Лучшая альтернатива хронологиям и календарям Excel

Для создания чёткого плана важно продумать каждый шаг. Но когда в вашем распоряжении только список задач, визуализировать, как элементы работы связаны друг с другом и какие у них сроки выполнения, сложно. Для этого используются календари и хронологии проектов. Оба этих инструмента предлагают визуальные способы отображения плана проекта, позволяющие вам видеть, когда происходит работа, находить взаимосвязанные элементы и обнаруживать возможные проблемы до того, как они случатся.

Когда вы начинаете планировать проект, вашим первым инстинктивным порывом может быть открыть Excel и начать создавать хронологию или календарь. Но давайте прервёмся на секунду. Конечно, вы можете использовать Microsoft Excel для создания хронологии или календаря проекта, но это не всегда оптимальный инструмент для этой задачи. Excel отлично подходит для подсчётов и создания сводных таблиц, но он не был создан ни для управления проектами, ни для отображения информации в виде хронологии, календаря или другими полезными способами.

При этом программное обеспечение для управления работой, созданное для совместного использования (как, например, Asana), помогает командам планировать проекты и управлять ими и имеет встроенные представления в виде хронологии и календаря (без необходимости использовать формулы и объединять ячейки), которые помогают визуализировать работу.

В этой статье мы расскажем о том, почему Excel недостаточно хорошо удовлетворяет критически важные потребности управления проектами, сравним его с приложениями для управления работой, приведём примеры хронологий проектов и календарей, а также расскажем, какие шаги потребуются для создания хронологии или календаря проекта.

Хронологии и календари в Excel в сравнении с программным обеспечением для управления работой

Excel — это очень полезный инструмент, но он не предназначен для управления проектами. Вот три подводных камня использования Excel для управления проектами, а также способы, благодаря которым вы сможете улучшить управление проектами, перейдя на использование специального инструмента для управления работой:

Упорядоченная структура проекта

• Excel: Так как электронная таблица представляет собой чистый лист, состоящий из отдельных ячеек, вам нужно определить, какой информацией вы заполните ячейки при создании графика проекта. На создание структуры уходит много времени, и зафиксировать всю необходимую информацию сложно. К тому же каждый человек создаёт календари и хронологии по-разному, что приводит к отсутствию согласованности в проектах.

• Программное обеспечение для управления проектами: Так как оно создано специально для управления проектами и задачами, такое ПО имеет встроенную структуру, позволяющую создать план. Как правило, в нём есть стандартные способы фиксировать каждый элемент работы и организовывать её, а также дополнительные поля для указания важной информации (например, исполнителей и сроков). При этом вы можете быстро создать план в разных визуальных отображениях — например, в виде календаря, хронологии, списка или Kanban-доски — и использовать одинаковую структуру в разных проектах.

Единый практический план и хронология

• Excel: В электронных таблицах информация в каждой ячейке не привязана к выполняемой работе. Вам всё равно придётся использовать электронную почту, чаты и другие инструменты обмена информацией и совместной работы над проектами с коллегами. В результате важные данные о проектах находятся в разных местах, и контекст легко потерять.

• Программное обеспечение для управления работой: Вы можете организовать, отследить и обсудить каждую часть проекта с командой в одном месте. Так всем понятно, что нужно сделать, кто за что отвечает и когда будет готова каждая часть работы. Вы также можете общаться, работать вместе и прикреплять файлы прямо в этом инструменте, чтобы всё было связано и информацию было легко находить.

Обновления проекта в реальном времени

• Excel: Так как сама работа не происходит в электронной таблице, вам нужно вручную обновлять информацию в каждой из ячеек при изменении объёма задачи, обязанностей и сроков — или просто тогда, когда задачи выполнены. Эта работа по организации работы может занимать много времени, особенно для сложных проектов и хронологий, а информация очень быстро устаревает и часто теряется.

• Программное обеспечение для управления работой: Когда кто-то завершает задачу, меняет исполнителя или срок исполнения в проекте, всё это автоматически обновляется в календаре или хронологии. Это помогает участникам проекта быть уверенными в плане, чётко понимать зоны ответственности и в любой момент времени видеть, что происходит с проектом.

Что лучше использовать, календарь или хронологию?

Выбор календаря или хронологии проекта зависит от сложности проекта и от того, какую именно информацию вы хотите видеть. Вот общие советы о том, когда лучше использовать каждый из этих типов визуального отображения проекта:

Календарь проекта

Отображение проекта в виде календаря полезно тогда, когда вы хотите видеть временные рамки работы на основе диапазонов дат и сроков исполнения. Благодаря возможности получить общее представление о сроках исполнения вам будет удобнее вносить изменения в план проекта.

Хронология проекта

Хронологии, такие как диаграммы Гантта, полезны тогда, когда вам нужно видеть не только сроки, но и последовательность работы и связь между её этапами. Хронология также демонстрирует параллельные совпадающие по времени элементы работы и помогает обнаружить неправильно запланированные зависимые задачи.

Примеры хронологий и календарей в программном обеспечении для управления работой

В следующих примерах мы будем использовать Asana, чтобы показать, как выглядит использование инструмента для совместного управления работой для календаря или хронологии проекта в сравнении с Excel.

Редакционные и контент-календари

Управление редакционным календарём в электронной таблице требует большого объема подготовительной работы, а также обновления или перемещения ячеек вручную, когда в последний момент появляются новые статьи или меняются сроки. Используя инструмент для управления работой, вы можете связать редакционный календарь с процессом производства контента, чтобы знать, на каком этапе подготовки находится каждый материал, а также быстро менять даты публикации по мере необходимости.

Маркетинговые кампании

Составление плана маркетинговой кампании в электронной таблице похоже на игру в тетрис. Стоит вам только подумать, что всё наконец сложилось, появляется новая задача, которая всё меняет. А когда вы используете хронологию в инструменте для управления работой, вы можете легко планировать задачи, видеть конфликты в графике и изменять даты, чтобы запустить кампанию вовремя.

Планирование мероприятий

Чтобы успешно провести мероприятие, нужно учесть множество мельчайших деталей. Отслеживать с нужной скоростью все задачи, поставщиков и внутренних заинтересованных лиц в электронной таблице, которую нужно постоянно обновлять, становится сложно. Используя систему управления работой, вы можете создать практическую хронологию задач, чётко обозначить зоны ответственности и сроки, а также связать все контракты и материалы с соответствующими задачами, чтобы мероприятие прошло без проблем.

Запуск продуктов

Когда у вас множество меняющихся элементов проекта и вовлечённых в него групп, можно легко пропустить важные шаги, управляя запуском продукта с помощью хронологии в Excel, потому что вы не видите, как работа связана между собой. В инструменте для управления работой вы можете установить диапазоны дат и зависимости задач друг от друга, видеть конфликты в графике и менять сроки, а также прикреплять к задачам файлы — чтобы все видели, что и когда происходит.

Как создать более полезную и удобную хронологию или календарь проекта

Теперь вы знаете, когда лучше использовать каждый из способов отображения проекта и почему вам нужен инструмент для управления работой для создания хронологии или календаря проекта. Далее мы расскажем, как создать их в Asana:

1. Создайте новый проект или импортируйте ваш план проекта в Excel с помощью средства импорта файлов CSV.

2. Распланируйте каждый шаг и каждую часть работы, которая должна быть выполнена для достижения цели проекта.

3. Добавьте дату начала и срок исполнения всем задачам, чтобы было понятно, когда должна выполняться каждая часть работы.

4. Назначьте работу коллегам, чтобы чётко обозначить обязанности и распределить ответственность.

5. Нажмите на вкладку «Хронология» или «Календарь», чтобы отобразить план проекта наиболее подходящим для вас способом.

6. Передвигайте задачи и корректируйте план, чтобы выполнить проект в срок.

Если вы ищете источник вдохновения или дополнительную помощь, посетите галерею шаблонов Asana. Выбрав один из пятидесяти с лишним шаблонов, вы можете быстро настроить проект, над чем бы вы ни работали.

Попрощайтесь с электронными таблицами для управления проектами

Успешный проект начинается с чёткого плана. Создав хронологию или календарь проекта в правильном инструменте, ваша команда будет работать более продуктивно, а сотрудники смогут эффективно взаимодействовать друг с другом и будут чувствовать уверенность в вашем плане.

Если вы ещё не пользуетесь Asana, начните с бесплатного пробного периода. Вы получите доступ к десяткам шаблонов и сможете сразу начать планировать свой следующий проект.