Краткое руководство по определению объёма проекта за 8 действий

Когда речь заходит об управлении проектами, не следует целиться слишком высоко или слишком низко. Скорее, лучше стремиться к тому, чтобы размер проекта был «как раз»: не очень мелким, чтобы охватить все ожидаемые результаты проекта, но и не очень крупным, чтобы цель была достижимой.

Добиться этого можно, заранее определив объём проекта. Благодаря этому вы сможете достичь ожидаемых результатов проекта в срок и уложиться в бюджет, не перегружая свой коллектив работой. Далее в этой статье мы рассмотрим всё, что вам необходимо знать об определении объёма и управлении им.

Что такое объём проекта?

Объём проекта — это способ установления границ проекта и точного определения того, каких целей, крайних сроков и ожидаемых результатов вы будете придерживаться в своей работе. Прояснив объём проекта, вы обеспечите достижение целей и задач проекта без задержек или переработки.

Определение объёма проекта — это работа не для одного человека. Скорее, вам следует согласовать свои действия со всеми главными заинтересованными лицами проекта, чтобы привести всех к общему знаменателю. Например, если вы работаете над запуском маркетинга продукта, необходимо согласовать свои действия с заинтересованными лицами из соответствующих подразделений компании, таких как отделы разработки продукции, дизайна и контента. В зависимости от сложности проекта, возможно, вам также нужно будет сформулировать процесс управления изменениями. О том, как это сделать, мы поговорим позднее.

Что такое обоснование объёма проекта?

Обоснование объёма проекта — это обычный документ об объёме вашего проекта. В зависимости от сложности проекта это обоснование можно включить в план проекта как раздел или сделать самостоятельным документом. Кроме того, если вы работаете с внешней командой или агентством, обоснование объёма проекта можно преобразовать в задание на оказание услуг, чтобы закрепить отношения между вами и поставщиком.

Что такое разрастание объёма?

Разрастание объёма — это то, что происходит, когда ожидаемые результаты проекта превышают его согласованный объём. Допустим, вы работаете над запуском продукта, однако не подготовили обоснование объёма проекта. На полпути к цели заинтересованное лицо добавляет к ожидаемым результатам проекта пресс-релиз. Спустя несколько дней другое заинтересованное лицо добавляет к этому публикацию сообщения о новом продукте в блоге компании. Эта дополнительная работа, совершенно неожиданная для проектной группы, к которой не была готова, может вызвать ненужный стресс или даже задержку первоначальных ожидаемых результатов проекта.

Когда проект страдает от разрастания объёма, вы начинаете работать над задачами, которых у вас не должно было быть изначально. Это может привести к задержкам выполнения проекта, переработке или снижению качества результатов.

Лучший способ предотвратить разрастание объёма — создать продуманное обоснование объёма проекта и как можно раньше поделиться им с соответствующими заинтересованными лицами. Таким образом, все будут знать, что входит и что не входит в ваш проект.

Преимущества раннего определения объёма проекта

Определение объёма проекта является ключевым элементом его планирования. Без чёткого обоснования объёма проект может деформироваться и разрастись настолько, что группа не сможет его выполнить. Это приведёт к задержкам или выгоранию сотрудников. Отталкиваясь от объёма проекта, можно представить себе весь жизненный цикл проекта и проверить достижимость конечных целей. В частности определение объёма проекта позволяет:

• Добиться чёткого понимания границ проекта со стороны всех заинтересованных лиц

• Управлять ожиданиями заинтересованных лиц и заручиться их поддержкой

• Снизить риски проекта

• Оптимизировать бюджет и план управления ресурсами

• Синхронизировать проект с его основными задачами

• Предотвратить разрастание объёма

• Создать процесс подачи запросов на изменения (для сложных проектов)

Восемь действий по определению объёма проекта

1. Начните с задач проекта

Прежде чем приступать к определению объёма проекта, для начала нужно обрисовать его задачи. Задачи проекта — это активы, которые вы планируете представить по его окончании. Объём проекта поможет вам прийти к намеченной цели, однако прежде нужно понять, в каком направлении двигаться.

2. Создайте план управления ресурсами, если его у вас ещё нет

Помимо задач проекта у вас также должно быть представление о доступных ресурсах. В управлении проектами ресурсом может быть что угодно — от бюджета проекта до свободного времени группы. План управления ресурсами определяет, какие ресурсы будут доступны вам для выполнения проекта и как они будут использоваться.

Постарайтесь сформулировать план управления ресурсами до определения объёма проекта. В этом случае при разработке обоснования объёма вы будете точно знать, какими ресурсами располагаете, и сможете скорректировать объём проекта, исходя из того, что у вас есть в наличии.

3. Соберите все дополнительные требования к проекту

Существуют и другие важные аспекты планирования проектов на начальном этапе. Однако в данный момент необходимо сконцентрироваться на всём, что может повлиять на объём проекта. Помните: объём проекта — это способ документального обоснования его границ, а также своих главных задач, бюджета, ресурсов и ожидаемых результатов. Если есть какие-то другие факторы — например, хронология проекта — которые могут на всё это повлиять, зафиксируйте их сейчас.

4. Подготовьте обоснование объёма проекта

Теперь настало время объединить все ваши исследования под одной крышей — в обосновании объёма проекта. Оно должно объяснять, что вы будете (и не будете) делать и почему.

В зависимости от сложности проекта обоснование его объёма может быть маркированным списком, более подробным абзацем или полноценным заданием на оказание услуг. Однако независимо от своей длины обоснование объёма должно характеризовать задачи проекта и указывать на то, что входит и не входит в него.

Если вы испытываете затруднения с определением объёма, попробуйте для начала ответить на следующие вопросы:

• Зачем мы работаем над этим проектом? Каковы наши конечные цели и ожидаемые результаты?

• Каковы наши ограничения в плане бюджета, доступного персонала и ресурсов? Какие участники группы будут над этим работать?

• Когда должны быть получены ожидаемые результаты? В какую хронологию мы должны уложиться?

• Что не входит в объём проекта?

Пример обоснования объёма проекта

Допустим, вы переносите сайт своей компании на новый движок. Вот как может выглядеть объём проекта:

Задача проекта: перенести серверную часть сайта на CMS-платформу, чтобы повысить скорость работы и гибкость страниц.

Ресурсы:

• Веб-группа (три человека), 30 рабочих часов в неделю на протяжении 6 недель

• Технический директор (один человек), 10 часов работы в неделю на протяжении 6 недель

• Проверка со стороны отдела ИТ и юридического отдела (две группы), 5 часов ситуативной работы в неделю

• 7000 $ на CMS

Ожидаемые результаты:

• Обучение всех авторов контента в конце мая 2021 года

• Сайт полностью переходит на новый движок к июню 2021 года

Дорожная карта проекта и его хронология:

• 26 апреля: начать определение объёма работ по переходу на новый движок

• 10 мая: проверка со стороны отдела ИТ и юридического отдела

• 17 мая – 3 июня: перевод веб-группы

• 31 мая: обучение авторов контента

• 4 июня: CMS-платформа запущена

Вне объёма:

• Новая система прямого доступа

• Нестандартные веб-страницы на новом движке

5. Заручитесь поддержкой и одобрением главных заинтересованных лиц

Прежде чем подписать обоснование объёма проекта, получите согласие заинтересованных лиц. Для вас это возможность что-то поменять, переосмыслить цели проекта и решить, что входит в него, а что нет. После Начала реализации проекта изменить любой элемент обоснования объёма проекта будет труднее, поэтому обязательно во всех подробностях доведите объём проекта до сведения всех главных заинтересованных лиц.

6. При необходимости внедрите процесс контроля изменений

Если у вас много заинтересованных лиц или вы управляете сложной инициативой, возможно, также стоит реализовать процесс контроля изменений. При работе над крупными или комплексными проектами что-то неизбежно придётся менять. Может быть, ваша хронология оказалась слишком оптимистичной или от клиентов поступили новые отзывы, в связи с чем вам пришлось изменить ряд ожидаемых результатов. Проект не должен быть полностью закрыт от изменений, но при этом изменения не должны вноситься кем угодно, иначе это может привести к разрастанию объёма.

Контроль изменений — это совокупность установленных процессов, которым обязаны следовать заинтересованные лица, прежде чем их изменения будут одобрены. Для того чтобы сформировать такой процесс, определите способ подачи заявок на изменения от заинтересованных лиц проектной группе, например с помощью централизованной формы. После этого заранее выбранный круг заинтересованных лиц должен рассмотреть предлагаемое изменение и решить, достаточно ли оно важно, чтобы добавлять его к проекту. В случае утвердительного ответа, постарайтесь сделать некоторые запланированные задачи менее приоритетными, чтобы избежать разрастания объёма.

7. Поделитесь сформированным обоснованием объёма проекта с группой

Заинтересованные лица ознакомились с объёмом проекта и одобрили его. Следующий шаг — довести документ до сведения проектной группы. У неё должен быть прямой доступ ко всей информации по проекту, например через инструмент управления работой.

8. Сверяйтесь с обоснованием объёма проекта во время его выполнения

Вам будет полезно периодически сверяться с обоснованием объёма проекта, чтобы убедиться в отсутствии риска разрастание объёма или в том, что проект идёт по плану. Если в проект добавляются новые составляющие, которые не прошли через утверждённый процесс контроля изменений, сошлитесь на обоснование объёма проекта и предложите автору изменения представить свою идею через запрос или иную процедуру внедрения.

Устанавливайте пределы разумного с помощью обоснования объёма проекта

Обоснование объёма проекта — это отличный инструмент для того, чтобы ваш проект шёл по плану и был успешно выполнен. Это также превосходный способ поддержать свою проектную группу и предотвратить выгорание. Однако он полезен только в том случае, если был эффективно доведён до всеобщего сведения. Как можно раньше предоставьте всем заинтересованным лицам доступ к документу с обоснованием объёма проекта, а затем регулярно обращайтесь к нему на протяжении всего проекта.