Modelo de registro de problemas

Enfrentar obstáculos no processo de gestão de projetos nunca é divertido. Porém, documentar esses problemas ajuda a evitar que aconteçam novamente.

É aí que entra o registro de problemas, uma ferramenta que permite acompanhar (e resolver!) os problemas à medida que ocorrem. Saiba como um modelo de registro de problemas pode ajudar a sua equipe a registrar e resolver rapidamente os problemas durante todo o cronograma do projeto.

O que é um modelo de registro de problemas?

O modelo de registro de problemas é um método que pode ser usado para monitorar os problemas que surgem em um projeto. Essa ferramenta ajuda a estabelecer um processo de documentação e acompanhamento dos problemas durante todo o cronograma. E, por ser um modelo, é possível reutilizá-lo em projetos futuros.

Os registros de problemas são importantes para a gestão de projetos, pois concentram as anotações dos problemas (e soluções) à medida que ocorrem. Sendo assim, é um recurso valioso para projetos futuros, pois fornece à equipe provas documentais de como resolver os problemas. Se um gestor de projetos se deparar com uma situação semelhante, poderá usar as informações registradas para solucionar o problema. 

O que é um registro de problemas? 

O registro de problemas é um documento usado por gestores de projeto para monitorar todos os problemas que geram um impacto negativo no projeto. Como gestor ou gestora, você pode usar essa ferramenta para ficar a par dos problemas e documentar as soluções. 

Principais características do modelo de registro de problemas

Há modelos de registro de problemas de todos os tipos, e você pode usá-los de diferentes formas, dependendo das operações específicas do seu negócio. Por exemplo, uma agência de marketing pode usar um modelo para acompanhar os percalços em um projeto de migração do site. Já uma equipe de TI pode usar esse mesmo modelo para monitorar problemas técnicos diariamente.

Independentemente de como pretende usar o modelo de registro de problemas, estes cinco componentes principais devem sempre estar inclusos:

1. Nome da pessoa que registrou o problema;

2. Data de registro do problema;

3. Descrição do problema;

4. Prioridade do problema; 

5. Gravidade ou impacto do problema.

Você pode até se aprofundar mais e incluir outras informações como:

• O tipo do problema;

• O membro da equipe ou a equipe do projeto responsável por resolver o problema;

• Status da solução do problema;

• Data prevista para a resolução;

• Data limite para a resolução.

Boas práticas para usar registros de problemas

Usar um registro de problemas não é complexo ou desafiador, mas algumas práticas recomendadas ajudarão a obter maior proveito desse registro no seu projeto.

• Disponibilize o registro para todos. Um jeito simples de assegurar a acessibilidade do registro de problemas a todos da equipe é disponibilizá-lo de modo a facilitar a sua duplicação em projetos futuros. Experimente usar um software on-line de gestão de projetos para que os membros da equipe sempre tenham acesso ao registro de problemas quando precisarem.

• Atribua resoluções a membros específicos da equipe. Atribuir a resolução de problemas a membros específicos faz com que haja uma pessoa de contato referente a esse assunto. Ela será responsável por registrar o problema, identificar soluções e documentar o resultado da sua solução.

• Use cores para classificar as prioridades. Ao atribuir cores para os problemas, a equipe consegue identificar num instante quais problemas são mais importantes. A forma mais comum de representar prioridades é com as cores da sinalização de trânsito: vermelho, amarelo e verde.

Como criar um modelo de registro de problemas

Há diversos tipos de registro de problemas: alguns têm o formato de planilha e outros são feitos em PDFs para impressão. Embora funcionem bem em projetos isolados que não requerem colaboração entre diversas áreas, esses formatos não são ideais para projetos complexos ou que envolvam várias equipes.

Com um modelo digital e colaborativo de registro de problemas, a equipe pode atualizar informações em tempo real. Ao disponibilizar o seu modelo de registro de problemas em um software colaborativo, a sua equipe poderá facilmente duplicar o modelo em projetos futuros e padronizar o uso dele por toda a empresa.

Recursos integrados

• Formulários. Quando um formulário é preenchido, aparece como uma nova tarefa em um projeto na Asana. Receber informações por meio de um formulário possibilita padronizar a forma de começar os trabalhos, reunir as informações necessárias e assegurar que nenhuma tarefa fique para trás. Em vez de tratar cada solicitação como um processo específico, crie um sistema padronizado e um conjunto de perguntas que todos devem responder, ou use a lógica de ramificação, que adapta as perguntas com base nas respostas anteriores do remetente. Em última análise, os formulários ajudam a reduzir o tempo e esforço necessários para gerir as solicitações recebidas. Com isso, a equipe terá mais tempo para focar nos trabalhos mais importantes.

• Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que possam executar os trabalhos qualificados e estratégicos.

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Atualizações de status do projeto. Diga adeus às várias ferramentas usadas para encontrar informações sobre o status do projeto ou às reuniões que poderiam ser um e-mail. As atualizações de status de projeto na Asana não apenas são fáceis de usar, como também são diretamente conectadas ao trabalho que a sua equipe realiza. Isso torna mais fácil para os membros da equipe acessarem informações adicionais do projeto, como plano do projeto, plano de comunicação, metas do projeto, marcos, entregáveis, entre outros. Enfim, os relatórios de status do projeto reduzem o seu trabalho manual, centralizam as informações e mantêm todos na mesma página.

Aplicativos recomendados

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que eles não fiquem perdidos no Slack.

• GitHub. Sincronize automaticamente as atualizações de status de pull requests do GitHubb com tarefas da Asana. Acompanhe o progresso das pull requests e aprimore a colaboração multissetorial entre as equipes técnicas e não técnicas, tudo dentro da Asana.

• Zendesk. Com a integração entre Asana e Zendesk, os usuários podem criar de forma rápida e fácil tarefas na Asana diretamente a partir de tíquetes da Zendesk. Adicione contexto, anexe arquivos e vincule tarefas para acompanhar o trabalho que falta para resolver o tíquete. Além disso, a integração mantém a visibilidade nos dois sistemas para que todos ficam a par independentemente de qual ferramenta usam.

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo.

Perguntas frequentes