Gannetts marknadsföringsinsatser ger fler digitala prenumeranter med hjälp av Asana

Höjdpunkter

Utmaning

• När Gannett tog in kampanjproduktionen internt, från en extern byrå, kunde marknadsföringsteamet initialt hantera 50 till 70 kampanjer per månad på 200 marknader.

• Målet var att effektivisera verksamheten för att skala upp antalet kampanjer med samma resurser.  Med informationen utspridd i flera appar var det svårt att ställa in tidslinjer, spåra kampanjernas framsteg från början till slut och mäta hur resurserna användes.

Lösning

• Marknadsföringsteamet tog in kampanjarbetet i Asana. 

• I stället för att använda en blandning av e-postmeddelanden och programvaruplattformar fick de genom Asana en central plats för att samarbeta och se alla pågående projekt.

Resultat

• Ökat antal utförda kampanjer till mellan 120–150 per månad tack vare verksamhetseffektivisering, det vill säga 2,4 gånger mer än den ursprungliga kapaciteten på 50–70 kampanjer per månad.

• Sparade 389 arbetsdagar, det vill säga 1,5 års heltidsarbete, genom att centralisera kommunikationen och automatisera stegen i Asana.

• Använde Asana-rapportering för att kvantifiera teamets prestation och individuella arbetsbelastningar, för att identifiera automatiseringsmöjligheter och investera strategiskt i resurser.

Sömlös uppskalning av kampanjarbetsflöden

Gannetts marknadsföringsteam hanterar nu mellan 120 och 150 kampanjer per månad. Genom att hantera utförandet av kampanjer i Asana arbetar teamet snabbare med standardiserade bästa praxis, effektiva arbetsflöden och snabb åtkomst till viktiga kampanjdata.

Effektivisering och utförande av kampanjer i stor skala

I dag är Asana den officiella plattformen som Gannetts marknadsföringsteam använder för att hantera kampanjer från början till slut. Detta skapar en central informationskälla för allt kampanjarbete, vilket hjälper teamet att optimera arbetsflöden och arbeta snabbare tillsammans.  

Tydliga processer håller arbetet i fas

• Marknadsföringsteamet har standardiserat bästa praxis genom att skapa mallar för sina mest använda kampanjer. På så sätt har teamet förhandsgranskade arbetsflöden som kan påbörjas med ett klick. 

• Asana-projekt kartlägger beroenden så att arbetssekvensen är tydlig. När teamet vill återanvända en mall eller skapa en ny använder de arbetsflödesverktyget för att visualisera hur ett projekt rör sig genom de olika faserna.

Automatiseringar hjälper marknadsförare att arbeta snabbare

• Teamet använder formulär för att påskynda hanteringen av förfrågningar.

• Teamet använder också regler för att automatisera steg som till exempel att dirigera förfrågningar, schemalägga slutdatum och tilldela uppgifter.

Förbättrad synlighet samordnar alla involverade i kampanjen

• Alla som är involverade i kampanjen läggs till i Asana-projekt som medarbetare, vilket ger dem insyn i planer, status och diskussioner som rör kampanjen. Transparensen har stärkt samarbetet mellan marknadsföringsteamet och resten av organisationen.

• Genom att bifoga dokument till uppgifter i stället för att skicka dem via e-post ser marknadsföringsteamet till att all information om en kampanj finns på ett ställe. De använder också Asana för Outlook-integreringen för att bifoga e-postmeddelanden till en uppgift som en kommentar, så att konversationer inte går förlorade.

Teamet spårar ytterligare metadata om kampanjer med anpassade fält, till exempel för att ange vilket underteam som ansvarar för vissa uppgifter.

Upptäcka hinder och hålla kampanjarbetet i fas

Genom att centralisera informationen kan marknadsföringsteamet nu ta ett steg tillbaka, rapportera om sina prestationer och upptäcka möjligheter att öka produktiviteten. Med alla data i Asana fick teammedlemmarna en bättre förståelse för hur de arbetar och på vilka områden de kan förbättras, vilket gav dem möjlighet att göra förändringar som mer än fördubblade deras produktivitet.

Effektiv rapportering hjälper team att anpassa sig snabbt

• Ledare och teammedlemmar kan få översiktsbild över arbetet med Asana-portfolior. Portfolior grupperar kampanjer efter typ, till exempel efter kanal. Inom portfolior bedömer och kommunicerar marknadsförare kampanjstatus, månadsvis eller kvartalsvis.

• För att förstå volymen av kampanjförfrågningar använder marknadsföringsteamet rapporteringspaneler samt ett "kampanjförfrågnings-projekt" som visar antalet och typen av förfrågningar som mottagits från olika affärspartner.

• Teamet kan köra specifika rapporter i alla kampanjer med anpassade fältdata. 

Insikt om teamets arbetsbelastning förbättrar resurshanteringen

• Med Asanas funktion för arbetsbelastning kan ledare se teamkapacitet och enskilda teamkollegors arbetsbelastning i realtid.

• Det betyder att ledningen kan mäta enskild arbetskapacitet, se var teamen saknar resurser och upptäcka var projekten fastnar. De kan därefter fatta välgrundade beslut om var de ska investera eller automatisera en process.

Ökad räckvidd och fler kontakter

I takt med att Gannett får fler digitala prenumeranter och optimerar sin tryckeriverksamhet kommer marknadsföringsteamet att fortsätta att hantera kampanjer i Asana för komma närmare sina kvartalsvisa och årliga prenumerationsmål. 

Det som byggdes i Asana i går är aldrig något permanent, så marknadsföringen kan fortsätta att upprepa processerna och hitta nya kraftfulla sätt för att få kontakt med prenumeranterna. Gannetts räckvidd är redan oöverträffad. Genom att ta in kampanjarbetet i Asana arbetar marknadsföringsteamet med att fortsätta Gannetts uppdrag att stärka samhällen på lokal och nationell nivå.