Quatro formas de estabelecer funções e responsabilidades para o sucesso da equipe

Sabe aquela situação caótica ao gerir um projeto em que as funções e responsabilidades não são claras? Enquanto um membro da equipe executa o design, o outro trabalha no conteúdo. Ambos escrevem o texto que será incluído nas imagens, pois pensam que isso faz parte da sua função. A falha de comunicação e o trabalho duplicado geram um atraso na entrega da publicação, o que resulta no adiamento do projeto.

Seguir um plano de projeto sem funções e responsabilidades claras é um desafio desnecessário. Quando definimos as funções na equipe, possibilitamos que os colegas colaborem e trabalhem nos projetos de forma mais eficiente. Se o gestor de projetos espera melhorar a produtividade da equipe, é fundamental que ele esclareça as tarefas específicas de cada membro logo no início do projeto. 

Neste guia, explicamos como estabelecer funções e responsabilidades e quais benefícios isso pode trazer para a sua equipe.

1. Determine o que precisa ser feito

Você pode usar os passos a seguir para identificar as funções e responsabilidades no âmbito organizacional e do projeto. O primeiro passo para definir as funções na equipe é determinar as várias tarefas que precisam ser feitas. Algumas perguntas para identificar essas tarefas são:

• Os projetos anteriores foram concluídos com êxito?

• Se não, o que poderia ter sido feito melhor?

• Quais tarefas ainda estão na lista de pendências da equipe?

• Quais tarefas cada membro da equipe executa diariamente?

• Essas tarefas fazem parte da descrição do cargo desse membro?

Ao saber o tanto de trabalho que precisa ser feito, é possível delegar as tarefas com base nisso.

2. Identifique as lacunas nas responsabilidades

Embora este passo seja mais relevante ao definir as funções no âmbito organizacional, também é possível ter lacunas nas responsabilidades ao trabalhar em um projeto.

Após criar a lista de pendências, compare e confronte essas tarefas com o que os membros da equipe estão realizando. Essa comparação ajudará a identificar qualquer lacuna nas responsabilidades, que pode ocorrer inadvertidamente se a descrição do cargo do colaborador não tiver ficado clara ou se outras pessoas o levaram a realizar tarefas diferentes das que estava incumbido.

Ao identificarmos as lacunas nas responsabilidades, elas se tornam o ponto de partida para o realinhamento da equipe. Com isso, podemos devolver os colaboradores às suas funções previstas originalmente e decidir quem deve assumir as tarefas adicionais.

3. Esclareça as funções com a matriz RACI

A matriz RACI é uma ótima ferramenta para esclarecer as funções dos membros da equipe. RACI é uma sigla em inglês que significa: responsável, prestador de contas, consultado e informado. Você pode elaborar uma matriz ou gráfico RACI colocando as tarefas no eixo Y e os membros da equipe no eixo X. 

Atribua uma das quatro letras RACI para cada tarefa e membro da equipe. Isso facilita para que os membros saibam qual é a sua função específica em cada tarefa. 

A legenda abaixo explica com mais detalhes quais funções na equipe são mais adequadas a cada letra do gráfico RACI.

• R = Responsável. Esta pessoa executa o trabalho. Cada tarefa deve ter apenas um Responsável, assim, todos saberão a quem recorrer para tirar dúvidas e obter atualizações.

• A = Prestador de contas. Esta pessoa é responsável por aprovar o trabalho, e é provável que seja um gestor.

• C = Consultado. Esta pessoa deve dar a sua opinião sobre o trabalho. Pode ser um membro da equipe ou algum integrante de outra equipe.

• I = Informado. Esta pessoa deve ser informada do progresso e dos resultados do trabalho, mas não dará a sua opinião sobre ele durante a sua execução. 

Outras dicas sobre a matriz RACI: 

• Deve haver apenas um Responsável por tarefa (R) para que a equipe saiba quem está encarregado de executar o trabalho. Se uma tarefa tiver mais de um Responsável, a equipe ficará facilmente confusa.

• Embora apenas uma pessoa deva ser o Prestador de contas de cada tarefa (A, de “Accountable”), esta mesma pessoa também pode ser Responsável pela tarefa (AR). 

• Também é importante limitar o número de pessoas a serem informadas, pois isso pode tornar o projeto complexo sem necessidade (mantenha um baixo número de I’s).

Você pode usar a matriz RACI para estabelecer expectativas claras para os membros da equipe, e tê-la como uma referência ao executar projetos. 

4. Obtenha feedback dos membros da equipe

Ao solicitarmos um feedback sincero dos membros da equipe após completar a matriz RACI, incentivamos a colaboração na equipe e conseguimos ter uma ideia se as funções que atribuímos são funcionais.

Quando permitimos que a equipe expresse a sua opinião, favorecemos a comunicação, o que gera dinâmicas saudáveis da equipe no ambiente de trabalho.

Há diversas formas de solicitar um feedback, por exemplo: 

• Fazer uma reunião com a equipe e perguntar: “Alguém gostaria de dizer algo sobre as funções atribuídas?”

• Programar reuniões individuais para que os membros se sintam mais seguros para expressar suas preocupações.

• Lançar uma pesquisa anônima para que os membros possam compartilhar respostas francas.

Quando esclarecer funções e responsabilidades

Existem funções e responsabilidades no âmbito organizacional e de projeto. O gestor de projetos tem o dever de definir ambos para a sua equipe em momentos diferentes. Criar uma estrutura sólida de equipe no âmbito organizacional é fundamental e deve ser feito em primeiro lugar, caso tenha identificado lacunas nessa área. 

Por exemplo, se um redator da equipe estiver lidando com boa parte do planejamento do projeto, talvez seja hora de redirecionar as suas prioridades e tarefas. Se um designer passa o dia todo respondendo a e-mails, reorganize a estrutura da sua equipe de modo a que ele tenha mais tempo para se concentrar na criação. 

Depois que a equipe estiver ciente das suas funções e responsabilidades no âmbito organizacional, podemos abordar cada projeto de forma individual. Um designer pode ter atribuições para o seu cargo, mas, em um projeto específico, também pode ser responsável por enviar e receber as criações. 

Os benefícios de estabelecer funções e responsabilidades

Com a definição das funções e responsabilidades, criamos uma estrutura de equipe feita para durar. O desempenho da equipe melhora quando os indivíduos se sentem confiantes nas funções a eles atribuídas.

Quando cada membro tem a sua própria função, a equipe também se beneficia de outras maneiras, como:

• Maior produtividade: você notará um aumento na produtividade depois que atribuir as responsabilidades principais de cada membro. Quando as pessoas têm clareza sobre as suas funções e responsabilidades, podem priorizar o trabalho certo e executar as atividades de maior impacto.

• Melhor processo de contratação: com a definição clara das responsabilidades de cada função, fica mais fácil para os gerentes de contratação atenderem às necessidades da equipe durante a procura por novos colaboradores. Sem uma lista elucidativa de responsabilidades, os recrutadores podem ter dificuldade de explicar as funções do cargo aos candidatos.

• Maior motivação da equipe: os membros podem se sentir inseguros de suas habilidades quando não têm clareza do que devem fazer. Definir funções e responsabilidades pode aumentar a motivação da equipe porque todos terão uma tarefa a cumprir. Também é possível conciliar os integrantes da equipe às tarefas que se harmonizam com as suas capacidades naturais, assim, eles se sentirão mais confiantes nas suas atividades diárias. 

• Recursos mais eficientes: a organização desperdiça menos tempo e dinheiro quando os colaboradores desempenham funções adequadas. Conforme vimos no exemplo acima, dois membros que desconheciam as suas responsabilidades no projeto fizeram duas vezes o mesmo trabalho, o que ocasionou uma perda de tempo valioso no projeto e, consequentemente, uma perda financeira. Quanto mais eficiente for a equipe, mais enxutos serão o orçamento e o cronograma. 

Uma equipe com funções claras e concretas se sente mais confiante e motivada a cumprir as suas responsabilidades. 

Exemplos de funções e responsabilidades

Cada função tem responsabilidades principais que correspondem à posição. Quando estas estão alinhadas corretamente, os membros da equipe conhecem a sua função e são responsáveis apenas pelas tarefas pertinentes a esta. Veja algumas funções comuns e as responsabilidades que elas podem ter.

Função: Gestor de projetos

Responsabilidades: 

• Planejar e desenvolver o projeto.

• Formar e liderar a equipe.

• Monitorar e compartilhar o progresso do projeto.

Função: Designer visual

Responsabilidades:

• Produzir conteúdo visual consistente.

• Manter os membros da equipe informados sobre os marcos do projeto.

• Criar uma direção para os projetos e orientar os membros da equipe.

Função: Redator

Responsabilidades:

• Pesquisar e escrever textos.

• Comunicar-se com os designers e gestores sobre o progresso.

• Revisar o texto após receber feedback dos clientes.

Essas responsabilidades podem mudar de acordo com a cultura organizacional, ambiente de trabalho e capacidades de cada membro da equipe. Você pode criar o seu próprio modelo de responsabilidades de cargo incluindo mais detalhes, como quem supervisionará a equipe e quais são os requisitos da função.

Fortaleça a sua equipe de projetos com uma estrutura e comunicação claras

Como líder da equipe, é o seu dever preparar os integrantes para cada projeto. A melhor forma de criar uma estrutura forte de equipe é através da comunicação aberta. Com um software de comunicação em equipe, é possível cumprir os prazos e alcançar as metas da equipe ao assegurar que todos saibam as suas funções e responsabilidades, os prazos das tarefas e o andamento do trabalho.