Vad är mål och nyckelresultat (OKR)?

Om du regelbundet sätter upp mål för teamet eller företaget har du troligen hört termen OKR användas. OKR, mål och nyckelresultat, är en målsättningsmetod som kan hjälpa teamet att sätta upp mätbara mål. Även om de flesta företag sätter upp mål, svarar bara 16 % av de med kunskapsbaserad yrken att deras företag är effektivt när det gäller att fastställa och kommunicera företagets mål. Dina medarbetarna kommer bli mer motiverade att sätta upp och uppnå ambitiösa mål, om du använder OKR.

Komponenter i en OKR

OKR:er följer en enkel men otroligt flexibel mall som kan anpassas för nästan alla syften:

• Jag vill uppnå [mål] uppmätt utifrån [nyckelresultat].

Mål är något du vill uppnå – till exempel öka varumärkeskännedomen eller skapa det lägsta koldioxidavtrycket i din bransch, bland annat.

Nyckelresultat (KR) är det mått med vilket man mäter framsteg mot målet – att få en miljon besökare på webben, se till att en fjärdedel av materialet i din produkt är komposterbart, osv.

Vanlig fråga: Vad är skillnaden mellan OKR och KPI?

KPI står för Key Performance Indicators (nyckeltal för verksamheten), och är ett sätt för team att följa upp resultat inom projekt och initiativ. OKR är å andra sidan ett ramverk för att fastställa och uppnå mål. Eftersom mål och nyckelresultat är så nära förbundna, är OKR ett bättre sätt att tänka helhetsmässigt kring dina mål och hur de är kopplade till arbetet.

Det innebär inte att ditt team inte kan använda KPI. Faktum är att vissa KPI:er är utmärkta nyckelresultat. Här förklarar vi hur de skiljer sig åt och hur ditt team kan dra nytta av båda:

• Nyckelresultat (KR) är de mått med vilka du kommer mäta framstegen för dina OKR:er. De kan vara kvantitativa (t.ex. öka webbtrafiken till 2 miljoner användare per månad) eller kvalitativa (t.ex. bedöma och dokumentera svårigheter eller problem som användare kan stöta på). I det senare exemplet kan ”bedöma och dokumentera” mätas på flera olika sätt: med enkäter, NPS-undersökningar, direkt feedback osv.

• Nyckeltal för verksamheten (KPI) är kvantifierbara sätt att jämföra ditt initiativ mot resultaten. Om du har ett kvantitativt nyckelresultat (KR) – t.ex. öka antalet anställda med 15 personer under tredje kvartalet – kan du använda KPI-ramen för att stödja det initiativet, så länge du kopplar initiativet till företagets mål.

Om båda dessa akronymer är nya för dig bör du hålla dig till mål och nyckelresultat (OKR). Genom att ge ditt team ett omfattande ramverk för att sätta upp mål kan du koppla samman det individuella arbete med företagets övergripande mål för att öka teamets motivation och leverera bättre resultat.

Ursprunget till mål och nyckelresultat (OKR)

När John Doerr började på Kleiner Perkins 1980 införde han en radikalt ny arbetshanteringsmetod som skulle revolutionera Silicon Valley.

Han hade tillbringat de föregående fem åren på Intel, där han under ledning av arbetshanteringsgurun Andy Grove lärde sig Groves revolutionerande system för målformulering och ansvarstagande.

”Andy hade skapat ett system för målformulering som var förvånansvärt enkelt, men samtidigt raka motsatsen till de konventionella systemen MBO, management by objectives (målstyrning), som tenderar att vara toppstyrda, hierarkiska, årsbaserade och kopplade till ersättning,” sa Doerr till Harvard Business Review.

Groves nya metodik byggde på den revolutionerande idén att team presterar bättre genom att fokusera på resultat – istället för på vägen dit. Grove satte upp ett mål för Intels anställda och lät dem klura ut hur de skulle uppnå det, istället för att tala om för dem exakt vad de skulle göra.

Han kallade det Intel Management by Objectives, vilket han senare förenklade till Objectives and Key Results – vilket numera är känt världen över som OKR.

Hur man fastställer bra OKR:er

Eftersom OKR-ramverket är så flexibelt kan man fastställa och formulera OKR:er på många olika sätt. Precis som alla andra mål bör OKR:er vara falsifierbara och mätbara. Du bör se OKR som en grundpelare i strategin för den kommande perioden. Men för att fastställa bra OKR:er behöver du också koppla dem till det dagliga arbetet.

Även om de flesta företag sätter upp mål, visar forskning att endast 26 % av anställda har en tydlig bild av hur deras individuella arbete bidrar till företagets mål. Det beror på att de flesta team sätter upp mål i början av ett år eller kvartal och sedan aldrig återkommer till dem igen. Men när medarbetarna däremot har en tydlig bild av sambandet mellan sitt arbete och företagets mål, fördubblas deras motivation. Genom att koppla ihop varje individs arbete till organisationens mål får dina anställda en förståelse för varför deras arbete är viktigt.

Vanlig fråga: Hur många OKR:er bör jag fastställa?

Det finns inget förbestämt antal OKR:er, men i praktiken bör man sträva efter att fastställa högst tio mål. Beroende på teamet kan flera nyckelresultat vara kopplade till varje mål. Eftersom OKR representerar dina övergripande mål bör du fastställa ett antal mål som du rimligen kan uppnå inom en viss tidsperiod, t.ex. under ett kvartal eller ett år.

Du bör också försöka fastställa OKR på både företags- och teamnivå. Om ditt företag till exempel har som mål att tillhandahålla den bästa lösningen på ert område kan marknadsföringsteamets OKR vara att skapa en förstklassig produktdemo och dela den med ett visst antal personer.

Exempel på företagsövergripande OKR

OKR är effektiva när det gäller att vägleda stora, långsiktiga mål. Här kan du kolla in ett par företagsövergripande OKR-mål.

Allbirds

Mål: Skapa det lägsta koldioxidavtrycket i vår bransch.

• Nyckelresultat: 100 % hållbar leveranskedja och transportinfrastruktur.

• Nyckelresultat: Klimatkompensera 100 % av beräknat koldioxidutsläpp.

• Nyckelresultat: 25 % av materialen är komposterbara.

• Nyckelresultat 75 % av materialet är biologiskt nedbrytbart.

Zume Pizza

Mål: Jättenöjda kunder. Se till att våra kunder är så nöjda med vår service och produkt att de inte har något annat val än att beställa fler pizzor och berätta om upplevelsen för sina vänner.

• Nyckelresultat: Net Promoter Score (NPS) på 42 eller högre.

• Nyckelresultat: Betyg på 4,6/5,0 eller högre.

• Nyckelresultat: 75 % av kunderna föredrar Zume framför konkurrenten i ett blindtest.

Exempel på teamspecifika OKR

OKR:er är lika effektiva när man går ner en nivå, från högsta ledningen till funktionella team. Precis som de kan styra vårt strategiska tänkande kan de också vägleda vårt funktionella arbete. Här är några exempel på OKR för team.

Marknadsföring

Mål: Öka varumärkeskännedomen

• Nyckelresultat: Uppnå 1 miljon besökare på webbsidan

• Nyckelresultat: Få 10 gånger fler följare i sociala medier

• Nyckelresultat: Värva och introducera 1 000 community-medlemmar

Produkt

Mål: Lansera ett större produktinitiativ i slutet av kvartalet

• Nyckelresultat: Rekommendationspoäng på 8 eller högre

• Nyckelresultat: 40 % av de månatliga aktiva användarna använder den nya funktionen

• Nyckelresultat: Öka andelen konverteringar och registeringar från 15 % till 25 %

HR

Mål: Främja medarbetarnas inflytande och engagemang

• Nyckelresultat: Öka de anställdas nöjdhetsgrad med 20 %

• Nyckelresultat: Uppnå att 90 % av de anställda deltar i engagemangsundersökningen.

• Nyckelresultat: Fördubbla den positiva feedbacken från ledarna

Försäljning

Mål: Öka den återkommande lönsamheten

• Nyckelresultat: Uppnå 2 miljoner $ i återkommande månadsintäkter

• Nyckelresultat Öka förnyelser av årsavtal med 25 %

• Nyckelresultat: Reducera kundbortfall med 10 %

Exempel på personliga OKR

OKR:er är inte heller nödvändigtvis begränsade till arbetsplatsen. När John Doerr fick frågan om hur han förbättrade sitt privatliv avslöjade han att han använde sitt pålitliga system för att maximera den tid han tillbringade med sin familj.

Mål: Få mer kvalitetstid med familjen, uppmätt efter:

• NyckelresultatKomma hem till middagen kl. 18.00, 20 kvällar i månaden.

• Nyckelresultat: Vara mer närvarande genom att stänga av internet och därigenom få bort alla distraktioner.

Fördelarna med mål och nyckelresultat

Så: bör ditt team använda OKR? Det finns olika metoder för att sätta upp mål som ditt team kan dra nytta av, men OKR:er hjälper er att anpassa er till flexibla mål som är falsifierbara, tidsbundna och lätta att mäta. En av de största fördelarna med OKR:er är att du kan koppla flera nyckelresultat till varje mål. Det hjälper teamen att:

Snabbt sätta upp mål som går att genomföra

OKR:er har ett inbyggt format som gör det enkelt för team att börja fastställa och förfina sina OKR:er. Om du är nybörjare när det gäller OKR kan du börja med Andy Groves metodik:

• Jag vill uppnå [mål] uppmätt utifrån [nyckelresultat].

Istället för att ägna en massa tid åt att fundera på hur målen ska formuleras kan teamet nu gå rakt på sak.

Sätt enkelt upp utökade mål

Om du vill utmana dig själv och ditt team kan du överväga att göra minst ett av dina mål till ett utökat mål. Utökade mål är medvetet utmanande mål som man inte är 100 % säker på att man kan uppnå – och det är okej! Faktum är att vi på Asana strävar efter att nå ungefär 70 % av våra mål. Det visar oss att vi sätter upp tillräckligt utmanande mål och hjälper oss att bättre kalibrera målen för nästa kvartal.

Öka tvärfunktionellt samarbete

Ofta kommer dina mål att omfatta initiativ från mer än en avdelning. Vi tar exemplet med Allbirds igen. Deras mål är att Skapa det lägsta koldioxidavtrycket i sin bransch. För att göra det måste deras produkt-, leverans-, drifts- och designteam jobba tillsammans. Dessa team har troligen enskilda kvantitativa nyckelresultat som bidrar till det centrala målet.

Öka de anställdas engagemang

Eftersom det kan finnas flera nyckelresultat för varje mål väljer många företag att använda sig av en hybridmetod när det gäller att fastställa OKR: Företagets ledning och chefer fastställer målen, och sedan fastställer enskilda team eller anställda de nyckelresultat som leder fram till målen.

Den här hybridmetoden involverar de anställda i målformuleringsprocessen, vilket gör dem mer engagerade. Medarbetarna kommer att förstå exakt hur deras nyckelresultat bidrar till företagets huvudmål, vilket gör att nyckelresultaten fortsätter att stå i fokus under hela OKR-cykeln.

Koppla det dagliga arbetet till teamets och företagets mål

Den största fördelen med OKR är att man kan koppla det dagliga arbetet till teamets strategiska mål. OKR:en inleder redan processen genom att koppla ihop målet med de nyckelresultat som bidrar till det. För att få ut det mesta av OKR ska du ta den fördelen ett steg längre: använd ett OKR-verktyg som kopplar ditt dagliga arbete och regelbundna projekt till företagets och verksamhetens mål.

Det är därför vi har utvecklat Mål i Asana. Istället för att isolera målen i ett kalkylark eller en powerpoint gör funktionen Mål i Asana det enkelt att sätta upp mål och mäta framsteg på samma ställe som du spårar det dagliga arbetet.

Utförandet är allt

Thomas Edison sa en gång att “en vision utan genomförande är en hallucination”. Det är en idé som djupt inspirerade Doerr och OKR-metoden: Goda idéer med dåligt genomförande kommer alltid att förbli bara idéer.

Doerr säger att det viktigaste vad gäller genomförandet är att sätta upp mål – och i förlängningen OKR. Det fokuserar vår uppmärksamhet, fastställer ansvarsskyldighet och lyfter fram de aktiviteter som verkligen leder till framsteg.

”Målsättning är ett oerhört kraftfullt verktyg när det görs på rätt sätt,” sa Doerr till Betterworks. ”Varje medarbetare i företaget kan koppla sina mål till företagets mål och veta att deras arbete har en direkt inverkan på företagets framgång.”