Modelo Scrumban

Se você está pensando em trocar o Scrum pelo Kanban (ou vice-versa), o modelo Scrumban pode ajudar a equipe durante a transição. Tal modelo permite à equipe aproveitar os aspectos do método com o qual tenham familiaridade, enquanto aprendem a utilizar a nova metodologia. 

O que é um modelo Scrumban? 

O modelo Scrumban é uma ferramenta reutilizável que os gestores de projeto usam para criar e organizar os projetos Scrumban. Ele pode ser considerado como um arcabouço para os projetos Scrumban da equipe. Isso ajuda a padronizar o processo Scrumban para que a equipe possa contar com uma estrutura facilmente reprodutível a cada mudança entre projetos. 

O Scrumban é uma estrutura Agile que combina duas estratégias de gestão de projeto comuns: o Scrum e o Kanban. O Scrumban é frequentemente usado durante a transição das equipes entre as metodologias Scrum e Kanban. 

Como criar um modelo Scrumban?

Os projetos Scrumban são organizados em um quadro do tipo Kanban. As tarefas são escritas em cartões distribuídos entre diversas colunas correspondentes aos estágios das tarefas. À medida que os membros das equipes trabalham nelas, os cartões são movidos para a coluna correspondente ao estágio atual de cada tarefa.

Dependendo do fluxo de trabalho da sua equipe, é possível organizar o modelo de quadro Scrumban em uma de três maneiras:

• Fluxo de trabalho básico do Kanban: este método é a maneira mais simples de organizar o modelo de quadro Scrumban. Ele conta com três estágios principais: backlog de tarefas, tarefas em andamento e concluídas. Os membros da equipe transferem os cartões do backlog de tarefas para a coluna de tarefas em andamento à medida que trabalham nelas e, em seguida, movem-nos para a coluna de tarefas concluídas conforme os critérios de conclusão definidos pela equipe.

• Por prioridade das tarefas: este método funciona melhor com dois quadros Kanban separados. Em um dos quadros Kanban, as tarefas são organizadas por prioridade. Este quadro inteiro é considerado como o backlog. Deste quadro, os cartões são movidos para um segundo quadro Kanban, onde são alinhados ao estágio correspondente da tarefa, com base no fluxo de trabalho da equipe.

• Por story points: de modo semelhante ao método baseado na prioridade das tarefas, os cartões podem ser organizados por story points. Os story points são usados na metodologia Agile para fazer uma estimativa do esforço ou do tempo exigidos pela tarefa. As tarefas marcadas com mais story points são priorizadas em relação àquelas com menos pontos. 

Como usar o modelo Scrumban?

O modelo de quadro Scrumban é fácil de usar. Numa primeira etapa, trabalhe com a equipe para padronizar o seu processo Scrumban específico. Após definir um fluxo de trabalho consistente para a equipe, é possível usá-lo como modelo em diversos projetos Scrumban. Se for necessário ajustar o processo para um projeto específico, você poderá modificar o modelo para aquele projeto, adaptando-o às suas necessidades. Para realizar estes ajustes de forma mais eficaz, utilize um software de gestão de projetos.

Durante a criação do seu modelo Scrumban, é importante contar com um “sistema de puxar” bem-estabelecido. A maneira simples de conseguir isso é montar o modelo com o sistema Kanban mais básico possível, usando os três estágios: backlog, trabalho em andamento e concluído. A partir deste ponto, você pode ajustar as diferentes etapas que se encaixam no estágio “em andamento” e identificar o que funciona melhor para a equipe.

É importante observar que a sua equipe Scrumban deve chegar a um consenso em relação à definição de “concluído”, para que cada membro da equipe saiba exatamente por quais estágios o cartão deve passar até que se marque a história do usuário como concluída. 

Vantagens do uso de um modelo Scrumban

O uso de um modelo pode facilitar bastante o aprendizado da metodologia Scrumban. A seguir, apresentamos algumas razões pelas quais a sua equipe deveria usar um modelo Scrumban.

• Consistência na formatação: se a sua equipe Scrum está migrando do Scrum para o Kanban, o uso de um modelo Scrumban vai fornecer alguns estágios semelhantes para o seu fluxo de trabalho. Isso também significa que, à medida que a equipe passa de um projeto para outro, ela saberá exatamente o que esperar.

• Personalização simples: quando um projeto é criado a partir de um modelo Scrumban, é fácil personalizar o modelo para se ajustar às suas necessidades. Se você perceber que o modelo padrão gera muitos gargalos, a adição de estágios ou campos personalizados distintos pode ajudar a minimizar o número de tarefas no backlog. 

• Transição entre o Scrum e o Kanban: o Scrumban é um híbrido de duas das metodologias mais populares de gestão Agile de projetos. O uso de um modelo Scrumban ajuda as equipes na transição entre uma e outra, e pode ser extremamente útil quando diversas equipes precisam ser treinadas. 

Recursos integrados:

• Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

• Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que possam executar os trabalhos qualificados e estratégicos.

• Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão distante ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas. 

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

Aplicativos recomendados:

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo. 

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• GitHub. Sincronize as atualizações de status de pull requests do GitHubb para tarefas Asana, de forma automática. Acompanhe o progresso das pull requests e aprimore a colaboração multissetorial entre as equipes técnicas e não técnicas, tudo dentro da Asana.

• ServiceNow. Reduza o trabalho manual das equipes de TI que trabalham no ServiceNow com a criação automatizada de tarefas na Asana e o fornecimento de visibilidade entre plataformas, proporcionando contexto e status em tempo real. As equipes de serviço internas que usam o ServiceNow para acompanhar e gerir os tíquetes dos funcionários recebem, com frequência, solicitações que exigem ação externa ao ServiceNow, tais como o atendimento às solicitações de hardware ou a resposta a uma pergunta sobre folha de pagamento. Esta integração facilita a conexão do ServiceNow com as ações e atualizações realizadas na Asana.

Perguntas frequentes