Como melhorar a comunicação da equipe: 6 estratégias e dicas

O seu estilo de comunicação diz muito sobre você como líder. Você é encorajador e descontraído ao conduzir a sua equipe em projetos criativos? Ou é mais intenso nas suas interações, pressionando os membros a trabalharem com mais eficiência e criarem produtos de sucesso? Há diversos estilos de comunicação, e comunicar-se de forma ineficaz pode resultar em baixo desempenho e motivação.

A comunicação da equipe é imprescindível e, felizmente, desenvolver boas práticas de comunicação em equipe é bastante fácil. Como gestor de projetos, você pode definir como os membros da equipe se comunicam. Caso esteja com dificuldades neste aspecto, não se preocupe. Os estilos de comunicação não são definitivos e, neste artigo, apresentamos o básico sobre como a sua equipe pode implementar as melhores práticas de comunicação.

Por que a comunicação da equipe é importante?

A comunicação efetiva é a força propulsora de tudo o que fazemos no trabalho. Podemos observar os impactos da forma como a equipe se comunica na qualidade dos projetos, no relacionamento com os participantes envolvidos e na satisfação dos clientes. 

Uma boa comunicação gera tomadas de decisão mais eficazes, colaboradores engajados e projetos bem-sucedidos. Por outro lado, uma comunicação ineficiente na equipe pode causar:

• Trabalho desequilibrado ou duplicado 

• Desvio de escopo

• Resultados do projeto frustrantes

• Clientes insatisfeitos

• Comentários negativos dos clientes

• Alta rotatividade de membros da equipe

• Ambiente com muita tensão

• Pouco envolvimento dos membros da equipe.

Para melhorar a comunicação da equipe, você deve liderar pelo exemplo. Pratique a atenção plena e seja transparente com as pessoas da sua equipe. Responda de forma proativa às dúvidas e explique o contexto sobre os motivos das suas decisões. A comunicação efetiva não é fácil, mas, ao criarmos uma cultura de diálogo aberto, proporcionamos um ambiente saudável de trabalho. 

Quais são os cinco tipos de comunicação em equipe?

As equipes se comunicam de diversas maneiras. Você deve conhecer as cinco formas de comunicação se pretende desenvolver uma equipe de alto desempenho. Use este diagrama para identificar as áreas de comunicação em que a sua equipe pode melhorar. 

1. Comunicação verbal: é o ponto de interação mais importante entre os membros da equipe. Seja pessoalmente, por telefone ou por videoconferência, esse tipo de conversa pode ser um fator determinante em como uma pessoa percebe a outra. A comunicação verbal é a melhor oportunidade para os membros da equipe expressarem os seus pensamentos. 

2. Comunicação não verbal: a comunicação não verbal inclui coisas como a linguagem corporal, expressões faciais e tom de voz. Muitas pessoas não percebem como a comunicação não verbal afeta os seus relacionamentos, mas, na realidade, mais da metade de toda a comunicação é não verbal, por isso é importante prestar atenção a estes sinais.

3. Comunicação escrita: podemos controlar facilmente a forma como nos comunicamos através da escrita. A equipe deve ter a meta comum de se comunicar de forma efetiva em todos os canais de comunicação por escrito, como e-mail, ferramentas de gestão de projeto, mensagens, pesquisas ou avaliações. Saber se expressar através da escrita pode beneficiar a sua equipe e o seu público. 

4. Comunicação visual: a comunicação visual é importante em reuniões ou sessões de treinamento da equipe, ao compartilhar informações através de slides ou vídeos. A vantagem das imagens é que temos tempo de pensar antes de apresentar uma mensagem aos outros. Antes de compartilhar, reflita se os recursos visuais escolhidos ajudarão a equipe a entender o que você está tentando comunicar. 

5. Escuta: talvez você não pense na escuta como uma forma de comunicação, mas não existe uma comunicação efetiva sem ela. A escuta é como você recebe a informação transmitida pelo interlocutor. A escuta ativa, em especial, cria um ambiente saudável de trabalho, pois mostra ao comunicador que você está envolvido e atento no que ele tem a dizer.

Seis estratégias para desenvolver habilidades de comunicação em equipe

Há várias estratégias que podemos usar para melhorar a comunicação da equipe no espaço de trabalho. Quer a sua equipe trabalhe de forma remota ou no escritório, estes passos vão estimular a colaboração em equipe e promover relacionamentos saudáveis, independentemente da função ou posição hierárquica. 

1. Resolva os conflitos rapidamente

Os conflitos no trabalho podem começar pequenos e parecer irrelevantes. Por exemplo, um membro da equipe pode alterar o seu prazo de entrega, o que significa que outro membro terá menos tempo para executar a sua parte do projeto. O primeiro membro se desculpa com o outro e tudo parece ficar bem. Mas, se o primeiro membro continuar a alterar os prazos e o segundo membro não expressar como isso afeta o seu trabalho, este pode ficar ressentido e frustrado. Quando as pessoas não resolvem os conflitos rapidamente, a tensão aumenta e afeta o desempenho no trabalho.

Dica: ensine estratégias de resolução de conflitos aos membros da sua equipe para que eles possam resolver os problemas mais rápida, direta e respeitosamente. Desse modo, os pequenos problemas não se agravarão. 

2. Incentive o envolvimento

Ninguém gosta de se sentir controlado, mas sem uma orientação ou colaboração da equipe, os integrantes podem ter uma falta de comprometimento. Como gestor, é importante incentivar os membros da equipe, sem deixar de dar a liberdade para serem criativos. 

Experimente trocar informações e ideias com a sua equipe através de sessões de debate e workshops semanais. Lembre-se de não só pedir para a sua equipe contribuir com ideias, mas também de demonstrar que você as valoriza. Assim, os membros da equipe saberão que você os apoia. 

Dica: organize reuniões semanais para que todos possam compartilhar as suas atividades e tirar dúvidas, se necessário. Reuniões são uma ótima forma de envolver a sua equipe sem interromper momentos importantes de foco.

3. Promova a comunicação de baixo para cima

Os integrantes na base da estrutura da equipe podem não se sentir à vontade para se manifestar e compartilhar as suas ideias. Ao favorecer a comunicação de baixo para cima, incentivamos os colaboradores de todas as posições a contribuir com ideias e expressar as suas opiniões. Podemos promover este tipo de comunicação desenvolvendo a confiança e a motivação da equipe e dando aos seus integrantes um senso de responsabilidade nos projetos.

Dica: alguns membros precisam de um estímulo para se sentirem confortáveis para se manifestar. Solicite ideias, opiniões e comentários para que eles se acostumem a compartilhá-los. Incentive os membros em ambientes diferentes, como reuniões de equipe, pesquisas, interações individuais e uma caixa de sugestões.

4. Busque a transparência

Um ambiente de trabalho comunicativo é aquele em que a equipe prioriza a transparência. Se você e seus colegas forem honestos uns com os outros, a probabilidade de mal-entendidos e os consequentes riscos será menor. 

Uma forma de ser um líder transparente é ser honesto quanto ao desempenho dos negócios e divulgar as informações conforme elas ocorrem. Devemos também oferecer críticas construtivas quando necessário, para que os membros possam melhorar as suas habilidades. Acima de tudo, é fundamental conectar as atividades diárias da equipe aos objetivos principais. Oferecer contexto e mostrar aos membros como o trabalho deles é importante pode aumentar a motivação e fazê-los se sentirem valorizados na equipe.

Dica: há uma diferença entre transparência e excesso de informação. Por exemplo, é vantajoso que a sua equipe saiba se a empresa cumpriu a meta de receita anual, mas você não precisa compartilhar se teve problemas pessoais com o diretor executivo.

5. Organize reuniões individuais

A comunicação da equipe ocorre em grupos e em interações individuais. Quando os integrantes da equipe interagem, eles levam a energia de cada experiência para o grupo. 

Reuniões individuais regulares são uma oportunidade de abordar algumas questões e verificar o bem-estar de cada um. A equipe se torna mais confiante quando damos espaço para ela se expressar abertamente. Você também pode incentivar os membros da sua equipe a organizar reuniões individuais entre si, para que eles se conheçam e desenvolvam relações colaborativas.

Dica: como gestor, você não precisa assumir o papel de terapeuta, mas deve se preocupar com o estado das pessoas da sua equipe. Se um membro está passando por problemas emocionais, considere oferecer uns dias de folga para que ele possa voltar a trabalhar com mais disposição. 

6. Forneça feedbacks consistentes

Uma parte importante da comunicação em equipe é o feedback sobre o desempenho. Os integrantes da equipe precisam saber como estão se saindo para ficarem motivados e engajados. Durante as reuniões individuais, forneça feedback ao membro e fale sobre as possibilidades de crescimento. Aproveite para perguntar se ele tem algum feedback sobre você.

Dica: nem sempre os seus colegas se sentirão à vontade para lhe dar um feedback direto. Considere enviar uma pesquisa anônima para obter opiniões sinceras sobre o seu desempenho como líder da equipe.

Quatro estilos de comunicação em equipe

Saber como os integrantes se comunicam pode ajudar você a gerir a sua equipe como um todo. O DISC é uma avaliação de personalidade e comportamento que categoriza o estilo de comunicação principal de um indivíduo como dominante, influente, analítico ou estável.

Os estilos de comunicação são complexos e os membros da equipe podem ter características de mais de um dos quatro estilos. Mas entender o estilo principal de cada um e adaptar a forma como você se comunica contribuirá muito para o desenvolvimento de uma equipe forte. 

Dominante

Pessoas com o estilo dominante de comunicação são intensas, eficientes e focadas nos resultados. Geralmente, conseguimos identificar estes indivíduos porque são competitivos e motivados pelo sucesso. Embora sejam líderes natos de equipe, as suas fraquezas podem ser a impaciência e o excesso de confiança.

Dica: apresente desafios aos membros com perfil dominante para que eles se sintam motivados no trabalho, mas lembre-os de sempre manter o foco na equipe e na missão da empresa. 

Influente

Pessoas com o perfil influente são os membros sociáveis do grupo. Estes indivíduos sabem como encantar os outros e criar um ambiente energético e envolvente. Os influentes serão bem-sucedidos nas relações com os clientes, pois gostam de conversar com as pessoas. 

Dica: evite que os membros influentes percam o foco atribuindo a eles tarefas que combinem com as suas habilidades. Permita que eles se expressem na sua função, mas assegure-se de que não se tornem uma distração para os outros. 

Analítico

Os indivíduos com estilo de comunicação analítico são os grandes realizadores. Estes pessoas se esforçam muito para não cometer erros no trabalho e muitas vezes vão além do necessário para aumentar o seu conhecimento. Um membro analítico pode preferir trabalhar de forma independente para controlar melhor o seu desempenho.

Dica: estes membros tendem a preferir uma liderança mais objetiva para evitar qualquer falha na comunicação. Permita que os membros analíticos trabalhem em projetos em que se destaquem. Ofereça diretrizes claras e feedbacks mensuráveis. 

Estável

Membros com perfil estável de comunicação valorizam a consistência e a estabilidade no ambiente de trabalho. Ao contrário das pessoas dominantes, que gostam de desafios, os membros estáveis preferem uma função mais previsível em serviços ao cliente ou TI. Ambientes tranquilos no trabalho permitem que os membros com estilo estável se sintam mais confortáveis e tranquilos.

Dica: proporcione um ambiente estável de trabalho aos indivíduos com este perfil. Caso ocorram mudanças, apresente-as a eles, sempre que possível, de maneira gradual. Escute ativamente estes membros para que eles se sintam ouvidos e forneça direções claras em tarefas complexas, para que nenhuma pergunta fique sem resposta.

Ferramentas de comunicação em equipe que promovem a colaboração

O trabalho remoto está cada vez mais comum em todo o mundo, o que significa que boa parte da comunicação nas equipes ocorre de forma on-line. Mas, mesmo que você trabalhe em um escritório, é provável que utilize ferramentas de comunicação em equipe para compartilhar informações e otimizar os fluxos de trabalho.

Existem ferramentas de comunicação em equipe para tudo, incluindo: 

• Mensagens e chat: use aplicativos de mensagens instantâneas e chat para discutir sobre os projetos e tirar dúvidas em tempo real.

• Compartilhamento de arquivos: com os aplicativos de compartilhamento de arquivos, podemos compartilhar documentos sem precisar enviá-los para cada pessoa.

• Videoconferência: é uma ótima maneira de ver a sua equipe, caso estejam trabalhando em locais ou fusos horários diferentes. 

• Edição de documentos: com uma ferramenta on-line de edição de documentos, podemos compartilhar e salvar automaticamente os documentos. A equipe pode colaborar nestes arquivos, pois eles continuarão visualizáveis e editáveis para os demais membros.

• Gestão de projetos: não podemos manter uma comunicação efetiva com a equipe sem uma ferramenta de gestão de projetos. As ferramentas de gestão de projetos, como a Asana, possibilitam a gestão de tarefas, a definição de metas, os feedbacks, o compartilhamento de arquivos e muito mais.

Ao armazenar, compartilhar e consultar o seu trabalho, a sua equipe terá mais clareza no espaço de trabalho e a comunicação ficará mais fácil. 

Aumente o envolvimento dos colaboradores com a comunicação em equipe

Para haver uma comunicação melhor entre as pessoas da sua equipe, você precisa liderar pelo exemplo. Os membros vão se manifestar e se envolver mais se você os incentivar. Ferramentas de comunicação de equipes como a Asana são desenvolvidas para a colaboração, e podem ajudar a criar hábitos saudáveis que levarão ao sucesso.