Mall för evenemangsplanering

Det finns så många olika delar som behöver samordnas när det gäller att planera ett evenemang. Det är mycket att göra innan evenemanget går av stapeln: planera budgeten, förhandla med leverantörer och samordna alla uppgifter inför den stora dagen. 

För att planeringsprocessen för evenemanget ska fungera så smidigt som möjligt behöver du organisera alla uppgifter och detaljer på ett ställe som är enkelt att komma åt. Med Asanas mall för evenemangsplanering får du en överblick över evenemangets tidslinje, vilket underlättar samarbete och planering.

Vad är en mall för evenemangsplanering?

En mall för evenemangsplanering är en struktur som kan kopieras och som hjälper till att effektivisera planeringsprocessen inför ett evenemang. Med en mall kan du hantera och spåra evenemangsdetaljerna på ett och samma ställe. Asanas mall för evenemangsplanering har färdiga anpassade avsnitt och fält för att hålla koll på evenemangets alla uppgifter och detaljer. Med mallen kan du enkelt och konsekvent använda dina befintliga arbetsflöden för evenemangshantering, vilket bidrar till att du kan vara säker på att teamet inte missar några steg och att evenemanget blir en succé. 

Vilka är fördelarna med att använda Asanas mall för evenemangsplanering?

Vår kostnadsfria mall för evenemangsplanering låter dig hantera alla detaljer för ditt evenemang på ett och samma ställe, vilket ger tydlighet på ett sätt som vanliga kalkylark inte kan. Med vår mall kan du enkelt spåra budgeten och kommunicera med leverantörer för att se till att schemat för evenemanget hålls. Supersmidigt! 

Dessutom kan du kopiera mallen för varje evenemang i stället för att behöva skapa ett nytt projekt. På så sätt minskar du onödigt arbete i förväg och säkerställer att teamet följer samma steg när de planerar liknande evenemang.

Andra fördelar med att använda vår mall för evenemangsplanering:

• Budgetera för evenemanget innan det börjar.

• Visualisera din evenemangsplan i en tidslinje.

• Skapa en checklista för evenemangsplanering för att spåra uppgifter på ett smidigt sätt.

• Se enkelt vilka uppgifter som är beroende av andra och ta itu med problem innan de orsakar förseningar i planeringen.

• Dela statusuppdateringar och evenemangets framsteg direkt från projektet.

• Använd milstolpar för att följa planeringsprocessen. 

• Hantera leverantörslistor och relationer med gäster proaktivt.

• Använd Asanas integrerade appar, såsom Outlook, Gmail och Slack, för att omvandla meddelanden till genomförbara uppgifter och hålla koll på viktiga dokument.

• Hantera evenemangsdagens uppgifter och schema var du än befinner dig med mobilappen.

Vilka evenemangsdetaljer kan man hantera med Asanas mall för evenemangsplanering?

Vår mall för evenemangsplanering är förberedd med avsnitt och anpassade fält som du kan använda för att hantera viktig information inför evenemanget. Du kan också skapa dina egna anpassade taggar för att hålla koll på detaljerna, till exempel:

• evenemangets tidslinje

• evenemangets budget

• leverantörskontrakt och andra viktiga dokument

• gästlistan

• nödvändig information om logistiken, såsom när uppgifterna behöver slutföras och vilka team som är ansvariga för dem   

• de viktigaste uppgifterna och schemat för evenemangsdagen

• utvärderingar eller resultatrapporter från evenemanget.

Använda Asanas mall för evenemangsplanering

När du har laddat ned vår mall för evenemangsplanering är det enkelt att använda den. Gör bara en kopia av mallen och anpassa den till ditt kommande evenemang. 

Följ de här stegen för att komma igång:

1. Börja med vår mall för evenemangsplanering och anpassa den till ditt kommande evenemangs behov. Ge projektet ett namn som passar ihop med evenemanget och fyll i projektbeskrivningen med en tydlig översikt över evenemanget och dess syfte.

2. Organisera evenemangets uppgifter i avsnitten som motsvarar evenemangets tidslinje. Vår mall är förberedd med avsnitt som du kan komplettera eller ändra för att anpassa dem till ditt evenemangsprogram. 

3. Lägg till uppgifter och slutdatum i varje avsnitt för att förstå vad teamet behöver göra när evenemanget närmar sig. Använd milstolpar för att spåra viktiga framsteg och tilldela beroenden för att visa vilka uppgifter som behöver slutföras innan andra kan påbörjas. 

4. Uppdatera interna teammedlemmar och externa intressenter för att främja synlighet och ansvarstagande. Tilldela uppgifter till teammedlemmar och bjud in externa evenemangskontakter, till exempel leverantörer eller entreprenörer, att samarbeta. Har inte leverantören Asana? Inga problem, du kan använda våra appintegreringar, som till exempel Gmail och Outlook, för att omvandla meddelanden och e-postmeddelanden till genomförbara uppgifter. 

5. Använd vår tidslinjevy för att få en översikt över evenemangsprogrammet. Håll ett öga på planeringsförloppet för att försäkra dig om att evenemangsschemat följs, omorganisera enkelt slutdatum om prioriteringar ändras och upptäck schemakonflikter innan de uppstår.

6. Dela förloppet i mallen med hjälp av statusuppdateringar för att hålla teamet samordnat och kommunikationen flytande. 

7. Se till att allt går smidigt till på den stora dagen genom att hantera schemat direkt i Asana och med Asanas mobilapp.

Integreringar och appar som kan användas med Asanas mall för evenemangsplanering

Asanas integrerade funktioner och appar hjälper team att samordna och kommunicera om det kommande evenemanget samt hålla koll på viktiga dokument och information utan att lämna Asana. 

Integrerade funktioner

1. Tidslinjevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum, utan också beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla koll på hur delarna i din plan passar ihop. När du kan se allt arbete på ett ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att du kan nå alla mål i tid. 

2. Milstolpar. Milstolpar representerar viktiga projektkontrollpunkter. Genom att sätta upp milstolpar i hela projektet gör du det möjligt för teammedlemmar och projektintressenter att se hur du närmar dig målet. Använd milstolpar för att fira små framgångar på vägen mot det stora projektmålet. 

3. Beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med gemensamma arbetsflöden kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd får den tilldelade personen ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras meddelar Asana dig så att du också kan justera slutdatumet för din beroende uppgift. 

4. Projektstatusuppdateringar. Glöm att behöva kolla igenom olika verktyg för att hitta information om projektstatus eller sitta på ett möte som lika gärna kunde ha varit ett e-postmeddelande. Projektstatusuppdateringar i Asana är inte bara enkla att använda, de är också direkt kopplade till det arbete som teamet utför. Det gör det enkelt för teammedlemmarna att få tillgång till ytterligare projektinformation, såsom projektplanen, kommunikationsplanen, projekts mål, milstolpar, leveranser och mycket mer. Projektstatusrapporter minskar manuellt arbete, centraliserar information och håller alla uppdaterade. 

Rekommenderade appar

1. Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och helt enkelt söka efter uppgiften direkt från din Gmail-inkorg. 

2. Slack. Omvandla idéer, arbetsförfrågningar och åtgärdspunkter från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Omvandla snabba frågor och åtgärdspunkter till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

3. Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela nödvändig information utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina Teams-konversationer till genomförbara åtgärder i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett Teams-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

4. Outlook. När åtgärdspunkter kommer in via e-post, till exempel när din byrå ber dig att granska arbete eller när en partner gör en förfrågan om designtillgångar, kan du nu skapa uppgifter för dem i Asana direkt från Outlook. Du kan sedan tilldela uppgiften till dig själv eller en teamkollega, ställa in ett slutdatum och lägga till den i ett projekt för att koppla den till annat relevant arbete. 

Vanliga frågor