Mudanças de contexto estão acabando com a sua produtividade

A maioria de nós começa e termina o dia de trabalho com aplicativos, ferramentas e recursos. Verificamos as nossas mensagens no Slack, clicamos na caixa de entrada do e-mail, revemos as nossas listas de tarefas digitais e inicializamos o sistema operacional. E isso em apenas meia hora. Estes saltos entre diferentes tarefas, ferramentas e recursos se chama “mudança de contexto”, e é assim que passamos muito do nosso tempo.

Felizmente, há algumas formas de combater a mudança de contexto. Vamos nos aprofundar melhor no conceito de mudança de contexto, nos seus verdadeiros custos e em como podemos recuperar a nossa capacidade de concentração.

Em que consiste a alternância entre contextos?

A mudança de contexto é quando se salta entre diferentes tarefas, aplicativos ou projetos. É algo normal (todos nós fazemos isso), mas passamos tanto tempo indo de uma a outra rede social, aplicativo de comunicação e software de gestão de projetos que não nos resta muito tempo e espaço produtivos para um trabalho focado. Essa distração tem um ônus prejudicial à produtividade e aumenta a sobrecarga, tornando-nos ao mesmo tempo mais estressados e menos produtivos.

Por que alternamos entre contextos?

O motivo de tantas idas e vindas é simples: há demanda demais pela nossa atenção. De acordo com o Índice Anatomia do trabalho 2022, mais da metade dos trabalhadores (56%) sentem que têm de responder imediatamente às notificações. Além disso, os trabalhadores alternam entre nove aplicativos por dia e sentem-se sobrecarregados por eles, o que faz sentido: nove aplicativos é muita coisa para qualquer usuário.  

Estas ferramentas e tecnologias são projetadas para tornar o trabalho mais fácil, mais rápido e mais inteligente. No entanto, aplicativos desconectados em grande número têm o efeito oposto ao pretendido: atrasam tudo e tornam o trabalho mais complicado.

Qual é a diferença entre mudança de contexto e execução simultânea de tarefas?

Tanto a mudança de contexto quanto a execução simultânea de tarefas podem ter um impacto negativo no seu trabalho, mas elas são ligeiramente diferentes. A mudança de contexto envolve a rápida alternância entre diferentes itens. Normalmente, ela ocorre antes de você terminar o presente trabalho. Por exemplo, você está na metade de um brief de projeto quando o seu chefe lhe atribui uma nova tarefa para extrair um relatório de status. Em vez de terminar o brief, você muda de atividade e começa imediatamente o relatório. 

A execução simultânea de tarefas, por outro lado, é quando se tenta concluir várias tarefas ao mesmo tempo. Na esteira do exemplo acima, você estaria ao mesmo tempo trabalhando no brief do projeto e no relatório de status, indo e vindo entre um e outro. Ambas as estratégias podem afetar o seu trabalho, e o índice Anatomia do trabalho relata que mais da metade dos trabalhadores realizam tarefas simultâneas durante as reuniões.

Leia: Cinco mitos esclarecidos sobre realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo, bem como seis formas de ser produtivo sem alternar entre tarefas

O custo: como a mudança de contexto destrói o seu dia

O custo da mudança de contexto é alto, mas estamos tão acostumados a recorrer a ela que às vezes nem sequer a percebemos em ação. Afinal, que mal tem responder a um e-mail antes de voltar a dedicar-se ao relatório no qual se estava trabalhando? Qual é o problema de enviar uma rápida mensagem no Slack no meio de uma reunião? 

Na realidade, a mudança de contexto tem um impacto negativo na forma como nos sentimos no trabalho. Um estudo da Universidade da Califórnia em Irvine concluiu que após apenas 20 minutos de interrupções repetidas, as pessoas relataram sensações significativamente maiores de estresse, frustração, carga de trabalho, esforço e pressão. 

Isto é problemático porque temos constantes interrupções. O índice Anatomia do trabalho descobriu que mais de um terço dos trabalhadores se sentem exauridos por persistentes avisos de mensagens.

E, de acordo com as métricas, nós estamos gastando muito tempo com a mudança de contexto:

• 42% estão gastando agora mais tempo com o e-mail do que há um ano.

• 40% estão gastando mais tempo em videochamadas do que há um ano.

• 52% estão agora realizando mais tarefas simultâneas durante reuniões virtuais do que há um ano.

• 56% sentem que precisam responder de imediato às notificações. 

Esses números saltam ainda mais à vista quando observamos gerações diferentes, como os millennials e a geração Z, que se sentem significativamente mais sobrecarregados do que os trabalhadores em geral.

9 maneiras de combater a mudança de contexto

O futuro do trabalho não tem de estar repleto de membros de equipe exauridos, com esgotamento psicológico, desdobrando-se entre uma dúzia de aplicativos diferentes e mudando de tarefa a cada dois minutos. Você pode preparar a si mesmo e a sua equipe para o sucesso com algumas simples mudanças de mentalidade e um pouco de estrutura. Estas são nove dicas para ajudar a combater a mudança de contexto:

1. Ative o modo “Não incomodar”: permita que os funcionários usem esta função ou blocos de calendário em períodos de trabalho focado.

2. Use integrações: otimize as ferramentas empresariais comumente utilizadas para concentrar os esforços da sua equipe, reduzindo o tempo e a necessidade de mudanças de contexto.

3. Melhore a colaboração

4. Consolide as ferramentas: consolide aplicativos e ferramentas em uma plataforma central, a exemplo de uma plataforma de gestão de trabalho, para tornar as informações, a comunicação e os fluxos de trabalho acessíveis em uma única ferramenta.

5. Teste técnicas de gestão do tempo

6. Priorize tarefas: use um método de priorização de tarefas que mantenha o trabalho envolvente o bastante para afastar as distrações. Experimente técnicas diferentes para ver o que melhor se adapta ao seu trabalho, por exemplo, o método Chunking, concebido para agrupar tarefas semelhantes e manter o foco por mais tempo.

7. Conecte o trabalho às metas: associe cada tarefa a metas e iniciativas maiores. Este processo síncrono mantém a sua concentração a fim de reduzir a mudança de contexto. Além disso, ele tem a vantagem adicional de marcar o progresso rumo a metas de longo prazo e mostrar-lhe como as suas tarefas diárias são importantes.

8. Agende períodos de coworking: use um software de trabalho remoto para realizar sessões virtuais de coworking ou reúna a equipe para encontros presenciais, se puder. Esse contato visual limita a distração porque é mais difícil responder a uma mensagem quando se está no meio de uma conversa.

9. Corte as reuniões desnecessárias: aquela atualização de status precisa de fato de uma chamada ou apresentação de 30 minutos? Ou daria para limitar as distrações e enviá-la como um relatório de status do projeto?

Tome o controle das suas notificações para recobrar o seu tempo

A mudança de contexto tornou-se uma parte normal do dia de trabalho. Por vezes, parece que não se pode passar 30 segundos sem ouvir um aviso sonoro de notificação. Há uma batalha constante pela sua atenção, mas, com limites claros e um gestor prestativo, você pode desfrutar da paz de espírito que vem do trabalho focado.

Quer saber mais sobre como nós trabalhamos? Leia sobre as nossas descobertas e pesquisa mais recentes em torno do trabalho em 2022 no nosso relatório completo Anatomia do trabalho.