Восемь шагов по созданию плана действий в непредвиденных обстоятельствах

Никому не хочется, чтобы основной план провалился. Но иметь хорошо проработанный план Б — лучший способ быть готовым к любой ситуации. Если у вас есть полноценный резервный план, вы сможете эффективно реагировать на непредвиденные события и возвращаться к нормальному функционированию в кратчайшие сроки.

План действий в непредвиденных ситуациях является набором превентивных мер, позволяющих справиться с негативным развитием событий и обеспечить непрерывность бизнес-процессов. Из этой статьи вы узнаете, как создать такой план и сформировать стратегии восстановления, чтобы компания работала без перебоев.

Что такое план действий в непредвиденных ситуациях?

Бизнес-план действий в непредвиденных ситуациях — это стратегия, определяющая, как ваша организация будет реагировать на важные или критические для бизнеса обстоятельства, которые существенно влияют на её работу. При правильном подходе такой план позволит снизить риски и помочь компании вернуться к деятельности в штатном режиме в кратчайшие сроки.

Вы наверняка слышали о планах действий в случае стихийных бедствий — предприятия и государства обычно создают такие планы для ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, таких как наводнения, землетрясения и ураганы.

Но планы работы в непредвиденных обстоятельствах так же важны и для бизнес-рисков. Например, можно сформировать план действий, предпринимаемых в случае слияния ваших основных конкурентов или потери своего ключевого клиента. Подобный план можно создать и для менее существенных событий, которые, тем не менее, окажут существенное влияние на бизнес  — например, что делать, если программное обеспечение, которым вы пользуетесь для ведения дел, будет недоступно в течение более трёх часов.

Разница между планом действий в чрезвычайных обстоятельствах для бизнеса и планом управления рисками проекта

Управление рисками проекта — это процесс определения, отслеживания и работы с рисками на уровне проекта. Начинать управлять рисками проекта следует уже на стадии его планирования, чтобы хорошо подготовиться к ним. В рамках этой работы необходимо создать реестр рисков, в котором потенциальные риски будут регистрироваться и отслеживаться. В случае возникновения риска, призвав на помощь реестр рисков, можно будет провести необходимую работу по его устранению. 

План действий компании в непредвиденных обстоятельствах похож на план управления рисками проекта тем, что он также помогает выявлять риски и устранять их. Однако в таком плане должны быть проработаны риски, затрагивающие множество проектов или даже разные отделы. Чтобы создать подобный план, необходимо определить риски, угрожающие всей компании и подготовиться к ним.

Восемь шагов для планирования действий в чрезвычайных обстоятельствах

Планы действий в непредвиденных обстоятельствах можно формировать на разных уровнях организации. Например, руководитель команды может создать такой план для своего коллектива или подразделения. Руководство же компании должно готовить планы работы в чрезвычайных обстоятельствах для ситуаций, которые могут затронуть всю организацию.

Создавая план действий в непредвиденных обстоятельствах, обязательно оцените вероятность наступления и серьёзность каждой угрозы. Затем, когда план (или планы) будет готов, согласуйте его со своим руководителем или главой подразделения. Благодаря этому в случае наступления негативного события ваша команда сможет сразу приступить к устранению угрозы, не дожидаясь одобрения необходимых действий сверху.

1. Составьте список рисков

Чтобы иметь возможность устранять риски, их сначала нужно определить. Начните с подготовки списка всех возможных угроз для своей компании. Не забывайте: есть разные уровни планирования действий в непредвиденных обстоятельствах — ту работу можно вести на уровне всей компании, подразделения или программы. Разрабатываемые планы должны соответствовать масштабу тех рисков, за снижение которых вы отвечаете.

Подготовка плана действий в непредвиденных обстоятельствах требует существенных усилий, поэтому проведите коллективное обсуждение с заинтересованными сторонами, чтобы определить и обсудить потенциальные риски. Если вы не уверены, кого следует привлечь к такому разговору, составьте карту анализа заинтересованных лиц, которая поможет определить круг нужных специалистов.

2. Взвесьте риски с точки зрения серьёзности влияния и вероятности возникновения

Нет нужды создавать план действий в отношении каждого отмеченного риска. Очертив круг рисков и потенциальных угроз, совместно с заинтересованными сторонами определите потенциальное влияние каждой из них.

Каждый риск нужно оценить по двум параметрам: серьёзность последствий в случае наступления, а также вероятность возникновения угрозы. На этапе оценки рисков присвойте каждому из них серьёзность и вероятность — рекомендуется использовать оценки «Высокая», «Средняя» и «Низкая».

3. Определите наиболее значимые риски

Согласовав серьёзность и вероятность каждой угрозы, совместно с заинтересованными лицами решите, на какие из них следует направить основное внимание. Например, наверняка следует подготовить план действий в отношении рисков, отличающихся высокой серьёзностью, наступление которых весьма вероятно, тогда как угрозы серьёзность и вероятность возникновения которых низки, можно пропустить.

Вместе с заинтересованными лицами вам нужно будет определить, где проходит граница. Например, что делать с не самыми страшными угрозами, вероятность возникновения которых весьма высока? И наоборот — как быть с очень серьёзными рисками, шансы наступления которых крайне низки?

Вот пример того, как может развиваться ситуация с рисками разных типов, а также возможный план действий в непредвиденных обстоятельствах для вашей команды:

• Высокая серьёзность и высокая вероятность или средняя серьёзность и высокая вероятность. Сформируйте полноценные планы действий на случай возникновения этих рисков. Позаботьтесь о наличии тщательно проработанного плата ликвидации последствий таких угроз, чтобы можно было в кратчайшие сроки восстановить нормальное функционирование бизнеса. 

• Высокая серьёзность и средняя вероятность. Выработайте планы действий и для этих рисков. Хотя вероятность их наступления и ниже, они могут оказать существенное влияние на работу компании. Превентивное планирование на случай самого плохого развития событий поможет быстрее среагировать на непредвиденные обстоятельства.

• Высокая серьёзность и низкая вероятность. Для таких рисков тоже нужно составить планы действий. Вся разница состоит в том, кому следует предоставить эти планы по окончании работы над ними. Поскольку возникновение этих рисков маловероятно, поделиться этими планами следует с меньшим количеством сотрудников.

• Средняя серьёзность и средняя вероятность или низкая серьёзность и высокая вероятность. Рассмотрите возможность создания планов действий в отношении этих рисков. Возможно, в этом случае можно будет собрать не такую большую группу заинтересованных лиц или выбрать менее тщательный подход к процессу планирования. Но иметь план Б общего характера с описание того, что следует предпринять в случае возникновения определённых рисков — особенно если есть такая вероятность — это хорошая превентивная стратегия.

• Средняя серьёзность и низкая вероятность, низкая серьёзность и средняя вероятность или низкая серьёзность и низкая вероятность. Не создавайте планы действий в отношении этих рисков. Они навряд ли возникнут, а если это и случится, то не окажет существенного влияния на работу компании. Тем не менее, стоит периодически пересматривать серьёзность и вероятность таких рисков, потому что они могут измениться.

4. Создайте планы действий в непредвиденных обстоятельствах для самых значительных рисков

Создайте план действий в непредвиденных обстоятельствах в отношении каждого риска, который вы сочли важным. Опишите в нём сам риск и те действия, которые нужно будет предпринять коллективу в случае его возникновения. В каждом плане должны быть изложены все шаги, которые необходимо предпринять для возврата к нормальной работе.

В плане действий должна быть приведена следующая информация:

• События, при наступлении которых этот план будет приведён в действие

• Действия, которые нужно будет выполнить незамедлительно

• Список лиц, которых необходимо проинформировать и привлечь к работе

• Ключевые зоны ответственности, включая матрицу RACI, если это необходимо

• План-график реагирования (то есть то, что нужно сделать немедленно, а также действия, которые следует предпринять в дальнейшем)

Допустим, вы определили нехватку персонала как возможный и серьёзный риск. Это существенно повлияет на функционирование бизнеса, поэтому вам необходимо создать план действий, чтобы подготовиться к такому развитию событий. У каждого сотрудника в команде есть свой узкоспециализированный набор навыков, поэтому, если одновременно уволятся несколько человек, будет сложно справляться со всеми зонами ответственности. В плане действий, которые следует предпринять в подобном случае, должно быть указано, кто может взять на себя определённые процессы или проекты, пока не будет найдена замена уволившимся сотрудникам, или как улучшить документацию команды, чтобы предотвратить разрозненность навыков.

5. Согласуйте план действий в непредвиденных обстоятельствах

Обязательно проинформируйте руководство компании о плане и получите согласование предусмотренных в нём действий. Это особенно актуально при составлении планов на уровне команды или отдела. План действий на случай непредвиденных обстоятельств даёт команде возможность быстро реагировать на риск. Однако необходимо позаботиться о том, чтобы в нём были приведены правильные действия. Кроме того, предварительное одобрение позволит вам приводить план в действие с уверенностью, что вы на правильном пути, и без необходимости запрашивать согласование.

6. Распространите планы действий в непредвиденных обстоятельствах

Подготовив нужные планы, поделитесь ими с нужными сотрудниками. Убедитесь, что все знают, что вы планируете делать, чтобы если и когда наступит время действовать, все работали быстро и согласованно. Храните планы действий в непредвиденных ситуациях в едином источнике достоверной информации, чтобы все могли найти их при необходимости.

7. Отслеживайте планы действий в непредвиденных обстоятельствах

Часто пересматривайте планы действий, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии. Принимайте во внимание новые риски и новые возможности, например появление новых сотрудников в компании или изменения делового климата. Если к команде присоединяется новый руководитель, обязательно предоставьте ему на согласование ваши планы.

8. Создавайте новые планы действий в непредвиденных обстоятельствах по мере необходимости

Замечательно, если вы создали планы действий в чрезвычайных ситуациях для всех выявленных рисков, но не забывайте постоянно отслеживать новые угрозы. Если вы обнаружите новый риск с достаточно высокой серьёзностью или вероятностью, создайте новый план действий для этого риска. Кроме того, при пересмотре старых планов можно прийти к выводу, что некоторые из сценариев, которые вас когда-то беспокоили, вряд ли произойдут, или уже не будут иметь существенного влияния.

Распространённые подводные камни планирования действий в непредвиденных обстоятельствах (и как их избежать)

План действий в непредвиденных обстоятельствах является мощным инструментом, который поможет быстро восстановить нормальную работу компании. Чтобы процесс планирования на случай непредвиденных обстоятельств протекает гладко, остерегайтесь следующих проблем:

Недостаточная поддержка

Составление плана действий на случай непредвиденных обстоятельств занимает много времени, поэтому, прежде чем приступить к работе, обязательно заручитесь поддержкой руководства. Создавая план, постоянно согласовывайте его с заинтересованными лицами, чтобы наверняка учесть все основные риски и сформировать тщательно продуманный план действий. Это позволит получить поддержку и одобрение плана действий со стороны соответствующих руководителей.

Предубеждения против мышления в стиле «плана Б»

В культуре некоторых компаний нет места мыслям о плане Б. В них принято бросать все усилия на план А, надеясь на то, что он сработает. Но такой подход может поставить организацию под значительно более масштабную угрозу, чем при заблаговременной подготовке плана Б.

Рассматривайте его как ознакомление с прогнозом погоды перед тем, как отправиться в плавание, чтобы случайно не попасть в шторм. В девяти случаях из десяти ясный солнечный день не превратится внезапно в ураган, но лучше всегда быть готовым. Наличие плана действий в чрезвычайных ситуациях позволит компании быть готовой к негативному развитию событий и поможет восстановить работу в нормальном режиме в кратчайшие сроки.

Одноразовые планы действий в непредвиденных обстоятельствах

Составление плана действий на случай непредвиденных обстоятельств требует значительных усилий. Иногда, закончив работу, может возникнуть соблазн посчитать, чтобы она сделана хорошо, и забыть о ней. Не поддавайтесь ему. Обязательно установите регулярные напоминания (возможно, один или два раза в год) о необходимости пересматривать и, если нужно, обновлять этот план. В случае появления новых угроз или изменения бизнес-процессов внесение корректив в план действий в чрезвычайных ситуациях гарантирует максимально эффективное реагирование на негативное развитие событий.

План действий в непредвиденных обстоятельствах сформирован. Что дальше?

Да, составление плана действий на случай непредвиденных требует много труда, но если возникнет необходимость воспользоваться им, вы будете рады, что он у вас есть. Однако важно не только подготовить надёжный план действий, но и регулярно обновлять его.

Работая на упреждение, можно смягчить риски даже до их наступления, поэтому обязательно сообщите о своём плане действий в чрезвычайных ситуациях членам команды, которые будут нести ответственность за их выполнение, если угроза всё же проявится. Не оставляйте свой план действий в чрезвычайных ситуациях в виде документа, пылящегося на полке — после создания он должен быть доступен для использования!

Сформировав плана, обязательно сохраните его там, где он будет доступен всем сотрудникам, например, на платформе для управления проектами. Если всё же наступит момент, когда один их ваших планов действий в непредвиденных обстоятельствах нужно будет привести в исполнение, команда сможет быстро приступить к работе, если его легко можно будет найти в доступном всем месте.