Vad är ett flödesschema? (Symboler, typer och hur man läser dem)

Ett flödesschema är ett diagram som illustrerar stegen, sekvenserna och besluten i en process eller ett arbetsflöde. Det finns många olika typer av flödesscheman, ett enkelt flödesschema är den enklaste formen av en processkarta. Det är ett kraftfullt verktyg som kan användas inom många olika områden för att planera, visualisera, dokumentera och förbättra processer.

Civilingenjörerna Frank och Lillian Gilbreth presenterade ett flödesschema för första gången för American Society of Mechanical Engineers (ASME) år 1921. Sedan dess har flödesscheman förfinats och standardiserats och i dag optimerar de processer inom olika branscher.

Om du vill lära dig mer om de många olika typerna av flödesscheman och flödesschemasymboler har du hamnat rätt. Vi kommer också att ta upp hur du kan skapa flödesdiagram och visa några exempel som inspiration.

När man ska använda flödesscheman

Flödesscheman kan vara till hjälp i många olika situationer, till exempel för att göra följande:

1. Dokumentera en process

Ett flödesschema är ett utmärkt sätt att kartlägga och dokumentera ett samarbetsprojekt eller en process. 

2. Förenkla och visualisera komplexa idéer eller processer

Inte alla i ditt team kommer ha tid (eller resurser) att läsa igenom ett komplicerat och långt processdokument. Men med ett flödesschema kan alla följa arbetsflödet, förstå uppgifterna och analysera de enskilda stegen snabbt och enkelt.

 3. Organisera ditt team och tilldela uppgifter effektivt

Att visuellt representera en process kan göra det lättare för dig att tilldela uppgifter till teammedlemmar och organisera teamets arbete så att allt flyter på bättre.

4. Fatta och motivera beslut

Beslut ser ofta mycket mindre skrämmande och komplicerade ut när de kartläggs i ett flödesschema. Ett flödesschema kan också hjälpa dig att se konsekvenserna av dina beslut, vilket gör det lättare att förutse och motivera nästa steg.

5. Identifiera och förebygga flaskhalsar eller problem

Flödesscheman hjälper dig att upptäcka flaskhalsar eller problem innan de uppstår. Genom att kartlägga hela processen med den här visuella guiden kan du följa varje steg och försäkra dig om att du avsätter tillräckligt med tid och resurser för varje uppgift.

6. Standardisera processer

När flödesschemat är färdigt kan du återanvända det för liknande projekt och processer. Därigenom sparar du tid och minskar stressen för dig och ditt team i det långa loppet.

7. Spåra ett projekts förlopp 

Eftersom det är så enkelt att följa stegen i flödesschemat kan du alltid avgöra var ditt team befinner sig i projektet eller processen. Det gör det superenkelt att följa utvecklingen och ger dig också en bra överblick över de uppgifter som fortfarande behöver slutföras.

Symboler för flödesscheman

Flödesscheman kan vara allt från snabbt handritade visualiseringar som hjälper dig att dokumentera eller planera en process till omfattande arbetsflödediagram som skapats med en särskild programvara. För att göra det lättare att förstå hur flödesscheman fungerar i olika team, avdelningar och till och med branscher upprättade American National Standards Institute (ANSI) officiella standarder på 1960-talet, som antogs av International Organization for Standardization (ISO) år 1970 och uppdateras och förbättras kontinuerligt. Den senaste versionen av den här standarden godkändes 2019.

När du läser ett flödesschema följer du västerländsk standard, vilket innebär att du läser det uppifrån och ner och från vänster till höger. Låt oss ta en titt på några av de vanligaste symbolerna i flödesscheman, deras namn och betydelse. 

• Flödeslinje: Flödeslinjen visar processens riktning genom att förbinda två symboler med varandra.

• Start eller slut: Den här symbolen markerar start/slut i en flödesschemaprocess.

• Process: Processymbolen är den vanligaste komponenten i ett flödesschema och indikerar ett steg i processen.

• Kommentar eller anteckning: Du kan ange ytterligare information om ett steg med en kommentar eller anteckning.

• Beslut: Den här symbolen representerar ett beslut som du eller ditt team behöver ta för att komma till nästa steg eller process. Vanligtvis är det ett val eller beslut, till exempel en ja eller nej-fråga som måste besvaras.

• Lagrade data: Det här symboliserar en datafil eller databas.

• ”Eller”-symbol: Det här indikerar att processflödet fortsätter i tre eller fler förgreningar.

• Ingång/Utgång: Den här symbolen representerar inmatning eller utmatning av extern information.

• Visning: Det här indikerar ett steg som visar relevant information.

• Dokument: Den här symbolen representerar ett enskilt dokument.

• Fördröjning: Den här symbolen låter dig planera och representera fördröjningar som uppstår i processen.

• Manuell inmatning: Den här symbolen representerar data eller information som behöver anges manuellt i ett system.

• Manuell justering: Det här symboliserar en manuell justering av processen.

• Referens till andra sidor: Den här symbolen används för att förbinda två symboler som finns på olika sidor.

• Referens på sidan: Den här punkten kan förbinda två symboler och ersätta långa linjer vilket skapar ett mer välordnat flödesschema.

• Summerande korsning: Den här symbolen används för att sammanföra olika förgreningar tillbaka till huvudprocessen.

• Alternativ process: Linjerna till den här symbolen är vanligtvis streckade. Symbolen i sig står för ett alternativ till det normala processteget om ett sådant behövs.

• Fördefinerad process: Den här symbolen indikerar en process som redan har definierats någon annanstans.

• Flera dokument: Det här symboliserar flera dokument.

• Förberedelse eller initiering: Den här symbolen indikerar ett förberedande eller initierande steg i processen.

När du har lärt dig vad symbolerna representerar kan du läsa – eller skapa – i stort sett alla typer av flödesscheman och få en bättre förståelse för visualiseringsprocessen. När du skapar ett flödesschema som kräver olika former eller symboler bör du inkludera en symbolförklaring så att schemat blir lätt att förstå för dina teamkollegor.

Typer av flödesscheman

Eftersom flödesscheman är ett så kraftfullt verktyg används de inom många områden och branscher. Det kan vara inom utbildning, försäljning och marknadsföring, affärsverksamhet, teknik eller tillverkning – flödesscheman stöter man på i stort sett överallt.

Beroende på vilken typ av process du vill visualisera, behöver du använda en viss typ av flödesschema. Enligt Mark A. Fryman och hans bok från 2002, Quality and Process Improvement, finns det fem typer av flödesscheman som passar ett företags perspektiv:

• Ett flödesschema för beslut gör det lättare att förklara steg som tas för att grunda ett beslut. Den här sortens flödesschema kan vara till hjälp när man vill förutse konsekvenserna av olika beslut.

• Ett logiskt flödesschema används för att upptäcka luckor, flaskhalsar, eller begränsningar i processen som kan orsaka avbrott eller problem. 

• Ett system-flödesschema representerar hur data flödar in i ett system. De används ofta inom bokföring och redovisning.

• Ett produkt-flödesschema visualiserar produktens skapandeprocess och ordningsföljd. Den här typen av flödesscheman kan vara till hjälp när du lanserar en ny produkt eller förbättrar produktionsprocessen.

• Ett process-flödesschema visar hur en process uppnår ett visst resultat. Du kommer troligen att skapa ett flödesschema för att förbättra en befintlig process eller skapa en ny. Ett exempel på ett processflödesschema är ett diagram med aktivitetsbanor (”swimlanes”).

Förutom de typer av flödesscheman som Fryman definierade för företag finns det många andra typer som har utvecklats under årens lopp.

Andra typer av flödesscheman

Några av de mest använda typerna av flödesscheman formulerades av Alan B. Sterneckert i hans bok från 2003: Critical Incident Management, och där ingår:

• Dokument-flödesschema

• Data-flödesschema

• System-flödesschema 

• Program-flödesschema

1987 publicerade Andrew Veronis en bok med titeln Microprocessors: Design and Application som beskriver följande tre sorters flödesscheman:

• System-flödesschemat

• Allmänt flödesschema

• Detaljerat flödesschema

Andra vanliga typer av flödesscheman är:

• PERT-diagram

• Arbetsflödes-diagram

• Aktivitetsbane-diagram

• Dataflödesdiagram (DFD)

• Processflödesdiagram (PFD)

• Business Process Model and Notation (BPMN 2.0)

• Specification and Description Language-flödesschema (SDL)

• Event-Driven Process Chain-flödesschema (EPC)

Du hittar ett flödesschema för processdokument i vår artikel om processdokumentering, och kika på våra PERT-diagram om du vill se ett exempel på ett annat vanligt flödesschema.

Så här skapar man ett flödesschema

Vare sig du skriver ned ett flödesschema i din anteckningsbok, eller om du använder en flödesschemamall för att kartlägga en officiell process, finns det fem steg du bör följa för att skapa ett smart och praktiskt flödesschema.

1. Definiera syftet och omfattningen. Innan du går till ritbordet eller öppnar ditt flödesschemaverktyg bör du definiera projektomfattning och processyfte. Fråga dig själv vad ditt projekt ska åstadkomma och vad som är lämpliga start- och slutdatum.

2. Sortera dina uppgifter i kronologisk ordning. Beroende på vilken typ av flödesschema du skapar kan du vilja granska befintlig dokumentation, intervjua teammedlemmar om deras tidigare erfarenheter eller observera en befintlig process. Det kan hjälpa att skriva ner några av stegen som en lista innan du skapar ditt första flödesschemautkast.

3. Organisera dina uppgifter efter typ och flödesschemasymbol. När du har skrivit ner alla dina uppgifter och organiserat dem kronologiskt kan du tilldela dem en passande symbol, sedan är du redo att rita ditt flödesschema.

4. Rita ditt flödesschema. Du kan skissera det för hand eller med hjälp av ett flödesschemaverktyg eller använda en programvara för att skapa ett flödesschema som du enkelt kan dela med ditt team. 

5. Gå igenom och förfina ditt flödesschema. Det är aldrig fel att låta en andra, tredje eller till och med fjärde person granskar ditt flödesschema, det kommer hjälpa dig att upptäcka flaskhalsar eller potentiella problem och låter dig förfina flödesschemat innan processen startar.

Maximera din produktivitet genom att använda mallar för flödesscheman

Ett flödesschema är tänkt att göra livet enklare, så använd datorprogram eller integrerade appar såsom Lucidchart för att skapa dem. Integreringen Lucidchart + Asana bäddar smidigt in diagram, flödesscheman och processkartor i ditt Asana-projekt. Välj bland tusentals mallar och skapa alla flödesscheman du behöver.