Entendendo o princípio de Pareto (a regra 80/20)

Quando você chega ao escritório de manhã, o que faz primeiro? A maioria das pessoas pega o seu café ou outra bebida com cafeína, verifica os e-mails e prioriza as tarefas do dia. Mas quais técnicas são usadas para identificar o que deve ser feito primeiro?

Uma técnica comum é o princípio de Pareto, também conhecido como a regra 80/20. Esta técnica ajuda a determinar e priorizar as tarefas de maior impacto, aumentando a produtividade durante a jornada de trabalho.

O que é o princípio de Pareto?

O princípio de Pareto afirma que, para muitos trabalhos, 80% dos resultados resultam de 20% das causas. Em outras palavras, uma parte pequena das causas tem um efeito desproporcionalmente grande. É importante entender este conceito, porque ele ajuda a identificar as iniciativas prioritárias para causar o maior impacto.

Esse fenômeno é conhecido por diversos nomes:

• Princípio de Pareto

• A regra 80/20 (mais comum)

• Lei dos poucos vitais

• Princípio da escassez dos fatores. 

A regra 80/20 não é uma equação matemática formal, mas um fenômeno mais generalizado que pode ser observado na economia, nos negócios, na gestão do tempo e até mesmo nos esportes.

A seguir, apresentamos exemplos genéricos do princípio de Pareto:

• 20% das plantas produzem 80% dos frutos

• 80% dos lucros de uma empresa são obtidos de 20% dos clientes

• 20% dos jogadores marcam 80% dos pontos de uma partida.

Como usar a regra 80/20

O princípio de Pareto é geralmente usado em negócios e na economia, embora possa ser aplicado a quase qualquer setor. Isso se deve à utilidade da regra 80/20 para determinar onde os esforços devem ser concentrados de modo a maximizar os resultados. 

A base do princípio de Pareto afirma que 80% dos resultados provêm de 20% das ações. O princípio de Pareto pode identificar a parte mais influente em qualquer tipo de trabalho que possa ser subdividido em partes menores.

A seguir, apresentamos alguns exemplos de uso desta ferramenta na prática.

Produtividade

É possível usar a regra 80/20 para priorizar as tarefas que devem ser realizadas durante o dia de trabalho. 

O objetivo é realizar, entre todas as tarefas da sua lista, os 20% destas que resultarão em 80% do impacto possível naquele dia. Desta maneira, para causar o maior impacto, identifique as tarefas mais importantes para a equipe e concentre-se nelas durante a jornada de trabalho.

Para isso, liste tudo o que deve ser realizado nesse dia. Em seguida, identifique as tarefas com maior impacto. Algumas dessas tarefas envolvem a colaboração com outros membros da equipe? Alguma das tarefas está impedindo o progresso dos projetos? Essas tarefas podem ser de simples execução, mas podem causar um grande impacto no resto da equipe ao dar fluidez aos processos. 

Tomada de decisões

O princípio de Pareto pode ajudar na tomada de melhores decisões durante o processo de resolução de problemas. Quando há muitas causas possíveis para um problema, o princípio de Pareto também ajuda a priorizar as soluções. A seguir, apresentamos algumas etapas para ilustrar o funcionamento do princípio:

1. Identifique os problemas que a equipe está enfrentando. Esses são os problemas para os quais você procura uma solução dentro do processo de tomada de decisão.

2. Identifique as causas desses problemas. O uso de uma ferramenta como o processo dos cinco porquês, permite que você encontre todas as causas para os problemas que procura solucionar.

3. Organize os problemas em categorias semelhantes. Se algumas das causas de problemas que você tenta resolver podem ser reunidas em categorias semelhantes, use esta oportunidade para agrupá-las. Esta ação ajuda a decidir se uma solução pode resolver diversos problemas. 

4. Atribua um valor a cada um destes problemas com base no impacto para o negócio. O valor pode ser uma escala simples entre 1 e 10, ou um valor monetário real que indique a sua importância.

5. Desenvolva um plano para se concentrar nos 20% dos problemas principais que impactam o negócio. O objetivo é encontrar soluções comuns a diversos problemas. Com base nos valores que você atribuiu a cada problema, calcule quais são os 20% mais importantes. Após identificar o problema principal, desenvolva um plano para criar a solução que pode gerar 80% dos resultados, usando estratégias de resolução de problemas.

Este é um exemplo de como usar a regra 80/20 para a tomada de decisões: 

Imagine que você trabalha em uma empresa de comércio eletrônico. Você analisa as 100 reclamações mais recentes que foram enviadas para o serviço ao cliente e percebe que a maioria se refere ao recebimento de produtos danificados pelos clientes. Em seguida, a equipe calcula a quantidade de reembolsos devidos pelos produtos danificados e descobre que 80% dos reembolsos eram referentes a produtos danificados. A empresa quer evitar os reembolsos por produtos danificados, e por isso você torna este problema uma prioridade para encontrar soluções. 

A equipe decide melhorar as embalagens para proteger os produtos durante o envio, o que soluciona o problema do recebimento de produtos danificados pelos clientes.

Controle de qualidade

A análise e o diagrama de Pareto são ferramentas-chave, utilizadas na metodologia Six Sigma de controle de qualidade.

Na metodologia Six Sigma, o diagrama de Pareto ajuda a visualizar os dados e identificar maneiras de priorizar as ações. O objetivo principal do Six Sigma é reduzir a variabilidade de um processo, com o objetivo de aumentar o volume produzido. Os diagramas de Pareto são muito usados na metodologia Six Sigma porque ajudam a identificar rapidamente as principais fontes de variação em um processo. 

Vantagens de usar o princípio de Pareto

A maior vantagem do princípio de Pareto é poder criar o maior impacto com a menor quantidade de esforço. Isto permite que a equipe trabalhe de maneira mais eficiente e se mantenha concentrada em iniciativas específicas. 

A regra 80/20 também pode melhorar as suas métricas em menos tempo, pelo simples fato de priorizar as iniciativas na ordem mais adequada.

Outras vantagens de usar o princípio de Pareto:

• Clareza das prioridades, tanto para você quanto para a equipe

• Maior produtividade no dia a dia

• Capacidade de dividir o trabalho em partes administráveis

• Estratégia com mais foco.

Desvantagens de usar a regra 80/20

Uma interpretação comum, mas equivocada, do princípio de Pareto é que com 20% do esforço se pode alcançar 80% dos resultados, o que não é necessariamente o caso. Os números 20% e 80% não se referem à quantidade de esforço despendida, mas às causas e consequências com as quais se trabalha. O objetivo não é minimizar o esforço, mas concentrá-lo em uma parte específica do trabalho para causar maior impacto. Você ainda deve colocar 100% de esforço naqueles 20% de tarefas prioritárias para alcançar 80% dos resultados.

Outra desvantagem da regra 80/20 é que, por vezes, os membros da equipe se tornam muito focados na estratégia e não prestam atenção às outras tarefas. Se você se concentra apenas nas tarefas importantes e deixa as menos importantes de lado, como e-mail e outras formas de comunicação, algo pode se perder. O desafio é encontrar o equilíbrio adequado entre usar a regra 80/20 e realizar o resto das tarefas necessárias, mesmo que não resultem em 80% dos resultados. Para combater esta desvantagem, é possível usar técnicas como o timeboxing ou o método GTD (Getting Things Done, ou “fazer acontecer”) . 

Alinhe as tarefas às metas com a Asana

Uma parte importante do exercício da liderança em uma equipe é encontrar maneiras diferentes de ajudá-la a alcançar maior produtividade. O uso de uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana ajuda a organizar todos os projetos e tarefas da equipe, compartilhar arquivos, fazer comentários e dar feedback num só lugar, e com isso obter economia e bom uso do tempo e dos recursos.