7 распространённых причин разрастания объёма и как их избежать

Представьте: вы целиком погружены в работу над проектом и его ожидаемым результатом. Вдруг вы получаете просьбу от заинтересованной в проекте стороны включить в него дополнительную цель. Она не входила в ваши планы, но кажется достаточно простой, поэтому вы соглашаетесь. А через несколько дней вы получаете ещё одно письмо. И внезапно ваш проект, в котором всё шло по плану, отстаёт от сроков и не достигает целей.

То, что с вами случилось, называется разрастанием объёма — и это может произойти с кем угодно. Прочитав эту статью, вы познакомитесь со всем, что нужно знать о причинах разрастания объёма, а также со способами, позволяющими его избежать.

Что такое разрастание объёма в управлении проектами?

В управлении проектами объём проекта — это свод требований и ожидаемых результатов проекта. Объём обычно определяется в начале процесса планирования проекта и должен быть задокументирован в плане проекта, дорожной карте или в проектном задании. Разрастание происходит тогда, когда дополнительные запросы и ожидаемые результаты превышают первоначально установленный объём проекта.

Почему так важно определять объём проекта?

Формируя план управления объёмом, вы оформляете договорённость между собой — руководителем проекта — и всеми сторонами, заинтересованными в нём. Если не определить объём проекта, это может привести к недопониманию и несогласованности. Без чётко определённого объёма вы не сможете контролировать то, что входит, а что не входит в круг ожидаемых результатов проекта, отталкиваясь от ясно очерченных и заранее согласованных параметров.

Иногда разрастание объёма может быть безобидным — оно может проявиться в виде одного или двух дополнительных результатов, которые, хотя они и не к месту, не окажут существенного влияния на проект. Но существенное разрастание объёма может подорвать успех проекта, отвлекая внимание сотрудников от его целей. Время, которое вы потратите на выполнение дополнительных задач, должно было пойти на достижение первоначальных целей проекта. Кроме того, это также может привести к выгоранию и переработкам.

Как определить объём проекта

Итак, чтобы предотвратить разрастание объёма, прежде всего, необходимо чётко определить объём проекта. К счастью, это не так сложно, как может показаться. По большей части объём проекта — это ещё один способ выразить параметры проекта, которые уже были описаны в других документах, например, в проектном задании.

Для того чтобы определить и согласовать объём проекта, следуйте этим пяти шагам:

1. Начните с «почему». Почему вы и ваша команда работаете над этим проектом? Чего вы хотите добиться? Поняв, чего вы хотите получить по итогам проекта, вы сможете определиться с его объёмом.

2. Учтите задачи проекта. Задачи и объём проекта тесно связаны друг с другом. Задачи проекта определяют, зачем вы собираетесь над ним работать, и должны соответствовать его объёму.

3. Запишите объём проекта. Это не должен быть очень длинный документ. Объём проекта — это просто чёткое описание того, какие у проекта ожидаемые результаты и как они связаны со стоящими перед ним задачами. Можно использовать маркированные списки.

4. Согласуйте объём проекта. Обязательно добейтесь того, чтобы все понимали, какие у проекта ожидаемые результаты, задачи и объём, а также получите одобрение от заинтересованных сторон.

5. При необходимости внесите коррективы. Если на предыдущем шаге обнаружились разногласия, перепишите объём проекта. Перед завершением работы над ним снова покажите документ заинтересованным сторонами получите их согласие с ним.

7 распространённых причин разрастания объёма

Никому не хотелось бы увидеть, что его проект провалился, или упустить из виду его первоначальные задачи. Далее описаны самые распространённые причины разрастания объёма и советы о том, как предотвратить их.

1. Отсутствие объёма проекта

Это довольно очевидная причина, но её стоит повторить ещё раз. Без определённого объёма проекта вы не сможете договориться о нём со всеми вовлечёнными сторонами. Кроме того, если вы работаете с внешними подрядчиками или агентством, у вас также не будет документа или задания на оказание услуг, на которое можно было бы сослаться, когда кто-то попытается добавить в проект новые элементы.

Обязательно определите объём проекта в начале работы над ним и задокументируйте его. Объём проекта можно внести в его план или другую документацию, разрабатываемую на ранних этапах, чтобы было на что ориентироваться.

2. Плохо налаженный обмен информацией

Определив объём проекта, вам нужно будет рассказать о нём всем вовлечённым сторонами. Если не распространить этот документ эффективным образом в самом начале проекта, заинтересованные лица не будут о нём знать. Даже потратив время на то, чтобы чётко описать объём, вы всё равно можете столкнуться с разногласиями или даже провалом проекта, если не все будут знать о существовании этого документа.

Обязательно внесите объём проекта в документацию, разрабатываемую на подготовительных этапах, например, в план проекта или в проектное задание. Это позволит всем видеть заявленный объём проекта и разрешить любые несогласованности ещё до начала его реализации.

3. Нечёткие задачи проекта

Вы работаете над проектом, потому что хотите добиться чего-то определённого — эти достижения и результаты и есть задачи проекта.

При наличии чётко определённых задач проекта команде легко понять, какая работа оказывает непосредственное влияние на его успех. Благодаря этому все могут направить основные усилия на решение по-настоящему важных задач. Если же чётко определённых задач проекта нет, сотрудникам зачастую бывает сложно понять, чему отдавать приоритет, из-за чего они могут тратить много энергии на задачи, которые не способствуют достижению целей проекта.

Пример нечёткой задачи проекта. Улучшить блог компании так, чтобы в нём были статьи, которые нравятся читателям.

Пример чёткой задачи проекта. Подготовить статьи как минимум пять разных типов для блога в первом квартале, в том числе истории успеха, советы, статьи о новых функциях, истории о сотрудниках, статьи с новаторскими идеями. Отслеживать взаимодействие читателей с каждой из новых статей с целью определения трёх основных категорий, над которыми мы продолжим работать в следующих кварталах.

4. Нереалистичные задачи проекта

Задачи проекта могут быть чётко сформулированы, но если выполнение этих задач в выделенное на это время (и в рамках объёма проекта) нереально, проект либо провалится, либо пострадает от разрастания объёма.

Следите за тем, чтобы поставленные задачи можно было выполнить за отведённое время, располагая имеющимися у вас ресурсами. Проверьте, насколько задачи проекта соответствуют его объёму и графику, с тем чтобы убедиться, что проект будет успешен. Если задачи проекта с самого начала выходят за рамки его объёма, контролировать разрастание объёма будет практически невозможно.

5. Слишком много заинтересованных сторон

Сложно руководить проектом, когда все пытаются перехватить управление. Когда чётко не определён ответственный за проект, то есть его руководитель, работа может застопориться, а объём проекта становится размытым.

Несмотря на то, что в проекте множество заинтересованных сторон и участников, в каждой команде должен быть специалист, который напрямую отвечает за работу над этим проектом. Чтобы определить дополнительные роли в проекте, попробуйте воспользоваться матрицей RACI. Аббревиатура RACI обозначает четыре основные роли в управлении проектами:

• Responsible — ответственный. Это человек, который руководит проектом. Он принимает большинство тактических решений

• Approver — согласующий. Иногда требуется согласование заинтересованного лица или группы таких лиц. Согласующие могут утверждать, например, бюджет, цели или общую тональность.

• Consulted — консультант. Консультанты — это специалисты, к которым иногда требуется обращаться за их мнением, полезной информацией или советами. И хотя окончательное решение остаётся за ответственным и согласующим, консультант, как правило, является экспертом своей предметной области.

• Informed — информируемый. Это любой человек, которому необходимо получать информацию о проекте. В число информируемых сотрудников могут входить проектная команда, заинтересованные лица из других отделов или высшее руководство.

6. Неэффективный процесс контроля изменений

Даже когда роли чётко определены, вам нужен эффективный процесс контроля изменений. Контроль изменений — это процедура модификации важных и основополагающих элементов проекта, в том числе его объёма. Вместо того чтобы разрешить заинтересованным лицам просто вносить нужные им коррективы, процесс контроля изменений определяет набор правил и ограничений для их применения. Обычно это процесс, в котором участники команды или заинтересованные лица подают заявки на изменения, руководитель проекта и другие лица рассматривают такие заявки, и далее, пользуясь заранее определённой системой, решают, нужно ли принять, отложить или отказаться от этих изменений.

Процесс контроля изменений имеет важнейшее значение, поскольку позволяет вам восстановить контроль над проектом, давая при этом возможность вносить в него коррективы в случае необходимости. При наличии такого процесса параметры проекта могут меняться, но если это происходит, вы понимаете, что делается это по обоснованным причинам.

7. Обратная связь от клиентов в последний момент

Обратная связь очень важна для ориентированной на клиентов работы, как, например, разработка новых продуктов или проведение маркетинговых кампаний. Но если не собирать обратную связь заблаговременно, можно получить отзывы, диктующие существенное изменение назначения, объёма, времени реализации или задач проекта, в последний момент. Из-за этого вам, возможно, придётся изменить то, что вы уже делаете, или начать всё заново с учётом новых требований или особенностей.

Все мы всего лишь люди, и наши клиенты не исключение. Изменения в последний момент случаются, и с этим часто ничего нельзя поделать. Иногда возникает необходимость изменить существенную часть проекта, причём нельзя сделать ничего, чтобы этого избежать.

Лучший способ снизить вероятность такого исхода — заранее получать как можно больше отзывов от клиентов. Собирайте обратную связь регулярно и заблаговременно. Другие полезные советы приведены в нашем бесплатном шаблоне для проведения исследования пользовательского поведения.

Как управлять разрастанием объёма и предотвращать его

Итак, вы уже начали работать над проектом, и беспокоитесь о возможном разрастании его объёма. Что делать?

Если вы чувствуете, что над вами нависла угроза разрастания объёма, можно сделать следующее:

1. Напомните об объёме проекта. Если заинтересованные лица требуют добавить новые ожидаемые результаты, напомните им об объёме проекта, а также о том, что в него входит, а что нет. Возможно, это поможет всей команде проекта снова договориться о его требованиях.

2. Если это не сработает, попробуйте внедрить процесс контроля изменений. Попросите запрашивающего подать заявку на изменение в рамках установленного процесса. Затем рассмотрите эти запросы вместе с заинтересованными лицами проекта и решите, нужно ли менять объём проекта.

3. Если изменения будут приняты, попробуйте понизить приоритет других ожидаемых результатов. Можете ли вы отложить что-то или отказаться от какой-то части работы, чтобы выделить ресурсы на новую работу?

4. Если возможности отказаться от уже запланированной работы нет, проанализируйте ресурсы проекта. Откройте план управления ресурсами и поищите в нём ресурсы, которые можно направить на выполнение задач проекта.

Чтобы осуществить всё это — обрести и поддерживать ясность по отношению к объёму, задачам и плану проекта — используйте инструмент для управления работой, например, Asana. В Asana можно управлять всем рабочим процессом и предоставлять информацию о нём всей команде проекта, чтобы сотрудники были в курсе происходящего.

Попрощайтесь с разрастанием объёма

Кто-то может сказать: «Бывает, что объём проекта разрастается, в этом нет ничего такого». Но это совершенно необязательно. Чётко очертив объём проекта, составив его план и взяв на вооружение простую в использовании платформу для управления работой, можно выполнять поставленные задачи, не выходя за рамки объёма проекта.

Готовы начать управлять работой? Узнайте больше об Asana.