Hur man fastställer OKR:er

Det är lätt att titta på framgångsrika företag och anta att det var deras grundläggande idé som fick dem att nå dit de är. Intel uppfann mikrochippet, Netflix banade vägen för att streama film på begäran och Google skapade den moderna sökmotorn. Men en idé tar dig inte hela vägen.

Det som omvandlar ett nystartat energiskt företag till en branschledande versamhet, är vanligtvis inte den ursprungliga idén, utan dess utförande.

Till exempel, om Google är namnet som gäller inom sökning, är det inte för att Larry Page och Sergey Brin hade en absolut originell och alldeles lysande idé. Google var faktiskt den 18:e sökmotorn på marknaden i början av internet. Det som gjorde det möjligt för Google att överträffa konkurrenterna, var hur Page och Brin tog sin vision och utförde den med exceptionell fokus och klarhet.

När Page reflekterade över Googles framgång, pekade han ut Andy Groves OKR-metod som en viktig framgångsfaktor för företaget.

”OKR:er har hjälpt oss att växa gånger tio, flera gånger”, skrev Page 2018 i John Doerrs bok Measure What Matters. ”De har hjälpt oss att göra vårt vansinnigt ambitiösa uppdrag att ’organisera hela världens information’ till något som kanske går att uppnå.”

Är det verkligen värt det att sätta upp mål? Svaret är ja. Organisationer som tillämpar den här typen av målsättningsmetod drar genomgående nytta av bättre utförda projekt och initiativ. Med tydliga mål kan man effektivt omvandla bra idéer till en ännu bättre verksamhet.

Även om utförandet kan vara utmanande behöver det inte vara komplicerat. Allt man behöver är att vara konsekvent, engagerad och organiserad. Så här går det till när man omvandlar mål från en trevlig idé till en hållbar, långsiktig ledningspraxis.

Steg 1: Fastställa regler för företaget

OKR-formeln är utformad för att vara tillräckligt flexibel för att passa de flesta ändamål. Ändå ser många organisationer den som en stram struktur och vägrar att avvika från den föreskrivna metoden. Det kan få katastrofala konsekvenser.

Innan man implementerar den här målsättningsmetoden, rekommenderar vi att man fastställer grundläggande regler för hur OKR:erna ska användas på företaget. De här reglerna definierar hur målen ska fungera hos teamen och i organisationen. Det finns framför allt tre faktorer att ta hänsyn till: frekvens, uppföljningsprocess och skapande.

• Frekvens: Det är helt enkelt hur ofta man sätter upp mål. Enligt vår erfarenhet fungerar det bäst att sätta upp mål årligen, då de blir stommen i strategin. Men om organisationen utvecklas snabbt finns det möjlighet att sätta upp mål oftare – halvårsvis, kvartalsvis eller till och med månadsvis.

• Uppföljningsprocess: Det här är det fastställda schemat för att uppdatera och granska arbetsförloppet. Återigen så är schemat unikt för varje organisation. Om målen är stora och tidskrävande, kan det räcka med en uppföljning varannan vecka eller varje månad. Men om målen är mindre och utvecklas snabbt, bör man ha en mer regelbunden uppföljning.

• Skapande: Det finns tre grundläggande modeller – top-down (ledare fastställer både mål och viktiga resultat), bottom-up (anställda fastställer både mål och viktiga resultat) och hybrid (ledare fastställer mål och anställda fastställer viktiga resultat). Att bestämma vilken modell som passar bäst är beroende av företagets storlek och struktur.

Steg 2: Skapa gemensamt målen för hela företaget

Nu när grundreglerna för programmet är fastställda är det dags att lansera strukturen i organisationen. Tänk på att OKR står för mål och nyckelresultat, och att de borde kunna sammanfattas i en enkel mening: Jag kommer att [mål] som mäts med [nyckelresultat].

Börja med att gemensamt skapa organisationens övergripande mål. De kommer att vara stommen i strategin för året därpå. De här är viktiga och betydande aktiviteter som kommer att göra uppdraget framgångsrikt. Samla in idéer från intressenter i hela organisationen och låt ledningen analysera dem ingående.

Men var försiktig så att det inte blir för många idéer. I takt med att fler personer med olika perspektiv deltar i samtalet, kan antalet mål snabbt bli för stort.

Här är några mycket bra exempel på mål för hela företaget:

• Uppnå det lägsta koldioxidavtrycket för din bransch.

• Nå ut till nya kunder.

• Öka antalet kvalificerade leads.

I den mån det är möjligt bör man designa mål som är verifieringsbara och tydligt mätbara. I slutet av målcykeln ska man kunna avgöra om man har uppfyllt varje mål eller inte.

Steg 3: Skapa nyckelresultat för hela företaget

När företagets övergripande mål är fastställda, måste man bestämma sig för hur man ska mäta framstegen mot de här målen. Det är här nyckelresultaten kommer in.

Prova SMART-metoden för att ta fram bra nyckelresultat.

SMART är en förkortning som står för:

• Specifikt: Vad exakt arbetar du för att uppnå?

• Mätbart: Hur avgör du om du har uppnått dina nyckelresultat?

• Accepterat (uppnåeligt): Är det här ett nyckelresultat du rimligen kan uppnå? Kom ihåg att även utökade mål bör vara uppnåeliga.

• Realistiskt: Är det möjligt att uppnå nyckelresultaten med de resurser och den tid som finns tillgängliga?

• Tidsatt: Har nyckelresultatet en tydlig tidslinje och ett slutdatum?

Nyckelresultaten ska vara en utmaning. Om man är säker på att det går att uppnå dem så har ribban inte satts tillräckligt högt. Liksom andra företag följer vi den sanne mästaren John Doerrs OKR-råd och strävar efter att nå 70 % av våra nyckelresultat per period. Om siffran är högre så vet vi att vi inte var tillräckligt ambitiösa i vår planering.

För varje nyckelresultat bör man se till att alla vet vad det innebär att uppnå, delvis uppnå, eller missa ett nyckelresultat. Det är mest effektivt att mäta framgång när perioden är över. Att ha en tydlig uppfattning om vad framgång innebär kan hjälpa teamet att förfina och justera målsättningsprocessen över tid.

Steg 4: Fastställa nyckelresultat för team och enskilda personer

För att få ut mesta möjliga av den här målsättningsmetoden, måste företagets mål nå ut till hela organisationen och vägleda arbetet för mindre team och enskilda personer.

Alltför ofta sätter företag upp mål och ser sedan inte över dem förrän i slutet av kvartalet eller året. Om målen kopplas bort från det dagliga arbetet kan det hända att arbetet ändrar riktning och att teamet förlorar motivationen. Däremot visar forskning att när anställda förstår hur deras individuella arbete bidrar till organisationens mål, är de dubbelt så motiverade.

Så för att fastställa bra nyckelresultat på företaget bör man se till att koppla det dagliga arbetet till företagets övergripande mål. Ett enkelt sätt att göra det på är att använda en hybrid målsättningsmetod, där teamen på chefsnivå fastställer företagets mål, men där de mindre teamen fastställer nyckelresultaten. När teamen får möjlighet att själva fastställa sina egna nyckelresultat, har de en mycket större förståelse för var de ska lägga sina resurser och insatser för att uppnå de bästa resultaten.

Steg 5: Följa upp målen

När organisationens mål och nyckelresultat har blivit definierade är det dags att identifiera de program och projekt som teamet ska arbeta med för att uppnå målen.

En av fördelarna med att sätta upp mål är att de hjälper till med att skala upp prioriteringen i hela organisationen. Genom att koppla målen till arbetet som behövs för att uppnå dem, blir det enklare att rapportera om framsteg mot målen och hantera de problem som kan stå i vägen för att uppnå ett visst mål.

Genom att koppla företagsmålen till det dagliga arbetet kan också medarbetarna vara engagerade i sitt arbete. Alla vill veta att det man gör är viktigt, och det bästa sättet att visa det på är att koppla arbetet till de övergripande målen. Så när medarbetarna förstår hur deras dagliga arbete bidrar till helheten, känner de sig motiverade till att göra sitt bästa.

Se till att regelbundet kontrollera arbetsförloppet. I stället för att presentera målen i ett bildspel eller kalkylark, kan man investera i en målsättningsplattform som gör det enkelt att koppla företagets mål till nyckelresultaten. På så sätt får varje team en överblick över hur deras arbete bidrar till att uppnå företagets mål.

Steg 6: Förbättra processerna

När en planeringscykel är slutförd finns det fortfarande arbete kvar. I stället för att omedelbart gå vidare till nästa cykel kan det vara värt att be teamet att lägga lite tid på att utvärdera nyckelresultaten. Alla bör ta ansvar för att gradera sina nyckelresultat och för att skriva en kort sammanfattning som förklarar klassificeringen.

Det är okej att inte uppnå alla sina nyckelresultat. Faktum är att team som når alla sina nyckelresultat kanske inte har fastställt tillräckligt ambitiösa mål. På Asana strävar vi efter att nå ungefär 70 % av våra nyckelresultat.

När alla har utvärderat sina nyckelresultat kan cheferna samla in dem och sammanställa dem i sina mål. En av de många fördelarna med att fastställa OKR:er är transparens. Vi föreslår därför att chefer graderar sina mål och delar med sig av de övergripande resultaten till hela organisationen.

När utvärderingen är slutförd kan man se tillbaka på vad som inte fungerade under cykeln och notera vad som fungerade bra. För framtida cykler kommer ni att kunna duplicera era styrkor och förbättra era svagheter. Om mål eller nyckelresultat inte kunde uppnås kan det vara bra att leda några arbetssessioner med teamet för att reflektera över misstagen och lära sig av dem.

Fokusera både på resan och målet

När du sätter upp mål bör du inte bara fokusera på om målen har uppnåtts eller inte i slutet av målcykeln. Genom att fastställa OKR:er kan du i stället utveckla en struktur för hur ni tänker på mål, hur ni kopplar arbetet till företagets mål och slutligen, hur ni anpassar och utför de mest ambitiösa projekten.