Så här skapar du tidsplaner för projekt för att göra jobbet enklare

Ett nytt projekt är ofta början på ännu ett äventyr fyllt med intressenter, deadliner, inlämningar och verktyg. Men oavsett om ditt projekt är en ny produktlansering, ett leverantörsevenemang, den årliga redaktionella kalendern eller till och med en introduktion för en nyanställd, behöver du en projektplan för att nå dit.

Att skapa en projekttidsplan med tydliga planer, processer och ansvarsområden är viktigt för att hålla teamet på rätt spår så att de vet vem som gör vad och när och ser hur alla bitar passar ihop. Även om det kan ta lite tid i början kommer en välgjord projekttidsplan att öka effektiviteten, lyhördheten och tydligheten. Och de tre orden är som musik för alla öron (särskilt för din chef som anförtrodde dig det här projektet). Du kan också minska användandet av de verktyg som borde hjälpa er att hantera processen men som i själva verket försvårar den.

Det kanske inte står projektledare under ditt namn på visitkortet, men vet du vad? För det här projektet och många andra i framtiden kommer det att vara din faktiska roll. När du lär dig att tänka som en projektledare är du på god väg att få jobbet på rätt spår.

Så här skapar du tidsplaner för projekt

Nu när du är redo att fortsätta som projektledare är det dags att börja planera och upprätta en projekttidsplan. Eftersom planeringsprocessen för projektledning kan kännas lite främmande finns här en lista med steg du kan ta när du skapar din projektplan:

1. Definiera projektmålen. Skriv ned de viktigaste milstolparna eller leveranserna som kommer att göra projektet framgångsrikt.

2. Identifiera alla intressenter. Gör en lista över alla personer som behöver vara involverade i projektet även om deras roll bara är att skriva på ett kontrakt.

3. Bestäm den slutliga deadlinen. När behöver ni vara helt klara med projektet? Se till att ge er tillräckligt med tid för att kunna ta hänsyn till de konflikter som oundvikligen kommer att uppstå.

4. Gör en lista över varje steg eller uppgift. Dela upp milstolparna och inlämningarna som du angav i steg 1 i mindre uppgifter och underuppgifter för att vara säker på att allting är under kontroll.

5. Tilldela ansvaret för varje uppgift till en teammedlem. Bestäm vem som ska göra varje uppgift och underuppgift och var tydlig med deadliner. Kom ihåg att dina kollegor troligen har andra projekt samtidigt. Ta hänsyn till deras arbetsbelastning så att de inte känner sig överbelastade.

6. Arbeta bakåt för att ställa in slutdatum för varje uppgift. Lista ut hur lång tid det kommer att ta att slutföra varje uppgift (start- och slutdatum) och var medveten om att förseningar är oundvikliga. Det är viktigt att tänka på ordningsföljden eftersom vissa uppgifter behöver slutföras innan andra kan påbörjas.

7. Organisera projekttidsplanen i ett verktyg och dela det med teamet.

   Du har lyckats skapa projektplanen och nu är det viktigt att organisera den så att alla deltagare kan se den och arbeta utifrån den. Att hitta ett verktyg som kan hjälpa dig att göra båda de sakerna är avgörande för att lyckas.

När du väl har en detaljerad projekttidsplan minskar den tid du lägger på projektplanering och du (och teamet) får mer tid under dagen att fokusera på kvalitetsarbete. Är det inte trots allt därför du anställdes?

Exempel på projekttidsplaner

När du väl har följt alla steg som nämns ovan har du en tydlig plan som sammanfattar projektets tidsplan och steg. Nedan följer några exempel på hur det kan se ut:

Exempel på tidsplan för evenemangsplanering

Håller du på att planera ett viktigt evenemang? Din tidsplan kommer att innehålla allt som behöver göras – och när – före din viktiga dag.

Exempel på tidsplan för produktlansering

För nästa nya produkt kan du skapa en arbetsfördelningsstruktur om beskriver alla steg och beroenden. Visa dem sedan i ett enda projekt som är lätt att dela så att teamet alltid är uppdaterat.

Exempel på tidsplan för marknadsföringskampanjer

Med hjälp av en projektplan som schemalägger allting vet du exakt vad som händer hela tiden under marknadsföringskampanjen:

Nästa steg efter att du har slutfört projekttidsplanen

Syftet med en projekttidslinje är att få mer arbete utfört på ett effektivare sätt. Att få överblick över projektet och skapa en väl genomtänkt plan leder till mindre stress och högre produktivitet. När du har gjort klart planen, finns det ytterligare två viktiga steg att ta.

Dela den med teamet

Genom att dela projekttidsplanen kommer teammedlemmarna att tydligt förstå sina ansvarsområden i projektet och få en möjlighet att ge synpunkter på sina delar av planen. Börja med att skicka projekttidsplanen till alla inblandade och be om specifik feedback (frågor, problem eller idéer).

Håll dig organiserad genom att erbjuda en central plats för alla svar och en fast deadline för att uppmuntra teammedlemmarna att skicka in i tid. Skapa en uppdaterad version av projekttidsplanen när du har samlat in all feedback och dela den på nytt med alla intressenter. Se också till att projekttidsplanen finns med i all viktig information för projektplaneringen, såsom projektbeskrivningen och sammanfattningen.

Anpassa den efter hand

Herakleitos i antikens Grekland hade rätt när han sa att förändring är det enda konstanta. Det gäller också för din projektplan. När du väl startar ditt projekt bör du se till att kontrollera tidsplanen regelbundet. Anpassa den vid behov när oförutsedda händelser uppstår.

Att hantera projekttidsplanen och alla projekttillgångar i en enda central informationskälla gör att teamet alltid använder den senaste versionen av projektplanen.

Förbättra effektiviteten: Omvandla planering och tidsplaner till mallar

Använd en beprövad mall för att spara ännu mer tid vid projektplanering och sluta behöva uppfinna hjulet varje gång du startar ett nytt projekt.

Om ditt nuvarande projekt är ett årligt evenemang – låt oss säga en försäljningsmässa – är det enkelt att införa en stabil projekttidsplan nu så att du har den redo för nästa mässa. Och vilka andra projekt som du jobbar på går igenom samma process varje gång? Till exempel kanske försäljningsmässan har liknande uppgifter som den virtuella kundlunchen du ska anordna senare i år. Att ha en mall för projekttidsplaner betyder att du kan lansera framtida projekt både snabbare och effektivare.

Var borde du skapa en projekttidsplan?

Om du tar på dig en ny roll som de facto projektledare är det effektivast att ta itu med arbetet genom att skapa projektidsplaner. Det är nog också dags att uppgradera till ett allt-i-ett-verktyg. (Ja, det finns!)

Det finns arbetsledningsverktyg som hjälper dig att skapa dynamiska tidsplaner och intuitiva tidslinjer som liknar Gantt-diagram och som ger tydlig synlighet i alla faser och för alla intressenter. Glöm e-post, kalkylark och chattar som inte är kopplade till varandra.

När du utvecklar och hanterar projekttidsplaner i ett centraliserat system kan du skapa varje steg och bestämma dess varaktighet med en projektkalender, skapa uppgifter och underuppgifter och tilldela dem till lämplig person. När du behöver justera projektplanen, kan du snabbt göra ändringen i verktyget och alla intressenter uppdateras automatiskt. De olika vyerna av tidsplanen anpassar sig till alla arbets- och inlärningsstilar och era arbetsflöden kommer att fungera smidigt eftersom ni alltid vet vem som gör vad och när.

Jobba smartare med projekttidsplaner

Snyggt, de facto projektledare, du är på väg att jobba smartare. Du har inställningen och stegen som behövs för att förnya och vitalisera projektprocessen. Du kan göra allt detta (och mer) med en arbetsledningslösning såsom Asana. Se det som ditt allt-i-ett-verktyg för framgångsrika projekt. Lycka till med planeringen!