Cargas de trabalho pesadas trazem consigo o estresse. Veja o que você pode fazer.

Ter muito que fazer em pouco tempo se tornou uma espécie de mantra para a força de trabalho moderna. Mesmo depois de trabalhar horas extras não remuneradas, muitas vezes ainda sentimos estresse pela elevada carga de trabalho que temos pela frente. Considerando o número de e-mails incessantes, fluxos de trabalho desorganizados (ou de todo inexistentes) e participações em reuniões desnecessárias, não é de surpreender que a produtividade esteja estagnada.

Apesar dos avanços da tecnologia e de suas promessas de simplificar as nossas vidas, o senso de controle sobre como empregamos os dias de trabalho está diminuindo. Com as comunicações se tornando menos eficientes e impactantes, descobrir como gerenciar as nossas cargas de trabalho tem se tornado uma preocupação constante para a maioria dos líderes de equipe.

Mas é de fato possível fazer uma distribuição equilibrada da carga de trabalho? É, e os resultados começam por uma mudança de perspectiva. Antes de falarmos sobre o que se deve corrigir, vamos ver como chegamos até aqui.

Três razões pelas quais as pessoas sentem estresse com a carga de trabalho

Os funcionários querem se sentir produtivos no trabalho. É por isso que concluir tarefas e alcançar objetivos é vital para uma força de trabalho comprometida. Os trabalhadores do conhecimento também se beneficiam em ser uma parte integral da empresa e saber como contribuem para as metas estratégicas mais elevadas.

Mas, com projetos isolados e sobrecarga das comunicações, a maioria carece de clareza sobre qual é o seu papel na organização e o valor da sua contribuição. Sem a gestão do trabalho e uma colaboração eficaz, perde-se mais tempo com trabalhos pouco representativos, como responder a e-mails ou participar de reuniões intermináveis.

E, quando não nos sentimos envolvidos com os trabalhos que realizamos, podemos nos esgotar rapidamente. No índice Anatomia do trabalho, da Asana, 80% dos entrevistados afirmaram se sentir sobrecarregados e em risco de esgotamento. Quando isso ocorre, as pessoas simplesmente se desinteressam pelo trabalho e sofrem com o estresse de uma carga de trabalho excessiva.

Veja aqui três razões para isso:

1. Dedica-se muito tempo à organização para o trabalho

De acordo com o índice Anatomia do trabalho, da Asana, a organização para o trabalho é uma tendência que prejudica os trabalhadores do conhecimento. As pessoas gastam um período de tempo significativo em reuniões desnecessárias, respondendo a e-mails e mensagens e procurando arquivos necessários ao seu trabalho, esforços que se repetem constantemente. A menos que as empresas se comprometam a mudar a forma de trabalhar ao abordar a causa das notificações, mensagens e reuniões constantes, estes trabalhos secundários parecem ter vindo para ficar.

Os trabalhadores do conhecimento pensam estar gastando cerca de 35% do seu dia com a organização para o trabalho, mas na realidade perdem quase o dobro disso: 60% da jornada diária dos funcionários é gasta com trabalhos que não requerem a especialização para a qual foram contratados. A menos que as equipes realizem proativamente os passos necessários para reduzir ou eliminar os trabalhos secundários, a produtividade continuará a diminuir — e com isso aumentará o estresse com a carga de trabalho.

2. Excesso de comunicação

Até a mensagem mais bem intencionada parece insuficiente quando tentamos comunicar o que precisa ser feito, quem é o responsável e quando o trabalho deve estar pronto por meio de e-mails e mensagens. Ambos os meios de comunicação requerem um volume significativo de idas e voltas, perdas de tempo, de energia e de foco. Além disso, com longas correntes de mensagens é muito comum perder os detalhes ou se esquecer de incluir alguma pessoa importante na comunicação.

Isso é o excesso de comunicação, fruto da organização para o trabalho que atrapalha a concentração e a produtividade. As notificações de mensagens e e-mails afastam a nossa atenção dos trabalhos importantes de maneira perturbadora: assim que ouvimos a notificação ou vemos o pop-up de um novo e-mail, sentimos urgência em responder de imediato. O nosso foco se interrompe e passamos ao modo multitarefa: o trabalho que fazíamos até agora foi interrompido pela organização para o trabalho.

Outro efeito lamentável do excesso de comunicação (e suas incessantes notificações) é ter que se submeter a uma cultura “sempre ativa”. Os trabalhadores do conhecimento sentem a pressão de ter que estar disponíveis 24h por dia, sete dias por semana, e utilizam o tempo fora do escritório para responder a mensagens, com isso gerando ainda mais trabalho e estresse.

3. A busca incessante por informações

Sempre que uma tarefa passa de uma pessoa a outra, seja por e-mail, aplicativos de mensagens ou uma planilha, as informações se tornam fragmentadas e difíceis de localizar. É necessário dedicar mais tempo e esforço quando precisamos apresentar um panorama geral do projeto e as informações estão espalhadas por todos os lados. Também se torna inevitável ter que participar de reuniões frequentes para discutir o status do trabalho — outra grande perda de tempo.

O processo de reunir informações é, por sua própria natureza, ineficaz. As pessoas gastam tempo tentando descobrir quem está encarregado pelo quê, há confusão sobre o que precisa ser aprovado, se já foi aprovado, quem é responsável pela aprovação e quem coordena todo esse processo. E ainda falta tentar descobrir com quem é preciso falar para obter as demais informações necessárias à realização do trabalho.

Lamentavelmente, as conversas acabam muitas vezes perdidas, repetidas ou interrompidas quando não dispomos de uma maneira de manter tudo sob controle. Como o índice Anatomia do trabalho evidenciou, as pessoas passam a maior parte do tempo no trabalho sem ter clareza sobre as prioridades da sua organização. E não são só as tarefas do dia a dia que ficam pouco claras: 54% dos trabalhadores do conhecimento não sabem ao certo como o seu trabalho contribui para a empresa em que trabalham.

Enfrentando cargas de trabalho elevadas com a gestão do trabalho

Para evitar se estressar com uma carga de trabalho elevada, explore novas maneiras de deixar o trabalho mais eficiente, como criar processos bem organizados, automatizar o trabalho e comunicar de maneira eficaz. Isso requer uma maneira de pensar diferente. Todos os integrantes de uma organização, de líderes a membros da equipe, precisam ter clareza sobre que trabalhos são ou não importantes para poderem equilibrar melhor as próprias cargas de trabalho.

Esta nova forma de trabalhar é chamada de gestão do trabalho e atua como uma abordagem prática para descobrir quem está fazendo o quê e com que prazos. Ela proporciona a clareza de que todos os integrantes da equipe ou organização precisam para se concentrar no trabalho que realmente importa, em vez de dedicar a sua atenção a trabalhos secundários.

As ferramentas de gestão do trabalho, como a Asana, dão aos indivíduos, equipes e a empresas inteiras a clareza necessária para trabalhar com mais eficiência e alinhar todos os participantes na mesma direção, rumo aos mesmos objetivos.

É hora de dar um basta no estresse com a carga de trabalho. As equipes já não precisam se sentir sobrecarregadas com volumes de trabalho excessivos. O fantasma da organização para o trabalho começa a perder terreno quando as equipes tomam a decisão de implementar um sistema de gestão do trabalho que automatiza os processos e torna os seus dias laborais cada vez mais produtivos.

Para obter mais dicas sobre como ajudar a sua equipe a lidar com cargas de trabalho intensas, leia o nosso artigo sobre 18 dicas de gestão do tempo, estratégias e táticas de sucesso rápidas para fazer o melhor trabalho possível.