Por que as reuniões a dois são essenciais para o sucesso da sua equipe

A reunião a dois está presente em muitas startups, incluindo a nossa. Mas há uma boa razão para priorizá-las na nossa agenda (embora nos esforcemos ao máximo para reduzir as reuniões de modo geral). A reunião a dois é a melhor maneira de conectar gerentes e subordinados em torno de questões urgentes, desenvolver um relacionamento forte e garantir que os funcionários sintam que trabalham em prol das suas metas, no emprego e em outras áreas.

No entanto, sem estrutura, pauta e mentalidade adequadas, a reunião a dois pode se tornar apenas mais uma reunião no seu dia a dia. Aqui está o nosso plano prático para tornar a reunião a dois a sua reunião mais importante, seja você gerente ou colaborador individual.

O que é uma reunião a dois, ou em dupla?

Você passa tanto tempo buscando talentos, que vale a pena ajudá-los a crescer e a se tornarem a melhor versão de si mesmos.”

Trata-se de um momento reservado na agenda e no mapa mental para conversas espontâneas e aguardadas entre um gerente e um funcionário. Ao contrário dos relatórios de status ou reuniões táticas, a reunião a dois é um momento para assessoramento, mentoria, contextualização ou até mesmo desabafo. A reunião a dois vai além de um momento para atender à política de portas abertas: ela se preza a um tempo dedicado periodicamente para que colegas de equipe e líderes se conectem e se comuniquem.

Gerentes: reservando tempo na sua agenda

As reuniões a dois são um momento para garantir que você e a sua equipe estejam alinhados. Comunicações regulares impedem problemas maiores, abrem espaço para feedback imediato e periódico e promovem uma comunicação aberta. Contudo, as agendas dos gerentes estão muitas vezes repletas de reuniões, por isso pode ser difícil encontrar um tempo e espaço dedicados para a reunião a dois.

Para garantir que você siga uma programação, reserve de 30 a 60 minutos semanais ou quinzenais com cada um dos membros da sua equipe. Não se limite à sala de reuniões: sugira sair do escritório para uma caminhada ou tomar um café.

Alguns gerentes preferem reservar um dia para as reuniões a dois, enquanto outros distribuem as reuniões ao longo da semana para garantir a máxima presença mental. Um dos benefícios de realizar as reuniões num mesmo dia é poder conectar os pontos entre o que está acontecendo com a sua equipe. Descubra o que funciona melhor para você e crie a sua programação para dar o máximo aos seus subordinados.

Aproveitando ao máximo as reuniões a dois

Não há uma fórmula única para organizar uma reunião a dois. Na verdade, muitos fatores determinam a melhor maneira de estruturar reuniões bem-sucedidas, como as necessidades emocionais dos subordinados, o relacionamento entre vocês e o nível de experiência do membro da equipe.

O mais importante em um encontro a dois bem-sucedido é criar um espaço onde as pessoas se sintam à vontade para discutir as questões e preocupações que têm em mente. Essas reuniões são principalmente para o funcionário, e a participação dessa pessoa é vital.

O pré-preenchimento da pauta assegura que se abordem os tópicos prioritários. Crie uma pauta compartilhada não apenas para dar contexto antes da reunião, mas também para permitir que ambas as partes se comprometam com a reunião. Aloque tempo para os tópicos que você sabe que precisa abordar.

Preparar-se para a reunião com antecedência permite que você elimine o tempo gasto com informações de contextualização e vá direto ao ponto.

A estratégia do gerente

Comece a reunião a dois com uma pergunta aberta. Isso permite que os tópicos mais importantes e prioritários venham à tona. Aqui estão algumas perguntas que você pode experimentar:

• Como se sente?

• No que você tem pensado ultimamente?

• O que lhe tem trazido mais entusiasmo ou gratificação?

• Qual é a sua maior preocupação?

O principal desafio do mentor é ouvir sem filtros. O filtro é certa atitude ou viés que o ouvinte assume e inibe a sua capacidade de partilhar o momento com a mesma autenticidade do falante.”

E, o mais importante, ouça o que está sendo dito. Um aspecto importante do cargo de gerente é garantir que os funcionários se sintam ouvidos, seguros e capacitados. Depois de ouvi-los plenamente, seja um facilitador de soluções. Descubra a fonte do entusiasmo deles, como você pode orientá-los para que sejam bem-sucedidos e abra caminho para que façam o melhor trabalho possível. Aqui estão algumas táticas para criar um espaço de confiança:

• Primeiro, confirme e valide a perspectiva do subordinado.

• Revele suas próprias fraquezas e momentos em que errou.

• Apoie o indivíduo ou sua equipe incondicionalmente, mesmo (e especialmente) ao dar um feedback direto e sincero sobre oportunidades de crescimento.

• Respeite-o como pessoa, não apenas como realizador de tarefas; trate-o como um colega.

Comunique com os subordinados e reflita a cada poucas semanas para averiguar como estão indo as reuniões a dois. Você sente que está progredindo nesses períodos reservados à interação individual? Caso contrário, altere o processo na medida do necessário.

Você não é gerente? Como aproveitar a reunião a dois para conseguir o que você quer

As reuniões a dois são o momento de expressar ao gerente o que você tem em mente, debater ideias e comunicar as suas metas futuras. Use o seu tempo com sabedoria:

• Reserve um tempo antes da reunião para organizar os assuntos a discutir e adicione-os à pauta.

• Sente frustração, esgotamento, bloqueios ou entusiasmo? Pense no motivo por que você se sente assim e descreva as possíveis soluções específicas que você gostaria de explorar com o seu gerente.

• Mantenha a mente aberta para discutir o que realmente está indo bem e onde você precisa do apoio do seu gerente.

• Peça o que você quer de um jeito simples. Afinal, ninguém consegue ler a sua mente. Deseja mais responsabilidade? A oportunidade de gerenciar um membro júnior da equipe? Discuta essas coisas em detalhe.

Metas de longo e curto prazo

Se você não conseguir resolver o que precisa na reunião a dois, agende uma reunião separada para discutir questões práticas ou atualizações do ponto da situação. Ou então, experimente alternar reuniões que abordem questões práticas e tópicos de longo prazo.

A cada poucas semanas, priorize um tempo para tratar das metas de longo prazo fora dos seus sistemas de avaliação regulares visando abordar o seu desempenho. A reunião a dois deve se concentrar em metas e ambições de longo prazo. Ela também deve garantir que não haja surpresas na futura avaliação de desempenho.

Aqui estão alguns assuntos que você deve abordar e algumas perguntas eficazes para a reunião a dois:

Perguntas sobre a função:

• Em que você está trabalhando? Explique como se as suas tarefas estivessem divididas num gráfico de pizza. Como você gostaria que as suas tarefas estivessem divididas?

• Como você se vê na sua função?

Reflexão sobre a carreira:

• Imagine o seu melhor dia de trabalho no cargo dos sonhos. Como ele estaria dividido?

• Qual é a sua fonte de satisfação no trabalho?

• Onde você teve mais sucesso no passado?

Metas de longo prazo:

• Quais são as suas metas de longo prazo? Quais habilidades você precisa para alcançá-las?

• Quais obstáculos você precisará superar para alcançar essas metas?

Há inúmeros benefícios no feedback contínuo e honesto dado em uma reunião a dois, e isso tanto para um gestor como para os membros da equipe. Trazer à tona o melhor nos seus funcionários, eliminar tensões desnecessárias, melhorar o fluxo de trabalho, estimular o nível de energia da equipe e fazer com que os funcionários se sintam valorizados são apenas algumas razões para encontrar tempo na sua agenda para a próxima reunião a dois, se você estiver num cargo de liderança. Como membro individual da equipe, a reunião a dois serve como um espaço para compartilhar feedback aberto e honesto com um gerente e, desse modo, construir a carreira dos sonhos.