Пять шагов к созданию отличного проектного задания

Кому-то из заинтересованных лиц срочно нужен простой способ получать сводки с ключевой информацией по вашему проекту... Что бы такое отправить?

Ничего не придумали? По всей видимости, вам нужно проектное задание. С его помощью у всех ваших сотрудников будет единый источник достоверной информации по проекту. Хорошее проектное задание — это лучшая отправная точка к отличному плану проекта и, в конечном итоге, к успешному проекту.

Что такое проектное задание?

Проектное задание — это краткое описание основных элементов проекта. По сути, это краткая сводка для заинтересованных лиц и участников совместной работы из других отделов. Проектное задание должно содержать в себе требования к проекту, не перегружая при этом заинтересованных лиц излишними подробностями.

Как и в случае с большинством элементов управления проектами, у проектных заданий нет универсальных шаблонов и стилей. Ваше проектное задание будет зависеть от объёма и сложности проекта. В отдельных случаях оно будет состоять из одного абзаца, тогда как в других проектах будет занимать целую страницу.

Планируйте написание проектного задания в самом начале своего проекта. Если вы только начинаете знакомство с управлением проектами, то уже, возможно, имели дело с другими аспектами раннего планирования проектов. Вот как проектное задание соотносится с другими элементами управления проектами:

Проектное задание и творческое задание

Как следует из названия, творческое задание — это руководство к творческому проекту. В таком документе должна быть описана аудитория проекта, смысл и тон, процесс распространения, а также приведены бюджет и хронология проекта. Если вы работаете со сторонним агентством или творческим коллективом, ваше творческое задание также может выполнять функцию задания на оказание услуг, которое определяет объём вашего проекта и его ожидаемые результаты.

Проектное задание — это обзор основных частей проекта. Если вы работаете над креативным проектом, в проектное задание можно внести некоторые положения творческого задания, например, хронологию и аудиторию проекта. Однако проектное задание должно быть короче и проще творческого.

Проектное задание и план проекта

Проектное задание, по сути, должно представлять собой сжатую версию плана проекта, который обычно состоит из семи частей:

1. Цели проекта

2. Показатели успешности

3. Заинтересованные стороны и роли

4. Бюджет

5. Вехи и ожидаемые результаты

6. Хронология и график

7. План обмена информацией по проекту

В проектном задании следует указывать только цели, хронологию и график, целевую аудиторию и объём проекта. Считайте своё проектное задание более коротким документом, предназначенным для заинтересованных руководителей, с которым также будут часто сверяться участники проектной группы.

Проектное задание и пояснительная записка

Выбор между проектным заданием и пояснительной запиской определяется объёмом проекта и заинтересованными в нём лицами. Как и в случае с проектным заданием, пояснительная записка — это обзор ключевых положений проекта, но она ориентирована, прежде всего, на заинтересованных лиц из числа высшего руководства. Если вы работаете над масштабным проектом, в котором задействован топ-менеджмент компании или готовите экономическое обоснование своей инициативы, склоняйтесь к разработке пояснительной записки. С другой стороны, если вы работаете над инициативой совместно со специалистами из других отделов, напишите проектное задание.

Основные части проектного задания

Проектное задание — это обзор предстоящего проекта. Сюда следует включить основные сведения о проекте, чтобы проектная группа смогла сориентироваться и понять, в чём заключается суть этой инициативы. Проектное задание обычно состоит из четырёх основных разделов:

Общая информация

В первой части проектного задания приводится общая информация о проекте. Это ваша возможность предоставить нужный контекст заинтересованным лицам, которого у них может не быть. Поставьте своей целью ответить на следующие вопросы:

• Зачем вы работаете над этим проектом?

• Какие деловые потребности, исследования или отзывы клиентов (если таковые имели место) привели к этому проекту?

• Есть ли у этого проекта связь с предыдущими, и если да, то как они прошли и чему научили вашу команду?

Цели проекта и критерии его успешности

В большинстве документов по планированию проектов, которые разрабатываются на их ранних этапах, в той или иной форме приводятся цели проекта. Привязка повседневной работы к целям группы или компании поможет вашим коллегам поддерживать мотивацию, синхронизировать действия и соблюдать сроки. На самом деле, согласно Указателю структуры работы, те сотрудники, которые понимают, как их труд помогает организации развиваться, в два раза более мотивированы, чем те, у которых такое представление отсутствует.

Хронология проекта

Не забудьте включить в проектное задание хронологию. Хронология проекта — лучший способ дать своей команде чёткое представление об основных датах и вехах проекта. В конце концов, его успех зависит от того, сможете ли вы придерживаться запланированной хронологии и вовремя достичь поставленных целей.

Целевая аудитория

Целевая аудитория — это та причина, по которой вы работаете над проектом. Независимо от того, над проектом какого типа вы работаете, в проектном задании важно упомянуть целевую аудиторию, чтобы общее представление о ней получили все участники вашей группы.

Пять шагов к созданию отличного проектного задания (с примерами)

В проектном задании четыре основные части, но для его подготовки необходимо выполнить пять шагов. Если вы только начинаете, рекомендуется разбивать задание на четыре параграфа или раздела, пока их слияние не станет для вас естественным процессом. При необходимости также можно использовать изображения, маркированные списки или ссылки на другие документы. В конечном итоге, проектное задание будет полезным ровно настолько, насколько таковым его сочтёте вы (и заинтересованные лица проекта).

1. Добавьте нужный контекст

В начале проектного задания лучше всего привести нужный контекст или общую информацию. Это позволит всем начать работу над проектом на одной ноте, а заинтересованные лица из других отделов при необходимости смогут работать с остальной частью проектного задания (или иной проектной документации), обладая нужной им общей информацией.

Пример:

Допустим, ваша компания разработала игровое приложение, в котором люди играют в виртуальные игры со своими друзьями. В рамках данного проекта вы разрабатываете маркетинговую кампанию для поддержки запуска вашего новейшего продукта: прямые видеотрансляции внутри приложения. В начале своего проектного задания вы пишете приблизительно следующее:

В настоящее время чат является нашей второй по популярности функцией (первая — это связь с друзьями по электронной почте). В той или иной мере чатом пользуются 84% пользователей. Также, по результатам опросов, 63% пользователей сообщили о том, что используют голосовые или видеозвонки на другой платформе для общения с друзьями во время игры в нашем приложении. Мы уверены, что внедрение функции видеочата непосредственно в приложение, позволит улучшить показатели удержания и, возможно, перевести часть бесплатных пользователей на нашу ежемесячную подписку.

2. Обрисуйте цели проекта и критерии его успешности

Цели проекта — это материалы и ожидаемые результаты, которые вы планируете представить по его итогам. Хорошие цели проекта помогают обеспечить его чёткое понимание. Цели проекта определяют критерии, на основании которых будет оцениваться успех проекта по его завершении. В идеале вам следует стремиться ставить цели по системе SMART — эта аббревиатура поможет вам формулировать отличные цели. Она расшифровывается следующим образом:

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми

• Achievable — достижимыми

• Realistic — реалистичными

• Time-bound — ограниченными по времени

Продолжаем наш пример с видеочатом:

Большинство пользователей научились пользоваться другими видеосервисами во время игры в нашем приложении. Данная маркетинговая кампания направлена на информирование пользователей о нашей новой функции и её продвижение, чтобы повысить её привлекательность в их глазах в сравнении со сторонними приложениями. Цель проекта заключается в том, чтобы 40% пользователей, которые входят в приложение хотя бы 1 раз в неделю, начали пользоваться внутренним видеочатом хотя бы 2 раза в месяц по итогам маркетинговой кампании, которая завершится в конце мая.

Критерий успешности:

• Цель достигнута: 40%

• Цель почти достигнута: 35%

• Цель частично достигнута: 30%

• Цель не достигнута: ниже 30%

3. Проясните хронологию проекта

В цель своего проекта можно включить дату или период времени, чтобы цель соответствовала критерию «T» в SMART (была ограничена по времени). Однако хронология проекта — это не просто характеристика его продолжительности. Она может включать в себя основные вехи или другие важные даты.

Продолжаем наш пример с видеочатом:

Длительность проекта: 15 марта — 29 мая

Основные вехи:

• 15 марта: организационное совещание

• 5 апреля: группа продукта представляет финальную бета-версию видеочата

• 22 апреля: поступление исходных материалов дизайна

• 7 мая: согласование материалов дизайна

• 17 мая: продукт закончен и готов к выходу

• 29 мая: день запуска

4. Охарактеризуйте свою целевую аудиторию

Знание своей целевой аудитории или типичного потребителя чрезвычайно важно для успеха проекта. Ваша проектная группа нуждается в аналитической информации по поводу демографического состава аудитории, чтобы выполнять свою работу наилучшим образом. В нашем примере это разработка приложения для целевой аудитории и маркетинговая кампания в поддержку его запуска.

Заблаговременное определение целевой аудитории также позволяет предотвратить разрастание объёма — это когда проект выходит за первоначальные рамки целей или хронологии. Если у вас нет чёткого представления о целевой аудитории, вам, возможно, придётся частично дорабатывать свой проект, а это может привести к разрастанию его объёма в виде задержек по срокам или несоблюдения бюджета.

Продолжаем наш пример с видеочатом:

Целевая аудитория указанной кампании — старшеклассники в возрасте от 15 до 18 лет, которые ищут способы виртуального общения с друзьями после занятий или на выходных. Такая аудитория хорошо разбирается в технике, но довольно нетерпима к неудачным функциональным решениям, багам и задержкам.

5. Подключите заинтересованных лиц проекта к другим ресурсам

Проектное задание практически готово. Помните: этот документ предназначен, в основном, заинтересованным лицам и участникам проектной группы в целях выработки у них общего понимания основных черт проекта. К заданию можно приложить дополнительные ресурсы, такие как бюджет, план обмена информацией или роли участников проекта.

В конце проектного задания обязательно дайте ссылки на всю сопутствующую документацию, к которой проектной группе может понадобиться доступ. Например, если вы уже создали план проекта, приведите его в конце проектного задания. Также можно указать ссылки на матрицу RACI, предложение по проекту или его дорожную карту.

Продолжаем наш пример с видеочатом:

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашим планом проекта или его дорожной картой.

Пример проектного задания

Проектное задание — это нечто большее, чем просто несколько абзацев с информацией по проекту. Это, скорее, способ донести важные сведения и даты до расширенной проектной группы. Не забудьте опубликовать его в простом для использования центральном источнике достоверной информации. В итоге оно будет выглядеть приблизительно следующим образом:

Какую роль играет проектное задание?

Управление проектами состоит из множества элементов, и если вы новичок в этой сфере, то у вас может возникнуть вопрос по поводу того, что конкретно вам нужно создать. Далее приводится краткое руководство по этим элементам и их назначению:

• Цели проекта в общих чертах характеризуют то, как ваш проект связан с целями бизнеса.

• Задачи проекта — это реальные, конкретные результаты, полученные по его итогам.

• Дорожная карта проекта — это общий обзор его ожидаемых результатов, основных вех и целей. Дорожные карты лучше всего работают в комплексных инициативах.

• Организационное совещание — это встреча, которая проводится в самом начале проекта. Оно позволяет познакомить друг с другом группу проекта и основных заинтересованных лиц, а также заручиться их поддержкой.

• План проекта (иногда его ещё называют обзором проекта) — это информация, которая необходима для фактического начала проекта.

• Проектное задание — это центральный источник достоверной информации для проектной группы.

• Пояснительная записка — это обзор плана проекта, предназначенный для заинтересованных лиц из числа высшего руководства.

• Отчёты по статусу проекта — это уведомления о ходе его выполнения, которые вы (менеджер проекта) должны публиковать на протяжении всего проекта, чтобы держать в курсе проектную группу.

• Совещание по итогам проекта позволяет обсудить с группой проекта то, что было сделано правильно, а на что следует обратить внимание и доработать к следующему проекту.

Домашнее задание: начните работу над проектным заданием уже сегодня

Проектные задания — это отличный способ зафиксировать основную информацию по проекту и подать её в доступной форме заинтересованным лицам. С помощью проектного задания вы получаете возможность дать им и проектной группе общее представление о проекте, не перегружая излишними подробностями.

Что может быть лучше отличного проектного задания? Ведение проекта в инструменте управления работами, где все знают, кто какую работу выполняет и когда должен закончить. Читайте дальше об использовании такого инструмента управления работами, как Asana.