Como se organizar: 17 dicas que realmente funcionam

A organização pode parecer um “talento natural”: ou você tem ou não tem. Mas, na verdade, a organização pode ser aprendida e aperfeiçoada, assim como qualquer outra habilidade sociocomportamental. 

E vale a pena aprendê-la. Pessoas organizadas são menos suscetíveis a esquecer tarefas importantes e tendem a se sentir menos estressadas. Quando tudo está no seu devido lugar, sabemos onde encontrar a lista de afazeres diários, como obter aquele modelo que sempre usamos e quais e-mails precisam ser enviados hoje. Com isso, sobra mais tempo e espaço para debater ideias, criar, e resolver os problemas de maior impacto.

Ser uma pessoa organizada não é um atributo exclusivo dos seguidores da Marie Kondo. Com algumas mudanças simples, qualquer um pode agregar mais ordem ao seu cotidiano e, assim, melhorar o trabalho e reduzir o estresse.

Quais são os benefícios de manter a organização?

A organização ajuda a reduzir o estresse, pois, quando sabemos onde as coisas estão, conseguimos fazer mais sem nos sentirmos sobrecarregados. No espaço de trabalho, isso significa que podemos fazer mais trabalhos de alto impacto sem ficarmos psicologicamente esgotados. E quando visualizamos todo o trabalho em um único lugar, fica mais fácil priorizar as tarefas e realizar os itens mais importantes.

Em outras palavras, ao se organizar, você terá mais tempo para o trabalho que realmente importa. É uma forma efetiva para você se sentir melhor e mais feliz no trabalho, tudo graças a estes benefícios:

1. Uma programação mais flexível. Ao organizar e gerir a sua programação com ferramentas de gestão do tempo, você elimina os fatores que desperdiçam o seu tempo, assim, sobra mais tempo para a concentração e o trabalho focado. 

2. Menos estresse. Quando você se organiza, sabe onde as tarefas estão, qual é prazo delas e o que precisa fazer para concluir o trabalho. Não terá motivo para se preocupar, pois todas as tarefas terão um responsável e um prazo. 

3. Mais espaço para a criatividade. Sabe aquela lista mental de tarefas que fica repassando o que precisa ser feito? Ela está tomando um espaço enorme da sua preciosa capacidade cerebral. Tirar esses itens da sua cabeça deixará mais espaço para o trabalho concentrado e criativo.

4. Menor risco de burnout. Quando nos sentimos estressados e sobrecarregados, estamos mais propensos a tomar decisões precipitadas. Isso aumenta o estresse, que se acumula com o tempo e acaba levando ao esgotamento psicológico. Muitas vezes, essa tensão vem da percepção de que há muita coisa a fazer em pouco tempo. Nesse ponto, a organização ajuda você a se sentir no controle do trabalho e a reduzir a sobrecarga.

5. Aumento da produtividade. Em um sistema organizacional perfeito, cada tarefa tem um propósito, um responsável e um prazo. Mesmo que o seu trabalho não seja perfeito (sejamos sinceros, que trabalho é?), ter um sistema organizado diminui o tempo gasto com tarefas irrelevantes e, com isso, aumenta a produtividade.

Manter as coisas em ordem também reduz as minúcias organizacionais do trabalho, que incluem atividades como acompanhar o andamento das tarefas, alternar entre aplicativos e procurar atualizações de status. 60% dos nossos dias são dominados por essas atividades secundárias, restando apenas 40% para o trabalho qualificado e estratégico, que são os aspectos mais importantes da nossa função. Quando sabemos onde as coisas estão, passamos menos tempo buscando informações e mais tempo empenhados na execução.

17 maneiras de se organizar (e manter a ordem)

Organizar o trabalho pode parecer exaustivo, principalmente se a organização não for o seu forte. Mas, assim como muitas coisas no trabalho, podemos lidar com a organização dividindo-a em pequenos passos melhor administráveis. Se você está buscando formas de organizar as suas tarefas individuais, as atividades de um projeto ou até mesmo o sistema inteiro da sua equipe, veja a seguir como começar.

6 maneiras de organizar os seus afazeres

Um ótimo ponto de partida é organizar as suas tarefas individuais. Identificar e anotar os afazeres ajudará você a realizá-los mais rápido e de forma mais eficaz.

1. Monitore os seus afazeres em um lugar central

Quanto mais você tenta controlar tudo mentalmente, menor será a sua produtividade. O primeiro passo para fazer uma lista de tarefas melhor é tirá-la da sua cabeça. 

Este é o princípio fundamental do método GTD (Getting Things Done, ou “fazer acontecer”), que nos incentiva a desocupar a capacidade cerebral ao controlar os afazeres por meio de uma ferramenta, em vez da nossa cabeça. Depois de anotar todos os seus afazeres, use uma ferramenta de lista de pendências para transformar essas tarefas em etapas organizadas e realizáveis. Com uma ferramenta digital, você poderá ver todas as suas tarefas, prazos e datas de conclusão em um só lugar, o que permitirá agir de forma mais rápida e eficaz.

2. Aprenda a administrar o seu tempo

A gestão do tempo é uma parte essencial da organização. Se você não tiver controle sobre o seu tempo, não conseguirá controlar as suas tarefas. 

Felizmente, assim como a organização, a gestão do tempo também pode ser aprendida. Há inúmeras técnicas e estratégias que você pode implementar para administrar melhor o seu tempo. 

Não tenha medo de tentar técnicas diferentes até encontrar uma que funcione para você. Confira algumas: 

• Time blocking (blocos temporais): neste método, cada momento do dia é programado, o que inclui: reuniões, tarefas e todo o resto, desde navegar no Instagram até a pausa para o almoço. Ao criar uma programação detalhada, você terá mais controle sobre a sua agenda. Com isso, saberá exatamente como está utilizando o seu tempo e onde é possível melhorar.

• Timeboxing (predefinição de durações): para cada tarefa, crie uma meta para cumpri-la até um prazo específico. Sem uma definição, as tarefas podem cair na armadilha da Lei de Parkinson, em que o trabalho se expande até ocupar todo o tempo disponível. A Timeboxing evita essa situação ao assegurar que as tarefas levem somente o tempo necessário. 

• Pomodoro: esta técnica pode ajudar você a se concentrar ao máximo para realizar um trabalho. A estrutura é simples: cada Pomodoro consiste em um bloco de 25 minutos de trabalho, finalizado com uma pausa de 5 minutos. Durante o Pomodoro, limite as distrações e desative as notificações. O objetivo é se concentrar apenas na tarefa que tem em mãos. 

• Eat the Frog (engolir o sapo): pode parecer uma técnica estranha de gestão do tempo, mas o método Eat the frog surgiu da famosa citação de Mark Twain: “Se o seu trabalho consiste em engolir sapos, então é melhor fazê-lo logo pela manhã”. Basicamente, isso significa lidar com as tarefas mais difíceis primeiro. Comece cada dia identificando e realizando as tarefas difíceis, depois as de média dificuldade, e assim por diante até finalizar o dia com as tarefas mais fáceis. Assim, você aproveita as horas mais produtivas, que costumam ser logo no início da jornada de trabalho, para começar o dia com bons resultados.

Ao implementar a gestão do tempo, você pode assumir o controle sobre a sua programação e ter mais tempo para o que quiser. 

3. Pratique o Inbox Zero (organização da caixa de entrada)

Ao contrário do que se pensa, o Inbox Zero não significa necessariamente “zerar” a sua caixa de entrada de e-mails. O conceito tem mais a ver com organizar os e-mails e reduzir a desordem digital, para que você fique por dentro das tarefas e atualizações importantes.

Para aplicar o Inbox Zero, separe um tempo a cada semana (ou a cada dia, se necessário) para fazer a triagem das mensagens recebidas. Analise a sua caixa de entrada e organize cada item por tarefas ou prioridades. Tente aplicar regras simples que ajudam a agilizar o processo. Por exemplo, se você usa uma plataforma de gestão do trabalho, atribua tarefas à medida que lê as mensagens, ou use atalhos do teclado para ler rapidamente as mensagens e disparar respostas rápidas conforme necessário. 

Cada vez que você praticar o Inbox Zero, será mais fácil repetir o processo. Use um lembrete de calendário semanal ou um alarme diário para estar sempre a par das mensagens recebidas. 

4. Priorize os trabalhos mais importantes

Há uma diferença entre o trabalho que nos faz sentir produtivos (trabalho de rotina) e o trabalho que realmente ajuda no progresso da equipe e dos negócios. Um pode nos trazer uma sensação prazerosa (quem não ama riscar uma lista de pendências?), mas é o outro tipo de trabalho que, no fim das contas, vai contribuir para o crescimento da nossa carreira, da equipe e da empresa. 

Para identificar o seu trabalho mais importante, comece com o plano estratégico da sua empresa e os OKRs (objetivos e principais resultados) de toda a organização. Todas as tarefas, não importa o tamanho, devem apontar para um desses objetivos maiores e mais abrangentes. Ao conectar as suas tarefas individuais com os objetivos mais amplos, você terá mais contexto para realizar o seu trabalho mais importante.

Quando sabemos como o nosso trabalho contribui para as grandes iniciativas da empresa, temos o contexto necessário para ajustar os prazos e prioridades. Dessa forma, se uma data de conclusão mudar ou se surgir um novo projeto, podemos avaliar este trabalho em relação às prioridades atuais e realizar os ajustes necessários. 

5. Delegue tarefas

Terceirizar ou delegar tarefas nos permite concentrar nos projetos de maior impacto. Contudo, delegar trabalho a outras pessoas pode ser desagradável, principalmente se for aos colegas ou até mesmo, em raras ocasiões, aos superiores. Mas, na prática, terceirizar uma tarefa para a pessoa certa é um ato de confiança e validação. 

Para delegar, comece identificando todas as tarefas do seu volume de trabalho atual. Em seguida, use uma matriz de Eisenhower para determinar quais tarefas têm a mais alta prioridade, classificando-as como:

• Importante e urgente. Estes são os seus trabalhos mais importantes. Atribua-os a si e priorize tudo o que estiver neste grupo. 

• Importante, mas não urgente. São tarefas significativas, mas que não precisam ser feitas hoje. Programe-as para se certificar de que serão realizadas.

• Não importante, mas urgente. São as tarefas a serem delegadas. Não são importantes para você, mas certamente devem ser realizadas. Atribua esses projetos a pessoas que possam resolvê-los de forma rápida e eficiente.

• Nem importante nem urgente. Remova-as da sua lista. Este é o famoso “trabalhar por trabalhar”.

Se houver algum trabalho na seção “não importante, mas urgente” que outra pessoa possa fazer melhor, delegar é, na verdade, a melhor coisa a fazer.  

6. Arrume o seu espaço físico e virtual

É revigorante entrar em um escritório limpo e agradável. Quando limpamos a nossa mesa e removemos todas as distrações, nos sentimos mais confiantes e criativos, o que pode até mesmo reduzir a ansiedade. Isso também vale para a desordem digital. Todos aqueles e-mails não lidos e tarefas atrasadas equivalem a ter pilhas de documentos com o prazo expirado no seu espaço de trabalho. 

Em vez de deixar as coisas se acumularem até se tornarem desgastantes e incontroláveis, separe um tempo a cada semana, mês ou trimestre, o que for melhor para você, para remover os itens desnecessários. Para praticar a limpeza virtual, experimente: 

• Reatribuir prazos novos e relevantes para as tarefas atrasadas.

• Ler e esvaziar as suas notificações.

• Praticar o Inbox Zero.

• Organizar a sua agenda em blocos temporais e criar espaço para um estado de fluxo mental maior.

Conforme você passa pelo processo de limpeza e organização, lembre-se de que, na verdade, você está se protegendo de estresse desnecessário no futuro. 

6 dicas para organizar os trabalhos dos projetos

Organizar os afazeres foi o primeiro passo, agora, você precisa organizar os trabalhos dos projetos. Se você nunca pensou em como organizar os seus trabalhos de projeto, estas seis dicas podem ajudar a começar.

1. Crie um lugar para tudo

Além de deixar o seu espaço de trabalho mais funcional, ter cada item, tanto físico quanto digital, no seu devido lugar poupa tempo e pode fazer a sua produtividade aumentar. 

Uma forma de fazer isso é organizando os arquivos e tarefas nos seus respectivos projetos, o que tem dupla vantagem: a sua equipe não terá de procurar arquivos o tempo todo e você poderá fazer menos reuniões ao direcionar os colegas para o processo ou fluxo de trabalho exato de que precisam. 

Para isso, crie um espaço nos projetos para todos os arquivos, tarefas, metas e documentos relevantes da equipe. Você pode usar uma plataforma de gestão do trabalho, como a Asana, para armazenar todas essas informações em um só lugar, incluindo os documentos de referência e os modelos.

2. Decomponha os entregáveis do projeto

Essencialmente, o projeto é uma forma de reunir todas as tarefas e entregáveis relacionados a uma iniciativa específica, que pode ser uma iniciativa com um prazo determinado, como um evento ou um lançamento de produto, ou pode ser um processo contínuo, como um calendário editorial. 

Seja qual for o trabalho da sua equipe no momento, fragmente as tarefas do projeto em componentes pequenos o bastante para uma pessoa realizar.

Veja por que isso importa: imagine que você tenha um entregável complexo que requer várias pessoas para ser finalizado. Pode ser um artigo de blog, por exemplo. Você tem o redator, o revisor e o designer, mas se essa única responsabilidade for compartilhada entre os três, quem vai fazer o trabalho avançar? Quem vai monitorá-lo? Quem será o responsável por alterar o prazo ou atualizar as partes interessadas? 

Para evitar essa situação, decomponha os entregáveis do projeto em atividades menores. Dê a cada membro da equipe a sua própria tarefa (no caso do exemplo, o design do blog, o rascunho do blog e a revisão), assim, todos saberão as atribuições e prazos de cada um. Esse processo também é conhecido como estrutura analítica do projeto. 

Um software de monitoramento de projetos é a forma mais fácil de fazer isso. Configure um projeto bem definido e atribua as tarefas para que todos saibam claramente quem é responsável pelo quê. Desse modo, ao surgirem dúvidas, o integrante da equipe poderá falar diretamente com a pessoa responsável, o que elimina todo o processo de tentar descobrir quem, o quê, o porquê e o quando de cada tarefa ou questão.

3. Faça um backup dos seus arquivos

Todos nós já passamos por aquela situação terrível quando o computador trava ou uma falha no software faz todo o trabalho sumir. Felizmente, o armazenamento em nuvem está cada vez mais transformando isso em coisa do passado. Muitas empresas oferecem soluções de armazenamento para os seus funcionários, então, se você puder, aproveite.

Comece criando um sistema para todos os seus arquivos. Faça uma organização preliminar do espaço de um jeito que faça sentido para você, adicionando pastas e subpastas conforme necessário. Se você fizer o backup dos seus arquivos em massa, sem nenhuma organização, terá uma enorme dor de cabeça quando precisar procurar algo específico mais adiante. 

Certifique-se de usar ferramentas com o recurso de salvamento automático ou de salvar o seu trabalho com frequência. Depois, configure backups automáticos, se for possível. Do contrário, defina lembretes para fazer o backup de tudo assim que finalizar uma tarefa e, novamente, no final do dia. 

4. Centralize os relatórios de status

A geração de relatórios é possivelmente uma das partes mais manuais e demoradas do seu trabalho. Todos nós já estivemos em uma reunião de acompanhamento que poderia ser substituída por um e-mail. Além disso, leva-se muito tempo para coletar os dados de diversas fontes e compilar tudo manualmente em um lugar central. 

Em vez disso, busque uma forma de gerar relatórios no mesmo lugar onde o trabalho acontece. Considere usar uma ferramenta de gestão de projetos com geração de relatórios globais que permita a criação de painéis de relatórios no mesmo espaço onde você monitora o trabalho. Use os painéis para gerar relatórios de status do projeto e reduzir a quantidade de reuniões, ao mesmo tempo mantendo as partes interessadas atualizadas ou permitindo que a equipe analise os dados no seu próprio ritmo. 

5. Automatize as tarefas e processos recorrentes

Você sabia que o trabalhador médio passa 13% do seu tempo em atividades que já foram realizadas? Com isso, os funcionários perdem 236 horas com trabalho duplicado a cada ano, uma quantidade alarmante de tempo.

A organização pode ajudar a eliminar processos manuais e duplicados e proporcionar mais tempo à equipe para se dedicar ao trabalho importante. E uma das melhores formas de aprimorar a organização é com a tecnologia de automatização.

Com a automatização, as tarefas são realizadas no tempo certo, o que é fundamental, visto que 26% dos prazos são perdidos a cada semana. Em outras palavras, isso significa que 1 em cada 4 tarefas não são feitas quando deveriam. São muitos atrasos que poderiam ser facilmente evitados. 

Se a automatização ainda é uma novidade para você, experimente começar com o básico:

• Use a tecnologia de automatização para atribuir automaticamente o trabalho às pessoas certas.

• Altere e ajuste as datas de conclusão com base nas dependências. 

• Padronize os processos manuais com modelos personalizáveis de projeto.

6. Monitore o trabalho em uma ferramenta central

Quando todo o trabalho da equipe está organizado em uma ferramenta central, podemos ver exatamente quem está fazendo o quê e até quando. Isso elimina as suposições do planejamento, pois sabemos quando as tarefas serão concluídas, quando precisamos intervir para fazer o projeto avançar, e quais itens devemos priorizar.

Para começar, assegure-se de que todos os afazeres da sua equipe estão concentrados em um único lugar. Organize-os de forma que todos tenham acesso às tarefas e peça para cada pessoa atualizar o seu trabalho em tempo real. Assim, todos saberão o status exato de cada tarefa.

Você pode dar um passo além ao configurar fluxos de trabalho automatizados, que avisam os colegas quando é a hora deles de intervir e prosseguir com o projeto. Os fluxos de trabalho podem desencadear tarefas e atribuir prazos de forma automática, o que mantém os projetos no rumo certo. Será necessário algum trabalho preparatório para configurá-los, mas, quando estiver tudo pronto, os fluxos de trabalho serão um ponto central de referência para você, a sua equipe e as suas tarefas diárias.

5 passos para organizar entre as equipes

A última etapa da organização (e a mais difícil) é facilitar o trabalho entre as equipes. Cada departamento tem o seu jeito de fazer as coisas, as ferramentas que gosta de usar e os processos que implementou com o tempo. No entanto, a maior parte do trabalho envolve vários departamentos para ser realizada. Experimente estas cinco dicas para simplificar o trabalho entre equipes e preparar os projetos para o sucesso.

1. Integre as suas ferramentas corporativas favoritas

A mudança de contexto, isto é, passar rapidamente de uma tarefa ou aplicativo para outro, gera um sério transtorno. Cada vez que trocamos a tela, o nosso cérebro precisa se ajustar, consumindo energia e concentração e dificultando o foco no trabalho ou a tomada eficaz de decisões. 

Isso é um problema para muitos de nós. O trabalhador médio alterna entre 10 aplicativos até 25 vezes por dia. Como resultado, mais de um quarto (27%) dos trabalhadores afirma que ações e mensagens são perdidas na troca de aplicativos e 26% dizem que o excesso de aplicativos os torna menos eficientes. 

Podemos reduzir o número de aplicativos usados (e, consequentemente, um pouco dessa tensão mental) através da integração dessas empresas. Integrar as ferramentas corporativas favoritas possibilita o acesso às informações de diferentes fontes, tudo em um só lugar. Isso significa que você pode centralizar as suas informações em uma plataforma de gestão do trabalho, ao mesmo tempo que aproveita os benefícios de ferramentas poderosas, como o Salesforce e o Google Docs, ou seja, o melhor dos dois mundos. 

2. Divida metas maiores em tarefas menores

Metas grandes podem parecer assustadoras: quando não organizamos essas metas grandes, audaciosas e “cabeludas” de forma adequada, a equipe pode achar impossível alcançá-las ou que o seu trabalho não fará diferença. Mas a motivação da equipe é fundamental para o seu sucesso: 39% dos trabalhadores querem saber que o seu trabalho agrega valor à empresa. 

Relacionar essas metas grandes e abrangentes às responsabilidades individuais mostra à equipe que o trabalho dela faz, sim, a diferença. Por exemplo, digamos que a sua meta de longo prazo é aumentar a base de clientes em 300% nos próximos 5 anos. Em nível tão amplo, fica difícil entender como fazer isso ou o que isso significa para a empresa, a não ser que você a decomponha em metas de curto prazo, ano a ano, tarefa por tarefa. Neste caso, ficaria mais ou menos assim:

Meta: aumentar a base de clientes em 300% nos próximos 5 anos.

Meta anual: aumentar em 30% até o final do ano.

Submetas: 

Aumentar a equipe de vendas em 25%.

• Implementar um programa de indicação de funcionários e aumentar as indicações em 5%.

Lançar uma funcionalidade do produto a cada trimestre.

• Contratar um consultor de Sucesso do cliente que se comunique com a equipe do produto.

Ampliar o alcance do marketing em 10%.

• Contratar 3 novos líderes de equipe.

• Programar 300 publicações em redes sociais.

Ao decompor as metas em etapas realizáveis, você confere um bom ritmo ao seu próprio trabalho para cumprir os prazos e mostra aos colaboradores exatamente como as suas atividades diárias estão contribuindo para as metas mais abrangentes e de maior impacto. 

3. Monitore as dependências do projeto

Como uma equipe, dependemos uns dos outros para fazer o nosso trabalho. Mas e o acontece quando algo de que o seu trabalho depende atrasa? Sem um jeito fácil de visualizar as dependências, você não sabe quando o trabalho está atrasado e precisa ser ajustado, e o seu colega não sabe que o atraso dele está, de fato, afetando outra pessoa. 

Um monitoramento claro das dependências dos projetos reduz as incertezas para todos da equipe. As dependências dos projetos nos ajudam a ver quando o nosso trabalho depende da tarefa de outra pessoa, o que significa que ela precisa concluir antes de que possamos começar começar. Ao monitorar as dependências com um software de gestão de projetos, asseguramos que o membro da equipe seja notificado quando estiver livre para começar a sua tarefa. E, se houver atraso, o proprietário da tarefa saberá exatamente com quem falar para obter o prazo atualizado.

4. Crie modelos reutilizáveis e guias de referência

Mesmo que você faça isso regularmente, o lançamento de um novo projeto pode trazer fatores implícitos de estresse. Há muitos detalhes a considerar, como lembrar de todas as partes interessadas e tarefas, portanto é fácil esquecer algum elemento importante. Por sua vez, você não precisa perder horas reinventando a roda cada vez que for planejar um projeto. A solução é um modelo personalizável que você pode usar e adaptar conforme as necessidades específicas do seu projeto. 

Os modelos e guias de referência oferecem uma estrutura para as tarefas repetitivas, o que permite o seu monitoramento e evita a duplicação. Em suma, são ferramentas adaptáveis que ajudam a melhorar e agilizar o trabalho.

Por que usar modelos?

• Menor probabilidade de perder de vista as tarefas pequenas, pois são todas monitoradas em um único lugar.

• Modelos são fáceis de alterar e de adaptar conforme as lições aprendidas.

• Os modelos democratizam o conhecimento do gestor de projetos, tornando-o acessível a todos.

• Eles ajudam as equipes novas a desenvolver a partir das iniciativas existentes.

5. Crie um ponto central de referência

Organizar o trabalho da equipe geralmente se resume a criar um ponto central de referência. Ao trabalharmos com uma fonte única de informações, reduzimos a confusão em toda a equipe, pois cada pessoa sabe o trabalho a ser feito, quando precisa fazê-lo e onde conseguir as ferramentas para realizá-lo. Isso também permite que as partes interessadas no projeto obtenham informações rapidamente, além de facilitar o fornecimento de atualizações de status e reduzir o número de reuniões desnecessárias. 

Com a gestão de portfólio de projetos, você pode estruturar o trabalho em portfólios centralizados e obter uma visão abrangente de todos os programas e projetos. É como uma versão digital do quadro branco no espaço comum do escritório. Aqui, todas as tarefas estão listadas e atribuídas aos respectivos membros da equipe, criando um espaço ativo de projeto que pode ser ajustado e consultado em tempo real.

A organização ajuda a trabalhar de forma mais inteligente

Implementar as dicas de organização e simplificar o cotidiano requer esforço e tempo. Contudo, esse trabalho inicial de colocar as coisas em ordem facilitará a sua vida mais adiante. Com o tempo, você criará mais espaço na sua rotina para se dedicar ao trabalho que faz melhor ou que lhe proporciona mais prazer e, então, você trabalhará melhor e mais feliz.