Podstars by OMR: Effizientere Produktion von Podcasts durch Asana

Sie haben sicher schon (von) Podcasts gehört? Mit Podcasts können wir heute fast jederzeit und von überall in eine bunte Vielfalt von Themen reinhören. Dort finden wir informative, interessante und auch spannende Audiobeiträge. Wie Podcasts entstehen, welche Inhalte sie in die Welt tragen, wo sie gehört werden - darüber weiß das Team von Podstars bestens Bescheid.

Was ist Podstars by OMR?

Die eigenständige GmbH wurde 2016 als eigenständige Einheit aus der Marketing-Plattform OMR gegründet. Begonnen hat alles mit dem OMR Podcast als erstes und einziges Produkt. Wichtige Themen rund um Digitales Business, Online Marketing und alles, was den Geschäftsführer und Gründer Philipp Westermeyer interessierte, wurde in pfiffige Hörformate verpackt. Dadurch wurden Gründer, Unternehmer und Interessierte auf dem Laufenden gehalten. Es ergab sich, daß Unternehmen, die den OMR Podcast gehört haben, an Podstars herantraten, um in den Podcasts Werbeinhalten zu platzieren. Nach und nach sind weitere Werbemöglichkeiten durch andere Formate hinzugekommen. So entstand durch Ausgliederung das Podcast-Netzwerk Podstars. Weitere Themenbereiche wie etwa Sport und Unterhaltung kamen hinzu, bald wurde ein eigenes Studio gebaut, um weitere Podcasts in Eigenregie zu produzieren. Mittlerweile werden von Podstars gut 50 Formate produziert und weitere 50 vermarktet. Es arbeiten 20 Mitarbeiter daran, Podcasts zu erstellen und sie als Werbe-Plattform für Unternehmen anzubieten.

Die 3 Arbeitsbereiche von Podstars

Im Bereich Audio-Producing werden eigene Formate produziert, die für den jeweiligen Markt relevant sind und gute Reichweiten generieren können. Der Bereich Vermarktung, mit dem alles angefangen hat, bringt Podcaster und Werbetreibende zusammen. Die dritte Säule von Podstars ist der Bereich Beratung für Agenturen, Werbetreibende und Podcaster. Hier werden die Beteiligten gecoacht, wie der Markt, Produktionen oder auch ein gutes Interview funktioniert. Podstars bietet ein reichhaltiges Portfolio an Podcasts an, die vermarktet werden

Wie Asana ins Spiel kam

Es ist offensichtlich, dass bei diesem Angebotsportfolio von Podstars ein starkes Work Management Tool zum Einsatz kommen muss. Annamaria Herkt hatte bereits mit mehreren Work-Management-Tools gearbeitet - eines davon war Asana. Zudem verwendete das Design-Team von OMR bereits ebenfalls Asana. Sie informierte sich etwas genauer über Asana und liess es sich vom OMR Design-Team vorführen. Danach hat sie sich weitgehend eigenständig mit den Funktionen auseinandergesetzt und gleichzeitig auch Hilfe von Asana in Anspruch genommen. Der Online-Einstiegs-Workshop und der Blog mit Hilfestellungen und Erklärungen sowie weitere Lern-Videos von Asana waren dabei sehr hilfreich. „Es war sehr spannend zu sehen, welche Prozesse mit Asana abgewickelt werden können. Das hat mich sehr inspiriert.“, sagt sie. „Ein Vorteil war auch zu sehen, wie andere Firmen Asana nutzen und was man sich davon abschauen kann.“ Das sieht auch Lisa Schmidt, die mit Annamaria Herkt den Bereich Content Management bei Podstars aufgebaut hat. Seit Anfang 2020 wird Asana nun bei Podstars eingesetzt und wird derzeit aktiv von 15 Mitarbeitern genutzt. Nach einem Einsatz der kostenlosen Testversion waren die Mitarbeiter noch skeptisch. Viele wollten nicht so gerne mit alten Gewohnheiten brechen und weiterhin eigene Listen nutzen und die gewohnten Arbeitsabläufe einsetzen. Mittlerweile sind die Vorteile von Asana für die Teammitglieder jedoch deutlich spürbar. Dies besonders bei Urlaubsvertretungen und für die Transparenz im Team. Sogar nicht zum Projekt gehörende Teammitglieder können anstehende Arbeitsschritte einsehen.

Fragen wie ‘wo finde ich dies und das?’ oder ‘Hast du das schon gemacht?’ sind überflüssig geworden. ”

Asana integriert alle Inhalte an einem Ort

Eine reibungslose Kommunikation zwischen Produktion, Content-Management und Produktmanagement war das Ziel von Podstars. Asana bietet die entsprechende Basis dafür und hat in allen Bereichen gepunktet. Content-Manager behalten nun besser im Überblick, welche Dateien und Audio-Spuren von welchem der Audio-Producer hochgeladen wurden und welche Aufgaben noch zu erledigen sind, z. B. die Erstellung von Beschreibungstexten oder Zitate. Das alles wird kontinuierlich in die Aufgabenliste von Asana eingepflegt. Die Integration von Google-Drive Links und Googlemail unterstützt die Arbeitsprozesse zusätzlich, indem direkt aus den E-Mails heraus Aufgaben in Asana bearbeitet werden können. Sehr positiv wird ebenfalls die Integration mit Slack empfunden. „Wir haben jetzt die Grundvoraussetzung, dass alles klappt. Es muss nur noch geübt werden.“ sagt Annamaria Herkt. Wo finden die Aufnahmen statt? Wie finden sie statt? Welche Technik wird benötigt? Ist der Schnitt am Ende fertig? Wie verläuft die Distribution? All diese Fragen werden nun einfach und schnell in Asana beantwortet. Dadurch hat jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt die notwendigen Informationen und kann natürlich auch neue Informationen hinzufügen.

Problemlose Integration von externen Mitarbeitern

Bisher wird Asana nur von unternehmensinternen Mitarbeitern genutzt. Künftig kann sich Constantin Buer, einer der Geschäftsführer von Podstars, gut vorstellen, dass auch externe Audio-Producer, beispielsweise für Aufnahmen in Berlin, Zugriff auf Asana erhalten. Asana liefert die entsprechende Funktion, um externe Partner bequem einzubinden. Dadurch sind Mitglieder verteilter Teams nahtlos eingebunden.

Die große Stärke von Asana ist es, an einer Stelle alle Nutzer und alle relevanten Informationen miteinander zu verbinden. ”

Asana geht ins Ohr

Für Podstars und insbesondere aus Sicht von Annamaria Herkt war die Integration von Asana bisher sehr erfolgreich. Relevante Informationen werden einfach direkt in einer Aufgabe hinzugefügt. Abläufe sind schneller, leichter und vor allem eindeutiger. Der Wechsel zur Premium Version von Asana mit erweiterten Funktionen hat zusätzlichen Zuspruch seitens der Mitarbeiter zu Tage gefördert. Unerwartet, aber enorm hilfreich war Asana für alle Mitarbeiter, die sich im Home-Office befinden. Die Mitarbeiter sitzen nicht zusammen in einem Raum und können somit nicht direkt kommunizieren wie etwa kurze Fragen stellen oder sich spontan absprechen. Hier erweist sich Asana als sehr wertvoll, da Absprachen und Aufgabenverteilungen bequem über das Tool erfolgen können Bisher werden schätzungsweise 20-30% der Besprechungen durch Asana beschleunigt und eine Verdopplung wird angestrebt.

Langfristig werden grosse Teile des internen E-Mail-Verkehrs unnötig. ”

Überraschungs-Effekte mit Asana

Neben den Funktionen für einen reibungslosen Arbeitsfluß entdeckten Annamaria Herkt und Constantin Buer zusätzlich unerwartete Management-Unterstützung durch Asana. So kann nun bei neuen Mitarbeitern nicht nur besser erkannt werden welchen Informationsstand sie haben oder welche Podcasts fertig zum Anhören sind und zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stehen. Besonders begeistert ist Constantin Buer von der Option, die Auslastung im Team messen zu können. Aus der Sicht der Geschäftsleitung ist es nun besser ersichtlich, welcher Mitarbeiter an welchen Podcast oder Projekt arbeitet und welche freien Kapazitäten es bei jedem Einzelnen gibt. Auf diese Weise hat sich gezeigt, wieviele Projekte bei einem Mitarbeiter im Bereich Audio-Producing oder im Bereich Projektmanagement überhaupt zur Bearbeitung liegen können. Hier sind auch die neuen Asana-Features “Goals” und “Dashboard” hilfreich.

Asana hilft uns, den gesamten Workflow von Podstars zu überblicken. Das ist total spannend für uns. ”

Dadurch, dass jeder Mitarbeiter einen kleinen Beitrag leistet und die jeweiligen Informationen in Asana einträgt, ist im Gesamtblick deutlich erkennbar, wie die Auslastung im Team gerade ist. „Es hat mich überrascht, wie einfach es ist, wenn alle das Tool aktiv nutzen.“, so Constantin Buer. Früher musste die Auslastung aufwändig mit Excel-Listen oder Google-Tabellen durchgeführt werden. Der Zeitaufwand hierfür war groß. Nun ist dieser Prozess automatisiert, weil jeder Mitarbeiter automatisch seine Projekte und Aufgaben einpflegt. “Das spart sehr viel Zeit.”, so Constantin Buer.

Ich glaube niemand aus dem Team würde sagen, ‘wir brauchen das nicht.’ ”

Man weiss nun, dass die anfangs zurückhaltende Begeisterung im Team hauptsächlich auf Unsicherheiten in Bezug auf die Vorteile der neuen Arbeitsprozesse beruhte. Geht es wirklich schneller? Bringt es wirklich einen Vorteil die eigenen Notizen einzutragen? Wie funktioniert die Synchronisationen mit GMail, Slack oder der Kalender. Die Begeisterung für Asana ist bei Podstars mittlerweiel riesengroß und man ist sicher, dass bald alle Teammitglieder diese Begeisterung teilen.