Диаграммы Ганта 101: полное руководство по организации проектов

Возможно, вы слышали о диаграммах Ганта на работе или в ходе организационного совещания по проекту, но вы всё равно не уверены, что такое диаграмма Ганта, как её составить и чем она может помочь в управлении проектом.

Хотя диаграмма Ганта может быть довольно сложной, базовые принципы её работы освоить легко. Воспользовавшись нашим руководством, вы сформируете чёткое представление о том, что такое диаграммы Ганта и когда их использовать, а также получите советы по их созданию и не только.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта — это горизонтальная столбчатая диаграмма, которая иллюстрирует хронологию проекта и его задач. Она предоставляет вам и вашему коллективу в наглядной форме просматривать график проекта, предстоящие вехи и хронологию проекта в целом.

Каждый горизонтальный столбец на диаграмме Ганта представляет собой задачу, а его длина отображает количество времени, которое необходимо на её выполнение. Если уменьшить масштаб и отобразить всю картину, то, глядя на диаграмму Ганта, менеджерам проектов и другие сотрудники получат общее представление о том, какую работу нужно выполнить, а также о том кто и когда будет ею заниматься.

Как правило, диаграммы Ганта содержат следующие компоненты:

• Даты начала и продолжительность задач

• Задачи

• Ответственные за задачи

• Вехи

В большинстве случаев на диаграммах Ганта также приводится дополнительная информация о том, как задачи в проекте связаны друг с другом, кому они назначены, а также какие важные сроки и вехи предстоят. Используя динамическую диаграмму Ганта, сотрудники могут быстро получить представление о том, за что они отвечают, и как их работа влияет на проект в целом.

Метод критического пути для диаграмм Ганта

Говоря о создании диаграммы Ганта, важно понимать, какую роль в проекте играет его критический путь. Критический путь — это подход, который помогает избежать случаев, когда одна задача может привести к задержке выполнения других задач, что в итоге может стать причиной срыва сроков всего проекта.

С помощью диаграмм Ганта можно определить, какие задачи нужно выполнить, чтобы вовремя и успешно завершить весь проект — то есть найти его критический путь.

История диаграммы Ганта

Первый вариант диаграммы Ганта придумал Кароль Адамецкий в 1896 году, назвав своё изобретение «гармонограммой». Адамецкий публиковал свои исследования на русском и польском языках, что делало их труднодоступными для англоговорящих стран. В 1910 году Генри Гант популяризировал собственный аналогичный график в Соединённых Штатах. Он разработал его для отображения количества времени, которое заводские рабочие затрачивают на выполнение той или иной задачи. Впоследствии эти две системы были объединены в то, что сейчас подразумевается под диаграммой Ганта.

Со временем диаграммы Ганта стали использоваться и для отслеживания проектных графиков. Изначально диаграммы Ганта чертили на бумаге, поэтому при изменении графика приходилось переделывать всю диаграмму. Позднее для обозначения столбиков диаграммы Ганта менеджеры проектов начали использовать бумажные ленты или прямоугольники, чтобы свободно перемещать их при необходимости.

Для чего используются диаграммы Ганта?

Диаграммы Ганта можно использовать для самых разных проектов и программ, однако полезно будет понять, в каких случаях они чаще всего применяются и почему:

• Подготовка сложных проектов и управление ими. Чем крупнее проект, тем больше задач, которыми нужно управлять. С помощью диаграмм Ганта менеджеры проектом могут с лёгкостью визуализировать проекты и разбивать их на более мелкие задачи.

• Отслеживание зависимостей между задачами. Проекты могут идти не по плану. Диаграммы Ганта помогают руководителям проектов автоматизировать зависимые элементы задач, благодаря чему следующий этап работы не начинается раньше, чем закончен предыдущий.   

• Отслеживание хода работ по проекту. Диаграммы Ганта позволяют отслеживать прогресс и вехи, благодаря чему можно с лёгкостью скорректировать план проекта в случае необходимости. 

Вот три наиболее распространённых способа использования диаграммы Ганта

1. Планирование маркетинговой кампании

Крупные маркетинговые кампании требуют масштабной совместной работы и координации — в связи с чем можно легко упустить из вида отдельные подвижные элементы. Диаграммы Ганта дают возможность оптимизировать этот процесс, обозначая последовательность задач, их исполнителей и сроки. При этом разные отделы будут знать не только кто и за что отвечает, но и как их работа влияет на другие подразделения или общую цель.

2. Представление результатов клиенту

Если вы работаете в агентстве, диаграмму Ганта можно использовать для презентации клиентам хронологии всех ожидаемых результатов и предполагаемых затрат времени на их достижение. Обозначив планы таким образом, вы даёте клиентам и другим заинтересованным лицам чёткое понимание своих целей и сроков их достижения, причём они будут знать не только срок сдачи части проекта, но и когда именно вы будете над ней работать.

3. Планирование запуска продукта

В случае с запусками продуктов вы можете использовать диаграмму Ганта, чтобы обозначить весь план от первоначальных идей до запуска и дальнейшей работы. Наглядно представив всё это на диаграмме, вы затем сможете легко выявлять конфликты до начала работ, видеть зависимости между этапами и получать чёткое представление обо всех событиях, ведущих к запуску, и о времени их возникновения.

Как составить диаграмму Ганта

Хотя все диаграммы Ганта разные, есть общие основные шаги, которые необходимо выполнить, чтобы создать такую диаграмму, какое бы программное обеспечение вы ни использовали.

1. Определите временные рамки

Диаграмма Ганта должна быть цельным проектом с датами начала и завершения. Воспринимайте её как способ хронологического представления проекта — у хронологии должны быть начало и конец.

Совет. Хотя у каждого проекта должно быть чёткое окончание, велика вероятность того, что клиент поставит перед вами какие-то дополнительные задачи, которые нужно будет выполнить после его завершения, поэтому вам нужно будет добавить даты для таких задач постфактум.

2. Добавьте задачи с датами начала и завершения

В рамках общей хронологии проекта диаграммы Ганта работают лучше всего, когда у отдельных задач есть даты начала и завершения. В этом случае их легко наглядно представить в виде столбиков на диаграмме. Если не добавить даты начала, задачи будут отображаться как моменты во времени, и составить из них общую картину будет уже не так просто.

Совет. При наличии чётких дат начала и сроков выполнения сотрудникам проще понять, когда следует приступать к работе над задачей. Так они не будут застигнуты врасплох большим проектом, который должен быть завершён завтра.

3. Выделите зависимые элементы

В крупных проектах обязательно будут задачи, которые нельзя начать, пока не будут завершены другие. Чтобы проект шёл гладко и работа всех отделов была синхронизирована, на диаграмме Ганта можно наглядно отобразить зависимости между задачами.

В приведённом ниже примере возможность опубликовать в блоге статью о продукте зависит от её согласования, а задача по согласованию зависит от задачи по написанию этой статьи. Точно так же, нельзя запустить кампанию продвижения по электронной почте без подготовки текстов писем. Определение того, как задачи зависят друг от друга, поможет следующему отделу быть в курсе того, когда они смогут начать работать над своим этапом проекта.

4. Укажите вехи

В отличие от большинства задач вехи представляют собой фиксированные моменты времени на диаграмме Ганта. Их следует воспринимать как контрольные точки, указывающие на завершение значительных частей работы. Они помогают понять, какую работу ставить в приоритет, и являются ориентирами, позволяющими отмечать значительные достижения в рамках проекта.

Совет. Вехами чаще всего обозначаются окончания этапов проекта. Однако не существует единственно правильного способа создания вех, учитывая, что все отделы и проекты устроены по-разному. Вот некоторые примеры вех:

• Совещания

• Согласования проекта

• Точки начала задачи

• Промежуточные сверки

• Точки завершения этапов

H3: 5. Обновляйте работу при изменении планов

Планы неизбежно меняются, поэтому программное обеспечение для составления диаграмм Ганта должно давать возможность вносить необходимые коррективы. Подберите себе инструмент, который позволяет перетаскивать задачи, автоматически смещая при этом зависимые элементы. В этом случае ваши проекты всегда будут идти строго по графику даже при изменении планов.

Преимущества и недостатки диаграмм Ганта

При всей своей полезности диаграммы Ганта подходят далеко не для каждого проекта. Чтобы понять, подходит ли вашему проекту хронологическое представление, ознакомьтесь с обзором плюсов и минусом перед тем, как создавать его.

Плюсы

• Возможность получить общее представление о хронологии проекта. Диаграмма Ганта является дорожной картой проекта. Этот инструмент помогает отслеживать, когда должны быть достигнуты все вехи, и укладываетесь ли вы в эти сроки. Так как диаграмма Ганта даёт общее представление о проекте, она особенно полезна для демонстрации хода работ высшему руководству или клиентам.

• Возможность видеть, как задачи связаны друг с другом. Путём добавления дат начала и завершения к каждой задаче и выделения зависимых элементов можно наглядно отобразить, как каждый элемент работы влияет на другие. Это поможет выявлять проблемы и устранять конфликты зависимостей ещё до начала работ.

• Повышение эффективности управления ресурсами команды. Добавление ответственного за каждую часть работы позволяет видеть, кто чем занят и когда лучше всего приступить к перераспределению загрузки отдельных сотрудников. Так как все работы планируются последовательно, можно чётко видеть, у каких сотрудников или команд слишком много работы, и при необходимости переназначать задачи или менять их место в общем графике.

Минусы

• Существенные затраты времени на подготовку. На создание диаграммы Ганта потребуется время, особенно если вы используете Microsoft Excel. Даже если у вас есть шаблон, вам придётся настроить его в соответствии с потребностями своего коллектива.

• Сложно управлять проектом там же, где вы его спланировали. Традиционные диаграммы Ганта наиболее полезны на стадии планирования проекта. Однако как только вы нанесёте всю свою работу на карту, вам, скорее всего, придётся обратиться к другому инструменту или платформе для управления повседневной деятельностью, из-за чего команде бывает затруднительно понять, где находится её единый источник достоверной информации.

• Сложности с добавлением необходимых деталей. Добавление необходимой информации помимо сроков исполнения и участников в план проекта в виде диаграммы Ганта может превратить его из дорожной карты, которую удобно просматривать, в малопонятный хаотичный документ.

Альтернативы традиционным диаграммам Ганта

К счастью, существуют альтернативы диаграмме Ганта, которые по-прежнему обеспечивают вам общее представление о связи между работами внутри проекта, обходясь без ограничений, присущих обычной диаграмме Ганта на основе электронных таблиц.

Более совершенные инструменты планирования

Такой инструмент управления работой, как Asana, помогает осуществлять управление, координацию и добавление сведений в работу там же, где вы её планируете. При этом вся подготовка будет отнимать меньше времени.

Например, можно создать план проекта с помощью хронологии Asana — представления проекта, похожего на диаграмму Ганта, которое позволяет планировать сочетаемость всех элементов проекта. Как и диаграмма Ганта, хронология показывает, когда должен наступить каждый из этапов, сколько времени он займёт и кто за него отвечает. При этом в отличие от диаграммы Ганта хронологию легко создать и вести. Кроме того, она позволяет выполнять совместную работу там же, где она была составлена.

Другие визуальные методики управления проектами

В зависимости от работы, которой вы управляете, календарь или канбан-доска могут оказаться более лёгкими и быстрыми способами альтернативной визуализации плана вашего проекта, чем хронология. С помощью Asana вы также можете переключаться между представлениями проекта. Просматривайте любой проект в виде хронологии, списка, досок или календаря, чтобы ваш коллектив мог следить за своей работой в удобном для него представлении. Вы можете протестировать все эти представления во время бесплатного периода пробного использования версии Premium.

Планировать проекты профессионально с Asana

Что бы вы ни использовали для визуализации плана своего проекта — диаграмму Ганта или альтернативу ей — это ключевой шаг для каждого коллектива, даже если вы не являетесь непосредственным менеджером проекта. Визуализация позволяет вам демонстрировать сочетание всех элементов проекта, делиться этой информацией с коллективом и корректировать свой план по ходу работ, чтобы держать ситуацию под контролем.

Составляйте планы проектов и наблюдайте, как части собираются в цельную картину с помощью Asana.