Erfolgreiche Digitalisierungsreise mit Asana

Seit der Firmengründung vor über 50 Jahren ist HRS als Vorreiter für Innovationen bekannt. Von der Einführung des ersten Online-Buchungsportals für Hotels im Jahr 1995 bis zur Bereitstellung der ersten mobilen App für Online-Hotelbuchungen im Jahr 2009 hat sich das kundenzentrierte Technologieunternehmen von Anfang an zum Ziel gesetzt, Geschäftsreisen einfacher zu gestalten. Heute umfasst das HRS-Buchungsportal Unterkünfte und Arbeitsräumlichkeiten in 190 Ländern; die HRS Group hat 35 Niederlassungen rund um den Globus. Sie ist vor allem auf Firmenkunden spezialisiert und bietet als einer der Marktführer mit ihrer End-to-End-Plattform zahlreiche Dienstleistungen rund um das Reisemanagement. Die Mission: We make business life better.

Als globales Technologieunternehmen stehen bei HRS stetige Neuerungen und die ständige Verbesserung der Effizienz im Vordergrund. Das Unternehmen arbeitet mit multinationalen Konzernen, Geschäftsreisenden und Hotelpartnern zusammen, um neu zu definieren, wie Unternehmen arbeiten, übernachten und dafür bezahlen. Seine Geschäftsbereiche heißen entsprechend Stay, Work und Pay. Die HRS-Plattform unterstützt unter anderem Einkauf, Buchung und Kostenanalyse; sie lässt sich über eine Programmierschnittstelle direkt mit dem ERP-System des Großkunden, seinen Zahlungssystemen, der Reisekostenabrechnung und mehr verbinden.

Um mit kundenspezifischen Integrationen für neue Firmenkunden ein solches reibungsloses Nutzererlebnis zu schaffen, kann die anfängliche Onboarding-Phase schon mal mehrere Wochen dauern. Umgesetzt werden die Kundenanforderungen von dedizierten Customer Delivery-Mitarbeitern. Dabei sind zahlreiche Implementierungsprojekte parallel zu meistern und Spezialisten aus den Bereichen Zahlung und Abrechnung, Vertrieb, Content und Technik arbeiten Hand in Hand zusammen – ein komplexes Unterfangen.

Asana als tägliches Arbeitstool

Seit Mitte 2022 setzt die HRS Group Asana Enterprise als tägliches Arbeitstool ein, um die vielen Kundenprojekte zielgerichtet voranzutreiben. Um dem Unternehmenswert der Customer Centricity gerecht zu werden, sollte Asana das HRS-Team dabei unterstützen, Aufgaben reibungsloser und effizienter durchzuführen. Dabei war vor allem die Anzahl und Komplexität der Projekte mit ihren zahlreichen Schnittstellen eine Herausforderung.

„Wir brauchten dringend eine professionelle Work-Management-Lösung, die eine bessere Zusammenarbeit erlaubt, den ständigen Überblick über das Projektportfolio bietet und sich dazu noch einfach bedienen lässt“, erklärt Francis Berrie, Director of Global Customer Delivery bei HRS. „Wir konnten uns nicht länger auf Excel-Tabellen und manuelle Prozesse verlassen. Und das bestehende Projektmanagement-Tool, auf das wir Zugriff hatten, war schlichtweg nicht nutzerfreundlich.“

Gemeinsam mit CIO Jochen Jaser formulierte das Customer Delivery-Team seine Anforderungen an die neue Lösung: darunter die Möglichkeit, die gesamte anfallende Arbeit in internen wie externen Großprojekten übersichtlich darzustellen und zu verwalten, einheitliche Vorlagen für wiederkehrende Prozesse zu definieren sowie Projektfortschritte und Meilensteine mit anderen zu teilen.

Die Wahl fiel schnell auf Asana Enterprise. Die Plattform überzeugte nicht nur mit ihrer Funktionalität, die alle Anforderungen abdeckte, sondern auch mit ihrer datenschutzkonformen Datenhaltung – und der intuitiven Benutzeroberfläche. Justyna Kobierska, Head of Global Customer Delivery, beschreibt es so: „Asana bringt die geschäftliche und die fachliche Sichtweise unter einen Hut. Als Vorgesetzte kann ich im Portfolio in Echtzeit den Status aller Projekte einsehen und dem Vorstand demonstrieren, was erreicht wurde. Gleichzeitig unterstützt Asana innerhalb des Teams eine unkomplizierte, lockere Arbeitsweise, die zu HRS passt. Wir wollen ja auch Spaß am Arbeiten haben.“

„Asana bringt die geschäftliche und die fachliche Perspektive unter einen Hut. Es unterstützt einen unkomplizierten und hocheffizienten Arbeitsstil.“”

Einführung mit Volltempo

Die Einführung von Asana begann im Februar 2022 und fand in einem engen Zeitrahmen von zwei Monaten statt. Gemeinsam mit dem Asana-Implementierungspartner Bridgeflow gründete HRS einen Champions Hub aus acht Power-Usern, die erste HRS-spezifische Workflows in Asana anlegten, in Workshops ihre Erfahrungen austauschten und als Multiplikatoren das Gelernte dann in die einzelnen Anwendergruppen weitertrugen. Diese Asana Champions stehen auch weiterhin für Fragen und Antworten bereit; neue Mitarbeiter können außerdem auf Online-Trainingseinheiten zugreifen. „Das Wichtigste ist dabei nicht, wie man die einzelnen Funktionen in Asana bedient, denn die sind oft selbsterklärend“, so Francis Berrie. „Vielmehr zeigen wir neuen Teammitgliedern unsere Arbeitsweise und wie wir bei HRS aus Asana den größten Nutzen ziehen.“

Kernnutzer waren anfangs vor allem die Customer Delivery- und Customer Success-Mitarbeiter. Weitere begeisterte Benutzer kamen schnell hinzu – unter anderem aus der Einkaufsabteilung, dem Personalwesen, dem IT-Bereich und dem Marketing. Derzeit zählt HRS 310 User und 30 Gäste in insgesamt 104 Teams. Ziel ist, dass bald noch mehr Mitarbeiter Zugang zu Asana haben.

Making business life better

In den letzten drei Monaten hat HRS in Asana fast 48.000 Aufgaben und über 500 Projekte angelegt sowie 246.000 Kernaktionen abgeschlossen. Nutzer wie Justyna Kobierska arbeiten tagtäglich mit dem Tool, auf dem Desktop und per mobiler App: „Dank Asana kann ich das gesamte Projektportfolio leichter steuern. Ich kann auf einen Blick sehen, wo es Hürden gibt, wo Handlungsbedarf besteht und wo sich Abläufe optimieren lassen.“ Die immer aktuellen Details in Asana helfen ihr außerdem, regelmäßige Projektbesprechungen zu verkürzen, und beschleunigen die wöchentliche Berichterstattung an die Geschäftsleitung.

Die Customer Delivery-Mitarbeiter nutzen Asana, um alle ihre Aufgaben samt Deadlines im Auge zu behalten, ihre tägliche Arbeit zu planen und einfacher miteinander zu kommunizieren. Für das Onboarding neuer Großkunden gibt es standardisierte, aber individuell anpassbare Vorlagen, sodass das Rad nicht immer wieder neu erfunden werden muss. Projekte lassen sich insgesamt besser verwalten und wenn sich Verbesserungsvorschläge ergeben, dann werden diese unmittelbar in Asana erfasst.

„Wir haben eine wirklich strukturierte Arbeitsweise erreicht“, freut sich Francis Berrie. „Mit Asana ist es ganz einfach, Menschen in unterschiedlichsten Projekten zusammenzubringen und gemeinsame Erfolge zu erzielen. Wir haben einheitliche interne Standards geschaffen und Silolösungen abgeschafft. Das trägt auch zu einer stärkeren Kollaboration über Abteilungen hinweg bei.“

„Von der Portfolioübersicht aus können wir jedes Projekt bis hin zur Aufgabenebene aufschlüsseln und Prozesse nicht nur hundertprozentig nachvollziehbar machen, sondern auch stetig verbessern.“”

Mit der Zeitleistenansicht in Asana hat HRS jetzt auch angefangen, die Kapazitätsplanung einiger Teams über laufende und geplante Projekte hinweg zu optimieren.

HRS verbucht Zeitgewinn von rund einem Vierteljahr

Dank Asana kann HRS deutlich produktiver arbeiten. Alleine die Nutzung der Kommentarfunktion spart HRS geschätzte 42 Arbeitstage im Jahr; weitere 17 Arbeitstage werden durch die Projektvorlagen und die Suchfunktionen eingespart. Besprechungen sind deutlich kürzer, weil alle Teilnehmer bereits über die neuesten Entwicklungen in ihren Projekten informiert sind. Insgesamt lässt sich der Zeitgewinn auf rund 13 Wochen hochrechnen.

Für die nahe Zukunft hat HRS mit Asana noch viel vor. Zum einen werden die Customer-Delivery-Mitarbeiter der drei Bereiche Stay, Work and Pay noch enger zusammenarbeiten, um Kunden ein voll integriertes Onboarding-Erlebnis zu bieten. Diese Zusammenlegung soll sich auch in den Arbeitsabläufen in Asana widerspiegeln; das schnell wachsende Team will gemeinsam neue Best Practices abstecken. Zum anderen plant HRS, Asana mit seinen umfassenden Projektmanagement-Funktionen aktiv zur Weiterentwicklung der Projektleiterfähigkeiten seiner Mitarbeiter einzusetzen. Auch Tests mit agilem Projektmanagement laufen schon.

„Das Tool lebt. Wir lernen ständig dazu, denn jeder neue Asana-Nutzer in unserem Unternehmen bringt auch neue Ideen mit ein.“”

Die Nutzerzahl wächst ebenfalls weiter: Der Vertrieb und der Kundendienst haben bereits ihr Interesse angemeldet, Asana zu implementieren. Daneben sollen zu den aktuellen Schnittstellen mit Jira, Zoom, Teams und Sharepoint auch eine CRM-Integration und ein Ticketing-System hinzukommen. „Wir wollen alle Möglichkeiten ausnutzen, die Asana bietet“, erklärt Jochen Jaser. „Das Tool hilft uns schließlich auch, unsere Digitalisierung schneller voranzutreiben. Stetige Veränderungen gehören bei HRS zu unserer DNA.“