Young Survival Coalition cria conteúdo, senso comunitário e conexão para combater o câncer de mama com a Asana

Quando jovens adultas ouvem as palavras “Você tem câncer de mama” frequentemente sem voltam para a Internet e as redes sociais em busca de informações, apoio, e para procurar entender melhor a notícia que receberam. Nas suas buscas, talvez se deparem com a Young Survival Coalition (YSC), que fortalece a comunidade e melhora a qualidade de vida de jovens adultas afetadas pelo câncer de mama. Fundada em 1998 por três mulheres que tinham menos de 35 anos quando foram diagnosticadas, é agora a organização mais visada pelas jovens adultas que precisam aprender a lidar com o câncer de mama.

Na linha da frente do engajamento da YSC com suas integrantes está a equipe de Comunicações de Marketing. Ela supervisiona a promoção e a entrega de conteúdo, eventos, e-mails, mídia social e o site da organização. Conforme explica Mary Atwater, gestora de mídias digitais da YSC, as integrantes estão em busca de recursos úteis, portanto assegurar que o seu site e blog estejam atualizados com as informações mais relevantes e oportunas é a prioridade número um da equipe.

Ao gerir os nossos calendários de conteúdo e de redes sociais na Asana, tivemos um aumento de 190% no número de acessos ao blog, e de 175% no número de indicações por redes sociais.”

Entre o grande número de pedidos de trabalho, a inabilidade dos departamentos de rastrear facilmente o progresso dos projetos, e um número reduzido de pessoas que trabalhavam simultaneamente em diversas prioridades com prazos de conclusão conflitantes, a equipe tinha dificuldade em se manter em dia com o que tinha sob sua responsabilidade. Esses motivos levaram à contratação de Steph Poland como Associada de operações de marketing em 2018 para ajudar com o planejamento, a coordenação e a gestão do trabalho.

Com Steph a bordo e uma nova diretora associada, a equipe de Marketing e Comunicação avaliou cada processo de fluxo de trabalho do departamento. Descobriram que o grande número de pedidos de trabalho proveniente de diferentes departamentos dificultava para a equipe colaborar, atualizar os departamentos quanto ao status de seus projetos, e atender aos prazos necessários para completar o seu trabalho. Juntas, precisavam encontrar uma solução que trouxesse transparência aos processos da equipe, diminuísse a tensão de toda a equipe, e capacitasse os seus membros a fazer o melhor trabalho de suas carreiras.

O processo de seleção

Um dos primeiros passos foi identificar as principais necessidades da equipe. Com tantos processos diferentes em execução ao mesmo tempo, a equipe estava em busca de:

• Poder centralizar os pedidos entrantes para que nenhum ficasse perdido ou esquecido.

• Uma forma de ver tudo em que a equipe estava trabalhando num só lugar, favorecendo a elaboração de suas prioridades.

• Uma ferramenta para planejar os projetos do início ao fim de forma que as responsabilidades e os prazos ficassem claros e os prazos críticos não fossem perdidos.

Diversos departamentos já usavam a Asana e estavam familiarizados com a ferramenta, mas não integravam entre si os projetos monitorados na Asana. Steph estudou o assunto mais a fundo e participou de um evento Asana Together, onde soube do desconto para organizações sem fins lucrativos da Asana. Confiante que a funcionalidade da Asana atenderia às necessidades de sua equipe e estimulada pela perspectiva desse benefício, tratou de convencer a diretoria da YSC que a Asana poderia ajudar a organização a centralizar o trabalho, aumentar a transparência, e permitir que todas as equipes focassem na parte mais significativa de seus trabalhos: apoiar as integrantes do movimento.

Como a equipe de Marketing e Comunicação já usava a Asana, Steph focou em auxiliar outros departamentos a usá-la incorporando os processos existentes. Steph começou por dirigir os treinamentos de integração na Asana para a coordenação e cada um dos departamentos, para que aprendessem a usar os principais recursos e conhecessem a estrutura dos trabalhos. Ela então configurou os projetos e fluxos de trabalho na Asana para cada uma de suas necessidades, desde o controle dos pedidos ao planejamento de seus programas especiais, para que seus membros pudessem acompanhar sem dificuldades e se familiarizar com a ferramenta.

Elaborando vínculos profundos com suas integrantes por meio de um trabalho mais eficaz

Agora, a equipe de Marketing e Comunicação, junto com todas as outras na YSC, usa a Asana para gerir todos os trabalhos, do planejamento de lançamentos on-line para os eventos de Congresso (YSC Summit) e Tour de Pink até a gestão de seus programas de conteúdo e marketing de marca. Ao monitorar seus trabalhos na Asana, todos podem se centrar em produzir mais recursos de qualidade para as jovens adultas afetadas pelo câncer de mama, em vez de correr para entregar as coisas em cima da hora ou até com atraso. Como já agilizaram os seus processos, têm agora mais tempo para produzir novos conteúdos. Aqui estão três maneiras como a Asana tornou sua equipe ainda mais eficiente e engajada com suas integrantes:

Poupar tempo e gerar novas inscrições para o Congresso

Com a Asana, a YSC reinventou a forma de planejar seu maior evento programático, o Congresso YSC (YSC Summit). Em vez de depender de inúmeras planilhas e trabalhos manuais sem fim, elas usam agora os modelos de projetos. Isso reduziu o tempo de planejamento para divulgação e lançamento on-line de 30 a 40 horas para 10 a 15 horas. Também melhorou o seu processo de revisão usando dependências e subtarefas, para ter certeza de que nada fique perdido ou esquecido. Com esse aumento de eficiência, a equipe tem mais tempo para focar em gerar demanda para o evento 2020 YSC Summit, e conseguiu também duplicar o número de inscrições recebidas (Save My Spot).

Com a Asana, reduzimos em 80% o tempo necessário para iniciar o planejamento para o congresso.”

Aumentar a precisão e responsabilização para lançar o Tour de Pink dentro do prazo

Talvez o seu projeto de maior complexidade, o Tour de Pink da YSC é um passeio ciclístico de caridade que se estende por vários dias. Da inscrição à gestão das equipes, aos guias de treinamentos, e a um aplicativo, o sucesso do Tour de Pink reside em inúmeros departamentos, contingências, e integrações. Ao usar a Asana para planejar o evento e tornar cada pessoa ciente de seus prazos e responsabilidades, a equipe foi capaz de reduzir o número de revisões enviadas ao desenvolvedor de Internet. Como resultado disso, conseguiu dobrar a pontualidade de seus lançamentos.

Entregar conteúdo de melhor qualidade e conectar com mais integrantes

Graças à melhoria do seu agendamento de projeto para o Congresso (YSC Summit) e o Tour de Pink, a equipe toda tem mais tempo para focar na criação de conteúdo de qualidade para o blog. Desde que implementaram a Asana, tiveram um aumento de 50% de publicação de conteúdos no blog e 45% nas redes sociais. Com isso, o blog teve um aumento de 190% no número de acessos e de 175% no número de indicações recebidas por redes sociais.

Com a maior transparência e mais tempo para focar no apoio a suas integrantes, a equipe de Marketing e Comunicação da YSC pôde melhorar radicalmente a maneira como se apresenta para a comunidade. Ao gerir o seu trabalho na Asana, pode agora focar em prestar o apoio e os recursos que as pessoas afetadas pelo câncer de mama mais precisam ao passar por uma das experiências mais difíceis de suas vidas.