Mall för materialförteckning

Tänk på den senaste gången du lagade en komplicerad maträtt. Det första du gjorde var förmodligen att skriva en inköpslista för att ha alla nödvändiga ingredienser till hands för att tillaga receptet. 

En mall för materialförteckning följer samma princip. Men i stället för att hålla reda på kryddor och grönsaker listar en materialförteckning alla detaljer och all information du behöver för att framgångsrikt slutföra ett projekt, såsom tillverkning av en produkt eller lanseringen av en kampanj.

Här får du reda på hur man skapar en mall för materialförteckning och varför du bör göra det.

Vad är en materialförteckning? 

En materialförteckning är en detaljerad lista över all information som behövs för att slutföra ett projekt framgångsrikt. Traditionellt sett är det tillverknings- och produktutvecklingsföretag, såsom biltillverkare, som använder sig av materialförteckningar för att hålla reda på de delar eller enheter som behövs för att utforma en viss produkt. Materialförteckningar kan även användas inom andra sektorer, till exempel av SaaS-företag eller kreativa byråer, för att säkerställa att all information som behövs för att slutföra ett projekt – till exempel kreativa tillgångar – redovisas. 

Vad är en mall för materialförteckning?

En mall för materialförteckning är en återanvändbar version av en materialförteckning. Mallen fungerar som en struktur som du kan återanvända för alla projekt som har många delar eller detaljer som måste spåras för att projektet ska kunna slutföras. I stället för att skapa en ny materialförteckning varje gång du startar ett projekt är det bara att kopiera mallen och börja lägga in projektinformation. Du sparar tid och kan fokusera på det viktiga arbetet.

Fördelarna med en digital mall för materialförteckning

Vanligtvis skapar företag sina mallar för materialförteckningar i verktyg såsom Excel-kalkylark, Google Kalkylark eller till och med på utskrivbara loggblad. Men det finns nackdelar med metoder som dessa. Det kan till exempel vara svårt att hantera ändringar och revideringar i kalkylark, och kalkylarksbaserade materialförteckningar riskerar att försvåra kommunikationen mellan team.

Du behöver ett verktyg där du har tillgång till alla dina materialförteckningar på ett ögonblick, samtidigt som det underlättar samarbetet mellan team, standardiserar processen för att spåra tillgångar och begränsar potentiellt kostsamma fel. Allt det här kan en digital materialförteckning hjälpa dig med.

När du har skapat en mall för materialförteckning i ett projekthanteringsverktyg kan du göra följande:

• Minska det förberedande arbetet med att skapa en mall för materialförteckning för varje projekt. 

• Standardisera processen för att skapa tillgångar för alla team och avdelningar och säkerställa att samma information samlas in för varje typ av projekt.

• Ge teamet insyn i vilka detaljer som är nödvändiga för att slutföra ett projekt framgångsrikt, undvika stopp i kommunikationsflödet och säkerställa att alla team som använder materialförteckningen är samordnade.

• Skapa en konsekvent process för att spåra tillgångar och minimera projektförseningar.

• Kontrollera vem som har åtkomst till och behörighet att redigera mallen, säkerställa att det alltid är rätt version som används och minska risken för att flera olika versioner orsakar fel och motgångar i projektet.

• Bifoga underlag såsom designritningar, inköpsorder, kreativa tillgångar och instruktioner, för att enkelt kunna hänvisa till dem. 

Vad en mall för materialförteckning bör innehålla 

Eftersom en mall för materialförteckning är en återanvändbar resurs måste du hålla den tillräckligt generisk för att kunna tillämpa den på flera projekt. När du skapar en mall för materialförteckning är det viktigt att inkludera alla information du behöver för att uppnå projektmålen, vilka kan variera beroende på din bransch. 

Om du till exempel ska tillverka en ny produkt, måste du veta vilka delar som krävs för att producera den, samt enhetskostnaden och den totala kostnaden. Eller så kanske du ska lansera en marknadsföringskampanj. Då behöver du kunna hålla reda på alla kreativa tillgångar, liksom teamet som ansvarar för att skapa dem.

Syftet är att skapa en mall för materialförteckning som kan återanvändas för samma typ av projekt. När du har skapat din grundmall behöver teammedlemmarna bara göra en kopia och fylla i den med information som berör deras specifika projekt. 

Vad en mall för materialförteckning för tillverkning bör innehålla

Om du använder en mall för materialförteckning för att spåra produktionsspecifika behov bör följande delar ingå i din grundläggande mall:

• Arikelnummer.

• Artikelnamn.

• En detaljerad beskrivning av artikeln eller komponenten.

• Upphandlingsprocessen eller ursprunget, till exempel om artikeln tillverkas internt eller kommer från en leverantör.

• Den mängd som krävs för varje artikel.

• Måttenheten som används för varje artikel, till exempel ”styck”, ”tum” eller ”kilogram”.  

• Kostnad per enhet.

• Den totala kostnaden för artikeln, med hänsyn till kostnaden per enhet och nödvändig mängd. 

Vad en mall för materialförteckning för lanseringen av en kampanj bör innehålla

För ett kreativt projekt, såsom lanseringen av en marknadsföringskampanj eller en produktlansering, är det viktigt att lägga till de här delarna i din mall för materialförteckning:

• Namnet på tillgången. 

• Tillgångens kategori eller primära kanal.

• Typ av tillgång.

• Tilldelad person.

• Slutdatum. 

• Status. 

Integrerade funktioner

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga dina uppgifter så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan du dela anpassade fält mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• Projektöversikt. Projektöversikten innehåller all viktig kontext för hela projektet. Ge teamet en överblick över projektarbetet och som svarar på frågorna vad, varför och hur. Lägg till en projektbeskrivning och ange tonen för hur ni ska samarbeta tillsammans i Asana. Dela sedan viktiga resurser och kontext såsom mötesdetaljer, kommunikationskanaler och projektsammanfattningar – på ett och samma ställe.

• Meddelanden. Behöver du dela information som inte är genomförbar? Prova att skicka meddelanden i Asana. Meddelanden gör att du kan kommunicera om arbete som inte är genomförbart i Asana. Du kan skicka meddelanden till en valfri kombination av personer, team och projekt. Länka till uppgifter, projekt och mål i Asana för att göra det enkelt för mottagarna av dina meddelanden att förstå sammanhanget och fördjupa sig i detaljerna.

• Mobilen. Asana är tillgänglig på iOS och Android, vilket gör det enkelt för dig att ha koll på dina uppgifter när du är på språng. Granska nya inkorgsaviseringar, skicka meddelanden och få åtkomst till projektuppgifter så att du alltid har den senaste projektinformationen. 

Rekommenderade appar

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och affärsteam för att ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-ärenden från Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan affärs- och teknikteamen vid rätt tidpunkt. 

• Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina Teams-konversationer till genomförbara åtgärder i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett Teams-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

• Figma. Team använder Figma för att skapa användarflöden, trådblock, simuleringar av användargränssnitt, prototyper och mycket mer. Du kan nu bädda in de olika designarbetena i Asana, så att ditt team kan referera till den senaste designen i rätt kontext, med tillhörande projektdokument. Till skillnad från skärmbilder visar live-inbäddningar i realtid de ändringar du gör i en designfil, vilket innebär att du inte behöver slösa tid på att hitta rätt filer och uppdatera bilder.

• GitHub. Synkronisera automatisk statusuppdateringar för GitHub-pull-förfrågningar till Asana-uppgifter. Spåra förlopp för pull-förfrågningar och förbättra tvärfunktionellt samarbete med hjälp av Asana.

Vanliga frågor