produktivität  

Ein Höchstmaß an Produktivität ist gegeben, wenn Aufgaben sinnvoll delegiert und kommuniziert werden. Durch Bedarfsprognosen zur Auslastung, Zeiterfassung, faire Bezahlung und ein Bewusstsein über die Leistung kann das Workforce Management dazu beitragen, dass die Teamproduktivität auf eine neue, höhere Ebene gebracht wird. 

Dank der gesteigerten Produktivität kann Ihr Team nicht nur eine höhere Arbeitsleistung, sondern auch eine bessere Arbeitsqualität erreichen. Davon profitieren sowohl das Unternehmen als auch die einzelnen Teammitglieder. 

2. Effektive Kommunikation

Erfolg bedeutet, aus Fehlern der Vergangenheit zu lernen. Wenn die Kommunikation am Arbeitsplatz offen und ehrlich abläuft und dabei auch die Teamleistung berücksichtigt, kann jeder Einzelne besser zum Erfolg der Gruppe beitragen.

Eine effektive Kommunikation trägt nicht nur zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team bei, sondern hilft auch dabei, die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Qualitätsstandards zu erfüllen. 

3. Motivationssteigerung

Die Motivation eines Teams kann durch eine Reihe von Variablen beeinflusst werden – sowohl negativ als auch positiv. Ob das nun am Arbeitspensum, an der Bezahlung, den Sozialleistungen, der Einsatzplanung oder an all diesen Faktoren gleichzeitig liegt – Motivation ist ein entscheidender Faktor für die Leistung und Produktivität eines Teams. 

Zum Glück gibt es Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Motivation Ihrer Mitarbeiter mithilfe eines Personalmanagementplans zu steigern. Neugierde und Einfühlungsvermögen können die Beziehung zwischen Führungskräften und Teammitgliedern verbessern. Diese einfachen, aber wirkungsvollen Eigenschaften können dazu beitragen, das allgemeine Arbeitsumfeld für Ihr Team zu verbessern und die Motivation zu steigern. 

4. Ressourcenoptimierung

Mit erhöhter Produktivität und verbesserter Kommunikation und Nachverfolgung können Sie die effiziente Ressourcennutzung maximieren. Dadurch kann das Team nicht nur mehr bewältigen, sondern es werden auch die Arbeitskosten gesenkt.

Unter Ressourcen versteht man sowohl materielle Werte als auch immaterielle Dinge wie Zeit – beides ist wichtig und sollte nicht verschwendet werden. 

5. Höhere Arbeitsqualität

Letzten Endes zahlt es sich immer aus, qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern. Entspricht Ihre Qualität nicht den Anforderungen, werden Sie keine nennenswerten Erträge erzielen. Deshalb ist die Verbesserung der Qualität ein so wichtiger Bestandteil des Personalmanagements.

Unabhängig davon, ob Sie der Ansicht sind, dass die Qualität Ihrer Arbeit so gut wie möglich ist oder nicht, gibt es immer Raum für Verbesserungen. Bei der Prozessoptimierung kann es sich um alles Mögliche handeln, von Produktänderungen bis hin zur Website-Weiterentwicklung und noch viel mehr. Die Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos. 

Workforce Management vs. Personalwesen und -verwaltung

Das Personalwesen ist zwar ein Teil des Workforce Managements, die beiden Bereiche liefern jedoch unterschiedliche Ergebnisse. 

Das Personalwesen an sich umfasst die Einstellung von Teammitgliedern, deren Schulung und die Entwicklung interner Prozesse. Obwohl es ein wichtiger Teil des Workforce Management ist, unterscheiden sich die beiden Bereiche voneinander.

Hilfreich ist es, Workforce Management als Oberbegriff für alle Belange der Belegschaft zu betrachten. Während die Einstellung der richtigen Mitarbeiter ein Teil dieses Prozesses ist, umfasst das Workforce Management auch die Verbesserung der Mitarbeiterleistung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Arbeitsplanung und vieles mehr. 

Workforce Management-Tools

Bei so vielen verschiedenen Komponenten eines Digital Workforce Management-Systems fragen Sie sich vielleicht, wie Sie mit einem eigenen Plan an die Sache herangehen sollen. Glücklicherweise gibt es Softwarelösungen, die Ihnen bei der Erstellung eigener Prozesse helfen.

Der Einsatz von Workforce Management-Software kann bei einer Vielzahl von Aufgaben, wie etwa Zeitmanagement, Teamkommunikation, Ressourcenmanagement, Kundenservice und Dienstplanung, helfen.

Planung mit einer Zeitleiste

Bei der Zeiterfassung gibt es verschiedene Möglichkeiten, von denen einige dazu beitragen, die täglichen Arbeitsabläufe mit den übergeordneten Zielen zu verknüpfen. Dadurch wird eine abteilungsübergreifende Transparenz geschaffen, mithilfe derer alle Beteiligte ein Bewusstsein für die Ziele entwickeln können. Hier einige weitere Funktionen von Zeitleisten-Software:

• Anzeige von Aufgaben und Fristen

• Erstellen von Abhängigkeiten

• Möglichkeit zur Anpassung von Plänen

• Miteinbeziehung verschiedener Arbeitszeitmodelle

• Umwandlung von Tabellen in Zeitleisten

Eine Zeitleistensoftware hilft nicht nur dabei, die Arbeitsabläufe mit den Zielen zu verknüpfen, sondern kann auch hervorragend den Fortschritt Ihres Teams veranschaulichen. 

Produktivitätstracking

Gesteigerte Produktivität ist einer der entscheidenden Vorteile des Workforce Managements. Zunächst sollten Sie jedoch sicherstellen, dass Sie über die entsprechenden Tools verfügen, um die Produktivität zu steigern. Hier einige Aufgaben, bei denen Produktivitätssoftware helfen kann:

• Doppelarbeit vermeiden

• Informationen leicht auffindbar machen

• Wiederkehrende Projekte automatisieren

• Arbeit an einem zentralen Ort ausführen

Ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe oder bei der schnellen Priorisierung von Aufgaben benötigen – ein Workforce Management System kann diese Aufgaben zu einem Kinderspiel machen.

Teamkommunikation

Zahlreiche Teams sind sich nicht bewusst, wie wichtig eine effektive Kommunikation ist. Tatsächlich haben nur 15 % der Mitarbeiter das Gefühl, von ihrem Unternehmen ausreichend wahrgenommen zu werden. Daher ist es wichtiger denn je, nicht nur über die Arbeit, sondern auch über Leistung und Feedback generell zu sprechen. 

Kommunikations-Software kann Folgendes bewirken:

• Teams leisten bessere Arbeit

• Mitarbeiter fühlen sich wahrgenommen

• Kommunikation erfolgt zentral an einer Stelle

• Feedback kann mit entsprechendem Kontext gegeben werden

• Meetings werden effizienter

Durch die Einführung von Kommunikationstools können Sie effizientere Prozesse und ein besseres Mitarbeitererlebnis gewährleisten.  

Ist Workforce Management das Richtige für Sie?

Ein Workforce Management-System umfasst eine Reihe von Praktiken, die dazu beitragen, die betriebsinternen Prozesse zu verbessern, Arbeitsabläufe nach Möglichkeit zu automatisieren und die Arbeit insgesamt angenehmer zu gestalten. All diese Punkte findet man selten zur selben Zeit in einem Unternehmen, doch mit ein wenig Unterstützung können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen diese und weitere Punkte so gut es geht erfüllt.

Wenn Sie nach einem Tool suchen, mit dem Sie das Arbeitspensum Ihres Teams in Echtzeit verwalten können, ist eine Arbeitsverwaltungssoftware eine effiziente Lösung für die Zeiterfassung, Terminplanung, Kapazitätsplanung und vieles mehr.